縣級檔案館檔案管理的困境與出路

李誠

[摘 要] 縣級檔案館承擔(dān)著保管一縣檔案的重要職能，是集保管、開放與研究于一體的政府機構(gòu)。但受制于檔案館的行政管理體制，政府重視程度不夠，管理效率低下等問題，縣級檔案館尚未完全發(fā)揮其應(yīng)有管理職能。引入績效考核機制，全面提升檔案館環(huán)境，有助于縣檔案館檔案管理能力的提升。

[關(guān)鍵詞] 縣檔案館；管理能力；績效考核

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

在我國的行政區(qū)劃體系中，縣是基層行政機構(gòu)?？h級檔案館在檔案管理體系中，也是基層檔案館。各縣檔案館承擔(dān)著保存該縣檔案的重要職能。筆者在前往縣級檔案館調(diào)研時，發(fā)現(xiàn)當(dāng)今各縣檔案館的檔案管理與提供查閱等方面還有不少有待解決的問題。因此，文章對當(dāng)今縣級檔案館檔案管理的困境做一簡要分析，并嘗試對縣檔案館的管理提出建議，以求教于方家。

一、縣檔案館的檔案管理職能

縣檔案館的主要職能在于貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策；按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，對一縣檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理；制定一縣檔案工作規(guī)范性文件，制定一縣檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并在經(jīng)縣政府批準(zhǔn)后，負(fù)責(zé)組織實施。

具體而言，縣檔案館要集中統(tǒng)一管理和接收、征集、保管全縣機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的重要檔案和資料，保守黨和國家機密，確保檔案和資料的完整與安全。開發(fā)館藏檔案信息資源，依法向社會開放檔案，編制檔案史料，并向社會提供檔案，為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展、科學(xué)研究服務(wù)。同時，負(fù)責(zé)一縣地方史的編撰、出版及黨史征集、編纂、宣傳的日常工作以及縣志、年鑒編撰等工作?？傮w來看，縣檔案館承擔(dān)的職能主要有收集保管檔案、開放檔案查閱及利用檔案編修史志三方面的主要職能，是集保管、利用與研究三位一體的機關(guān)單位。

信息時代來臨后，對檔案館的管理職能提出了新的要求，各縣檔案館多在職能服務(wù)方面進行了延展，如在一縣舉辦重要政務(wù)活動和重大事件時負(fù)責(zé)拍攝工作，并整理、保管上述活動中形成的照片、錄音、錄像等檔案及提供利用。這仍屬于縣檔案館的收藏檔案職能，只是利用融媒體進行檔案匯總保存。另一方面，社會對檔案利用的要求越來越高，更高效率、更有針對性地提供檔案服務(wù)成為縣檔案館的新興職能。組織實施縣直單位電子檔案移交系統(tǒng)或數(shù)據(jù)接口部署，承擔(dān)檔案信息化建設(shè)、館藏電子檔案的管理和備份、館藏檔案資料數(shù)字化等工作。承擔(dān)本館數(shù)字檔案館、網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)、計算機系統(tǒng)的運行、管理和維護等工作。

二、目前縣檔案館檔案管理的問題

目前縣檔案館的檔案管理存在的問題是多方面的，筆者僅就調(diào)研過程中感觸最深的幾點加以說明。

（一）縣檔案館行政隸屬關(guān)系不明確，存在交叉多重管理現(xiàn)象

目前縣檔案館從行政隸屬關(guān)系上來看，縣檔案館是一縣政府機構(gòu)的組成部分，但檔案管理的相對專業(yè)職能使得檔案館具有區(qū)別于一般縣政府機構(gòu)的特點。因此，縣檔案館往往在業(yè)務(wù)范疇上對口上級多個職能部門，少則有市檔案局，多則為上級黨史研究室、地方志辦、檔案局三個業(yè)務(wù)主管部門，甚或更多。政出多門的多重交叉管理不利于縣檔案館自主職能的發(fā)揮，也較難形成持續(xù)連貫的檔案管理政策。

（二）縣政府對檔案管理的重視程度有待加強

筆者在赴各縣檔案館調(diào)研時，發(fā)現(xiàn)檔案館一般位于縣政府大院內(nèi)，但也有獨立的辦公地點者。無論何種情況，縣檔案館都未得到縣政府的足夠重視。這體現(xiàn)在多個方面，包括縣檔案館的經(jīng)費來源、人員編制、辦公環(huán)境、檔案存放環(huán)境等。

（三）縣檔案館工作人員素質(zhì)有待提高

筆者在調(diào)研時發(fā)現(xiàn)有相當(dāng)數(shù)量的檔案館工作人員對一縣的檔案保存情況不甚了了，甚至不知道縣檔案館存放的檔案具體位置。在查閱檔案目錄后，筆者發(fā)現(xiàn)部分檔案有很高的價值，再向工作人員咨詢時對方也態(tài)度模糊。另有部分工作人員尚無檔案開放意識，以為檔案就是要鎖在柜子里才安全。這不僅影響檔案的開放和利用，甚至對檔案本身的保管也沒有益處。有的檔案從庫里提出時，不僅積滿灰塵，污損、殘破也是常有現(xiàn)象。

（四）檔案開放利用程度有待提高

當(dāng)今，檔案館的檔案開發(fā)與開放已成為時代潮流，但這種潮流對縣檔案館的沖擊尚不明顯。縣檔案館的主動開放檔案意識尚顯不足，部分檔案館只供查閱目錄，甚至謝絕調(diào)研的情況比比皆是。另外，檔案的電子數(shù)字化程度也有待加強。有的縣檔案館只滿足于將目錄提供到相應(yīng)內(nèi)部電腦中，其掃描的檔案電子版也與原件差異較大，脫漏情況經(jīng)常出現(xiàn)。

三、提升縣檔案館檔案管理職能的對策

與筆者發(fā)現(xiàn)的問題相對應(yīng)，提升縣檔案館的管理職能，筆者認(rèn)為可從以下角度考慮：

（一）明確縣檔案館的行政隸屬關(guān)系與職能對接部門，整合檔案館管理資源

縣檔案館往往與縣檔案局“兩塊牌子，一套班子”進行合署辦公，局、館合一固然節(jié)省了行政資源，出現(xiàn)的卻是管理制度上的政出多頭現(xiàn)象?？h檔案館從經(jīng)費來源與人員編制上是縣政府機構(gòu)的組成部分，縣檔案館最主要的管理職能也是一縣檔案的保存與利用。因此，縣檔案館首先需要明確的是縣政府的領(lǐng)導(dǎo)地位。同時，基于現(xiàn)實情況，對縣檔案館的職能開展離不開上級機構(gòu)的指導(dǎo)督查。對此，縣檔案館應(yīng)明確與上級機構(gòu)的職能分屬，避免出現(xiàn)上級機構(gòu)與縣政府同時領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。簡單來說，縣檔案館應(yīng)對一縣的檔案管理負(fù)責(zé)，受縣政府領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)范圍實施過程中則與上級機構(gòu)協(xié)調(diào)，受上級機構(gòu)指導(dǎo)督查。

（二）縣政府應(yīng)提升檔案館條件，提升社會對檔案館的認(rèn)知

縣政府在人員安排與經(jīng)費調(diào)整方面應(yīng)向檔案館適度傾斜。相較而言，經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)對圖書館、檔案館、博物館等文化單位的政策傾斜更明顯，如有獨立的辦公樓，建立相對完善的檔案保管制度等。從檔案館的職能來看，其負(fù)責(zé)保管與利用一縣歷史的重要功用，縣政府理應(yīng)提升檔案館的硬件條件，包括但不限于辦公環(huán)境的改善，檔案存放設(shè)施的提升，檔案利用設(shè)備的配備以及檔案管理方式的更新等。這些都需要縣政府在財政方面的適度傾斜。有條件的檔案館還應(yīng)開辦官方網(wǎng)站，將所藏檔案進行分類概述，或?qū)n案電子目錄公布于眾。

（三）引入績效考核機制，優(yōu)化檔案館管理人才制度

縣政府應(yīng)認(rèn)真遴選具備基本檔案管理知識儲備的人才進行檔案管理工作，確保工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是提升管理能力的基礎(chǔ)。這需要在引進公務(wù)人員考核時注重考查應(yīng)聘人員的專業(yè)知識能力。然而，適當(dāng)引入績效考核機制，才能促進人才隊伍建設(shè)。這種績效考核從考核對象可分為兩類。一類是檔案館工作人員，對其績效考核除了檔案保管工作的安全，涉密檔案的處理等基本要求外，還應(yīng)跟隨時代增加檔案信息化處理的內(nèi)容，并且這種電子化處理要保證正確率。

另一種績效考核是將檔案館納入黨政機關(guān)目標(biāo)考核中，與經(jīng)濟社會發(fā)展、脫貧攻堅、生態(tài)環(huán)境一樣成為考核的主要內(nèi)容。這一績效考核體系已在部分地區(qū)得以推行。如安徽省政府印發(fā)關(guān)于2017年各市政府目標(biāo)管理績效考核工作的通知，檔案工作列入2017年安徽省各市政府目標(biāo)管理績效考核工作范圍[1]。重慶市也印發(fā)了2019年市級黨政機關(guān)目標(biāo)管理績效考核方案，首次將檔案工作納入市級黨政機關(guān)考核內(nèi)容[2]。將檔案管理納入績效考核后，可以預(yù)見的是，將會迅速且有成效地提升檔案管理能力。

（四）依法開放檔案，主動提升服務(wù)職能

根據(jù)《各級檔案館檔案開放辦法》，對館藏滿30年的檔案進行全面鑒定后，檔案館應(yīng)依法依規(guī)開放檔案供社會查閱。這一點在縣檔案館貫徹的尚不盡如人意。從檔案的開放到開放的檔案館，是一個漫長的周期，更是轉(zhuǎn)變服務(wù)職能的體現(xiàn)。只有將檔案保管好，利用好，開放好，才是縣檔案館的檔案管理能力提升的最終著眼點。

參考文獻：

[1]中國檔案網(wǎng).檔案工作列入安徽各市政府績效考核工作[DB/OL].（2017-9-6）http：//www.chinaarchives.cn/news/ china/2017/0906/117447.shtml.

[2]重慶檔案信息網(wǎng).重慶：首次將檔案工作納入市級機關(guān)績效考核內(nèi)容[DB/OL].（2019-6-4）http：//jda.cq.gov.cn/gzdt/ bdxw/54548.htm.