構(gòu)筑基于多平臺(tái)的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)

張帆

中圖分類號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-155-02

摘 要 為解決企業(yè)面臨的人力資源管理問題，本文通過構(gòu)建多個(gè)人力資源領(lǐng)域功能模塊協(xié)同管理體系，達(dá)到對(duì)企業(yè)人才信息庫(kù)、線上人員崗位調(diào)整及電子化考勤等管理領(lǐng)域的整合，使得人力資源工作更加自動(dòng)、高效；工作過程更加公開、透明；信息內(nèi)容更加標(biāo)準(zhǔn)、常態(tài)；管理方法更加科學(xué)、合理。從而達(dá)到提升企業(yè)人力資源管理精度和細(xì)粒度的目的。

關(guān)鍵詞 多平臺(tái) 人力資源 信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的人力資源管理工作都通過紙質(zhì)流程進(jìn)行，其中涉及表格校對(duì)、紙質(zhì)打印、員工填寫、領(lǐng)導(dǎo)審批、數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)計(jì)等流程，需要花大量的時(shí)間才能將所有流程走完，該方式給人力資源處以及公司各部門的配合人員帶來過多不必要的跑簽流程以及會(huì)議時(shí)間占用。為此，本文積極進(jìn)行人力資源信息化管理探索和實(shí)踐，通過創(chuàng)新設(shè)計(jì)、推進(jìn)管理，開發(fā)基于MYEXCEL、ERP和移動(dòng)APP等多平臺(tái)的人力資源管理系統(tǒng)，借用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)人力資源管理全程電子化辦公，從而達(dá)到簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率，優(yōu)化工作方法，推動(dòng)企業(yè)員工人力資源體系實(shí)現(xiàn)新飛躍的目的。

該系統(tǒng)以Mexcel、ERP和移動(dòng)APP為基礎(chǔ)，基于ERP平臺(tái)數(shù)據(jù)與新型移動(dòng)辦公理念，結(jié)合數(shù)字化人力資源管理體系，通過自主設(shè)計(jì)和開發(fā)，創(chuàng)新性地實(shí)現(xiàn)了企業(yè)人力資源的業(yè)務(wù)智能化、流程電子化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化。系統(tǒng)在性能上具有實(shí)用性、安全性、可靠性、可維護(hù)性、可移植性、可推廣性和標(biāo)準(zhǔn)化等特點(diǎn)。通過各種信息技術(shù)手段，以系統(tǒng)化的管理思想強(qiáng)化企業(yè)人力資源信息流的優(yōu)化配置，優(yōu)化和固化人力資源業(yè)務(wù)管理流程，達(dá)到了提高企業(yè)人力資源管理效率和整體管理水平的目標(biāo)。

一、企業(yè)人力資源管理主要問題及解決思路

（一）企業(yè)人才信息管理

主要問題：很多企業(yè)對(duì)于人才信息沒有一個(gè)統(tǒng)一的信息管理位置和維護(hù)的渠道，人力資源管理部門在每次填報(bào)各類流程表單的過程中，獲取企業(yè)員工的最新的信息都十分困難，而且沒有一個(gè)長(zhǎng)期有效的信息更新機(jī)制，導(dǎo)致人才信息管理的工作效率不高。

解決思路：建立人才信息庫(kù)管理模塊，企業(yè)員工可自行登錄系統(tǒng)更新自己的信息專業(yè)技術(shù)技能信息，例如學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、人才稱號(hào)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、專業(yè)技術(shù)技能情況等信息，人力資源相關(guān)管理人員可在系統(tǒng)中根據(jù)自身權(quán)限查閱人員信息清單，并允許快速過濾，從而篩選出工作中需要的特定人才。

（二）企業(yè)人員調(diào)整管理

主要問題：很多企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部人員調(diào)整工作時(shí)，仍然通過線下郵件、電話、跑簽等方式開展，該方式溝通成本高，難以系統(tǒng)性的追蹤人員調(diào)整工作進(jìn)展，給人力資源管理部門以及公司其他部門工作帶來過多不必要的跑簽流程以及會(huì)議時(shí)間占用。為進(jìn)一步優(yōu)化人員崗位管理，簡(jiǎn)化人員調(diào)整過程人員跑簽的流程，急需要通過信息化手段來改善工作方式。

解決思路：通過在系統(tǒng)中開發(fā)處室內(nèi)部調(diào)整申請(qǐng)、處室間調(diào)整申請(qǐng)和其他（干部任免）在線表單，實(shí)現(xiàn)線上人員調(diào)整。

（三）企業(yè)考勤管理

主要問題：部分企業(yè)考勤系統(tǒng)多樣化，有移動(dòng)APP考勤、有刷卡考勤，而請(qǐng)假、出差、報(bào)銷等又在其他系統(tǒng)中辦理，信息保存途徑及口徑不一致，在一定程度上形成了信息孤島，導(dǎo)致每月的考勤報(bào)表只能通過部門考勤員人工統(tǒng)計(jì)，不僅效率低下，且容易出錯(cuò)。

解決思路：企業(yè)考勤系統(tǒng)要求能夠滿足用戶通過手機(jī)移動(dòng)端進(jìn)行移動(dòng)考勤，考勤數(shù)據(jù)匯總至月結(jié)模塊并依靠EXCEL進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。

（四）企業(yè)年休假管理

主要問題：企業(yè)對(duì)于員工何時(shí)休年休假的信息不掌握，因此，一旦員工集中請(qǐng)假，企業(yè)和部門難以應(yīng)對(duì)。

解決思路：在系統(tǒng)中建立員工年休假計(jì)劃表和員工年休假審批表，前者用于員工填寫本年度年休假計(jì)劃，后者用于管理層進(jìn)行審批及數(shù)據(jù)匯總，可提高公司年休假管理的計(jì)劃性和紀(jì)律性，便于收集匯總公司人員的休假安排信息從而對(duì)一年內(nèi)的重大公司工作任務(wù)進(jìn)行調(diào)整。

二、構(gòu)筑多平臺(tái)的人力資源管理系統(tǒng)

多平臺(tái)的人力資源管理是開發(fā)一系列人力資源管理相關(guān)模塊組成的信息系統(tǒng)。從而能夠滿足人力資源部門對(duì)企業(yè)員工人力資源管理需要，實(shí)施成果需遵從以下幾個(gè)原則：

1.涵蓋大部分人力資源業(yè)務(wù)內(nèi)容

2.系統(tǒng)入口統(tǒng)一

3.支持移動(dòng)辦公

4.數(shù)據(jù)由信息系統(tǒng)自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)

5.全程電子化

6.具有統(tǒng)一的、信息量最全的人力信息

7.安全性有保障

基于多平臺(tái)的人力資源管理系統(tǒng)橫跨MYexcel、ERP、移動(dòng)平臺(tái)，通過EXCEL數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、RPA機(jī)器人技術(shù)、H5網(wǎng)頁(yè)展示以及移動(dòng)應(yīng)用開發(fā)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人力資源數(shù)據(jù)在平臺(tái)之間自由傳遞及相互統(tǒng)一，同步實(shí)現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與工作業(yè)務(wù)等流轉(zhuǎn)過程中，人事管理、人才開發(fā)和組織管理一體化的高度統(tǒng)一。系統(tǒng)具備PC、移動(dòng)端兩個(gè)使用入口，且保持?jǐn)?shù)據(jù)即時(shí)、統(tǒng)一，入口平臺(tái)分別對(duì)應(yīng)ERP和移動(dòng)平臺(tái)，由ERP和移動(dòng)平臺(tái)作為入口進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，最終將在MYexcel系統(tǒng)匯總，并依靠EXCEL強(qiáng)大的數(shù)據(jù)計(jì)算分析能力進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為人力資源工作提供有效的數(shù)據(jù)展示窗口。

（一）人才信息庫(kù)

人才信息庫(kù)管理系統(tǒng)包含了專業(yè)技術(shù)技能人才信息更新、專業(yè)技術(shù)技能人才匯總兩個(gè)功能模塊，企業(yè)員工可通過專業(yè)技術(shù)技能人才信息更新模塊填寫自己的最新信息，并存檔在系統(tǒng)后臺(tái)，下次更新的時(shí)候，系統(tǒng)將從后臺(tái)自動(dòng)導(dǎo)出最新的數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供修改[1]。

人力資源管理人員可通過打開專業(yè)技術(shù)技能人才匯總表，從而獲取人員信息清單，該清單支持所有字段的模糊搜索過濾篩選以及依照字段排序功能，因此歸口管理人員可通過該清單快速篩選出需要的人員并允許直接導(dǎo)出成為本地EXCEL文件，從而解放人力資源管理成本。

（二）人員調(diào)動(dòng)管理

在處室內(nèi)部調(diào)整申請(qǐng)、處室間調(diào)整申請(qǐng)中，用戶可填寫調(diào)入處室、科室、班組、崗位、時(shí)間等信息，原處室、原科室等信息將由系統(tǒng)自動(dòng)帶出，填寫完畢之后，系統(tǒng)將自動(dòng)產(chǎn)生其他（干部任免）表單，該表單將通過各部門會(huì)簽從而確保調(diào)整過程在業(yè)務(wù)上的有效性。

（三）考勤管理

用戶進(jìn)入企業(yè)范圍內(nèi)或在某定點(diǎn)位置打卡后，自動(dòng)記錄上班時(shí)間。用戶離開廠區(qū)范圍超過半個(gè)小時(shí)或在某定點(diǎn)位置打卡后，自動(dòng)記錄下班時(shí)間。工作時(shí)間范圍內(nèi)未打卡且沒有請(qǐng)假記錄及特殊出勤記錄的用戶，通過郵件、消息推送及手機(jī)短信等方式進(jìn)行提醒[2]。

考勤系統(tǒng)保存用戶每天上下班打卡數(shù)據(jù)，并依照事先設(shè)定的工作時(shí)間或倒班時(shí)間對(duì)用戶打卡時(shí)間進(jìn)行判斷。同時(shí)考勤系統(tǒng)中記錄員工正常出勤、遲到、早退、曠工、請(qǐng)假等情況。公司加班時(shí)間計(jì)算能按照區(qū)域認(rèn)定，即員工在非工作時(shí)間進(jìn)入廠區(qū)某一范圍內(nèi)或于定點(diǎn)位置打卡后，認(rèn)定為加班，并記錄員工加班開始及結(jié)束時(shí)間。以某企業(yè)考勤管理模塊為例，具體規(guī)則如下表：

（四）年休假管理

員工年休假審批表主要包括員工年休假審批表界面。處室考勤員審核時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)獲取全處室人員信息及擬休時(shí)間、備注；擬休時(shí)間空白表示該人員未填寫年休假計(jì)劃；處室考勤員應(yīng)核對(duì)本處室人員填寫情況，對(duì)于未及時(shí)填寫年休假計(jì)劃予以提醒?？剖邑?fù)責(zé)人審核時(shí)，僅可查看當(dāng)前科室人員年休假計(jì)劃情況；擬休時(shí)間空白表示該人員未填寫年休假計(jì)劃；若對(duì)員工填寫的年休假計(jì)劃不同意，可讓員工重新填寫，系統(tǒng)將獲取最新填寫的年休假計(jì)劃；全部同意后方可傳遞。處室負(fù)責(zé)人審批時(shí)，可查看當(dāng)前處室人員年休假計(jì)劃情況；擬休時(shí)間空白表示該人員未填寫年休假計(jì)劃；若對(duì)員工填寫的年休假計(jì)劃不同意，可以回退至科室負(fù)責(zé)人，員工重新填寫后由科室負(fù)責(zé)人再次傳遞；全部同意后方可傳遞[3]。

三、實(shí)施效果

通過構(gòu)筑基于多平臺(tái)的企業(yè)人力資源管理系統(tǒng)，人力資源管理部門每個(gè)月人力投入、時(shí)間投入、紙張使用、跑簽次數(shù)、溝通次數(shù)都有了明顯的下降，以某企業(yè)為例，如下表：

根據(jù)日常情況粗略估計(jì)，系統(tǒng)開發(fā)前平均每個(gè)月投入人力6個(gè)人，每個(gè)人投入時(shí)間平均為18天，系統(tǒng)開發(fā)后平均每個(gè)月投入人力2人，平均每個(gè)人投入時(shí)間為5天，因此，系統(tǒng)開發(fā)后，人力資源處部門每個(gè)月人力投入由108人天減少至10人天，產(chǎn)生的效益十分可觀。

四、結(jié)語(yǔ)

基于多平臺(tái)的人力資源管理系統(tǒng)是企業(yè)信息化的重要組成部分，它是面向企業(yè)全生命周期的人力資源業(yè)務(wù)流和信息流管理系統(tǒng)，它不僅是一套軟件，更是一套凝聚人力資源管理經(jīng)驗(yàn)的管理工具。系統(tǒng)以人事管理-人才開發(fā)-組織管理等業(yè)務(wù)管理理念為核心，構(gòu)建由技術(shù)人才庫(kù)、崗位調(diào)整、職稱評(píng)審、電子化考勤、人員年休假管理、線上加班申報(bào)管理、干部培訓(xùn)管理、干部人事檔案專項(xiàng)管理等子模塊組成的信息管理平臺(tái)，滿足公司日常業(yè)務(wù)處理需要，最終達(dá)到提高效率、降低管理成本、規(guī)范和提升公司管理的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉士華.基于構(gòu)型理論的人力資源系統(tǒng)與組織績(jī)效關(guān)系研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（10）：90+93.

[2]郭浩.天然氣企業(yè)人力資源信息管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計(jì)[J].中國(guó)新通信，2019（04）：104-105.

[3]蘇飛.人力資源信息系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化，2019（10）：113-114.