信息時代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

莊靜

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，各行業(yè)領(lǐng)域中計算機技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等先進技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，其中也極大地影響了企業(yè)檔案管理工作。目前，電子檔案的運用使檔案管理工作效率大幅度提升，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理工作仍面臨著新形勢下工作創(chuàng)新的新要求，為了能夠更好地適應(yīng)企業(yè)及社會發(fā)展需求，需要對檔案管理工作的創(chuàng)新予以重視。本文就信息化時代背景下，檔案管理工作現(xiàn)狀以及創(chuàng)新的必要性進行分析，并對相應(yīng)的創(chuàng)新策略進行探討。

關(guān)鍵詞：信息時代;企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新

在信息化時代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，其中企業(yè)檔案管理工作加強網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)至關(guān)重要，進一步促進檔案管理工作的有效創(chuàng)新。

一、信息化檔案管理概述

通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，通過兩者的不斷深度融合，借助計算機對各類資料數(shù)據(jù)進行采集、整理、加工，有利于后期信息資料的開發(fā)利用，更好地在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中充分發(fā)揮作用。因此，在信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理模式需要改革和創(chuàng)新，從以往的繁瑣、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式轉(zhuǎn)變，使檔案管理工作效率有效提高。另外，檔案管理信息化工作主要涉及建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)、信息化建設(shè)細則規(guī)范化、構(gòu)建資源管理平臺、開發(fā)系統(tǒng)軟件幾方面內(nèi)容。

在進行檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中，需要圍繞信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的建設(shè)核心，對資源平臺進行有效構(gòu)建，使國家與企業(yè)之間的聯(lián)動得以強化，從而進一步促進信息化檔案基礎(chǔ)管理平臺的建立，同時通過分級制以及規(guī)范化細則的建設(shè)，結(jié)合企業(yè)自身實際情況，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，對規(guī)范標準進行制定。另外，在進行資源管理建設(shè)時，需要高效整合檔案管理資源，對檔案管理中心進行構(gòu)建，確保檔案資源的全面性、有效性和完善性?；诂F(xiàn)代科學技術(shù)，對檔安管理系統(tǒng)軟件進行開發(fā)建設(shè)，強化軟件功能，使系統(tǒng)軟件的實效性有效提高。

二、檔案管理工作創(chuàng)新必要性分析

1.網(wǎng)絡(luò)時代發(fā)展的要求

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域以及人們生活各個層面的廣泛滲透，企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展對于檔案信息的需求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理模式也無法適應(yīng)信息時代背景下檔案發(fā)展需求，因此通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，對檔案管理工作進行有效創(chuàng)新勢在必行。檔案管理資源的數(shù)學化、自動化得以實現(xiàn)，進一步使檔案管理工作有序開展，有利于檔案管理工作的自身價值最大化體現(xiàn)。

2.檔案管理工作的需要

檔案管理工作主要針對企業(yè)長期發(fā)展過程中所積累的各類寶貴資料和信息，通過有效整理、分類、處理等，為相關(guān)使用者提供相應(yīng)的信息使用服務(wù)。企業(yè)所保存的資料和信息不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式和方式已無法適應(yīng)海量資源信息的處理，導致相關(guān)管理人員工作量加大，管理效果降低的情況。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式的弊端日益凸現(xiàn)，不利于查詢服務(wù)質(zhì)量的提升，導致檔案資料的利用率降低，使檔案使用價值喪失。因此，在檔案管理工作中，通過資料信息的數(shù)字化、電子化，能夠有效實現(xiàn)檔案資料的共享，并通過計算機對檔案資料進行自動分類、處理，使檔案管理工作人員的工作量有效減少，檔案資料使用者能夠借助高效檢索技術(shù)，利用相關(guān)的查閱平臺獲得有效的資料信息。

三、檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強

目前，不少企業(yè)對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導致各類資料無法在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關(guān)管理制度的缺失，導致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使企業(yè)遭受一定損失。企業(yè)對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認識度不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，導致資料利用率下降。

2. 缺乏檔案信息標準化和規(guī)范化

檔案信息的標準化和規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要前提。不少企業(yè)的檔案管理工作只對信息資料進行簡單收集、分類和整理，未按照國家相關(guān)規(guī)定和方法進行統(tǒng)一的檔案資料分類、編碼、歸檔及備案，同時也缺乏相應(yīng)的檢索工具，相關(guān)使用人員無法有效利用檔案資料，導致資料的價值無法發(fā)揮。

檔案資料不僅只局限于紙質(zhì)類型，其還包括了其他材質(zhì)，如絲帛等檔案類型。因此，在檔案管理運輸過程中，一旦出現(xiàn)管理不當?shù)那闆r，極容易造成檔案資料的損毀，對其使用和開發(fā)價值造成不利影響。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，針對信息資源的處理、存儲方面較為簡單，大多保存方式與紙質(zhì)檔案保存方式相同，但在實際保存過程中，部分材質(zhì)檔案資源對存放環(huán)境有著較高的要求，如存放在陽光直射的地方，容易出現(xiàn)氧化等問題，會導致信息資源無法發(fā)揮作用。因此，傳統(tǒng)檔案管理方式需要耗費大量的物力、人力，并且工作效率較低。

3.重視程度不足

不少企業(yè)中缺乏專門的檔案管理部門，即使設(shè)置有專門的檔案管理部門，其中的檔案管理人員大多采用其他部門人員兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和技能，導致在實際檔案管理中，管理工作缺乏有序性、規(guī)范性。

4.檔案資料利用率不高

因企業(yè)領(lǐng)導及檔案管理相關(guān)人員對檔案管理工作缺乏重視，對檔案管理工作的重要性認識度不足，使檔案資料的有效利用率不高，同時在檔案管理工作中，人員配備以及資金投入力度相比較少，也導致檔案管理水平受到影響。

隨著企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展，檔案信息資源不斷增加，使工作人員的工作量大幅度提高，需要耗費大量時間進行檔案資源的收集、整理和編輯以及歸檔等。傳統(tǒng)的查閱過程也需要耗費大量時間去查找，一旦出現(xiàn)孤本檔案紙質(zhì)損壞的情況，還需要花費時間進行修復，使檔案資源的利用率降低。

四、影響工作創(chuàng)新的因素分析

1.管理理念落后、服務(wù)意識淡薄

因受傳統(tǒng)檔案管理模式和方式的影響，不少企業(yè)檔案管理理念落后，相關(guān)人員服務(wù)意識薄弱，導致管理工作效率較低，同時在管理工作中缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)的運用，檔案資料管理工作的有效性、全面性以及安全性不足，檔案資料無法有效實現(xiàn)共享，導致檔案資料利用價值受到影響，同時檔案管理工作人員素質(zhì)較低也對管理工作創(chuàng)新造成影響。

2.檔案管理體系陳舊

目前，在不少企業(yè)檔案管理中，相關(guān)的檔案管理體系不健全，缺乏統(tǒng)一的管理機制，以及相關(guān)管理人員專業(yè)技術(shù)水平不足，對檔案管理信息化建設(shè)造成一定阻礙。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理體系和模式創(chuàng)新成為有效保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵，提高檔案管理效率和利用率成為亟待解決的問題。

3.檔案管理模式的不完善

隨著信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，人們獲取信息資源的渠道和途徑越來越廣，信息使用效率提高，而信息查詢費用減少。傳統(tǒng)的檔案管理模式的局限性，導致信息獲取難度相對較大，檔案信息資源利用價值降低，所以對檔案信息資源管理模式予以創(chuàng)新，使檔案信息資源實現(xiàn)共享勢在必行。但由于不少企業(yè)檔案管理工作中計算機技術(shù)以及信息化技術(shù)應(yīng)用力度不足，缺乏相關(guān)管理標準和規(guī)范，信息資源開發(fā)利用滯后，服務(wù)方式靈活性不足等，對檔案信息資源的有效開發(fā)利用造成阻礙。

五、檔案管理工作的創(chuàng)新策略

1. 提升管理人員服務(wù)意識

在信息化時代背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運用，進一步促進檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時，管理人員應(yīng)對檔案信息化管理加強重視，保持科學發(fā)展觀，并將其作為工作指導思想，使檔案管理工作與信息化技術(shù)有效融合。相關(guān)管理人員還應(yīng)加強創(chuàng)新意識，對檔案資料開發(fā)利用的重要性提高認識，確保管理理念能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時效性提高，使檔案資源能夠在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價值和作用。

在檔案管理工作中，提高工作人員的服務(wù)意識至關(guān)重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態(tài)度和工作方式。檔案作為企業(yè)重大歷史事件以及經(jīng)驗總結(jié)的重要資料，有著較高的參考和保存價值，能夠為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。工作人員具備良好的服務(wù)意識和工作態(tài)度，能夠充分保障檔案資料利用價值的有效發(fā)揮和長期保存。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化、電子化方向發(fā)展，通過電子資料的存儲、整理， 以及檔案管理平臺的構(gòu)建，對各信息資源進行有效整合，使網(wǎng)站資源共享得以實現(xiàn)，通過在線檔案資料的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案的使用率提高，進一步發(fā)揮檔案使用價值。

2. 改進管理模式

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加強先進計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，對現(xiàn)代化檔案資源管理模式進行構(gòu)建，使現(xiàn)有檔案資源最大化利用得以實現(xiàn)。企業(yè)各部門應(yīng)與檔案管理部門加強合作和交流，確保檔案資料的全面性、有效性和真實性，并進一步完善檔案管理制度。另外，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的構(gòu)建，提高檔案信息資源的有效利用率。

在信息時代為背景下，應(yīng)對信息化檔案管理模式進一步優(yōu)化，有效促進檔案管理工作的有序發(fā)展。相關(guān)管理人員積極轉(zhuǎn)變觀念的同時，需要進一步創(chuàng)新檔案管理模式，有效提高檔案服務(wù)水平和質(zhì)量。針對傳統(tǒng)檔案管理模式過于分散，無法對各階層需求予以有效滿足的情況，應(yīng)加強整合檔案資料，形成統(tǒng)一化管理，并按照不同類型、不同部門等進行細分，有效簡化管理流程。加強檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化和科學化，管理人員應(yīng)對檔案管理工作中各項細則予以明確，嚴格按照相關(guān)要求進行規(guī)范化處理，信息化檔案管理模式和管理系統(tǒng)得以優(yōu)化和完善。

加強檔案管理工作與現(xiàn)代先進科學技術(shù)的有效融合，基于檔案管理工作的實際情況，采取循序漸進的原則，使檔案管理的信息化建設(shè)得到逐步實現(xiàn)轉(zhuǎn)變。對資料庫進行構(gòu)建時，分級化檔案管理資料庫以及綜合性檔案管理資料庫的有效建設(shè)并協(xié)調(diào)配合，能夠使信息化檔案管理平臺得以有效形成，檔案管理水平和工作效率大幅度提升。通過共享化的檔案平臺的構(gòu)建，能夠?qū)崿F(xiàn)使各單位部門資源的實時有效共享，使檔案管理查詢的繁瑣性減少，使傳統(tǒng)檔案查詢受到的空間及時間限制得以打破。最后，還需要加強信息化檔案管理反饋機制的健全和完善，通過及時反饋檔案管理工作中存在的問題，進一步優(yōu)化檔案管理資源配置，使檔案資源利用率得以切實提高。

3.檔案人員綜合素質(zhì)提升

企業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新，使工作責任心有效提高。其次，企業(yè)應(yīng)定期組織工作人員進行專業(yè)技能和管理知識的培訓，使其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高，對檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)進行更新，對計算機技術(shù)和信息化技術(shù)予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)。再次，企業(yè)需要加強專業(yè)人才的引進，使檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高。最后，為了有效調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)制定相應(yīng)的激勵及獎懲制度，對檔案管理工作進行有效規(guī)范，使檔案管理水平有效提升，資料信息的有效性、全面性和真實性得以有效保證。

4. 強化檔案信息化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加快信息化建設(shè)速度，使管理人員勞動強度降低，工作效率提高。在信息時化背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案工作的必然發(fā)展趨勢。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，資料增加速度越來越快，需要對檔案管理模式和方式進行創(chuàng)新?？赏ㄟ^紙質(zhì)文件掃描等方式，進一步形成電子文件，首先，需要確保檔案管理的辦公自動化的實現(xiàn)。其次，在檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效融合，進一步促進信息資源共享的實現(xiàn)。通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，相關(guān)使用者能夠隨時隨地實現(xiàn)對所需資料的查詢、瀏覽、訪問以及下載，使檔案檢索利用率有效提高，檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量提升。最后，各部門應(yīng)積極配合，企業(yè)加大資金投入力度，對先進的軟硬件設(shè)備和管理軟件進行配置，加強企業(yè)內(nèi)部辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，進一步加強檔案管理信息化建設(shè)， 使資料信息的利用價值得以充分發(fā)揮。

六、結(jié)束語

在信息時代背景下，企業(yè)應(yīng)對檔案管理工作加強重視，對傳統(tǒng)的管理觀念予以轉(zhuǎn)變，積極接受現(xiàn)代技術(shù)和新的管理理念，使工作人員的理念更新，增強服務(wù)意識，對檔案管理工作進行改進和創(chuàng)新，在加強新技術(shù)應(yīng)用的同時，加強檔案資源管理的規(guī)范化管理，不斷拓展檔案資源，強化檔案安全保障體系，促進檔案資源的共享，使檔案資料使用價值實現(xiàn)最大化。

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（作者單位：延安城市建設(shè)投資（集團）有限責任公司）