加強檔案建設(shè)與管理 為種子工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

李佳麗 王廣新

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，科技和信息化的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理模式注入了新鮮血液，檔案管理的建設(shè)工作也是農(nóng)業(yè)發(fā)展的重要記錄。種子檔案管理和居民生活息息相關(guān)，為此，要加強檔案建設(shè)與管理工作，實現(xiàn)種子工作的優(yōu)化服務(wù)。種子管理站在我國的社會生活中占據(jù)著重要的地位，其檔案管理工作和種子單位工作的高效開展也是相關(guān)的，為了讓單位工作能夠順利高效進(jìn)行，對其檔案建設(shè)實施信息化管理是有必要的，以促進(jìn)檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案;建設(shè)與管理;種子工作;優(yōu)質(zhì)服務(wù)

引言

城市中種子管理站的檔案管理工作非常復(fù)雜，內(nèi)容涉及很多方面，事關(guān)我國農(nóng)業(yè)的發(fā)展，以及依法用種，依法種植。對于不同種子的檔案建設(shè)可以做好種子特征以及差異生長的詳細(xì)記錄，不僅要保障檔案的完整性，更是可以為日后的復(fù)查核對工作提供切實的依據(jù)，幫助今后在種子工作中有追根溯源的機制，將種子工作的檔案建設(shè)更好的整理完善。傳統(tǒng)的種子檔案建設(shè)主要是依靠人力完成，記錄在紙質(zhì)文件中，這樣的方式不僅工作效率低，一旦檔案丟失或者損壞就很麻煩，不能及時記錄，在尋找時也非常困難，非常浪費人力、物力和財力。為了改變現(xiàn)狀，就要讓種子單位的檔案管理更加信息化，根據(jù)信息時代的發(fā)展要求，不斷將信息化的內(nèi)容注入到檔案管理工作中來，將檔案管理的內(nèi)容和實質(zhì)更好地融合起來，提高檔案信息化管理水平，使信息檔案管理工作能更好的節(jié)省人力、物力和財力，讓種子檔案管理工作能更加快捷高效，在今后尋找和比對數(shù)據(jù)上也能有據(jù)可循。

一、檔案建設(shè)與種子工作

眾所周知，我國是一個農(nóng)業(yè)大國，也是一個人口大國，農(nóng)業(yè)發(fā)展是我國經(jīng)濟發(fā)展的一大部分，糧食產(chǎn)量的充足和質(zhì)量保證是保證其它產(chǎn)業(yè)能夠順利發(fā)展的基礎(chǔ)。在過去一段時間，我國的糧食產(chǎn)業(yè)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步和發(fā)展，但是，在很長一段時間都是停留在傳統(tǒng)的農(nóng)作物水平上，在農(nóng)作物的研發(fā)和進(jìn)步方面都比較少，不能滿足人們的發(fā)展需求。因此，進(jìn)一步提高農(nóng)作物的產(chǎn)量，豐富農(nóng)作物的種類，就要改變種子的生產(chǎn)質(zhì)量。在農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中，種子工作是一項基礎(chǔ)工作，不同農(nóng)作物種子的品種以及生產(chǎn)質(zhì)量都是影響的關(guān)鍵因素，而種子檔案管理工作更是種子管理工作中的重要內(nèi)容，是民生發(fā)展中的一部分，做好種子檔案管理工作，勢在必行。種子檔案建設(shè)可以對某種子從研發(fā)、適用、銷售以及后期生長、收成效果等一系列的事宜進(jìn)行詳細(xì)的記錄，明確記錄的時間，并且將其安全地保存下來，在今后的種子管理工程中，能更好地針對種子的發(fā)育和銷售的成果，形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)，不用人力進(jìn)行計算，便可以自動生成，不僅優(yōu)化了種子管理工作，更是可以為之后的工作提供真實的依據(jù)，這是技術(shù)的進(jìn)步給種子檔案管理工作帶來的一大變革。

1.檔案建設(shè)工作

檔案建設(shè)是社會生活的重要部分之一，每一個領(lǐng)域和行業(yè)都會有檔案建設(shè)管理工作，這是一項基礎(chǔ)性工作，可以詳細(xì)記錄一個東西的逐漸發(fā)展歷程，包括好的、壞的數(shù)據(jù)，都是記錄的內(nèi)容，都是基于真實的基礎(chǔ)上進(jìn)行記錄，能更加詳實的反映種子的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，促進(jìn)種子發(fā)展的良好態(tài)勢。檔案工作的管理可以為相關(guān)工作的展開提供依據(jù)，為加強種子管理工作起到提升的作用，例如，種子檔案管理，如果對于某品種的實際生產(chǎn)效果不理想，可以通過查看檔案記錄來獲取信息，該品種的種植成功經(jīng)驗是什么，曾經(jīng)在研發(fā)的過程中，有過什么失敗的經(jīng)歷，在進(jìn)行種子推介的工作中，什么情況是有利的，什么情況下是不利于發(fā)展的，這些記錄下來的信息在進(jìn)行種子檔案管理的過程中，具有重要的作用。因此，檔案建設(shè)工作是社會生活的重要內(nèi)容，關(guān)乎人民的利益以及城市的整體進(jìn)步，也關(guān)乎人們在進(jìn)行食品享用過程中的體驗感和內(nèi)涵，種子檔案的信息化管理流程，促進(jìn)了管理工作的經(jīng)驗開發(fā)工作。

現(xiàn)如今，種子檔案建設(shè)工作很多都停留在傳統(tǒng)方式，沒有通過信息化的手段實現(xiàn)優(yōu)化服務(wù)，也沒有將信息化的工作內(nèi)容和工作的內(nèi)涵更好地貫徹在種子檔案建設(shè)工作中，因此，在種子檔案的管理中，仍然存在一定程度上的缺失。檔案信息化建設(shè)指的是，對于紙質(zhì)記錄的檔案，在不改變原內(nèi)容、不損害其信息的前提下，以其為依據(jù)，對檔案的記錄形式做出改變，應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段呈現(xiàn)出來，以促進(jìn)檔案管理工作的安全性和便捷性。例如，利用聲音文件、視頻文件，對檔案信息做出規(guī)整，使得檔案信息更加清晰化、自動化，實現(xiàn)檔案資源的高效性，使得檔案信息查找更加快捷，減少人力、物力和財力的浪費。值得我們注意的是，必須要保證檔案本身的完整性與統(tǒng)一性，才能保證信息化的檔案管理工程更好地付諸實踐。檔案管理是對檔案的收集、整理、保管等活動的通稱，如何加強種子檔案信息化建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，我們要將種子檔案的工作做好，首先就要盡可能詳盡地收集數(shù)據(jù)，幫助檔案管理工作的有效性實施。同時，還要進(jìn)行相應(yīng)的整理，將數(shù)據(jù)進(jìn)行歸并和整理，促進(jìn)檔案管理工作的有效整合推動，最重要將檔案的保管工作做好，利用當(dāng)前的信息化的檔案管理模式，更加快捷高效的整合檔案管理的內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

2.種子工作服務(wù)

農(nóng)業(yè)發(fā)展是我國經(jīng)濟發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，是民生的根本保障，推動農(nóng)業(yè)發(fā)展的核心工作就是種子的建設(shè)工作，如果對于種子不進(jìn)行建設(shè)和發(fā)展，那么農(nóng)業(yè)生產(chǎn)就不會朝著優(yōu)化的方向前進(jìn)。其中，種子推廣工作是種子工作服務(wù)的重要內(nèi)容，只有把更優(yōu)良的種子推廣到市場上，并且用于生產(chǎn)實踐，才能切實提高農(nóng)作物的產(chǎn)量以及發(fā)揮種子工作的價值，更好地為人民群眾服務(wù)。從我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的現(xiàn)階段來看，農(nóng)業(yè)產(chǎn)量可以說是非常有保障的，人民對于食品的需求不再是溫飽，而是更注重糧食的安全和質(zhì)量，這也就對種子服務(wù)工作提出了更高的要求，需要我們不斷進(jìn)行研究和實踐，通過先進(jìn)的技術(shù)不斷改良品種，提高農(nóng)作物的產(chǎn)量和質(zhì)量，推進(jìn)我國的農(nóng)業(yè)發(fā)展。

二、檔案建設(shè)與管理的問題

1.檔案管理人員的工作積極性不高

現(xiàn)階段來看，種子管理站的檔案管理人員的工作積極性不高，很多檔案管理人員的工作態(tài)度都比較懶散，不愿主動承擔(dān)責(zé)任，這嚴(yán)重制約著檔案管理工作的提高，也嚴(yán)重影響著檔案管理工作的發(fā)展。因為人員是基礎(chǔ)，只有我們有充實的人員作為動力，才能更好地保障種子檔案管理工作的積極落實。歸根結(jié)底，和員工的檔案建設(shè)意識低下有關(guān)，很多的工作者認(rèn)為種子檔案建設(shè)是沒有什么實際意義的工作，不能從正面促進(jìn)種子管理工作的發(fā)展，對檔案的記錄都是簡化，隨便記錄一下，有的甚至在數(shù)字的記錄上有很大的出入，或者是想起來記一下，想不起來就拋之腦后。檔案管理人員認(rèn)為種子的推廣工作才是最重要的，只有推廣出去，才有更多的人知道。我們要明確，這種理念是非常錯誤的，因為，種子檔案的完整化建設(shè)可以提供可以用的價值，如果記錄不詳細(xì)，就會造成數(shù)據(jù)和信息沒有可參考的意義，對今后種子工作的發(fā)展和進(jìn)步是沒有可參考的意義和價值的。因此，對于規(guī)范化的檔案建設(shè)是非常有必要的，可以推進(jìn)管理的規(guī)范性，讓種子檔案管理工作更加規(guī)范的開展，并且能更加高效的完成管理工作，促進(jìn)種子的生長有跡可循。但是，我們從實踐中發(fā)現(xiàn)，很多工作人員難以接受工作模式的改變，不愿意接受一些新的工作手段和軟件的利用，不想利用新時代的信息管理技術(shù)進(jìn)行檔案工作的管理，對于檔案管理的流程和認(rèn)識的熟悉度還不夠，造成了檔案資料的管理混亂，成效不高，工作效率低下，嚴(yán)重浪費人力、物力和財力，最終使得檔案信息化建設(shè)很難開展，信息化的流程建設(shè)也很難落實。

2.現(xiàn)代化檔案管理的設(shè)施不足

因為傳統(tǒng)的種子檔案管理都是靠人力完成的，這樣就會花費很多的時間，嚴(yán)重浪費了人力資源，工作效率低下，不能跟隨時代的發(fā)展進(jìn)行變化。為了提升工作效率，很多工作人員對種子檔案信息都進(jìn)行了簡化，甚至有的出現(xiàn)簡化到看不懂的狀態(tài)。為了改變這種現(xiàn)狀，可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，將信息管理系統(tǒng)引入到當(dāng)前的種子檔案管理工作中，更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。我們要明確的是，信息化建設(shè)離不開以計算機為核心的現(xiàn)代化技術(shù)，因此，針對計算機的使用就是不可避免的，也是非常具有參考性意義的。對于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，種子單位的檔案管理工作更加系統(tǒng)化了，但是使用網(wǎng)絡(luò)不可避免地就會有安全性問題，很多工作人員對于網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)工作不熟，也不夠重視，很容易在管理軟件中存在漏洞，從而造成檔案信息的丟失和篡改，這是非常不可取的。所以，對于檔案管理不能停留在“紙上談兵”的層面上，要進(jìn)一步深入建設(shè)，使得檔案利用率和安全性提高。

3.檔案管理缺乏現(xiàn)代化的思維與模式

傳統(tǒng)的檔案管理模式往往只看重對紙質(zhì)檔案資料的管理，對于現(xiàn)代化的檔案管理模式并沒有積極利用起來，這也限制了種子單位檔案資料的采集、保存、后期服務(wù)。雖然現(xiàn)代化檔案模式已相當(dāng)完善了，但是在思想模式和工作中，很多工作人員還是習(xí)慣用傳統(tǒng)的檔案管理模式來辦公，對于信息化時代的電子檔案管理仍然缺乏深入的認(rèn)識。例如，我國的玉米種類比較多，對于不同品種的長勢情況如果只是通過文字進(jìn)行記錄，對于從檔案種獲取信息會不夠清晰，如果能夠通過圖片、視頻進(jìn)行記錄，可以更直觀化。

三、檔案建設(shè)與管理的優(yōu)化對策

1.提高檔案管理人員的認(rèn)識

種子管理站的檔案管理工作對于單位的建設(shè)發(fā)展發(fā)揮著積極的保障作用，更是對農(nóng)業(yè)發(fā)展的保障，因此，無論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理的基層工作人員，都必須把種子檔案管理工作放在心上，為其出謀劃策，推進(jìn)創(chuàng)新改革，從根本上推動檔案管理工作的展開，讓檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化。要想提高種子檔案的管理工作，首先就要提升工作人員的管理意識，不能把檔案建設(shè)看作是走過場，所以相關(guān)工作人員在記錄某種子的品種、產(chǎn)量、特征時，都要進(jìn)行規(guī)范化的詳細(xì)記錄。為此，可以在單位開展一些相關(guān)講座，或者組織員工進(jìn)行職能培訓(xùn)，通過這樣的方式加強工作技能，學(xué)習(xí)最新的管理手段，不斷優(yōu)化提升種子檔案建設(shè)，做好種子服務(wù)工作。同時，要長期化堅持進(jìn)行培訓(xùn)，在長期化的工作動態(tài)中，更好地將信息化的內(nèi)容融入到當(dāng)前的發(fā)展中，并且利用好信息化的使用手段，拓展培訓(xùn)的內(nèi)容，通過日常的培訓(xùn)和定期培訓(xùn)相結(jié)合的形式，更新管理人員的思想觀念，促進(jìn)管理人員的發(fā)展。

2.加強檔案管理的隊伍建設(shè)

當(dāng)前，很多專業(yè)化檔案管理人才都比較緊缺，種子檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平普遍低下，嚴(yán)重制約著農(nóng)業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。所以，檔案管理者應(yīng)該盡自己所能為完善檔案管理人員培訓(xùn)制度貢獻(xiàn)力量，創(chuàng)造積極有利的工作環(huán)境和待遇福利，讓他們來為檔案建設(shè)信息化出謀劃策，用先進(jìn)的知識來為種子工作服務(wù)貢獻(xiàn)。由于天災(zāi)，很多的地區(qū)每年都會遭受洪災(zāi)和旱災(zāi)，如果不采取及時的補救措施，造成的損失不可想象，種子工作可以為其服務(wù)，推廣適合當(dāng)?shù)囟唐谏L的作物。因此，我們要在成立專業(yè)隊伍的基礎(chǔ)上，形成更好的專業(yè)發(fā)展機制。

3.提高檔案管理的信息化建設(shè)

在種子工作的檔案管理建設(shè)中要投入一定的人力和物力，完善基礎(chǔ)管理設(shè)施，檔案資料管理和利用要分工明確，檔案的更新和數(shù)據(jù)備份工作要做到高效科學(xué)，要設(shè)立專門的檔案管理系統(tǒng)維護(hù)人員，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，提高檔案管理工作的有效性。我們可以聘請專業(yè)的計算機人才，進(jìn)行信息化的檔案建設(shè)和管理以及后期的維護(hù)工作，在工作中成立良好的工作態(tài)勢，幫助信息化的電子檔案管理更加具有安全性，維護(hù)好信息化檔案的安全操作流程。同時，針對信息化的電子系統(tǒng)的使用，也要利用專業(yè)的人才進(jìn)行傳授，保證在上傳和使用的過程中，電子檔案的信息能準(zhǔn)確詳實，也能更加具有安全性。另外，對于檔案記錄的信息進(jìn)行深入分析，充分利用計算機技術(shù)，實施電子網(wǎng)絡(luò)和紙質(zhì)的結(jié)合，防止丟失，用現(xiàn)代化的技術(shù)來完善種子檔案的建設(shè)管理工作。同時，也要建立防火墻機制，保證電子檔案管理的延續(xù)性發(fā)展，抵御外界的干擾和侵襲，更好地促進(jìn)種子檔案管理工作的發(fā)展。

4.加強素質(zhì)教育

不斷提高檔案工作者的服務(wù)水平。隨著農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，種子檔案工作面臨的任務(wù)，工作環(huán)境和管理模式正在發(fā)生變化。高科技還應(yīng)用于種子檔案管理，這需要種子檔案管理。人員不僅要了解和研究種子檔案的形成規(guī)律和特點，還要結(jié)合新時期檔案工作的發(fā)展趨勢。不斷提高政治素質(zhì)和現(xiàn)代企業(yè)管理水平。使用“走出去，請進(jìn)來”之類的培訓(xùn)方法來加強對檔案管理員的教育和培訓(xùn)，使他們掌握檔案專業(yè)知識。精通檔案管理程序和方法，并具有全面的分析和高度綜合的信息組織技能。同時，能夠熟練操作計算機和相關(guān)軟件，并對相關(guān)文件進(jìn)行微機管理。種子文件的收集，分類，存儲和利用可以系統(tǒng)且有效地滿足種子文件管理長期發(fā)展的需求。更好地為農(nóng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，我國種子管理站的檔案管理工作在農(nóng)業(yè)發(fā)展中的作用越來越明顯，為了適應(yīng)時代的發(fā)展，對于檔案管理也應(yīng)該改革與創(chuàng)新，緊抓當(dāng)前的發(fā)展機遇，規(guī)范檔案管理機制。同時，檔案管理人員在專業(yè)上也要不斷提高，在工作中利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理與利用的程度，實現(xiàn)檔案資料的價值，實現(xiàn)種子服務(wù)工作的更加優(yōu)化。

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（作者單位：1.巴彥淖爾市種子管理站;

2.內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局館）