人力資源管理信息系統(tǒng)的構建與應用探究

柴晶晶

中圖分類號：F241 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-139-02

摘 要 在全球信息化發(fā)展背景下，人力資源信息化管理已是大勢所趨。為充分發(fā)揮信息化技術在企業(yè)發(fā)展中的作用，本文就人力資源管理信息系統(tǒng)構建與應用進行探究，以期對提高人力資源管理工作效率，增強企業(yè)競爭力提供參考借鑒。

關鍵詞 人力資源管理 信息系統(tǒng) 構建 應用

面對全球信息化趨勢高速發(fā)展的現(xiàn)狀，企業(yè)必須順應時代的要求做出改變，而作為一個企業(yè)管理核心的人力資源管理勢必要進行調整來應對信息化的不斷創(chuàng)新。企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的構建與應用可以推動人力資源管理系統(tǒng)化、科學化管理目的的實現(xiàn)，從而進一步促進企業(yè)管理水平提升，為企業(yè)的全面發(fā)展奠定基礎。

一、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)內涵

全球范圍內企業(yè)信息管理不斷發(fā)展，信息從產生到保存的全過程是一個連續(xù)的生命周期，不同階段的信息有不同的管理方式。電子環(huán)境中，管理時機要前移到信息形成之前，統(tǒng)一規(guī)劃全部的管理活動，并通過設計合理的系統(tǒng)加以實現(xiàn)[1]。

人力資源管理信息系統(tǒng)是科學合理利用信息技術手段，集數(shù)據(jù)收集、分析和展示于一體的數(shù)據(jù)軟件工具，可實現(xiàn)在線數(shù)據(jù)分享，問題決策。人力資源管理信息系統(tǒng)開發(fā)、設計及應用管理主要是基于人力資源戰(zhàn)略管理，收集企業(yè)內部所屬子公司、分支機構人員人事信息、薪資信息等基礎數(shù)據(jù)，并對此進行持續(xù)更新，形成一個完整的人事信息數(shù)據(jù)庫，針對各種決策需求開展相關數(shù)據(jù)信息的分析比對，為企業(yè)提供決策依據(jù)。

二、企業(yè)人力資源信息化管理的必要性

（一）有利于提高管理效率

人力資源信息化管理的主要作用是提高工作效率，表現(xiàn)在節(jié)約人力、提高業(yè)務辦理速度、降低差錯率、加快決策速度、提高決策質量等方面。在傳統(tǒng)的人事管理過程中，面對設計工作、組織培訓、人員招聘、薪酬分配、檔案管理等相關工作，人力資源部門都必須依靠手工操作，不僅效率低下，還特別容易出錯。信息系統(tǒng)的出現(xiàn)，減少了收集統(tǒng)計等繁重的工作，大大提高了人力資源管理的運行效率。

（二）有利于節(jié)約管理時間

人力資源信息化管理能夠降低運行成本和組織的管理成本。人力資源信息化管理可以減少人力資源的一些重復性工作和基礎管理任務，如員工基本信息的重復匯總或員工薪酬的重復計算，這些操作本身就需要大量的時間。通過人力資源管理信息系統(tǒng)，可以得到不同統(tǒng)計口徑的匯總數(shù)據(jù)，獲得更多的數(shù)據(jù)支持，協(xié)助企業(yè)領導作出科學合理的管理決策。

（三）有利于提升管理水平

經過不斷的基礎實踐、模塊開發(fā)和功能改進，信息技術對企業(yè)業(yè)務開展所發(fā)揮的作用優(yōu)勢越來越明顯。人力資源管理信息系統(tǒng)作為匯總信息的工具，能使管理水平得到有效的提高，真正為企業(yè)管理決策發(fā)揮它的寶貴價值。

三、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的搭建原則

人力資源管理信息系統(tǒng)是一種軟件及在線解決方案，用于企業(yè)內部人力資源、薪酬分配、人事事務管理和會計功能的數(shù)據(jù)輸入、跟蹤和信息需求。在進行人力資源管理信息系統(tǒng)搭建過程中，需要確保業(yè)務數(shù)據(jù)、應用技術均處于同一個架構體系框架當中，通過企業(yè)內部統(tǒng)一規(guī)劃標準、分級管理進行人力資源管理信息系統(tǒng)的搭建。具體搭建原則如下：

（一）統(tǒng)一性原則

在進行系統(tǒng)搭建的過程中，遵從統(tǒng)一的架構體系、業(yè)務和技術標準，建設覆蓋企業(yè)全部層級機構的人力資源管理信息系統(tǒng)，能夠滿足當前企業(yè)生產經營發(fā)展的需要，支持組織結構調整和人員日常部署等管理需求。

（二）實用性原則

人力資源管理信息系統(tǒng)需要為企業(yè)提供彈性的組織結構和優(yōu)化的人員配置，強化組織管理、崗位設置、團隊管理等，成為實現(xiàn)組織管控的有效途徑。同時依托計算機網絡的人力資源信息管理平臺，可以憑借信息發(fā)布和即時通信等豐富多樣的技術手段，將規(guī)章制度、通知公告和業(yè)務交流等信息完整、準確地傳達給所有人員，并及時反饋意見建議，實現(xiàn)各級之間順暢的信息溝通，營造文化氛圍和價值認同。同時信息系統(tǒng)需要方便相關管理人員對人事數(shù)據(jù)進一步進行系統(tǒng)分析，隨時查閱和獲取人員數(shù)據(jù)的信息，實現(xiàn)精準管理，并且為了滿足企業(yè)的發(fā)展，對于系統(tǒng)的性能方面需要可以實現(xiàn)動態(tài)調整，在原有信息系統(tǒng)管理平臺上，可開發(fā)掛接其他的管理系統(tǒng)。

（三）安全性原則

人力資源管理信息系統(tǒng)化是圍繞企業(yè)發(fā)展整體戰(zhàn)略目標而進行的，其中最重要的就是系統(tǒng)可靠性，人力資源管理信息系統(tǒng)能夠在日常工作中保持正常的工作能力，進行正確的大數(shù)據(jù)運算處理和防止輸入數(shù)據(jù)的差錯，保證各項內容的完整準確。同時在發(fā)生故障或者未知的錯誤攻擊時仍能保持較好的工作性能，防止一些惡意程序訪問，保護系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)的隱私，避免進行違規(guī)操作。

四、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)的主要內容

通過遵循以上原則，企業(yè)搭建人力資源管理信息系統(tǒng)，不僅需要具有組織架構管理、人員信息管理、人員崗位調動、人員薪酬管理等人力資源基礎管理功能[2]，還需要實現(xiàn)檔案借閱、員工發(fā)展與培訓信息管理等服務功能，有效提高人力資源管理工作效率。

（一）組織架構管理

通過系統(tǒng)功能模塊，根據(jù)企業(yè)實際情況進行人事組織架構的統(tǒng)一管理，包括對組織機構、部門信息、崗位信息等的增、改、刪等維護，并對后續(xù)調整變動進行相應處理。其中機構、部門及崗位信息維護內容主要包括：名稱、編號、類型、人員數(shù)量、崗位薪金、工種等。

（二）人員信息管理

通過系統(tǒng)功能模塊，根據(jù)企業(yè)實際情況進行人員信息的統(tǒng)一管理，包括人員個人信息、合同信息、調動信息等的增、改、刪、導入等維護，并對后續(xù)調整變動進行相應處理。其中個人信息維護內容主要包括：姓名、入職時間、婚姻狀況、政治面貌、戶口戶籍信息、證件類型號碼等；合同信息維護內容主要包括：用工形式、合同類型、簽訂合同次數(shù)、合同起止日期等；員工調動信息維護內容主要包括：員工調動部門崗位名稱、調動時間等。

（三）薪酬信息管理

通過系統(tǒng)功能模塊，根據(jù)企業(yè)實際情況進行薪酬信息的統(tǒng)一管理，包括員工考勤管理、月工資管理、月績效管理等的增、改、刪等維護，并對后續(xù)調整變動進行相應處理。其中員工考勤信息維護內容主要包括：考勤處理、休假管理等；月工資信息維護內容主要包括員工工資單、崗位工資、工齡工資、津貼補助、工資條目及計算設置、工資模板設置等；月績效信息維護內容主要包括績效獎勵扣罰情況、發(fā)放金額等。同時可以對員工工資、績效進行工資轉賬發(fā)放處理：生成、修改、刪除、保存、打印、上報等相關信息處理。

（四）其他服務功能

1.檔案借閱。根據(jù)企業(yè)檔案借閱流程，通過系統(tǒng)功能模塊，根據(jù)企業(yè)實際情況進行人事檔案的統(tǒng)一管理，靈活制定審批節(jié)點，逐級審批；同時對審批過程進行權限劃分，人事信息文件“瀏覽”“下載”“打印”權限分離授權，限定利用者利用時間，到期自動收回權限，實現(xiàn)對人事檔案借閱的全過程管理。

2.員工發(fā)展與培訓信息管理。通過系統(tǒng)功能模塊，根據(jù)企業(yè)實際情況進行員工發(fā)展與培訓信息的統(tǒng)一管理，包括員工的常規(guī)培訓、外出培訓、專項培訓等的增、改、刪等維護，并對后續(xù)調整變動進行相應處理。員工發(fā)展與培訓信息維護內容主要包括培訓計劃、培訓課程名稱、組織部門、培訓時間、考核內容設定等。

五、企業(yè)人力資源管理信息系統(tǒng)優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化綜合查詢模塊

人力資源管理信息系統(tǒng)在組織人事數(shù)據(jù)，構建人事信息庫的同時，還需提供查詢、報表、監(jiān)控、預警、分析、挖掘和展示等各種基礎數(shù)據(jù)服務，并以此為基礎快速構建面向決策者、管理者和基層業(yè)務人員等各層面的數(shù)據(jù)分析。

查詢平臺需內置人員信息、薪酬信息查詢報表，支持查詢及導出。查詢平臺需包含即席查詢和人力薪酬分析等模塊，其中即席查詢模塊數(shù)據(jù)實時更新，用于滿足管理人員日常查詢及數(shù)據(jù)統(tǒng)計的需要，內容包括核心人事信息、薪酬信息等。人力薪酬分析模塊數(shù)據(jù)每月更新，用于滿足管理人員對數(shù)據(jù)進行多維分析、趨勢分析的需要，內容包括人員結構分析、人力成本分析、平均工資的分析與對比等。

（二）優(yōu)化權限管理模塊

根據(jù)企業(yè)人事管理的職責與流程，建立安全的人事信息化管理機制，嚴格劃分權限，從人事信息的收集、管理、利用、數(shù)據(jù)傳輸、用戶密碼安全、用戶身份驗證等人力資源管理工作的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)控和管理，每位人力資源管理人員只擁有職責范圍之內的相關流程操作權限，確保人事管理流程嚴格安全操作。

（三）優(yōu)化自定義模塊

人力資源管理隨著公司實際情況的變化在不斷的進行調整，企業(yè)可以根據(jù)自身發(fā)展需求定制能夠滿足企業(yè)需要的相關功能，涉及到信息收集、業(yè)務流程、報表等，這就要求信息系統(tǒng)可以在現(xiàn)有類別的基礎上根據(jù)實際需求進行類別擴展，類別多層次、多級別建立，隨需靈活設置多級類目，能夠根據(jù)企業(yè)的實際工作需要進行動態(tài)調整，以適應業(yè)務的拓展和管理機制的變化，使人力資源管理更有效地服務于企業(yè)的生產經營需求。同時信息系統(tǒng)應支持自定義報表，滿足個性化需要，在統(tǒng)計分析方面能以易于理解的格式直接呈現(xiàn)數(shù)據(jù)。

（四）優(yōu)化動態(tài)工作流模塊

人力資源管理信息系統(tǒng)除了要對數(shù)據(jù)基本信息維護外，還要進行人事行政事務管理，人力資源管理工作的規(guī)范化，要求建立完整而明確的工作交接流程。工作流本身有相對固定的因素，但又必須考慮到流程本身的靈活性，為了適應人事管理工作的實際需求，有必要引入動態(tài)工作流技術。根據(jù)人事管理的業(yè)務類型，配置一系列的工作流程，一旦業(yè)務發(fā)生變化，只需要將原有的工作流隨之調整，就可以適應新的業(yè)務形勢了。這樣就可以規(guī)范人力資源管理業(yè)務流程，特別是人員信息標準化，以滿足人力資源管理的集成性、系統(tǒng)性要求。

綜上所述，本文分析了人力資源管理信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展中的必要性，通過遵循統(tǒng)一、實用、安全的搭建原則，建立企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃標準的信息系統(tǒng)，并在使用過程中不斷優(yōu)化升級，提升人力資源管理工作的效率，推進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]柯巖.創(chuàng)新理念在企業(yè)檔案管理中的應用與實踐[N].中國檔案報，2012.3.23.

[2]羅婧.企業(yè)人力資源信息化管理分析[J].人才資源開發(fā)，2019（10）：76-77.