財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)分析

謝長(zhǎng)偉

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-106-02

摘 要 企業(yè)最重要的業(yè)務(wù)就是開(kāi)展商品交易，為此，必須要積極按照市場(chǎng)規(guī)律，對(duì)所需要的資料進(jìn)行合理優(yōu)化配置，為企業(yè)發(fā)展及商品交易提供重要參考依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，保證商業(yè)利潤(rùn)。在信息化時(shí)代下，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案管理水平也必須與時(shí)俱進(jìn)，推動(dòng)企業(yè)的全面發(fā)展。本文對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的意義進(jìn)行分析，明確了推進(jìn)信息化建設(shè)在財(cái)務(wù)檔案管理中的重要作用。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)檔案 管理信息化 建設(shè)策略

對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的對(duì)策建議，保證財(cái)務(wù)檔案管理工作有序開(kāi)展，為企業(yè)的全面發(fā)展打下重要基礎(chǔ)。對(duì)于企業(yè)而言，財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，采用先進(jìn)的技術(shù)和理念，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案管理信息化，符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展要求。財(cái)務(wù)檔案作為社會(huì)科學(xué)，有其存在的重要價(jià)值，財(cái)務(wù)檔案資料能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)、部門審查提供依據(jù)，也可以確保企業(yè)自身的資源得到有效配置。在新時(shí)期，必須采用信息化技術(shù)，保證財(cái)務(wù)檔案管理效率大幅度提高。

一、財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，必須確保財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、齊全，財(cái)務(wù)檔案管理要符合國(guó)家的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量。做到會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、相關(guān)文件、圖表、數(shù)據(jù)等財(cái)務(wù)檔案清晰無(wú)損，無(wú)擅自涂改的問(wèn)題，方便核對(duì)[1]。

隨著財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)量和利用范圍不斷增加，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，反而會(huì)阻礙企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，在新形勢(shì)下，最主要的就是積極促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)型，只需錄入原始數(shù)據(jù)或者外部系統(tǒng)接入機(jī)制，就能夠在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件中對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)處理。對(duì)于憑證制作、審核匯總登賬都能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化完成，借貸平衡工作也都可以利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)操作，還能夠同時(shí)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，極大地減輕財(cái)務(wù)人員的工作壓力，避免因?yàn)槿斯び?jì)算而出現(xiàn)的各種錯(cuò)誤，財(cái)務(wù)檔案管理信息化還能夠直接利用磁盤對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取，拷貝，傳輸?shù)确绞?，能夠減少數(shù)據(jù)重復(fù)記錄的問(wèn)題，也可以節(jié)省紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的空間，降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。

二、財(cái)務(wù)檔案管理的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)量較多且繁雜

隨著企業(yè)發(fā)展，商貿(mào)業(yè)務(wù)交易頻繁，商品交易數(shù)量不斷增加，相關(guān)財(cái)務(wù)檔案數(shù)量也相應(yīng)增加，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理非常復(fù)雜。除上級(jí)主管部門有權(quán)查閱財(cái)務(wù)檔案外，企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案原則上一般不得外借或查閱，如需查閱，須經(jīng)主管機(jī)關(guān)核準(zhǔn)，并提供復(fù)制查閱資料。但是很多企業(yè)在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容眾多，所以很難進(jìn)行全方位管理，就給企業(yè)的財(cái)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)管理留下巨大安全隱患。

（二）財(cái)務(wù)檔案管理手段落后

財(cái)務(wù)檔案信息介質(zhì)不斷發(fā)生變化，要想提高財(cái)務(wù)檔案資源的時(shí)效性，就必須運(yùn)用新的技術(shù)手段和方式方法。但是一直以來(lái)在企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的過(guò)程中，在工作內(nèi)容不斷增加的同時(shí)，并沒(méi)有合理地對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，甚至將財(cái)務(wù)檔案與其他非財(cái)務(wù)檔案混合在一起管理，也進(jìn)一步導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案的資源利用效率不高，無(wú)法為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)提供服務(wù)和幫助[2]。

三、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主要策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，建立健全財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制

對(duì)企業(yè)而言，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案對(duì)企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，但是有很多企業(yè)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)檔案管理人員對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不到位。在今后企業(yè)發(fā)展時(shí)，必須要組織相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的正確認(rèn)知，企業(yè)要不斷完善和健全財(cái)務(wù)檔案管理制度水平。根據(jù)企業(yè)的自身實(shí)際情況，建立并完善企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理機(jī)制，明確管理負(fù)責(zé)人和責(zé)任人，對(duì)于違反財(cái)務(wù)檔案管理制度的人員要及時(shí)處罰，保證制度有效落實(shí)，在財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，還要突出責(zé)任制和規(guī)范制，為財(cái)務(wù)檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化責(zé)任，提高財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量

信息化管理制度的執(zhí)行機(jī)制，只有建立完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度，真正推動(dòng)信息化建設(shè)的深入落實(shí)，確保信息化技術(shù)發(fā)揮應(yīng)有的作用，才能提高財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量。在新時(shí)期，一是要積極加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，讓他們能夠熟練掌握并運(yùn)用電子財(cái)務(wù)檔案信息化管理技術(shù)，二是提升電算化知識(shí)水平，確保整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作有效開(kāi)展，三是要求管理人員必須按照相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案立卷、歸檔、分析、保存、復(fù)制，銷毀等都應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。

在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，要積極利用數(shù)字化管理規(guī)章制度由上級(jí)檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。結(jié)合檔案實(shí)際工作單位的特點(diǎn)，建設(shè)相應(yīng)電子檔案管理制度，確保檔案管理工作得到有效落實(shí)[3]。在檔案信息建設(shè)的過(guò)程中，要堅(jiān)持系統(tǒng)性、安全性、規(guī)范性、效益性的原則，保證企業(yè)中檔案數(shù)字化管理工作順利開(kāi)展，促進(jìn)檔案管理的水平得到有效提高。同時(shí)，提升管理人員的綜合素質(zhì)是必不可少的。首先，財(cái)務(wù)檔案管理工作需要由文化素養(yǎng)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員來(lái)?yè)?dān)任，檔案管理人員必須能夠熟練掌握基本的財(cái)務(wù)知識(shí)和信息技術(shù)，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)提供必要的支持；其次，加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，讓其能夠運(yùn)用新的方法、設(shè)備、技術(shù)開(kāi)展工作，提高管理人員對(duì)信息技術(shù)手段的運(yùn)用意識(shí)和能力，強(qiáng)化他們的法制意識(shí)、市場(chǎng)意識(shí)、信息意識(shí)以及財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)意識(shí)，讓管理人員充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的作用、價(jià)值、意義和地位。

（三）規(guī)范程序，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案信息化安全管理

財(cái)務(wù)檔案信息化管理時(shí)，必須要保證信息安全，同樣又能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)和管理提供重要幫扶工作，財(cái)務(wù)檔案涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的信息，一旦泄露，必然會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失受到巨大影響，所以除相關(guān)監(jiān)督管理部門查閱之外，一律不得外借，即便是經(jīng)濟(jì)監(jiān)督管理部門檢查需要，也必須經(jīng)過(guò)企業(yè)負(fù)責(zé)人同意[4]。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的快速普及與推廣，對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生了較為深刻的影響。變化隨之而來(lái)，如企業(yè)以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。符合檔案管理要求的電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會(huì)計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存。企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)，不僅可以節(jié)約大量的人力、物力，也能夠及時(shí)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行在線收集、整理，提高財(cái)務(wù)檔案管理的整體質(zhì)量與水平，還能夠探索出更加先進(jìn)的管理系統(tǒng)，豐富企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息資源管理體系。就企業(yè)建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理數(shù)字化平臺(tái)前期而言，不管是自建還是向第三方購(gòu)買，近期看，勢(shì)必會(huì)增加企業(yè)的成本，但從遠(yuǎn)期來(lái)看，對(duì)于企業(yè)發(fā)展及降低人力物力等成本仍利大于弊。

要想完善保證財(cái)務(wù)檔案的安全管理，最主要的就是從企業(yè)負(fù)責(zé)人開(kāi)始，摒棄傳統(tǒng)、落后的思想觀念，重視檔案管理，特別是財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要價(jià)值，對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要作用進(jìn)行深入分析，這樣才可以確保財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理順利有效開(kāi)展。在財(cái)務(wù)信息檔案建設(shè)的過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員檔案管理方面的特定培養(yǎng)，確保財(cái)務(wù)檔案管理人員能“知行合一”“知”即是了解企業(yè)財(cái)務(wù)框架，熟悉相關(guān)法律法規(guī)，“行”即是熟練信息化操作流程，嚴(yán)格對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行保密。因此，通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)及技術(shù)培訓(xùn)，使其提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的忠誠(chéng)度，并把握信息化資料的基礎(chǔ)知識(shí)，確保財(cái)務(wù)檔案管理的操作水平全面提高。加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓管理人員的綜合素質(zhì)得到全面增強(qiáng)，正確運(yùn)用信息管理技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理，確保財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理利用效率及在檔案信息安全性上全方位提升。

（四）加強(qiáng)數(shù)據(jù)挖掘，建立財(cái)務(wù)檔案信息資料庫(kù)

財(cái)務(wù)檔案信息數(shù)字化是確保財(cái)務(wù)檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)，也是其他一切工作的重要保障。財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)，必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化，建成數(shù)字化管理體系，對(duì)存儲(chǔ)、查閱、處理、檢索、傳遞等一系列信息服務(wù)，能夠讓整個(gè)財(cái)務(wù)檔案管理工作效率得到全面提升。資料庫(kù)建立后，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，建立不同的資料庫(kù)，包括賬簿、原始憑證、工作資料等，并將資料準(zhǔn)確輸入[5]。從現(xiàn)階段來(lái)看，在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，必須要從資金、技術(shù)、設(shè)備、管理等方面加大投入，這樣才能夠確保財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理管理水平全面增強(qiáng)，通過(guò)制定合理的檔案規(guī)劃及目的，能夠確保企業(yè)各個(gè)資源項(xiàng)目得到優(yōu)化和配置，保障信息化系統(tǒng)的順利開(kāi)發(fā)及應(yīng)用，也能夠改善檔案硬件設(shè)備和軟件設(shè)施。在財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化管理中，管控模式及方式具有多樣性，其出發(fā)點(diǎn)是以更好地滿足檔案規(guī)范化管理要求以及適應(yīng)企業(yè)自身實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化、隊(duì)伍專業(yè)化、效益最大化，以適應(yīng)新時(shí)期下企業(yè)整體檔案工作的發(fā)展要求，做實(shí)、做深、做好企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作。

（五）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

提高財(cái)務(wù)檔案資料的利用效率，信息化財(cái)務(wù)檔案最大的價(jià)值在于幫助企業(yè)的發(fā)展，為其提供重要數(shù)據(jù)、指標(biāo)等參考。所以在新時(shí)期，企業(yè)必須要積極建立和健全財(cái)務(wù)檔案制度和體系，完善和強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案的管理模式，保障財(cái)務(wù)檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量，保證財(cái)務(wù)檔案信息真實(shí)、有效、完整，同時(shí)也要建立企業(yè)內(nèi)部公共目錄查詢，異地遠(yuǎn)程搜索等相關(guān)業(yè)務(wù)，根據(jù)電子郵件或BBS等多種方式確保財(cái)務(wù)檔案信息咨詢質(zhì)量。

（六）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，輔助決策系統(tǒng)建設(shè)

科學(xué)管理財(cái)務(wù)檔案信息建立網(wǎng)絡(luò)傳輸機(jī)制，必須要依托先進(jìn)智能的輔助決策系統(tǒng)、科學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等基礎(chǔ)理論知識(shí)，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)人工技術(shù)，人工智能技術(shù)數(shù)學(xué)、大數(shù)據(jù)等手段，建立完善的信息決策系統(tǒng)，保證對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料深入挖掘，確保財(cái)務(wù)檔案管理信息得到保障，為企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)提供強(qiáng)有力支撐。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，具有系統(tǒng)性、連續(xù)性和復(fù)雜性的特點(diǎn)，財(cái)務(wù)檔案管理人員一定要增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)和綜合能力學(xué)習(xí)，既要有豐富的財(cái)務(wù)知識(shí)，又要懂得一定的檔案管理知識(shí)，并在思想和行動(dòng)上重視財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。財(cái)務(wù)檔案信息化管理需要循序漸進(jìn)不斷完善，保障財(cái)務(wù)檔案管理資料真實(shí)可靠。在新時(shí)期財(cái)務(wù)檔案管理工作必須做到與時(shí)俱進(jìn)，將傳統(tǒng)管理模式與現(xiàn)代管理理念有機(jī)結(jié)合，利用多種技術(shù)手段，提高現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案管理的水平。

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