公路檔案管理中出現(xiàn)的問題分析與對策研究

李秀麗

摘 要：“要想富先修路”，公路是連接不同經(jīng)濟區(qū)域的重要樞紐，公路交通是我國城鎮(zhèn)化建設(shè)的基礎(chǔ)配置，公路在我國經(jīng)濟發(fā)展歷程中起到了不可替代的作用，在公路的使用過程中，公路管理機構(gòu)負責(zé)公路的建設(shè)管理行為，公路管理機關(guān)在公路建設(shè)和執(zhí)法中形成的一系列媒體文件例如聲音、圖像和文字等，統(tǒng)一稱為公路檔案。公路檔案是路政管理機關(guān)對公路使用中的常見問題的真實記錄，它是我國路政管理水平提升的基礎(chǔ)，對公路檔案管理中出現(xiàn)的常見問題進行分析，并制定相應(yīng)的對策對我國路政管理水平提升乃至我國公路的發(fā)展都具有不可或缺的現(xiàn)實意義。基于此，本文對我國公路檔案管理進行了全面細致的研究，指出我國公路檔案管理中存在的問題，并針對不同問題進行深入探討，提出針對性的修改建議，旨在推動我國公路檔案管理的長遠發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公路檔案管理;問題分析;對策研究

引言

公路工程檔案包含公路工程從項目籌備、項目施工到項目工程結(jié)束過程的全部檔案記錄，公路檔案工程是對公路整體建造過程真實的記錄，它是公路竣工后管理人員對公路進行運營、養(yǎng)護等不可缺少的檔案依托，檔案工程在公路發(fā)展中的重要性不言而喻，因此，相關(guān)人員一定要對公路工程檔案管理工作高度重視，可以給檔案工作設(shè)立硬性指標，并不定期抽查公路檔案工作，借此來確保工程檔案的質(zhì)量。隨著公路施工的遞進，施工檔案的類目和數(shù)量也在不斷增加，相關(guān)人員如何對這些檔案進行科學(xué)化的管理是目前檔案管理最急需解決的問題。公路檔案涉及的內(nèi)容多而雜，相關(guān)人員管理時面臨諸多困難，其中最大的挑戰(zhàn)就是相關(guān)人員如何督促并控制好各參建隊伍建設(shè)時形成準確規(guī)范的檔案資料。為了進一步優(yōu)化公路檔案管理，相關(guān)人員需要及時發(fā)現(xiàn)檔案存儲中的問題，并結(jié)合具體問題具體分析，全過程監(jiān)督檔案，全流程把控檔案管理，可以從強化現(xiàn)場管理、規(guī)范制度建設(shè)等角度入手，促進檔案工作的規(guī)范化、標準化。

一、公路工程檔案的特點分析

公路工程檔案的特點可歸納為：一是專業(yè)性強。公路工程檔案大部分內(nèi)容是技術(shù)方面的，要做好公路工程檔案工作，既要有工程方面的知識，也應(yīng)具備檔案管理方面的知識。二是形成時間長。一個工程項目從項目立項、勘察設(shè)計、招標確定施工監(jiān)理單位、工程施工、交工驗收、試運營到最后竣工驗收，一般最少要兩年以上的時間。三是建設(shè)單位多、數(shù)量大。工程建設(shè)項目，牽涉到政府部門、業(yè)主、勘察設(shè)計單位、建設(shè)施工單位、運營使用單位、監(jiān)理監(jiān)督單位。工程從決策、設(shè)計到最后竣工，每一個階段都會產(chǎn)生大量的原始記錄。四是載體多樣。公路工程檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以外，載體形式多樣，有圖紙、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤和其他高科技存儲介質(zhì)。五是數(shù)字化管理水平要求高。隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用，在公路建設(shè)設(shè)計、施工、管理、維護等各項工作中都不同程度地采用了先進的信息管理技術(shù)，在不同的的工作環(huán)節(jié)和管理階段，形成的檔案對新時期公路工程檔案管理提出了更高的要求。

二、公路工程檔案管理中的常見問題

檔案管理水平大幅度下降的因素主要有三個，一是沒有設(shè)立獨立的檔案管理部門，不利于檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃。在實際生活中，公路項目部門都是各司其職，工作中缺乏溝通和聯(lián)系，這樣的情況就導(dǎo)致不同項目部門之間缺乏溝通，最終導(dǎo)致檔案記錄部門的資料和工程建設(shè)同步性不夠，在實際檔案記錄的過程中，工程質(zhì)量記錄不全面、資料信息不完整、圖紙報告等不完善等現(xiàn)象等經(jīng)常會出現(xiàn)，在對檔案進行管理的過程中缺乏條件和控制措施，最終影響了工程檔案的整體統(tǒng)籌。二是檔案管理工作技術(shù)人員缺乏，有相當(dāng)一部分公路施工單位沒有配備專門的檔案員，檔案管理工作多由兼職人員接管，而兼職人員往往專業(yè)性不夠，素質(zhì)欠缺，檔案管理經(jīng)驗也不足，無法全面有效地掌控檔案管理工作的全程，甚至?xí)?dǎo)致檔案管理中出現(xiàn)質(zhì)量問題，此外，因為檔案工作重視度不高，檔案員在公司的地位較低，實際變動大導(dǎo)致檔案員在實際操作中比較被動，行使職權(quán)的力度不大，最終導(dǎo)致檔案管理工作無法順利開展。三是公路項目工程對檔案管理采取粗放式管理模式，忽視對檔案材料的收集、積累和管理，造成檔案過程資料不全的現(xiàn)象，還有很多檔案管理人員在項目結(jié)束后突擊整理檔案資料，整理時因為操作不當(dāng)，導(dǎo)致資料混淆，最終增加了檔案管理工作的難度，減低了檔案工程的質(zhì)量。

1.公路檔案制度不健全，制約檔案管理發(fā)展

在我國，部分公路路段檔案管理工作不到位，缺乏相應(yīng)的檔案管理制度，導(dǎo)致公路檔案記錄混亂無序，缺乏有力的制度制約，最終影響檔案管理的質(zhì)量和工作小籠包。舉個例子，在一些高速公路檔案管理工作中，因為制度不完善，導(dǎo)致不同部門之間粘合性不夠，檔案管理制度與項目工程缺乏融合，最終導(dǎo)致不同環(huán)節(jié)進行不順暢，緩沖性不夠，內(nèi)部審核與承包經(jīng)營環(huán)節(jié)往往是脫節(jié)最嚴重的，這就導(dǎo)致公路檔案管理工作本身最應(yīng)當(dāng)具備的指導(dǎo)性優(yōu)勢不復(fù)存在，且不同環(huán)節(jié)的脫節(jié)不利于公路工程檔案精細化管理，直接影響檔案工作的結(jié)果，導(dǎo)致工程質(zhì)量信息無法被全面收錄。

2.傳統(tǒng)檔案管理滯后性明顯，缺乏創(chuàng)新

隨著計算機硬件技術(shù)的不斷進步和基礎(chǔ)設(shè)施的不斷發(fā)展完善，信息化的概念已經(jīng)深入人心，互聯(lián)網(wǎng)是現(xiàn)代化管理的重要模式，信息技術(shù)在不同行業(yè)各有滲透，信息化管理已經(jīng)是互聯(lián)網(wǎng)時代的主流管理模式，檔案管理也需要順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，全方位創(chuàng)新檔案管理模式，革新檔案管理方式，搭建更科學(xué)更合理化的信息檔案管理新模式。但是當(dāng)前，我國公路檔案管理模式發(fā)展較為緩慢，沒有全面追上信息化檔案管理的時代步伐，現(xiàn)代化信息化技術(shù)和先進的管理理念滲透不足。與此同時，在已經(jīng)信息化管理的公路檔案系統(tǒng)中，由于檔案管理人員沒有吃透信息化管理思想和經(jīng)營理念，導(dǎo)致對信息技術(shù)和檔案管理二者的創(chuàng)新不到位。傳統(tǒng)的檔案管理缺乏變通，從根本上制約了公路檔案的信息化發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)。管理方式滯后，管理理念缺乏變通，最終會導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量降低，而無效率甚至低效率的檔案管理卻會不斷增加成本支出。

3.檔案管理整體水平偏低，急需改良