電子信息化背景下新檔案管理模式探討

龐敏

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-102-02

摘 要 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已無法適應(yīng)當(dāng)前的工作需求。本文在電子信息化背景下，從紙質(zhì)檔案與電子檔案的特點(diǎn)對比入手，分析新檔案管理模式的必要性，最后提出新檔案管理模式的完善措施，以期提升檔案管理的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞 紙質(zhì)檔案 電子檔案 新管理模式

一、概述

（一）紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

所謂紙質(zhì)檔案，顧名思義就是以紙張為記錄載體的檔案。紙質(zhì)檔案最大的特點(diǎn)是其安全穩(wěn)定性。每個人的字跡都有所區(qū)別，所以紙質(zhì)檔案造假的幾率很小，安全性很高；其次，紙質(zhì)檔案具有原始憑證性。紙質(zhì)檔案的唯一性決定了其原始憑證性，不易被更改。但是，紙質(zhì)檔案的保存卻相對比較麻煩，會受到保存地點(diǎn)和環(huán)境的影響，會受到潮濕、火災(zāi)、水災(zāi)等不可控制災(zāi)害的影響，而且紙質(zhì)檔案在搬移和查閱的過程中會有損傷甚至丟失的風(fēng)險，眾所周知，檔案原件往往是唯一的，一旦丟失可能會造成無法彌補(bǔ)的損失[1]。

（二）電子檔案的特點(diǎn)

所謂電子檔案，顧名思義就是利用計算機(jī)技術(shù)形成的，以電子為載體記錄的檔案。電子檔案和紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別在于，電子檔案的載體像U盤、移動硬盤等存儲設(shè)備很小，但存儲的數(shù)據(jù)量卻非常大，大大節(jié)省了儲存空間。它不但可以記錄文字，還可以記錄視頻、音頻、圖片、影像等內(nèi)容，讓文書檔案變得更準(zhǔn)確、更具體。除此之外，電子檔案還可以進(jìn)行異地共享，電子檔案的使用不受地區(qū)、時間的影響，大大提高了檔案的利用率。此外，電子檔案還可以進(jìn)行多元化的備份，這也大大降低了檔案丟失、損毀的風(fēng)險。

隨著計算機(jī)技術(shù)和辦公自動化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案作為高新技術(shù)的產(chǎn)物應(yīng)運(yùn)而生，因其便捷性、可共享性和載體的多樣性等特點(diǎn)，電子檔案越來越受到人們的重視。但是諸多檔案材料，比如錄取通知書、學(xué)生登記表、畢業(yè)報到證、黨團(tuán)組織材料和許多涉密文件等，目前甚至今后很長一段時期，都不可能將其完全電子化，且紙質(zhì)檔案具有電子檔案無法比擬的安全性和穩(wěn)定性。因此，紙質(zhì)檔案目前依舊不可能被完全替代。如何充分利用紙質(zhì)檔案和電子檔案各自的優(yōu)勢，既確保檔案材料存儲的安全性又能夠及時共享成為目前檔案管理工作的一項重要任務(wù)。因此，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的雙軌制檔案管理模式勢在必行。

二、建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的雙軌制管理模式

（一）辦公自動化與源數(shù)據(jù)妥善保管相結(jié)合

在信息化背景下，全社會進(jìn)入辦公自動化時代。檔案的歸檔可以實(shí)時進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步，辦公系統(tǒng)也可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時共享。紙質(zhì)檔案作為原始的歷史記錄，具有參考和憑證價值。電子檔案的可復(fù)制性，打破了紙質(zhì)檔案孤本的格局，檔案的原始性就難以確認(rèn)。新的檔案管理模式在實(shí)現(xiàn)信息一體化的同時，應(yīng)首先確保檔案源數(shù)據(jù)收集的準(zhǔn)確性，確保檔案數(shù)據(jù)的復(fù)制、備份必須與源數(shù)據(jù)相一致。其次也應(yīng)妥善保管好紙質(zhì)檔案，這樣既可以保證電子檔案管理工作的規(guī)范和準(zhǔn)確，降低電子檔案管理工作出錯的幾率，又可以避免或減少電子檔案使用過程中產(chǎn)生的一些權(quán)益糾紛。比如，近期鬧得沸沸揚(yáng)揚(yáng)的被“冒名頂替上大學(xué)”事件，因?yàn)橛屑堎|(zhì)檔案的存在，只要查閱一下被頂替者的個人檔案，因個人字跡、照片等材料在紙質(zhì)檔案上是不容易被篡改的，事件的調(diào)查就會容易很多。除此之外，為方便后期查閱和使用，還應(yīng)盡量把圖像類的數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換成文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，提高工作效率[2]。

（二）新舊存儲媒介并存

傳統(tǒng)檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，不易備份。隨著社會的發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行查詢時，需要多道程序的審查，才能找到想要查詢的檔案，而且需要去檔案館查閱，每次只能供一人使用。電子檔案管理模式的誕生使得檔案的管理工作也可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，將檔案數(shù)據(jù)輸入進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，極大地促進(jìn)了檔案的公開性以及查詢檔案的便捷性，可輕松實(shí)現(xiàn)“多人共用一份材料”，打破了紙質(zhì)檔案的局限，實(shí)現(xiàn)信息共享，提高了檔案管理工作的效率。但是電子檔案的儲存媒介相對脆弱且壽命較短，一般不超過20年。試想，有些機(jī)密、絕密文件，需要長期或者永久保存，甚至30年或者50年后才能對外公開，很可能因?yàn)殡娮用浇榈牟环€(wěn)定性或者讀出設(shè)備早已更新而無法識別，使得重要的文件失去其價值，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。其次，電子檔案在使用或傳播過程中很容易受到病毒的侵害和黑客的攻擊，因此，在新的檔案管理模式中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子儲存媒介并存具有很大的必要性。

三、新檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

（一）高素質(zhì)的檔案專業(yè)化人才缺乏

目前我國大部分檔案管理人員在實(shí)際開展檔案管理工作的過程中，還是會采取傳統(tǒng)的管理模式，但是隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，因檔案管理人員自身的專業(yè)化水平與綜合素質(zhì)也不能夠滿足相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次處理和分析，從而阻礙了檔案管理工作的快速發(fā)展。另一方面，電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案因其可復(fù)制性和共享性，導(dǎo)致其容易被更改，因此對檔案管理人員及利用人員的素質(zhì)也是一種考驗(yàn)[3]。

（二）管理開發(fā)利用電子檔案需要大量的資金投入大

構(gòu)建專門的電子檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行日常的管理、開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，每一個步驟需要投入大量的資金，資金問題甚至可能成為開發(fā)、管理者的一種負(fù)擔(dān)。資金的投入在于保障電子檔案的安全性、易用性和可持續(xù)性，這需要做大量的基礎(chǔ)性工作，包括加強(qiáng)信息的安全性能，實(shí)現(xiàn)信息的資源共享等，但是實(shí)現(xiàn)這些工作絕非易事，我們需要完備的電子硬件，配置具有較高的安全性、儲存容量大的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這些設(shè)備價格昂貴，需要大量的金錢支持。

（三）檔案管理工作存在安全問題

電子檔案具有依賴性與不可識別性，電子檔案的信息和載體相分離，不能直接閱讀，必須依賴于一定的電子信息環(huán)境才能識別，對計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的依賴性太強(qiáng)。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在許多不確定因素，而我國當(dāng)前電子檔案管理安全系統(tǒng)較差，導(dǎo)致電子檔案在管理和使用過程中易受到病毒或黑客侵襲，這樣就會導(dǎo)致信息丟失或篡改的問題，阻礙檔案管理工作的順利開展[4]。

四、信息化背景下新檔案管理模式的完善措施

想要建立紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理的新檔案管理模式，就必須制定一系列科學(xué)有效的完善措施。在確保信息安全準(zhǔn)確的同時，使紙質(zhì)檔案材料與信息化相結(jié)合，達(dá)到整體信息資源共享的目的。這就需要各單位重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，同時提高檔案管理人員的專業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)和安全意識，為新檔案管理模式奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)[5]。

（一）重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著電子信息化和辦公自動化在檔案管理工作中運(yùn)用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進(jìn)設(shè)備的采買，卻忽視了文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，導(dǎo)致采購的先進(jìn)設(shè)備無法滿足單位的真實(shí)需求。因此，各單位必須高度重視文檔資源的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立有效的檔案管理系統(tǒng)。首先，電子管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等。其次，要建立電子檔案系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，建立雙軌制管理制度，保證檔案資料的完整性和使用上的便捷性，確保為檔案管理工作節(jié)省人力、物力?？傊?，在電子信息化背景下，需加強(qiáng)電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的結(jié)合，促進(jìn)檔案管理的信息化、科學(xué)化，加強(qiáng)檔案管理工作的水平，促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展。

（二）樹立檔案管理的安全意識

檔案管理工作安全第一。電子信息化時代，檔案資料的數(shù)量、種類繁多，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中的同時，必須要樹立正確的安全意識。首先，單位在建立電子檔案數(shù)據(jù)庫的時候，一定要選擇值得信賴的生產(chǎn)商，建立多重保護(hù)系統(tǒng)，加強(qiáng)對病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測，定期維護(hù)，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。電子信息化背景，電子檔案如果信息泄露，所造成的后果幾乎是不可逆的，一旦沒有做好安全管理工作，病毒、黑客入侵等行為會使信息安全受到嚴(yán)重威脅。因此，在進(jìn)行檔案管理時，首先要提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，強(qiáng)化安全意識，在進(jìn)行檔案信息保存的硬件設(shè)施中，要時刻檢查防火墻功能是否完好，避免電子設(shè)備受到外來入侵。同時要加強(qiáng)群眾的信息安全意識，定期進(jìn)行安全意識培訓(xùn)，做好信息使用登記工作，確保檔案信息被合法利用。

（三）加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)培養(yǎng)

改變檔案管理人員的傳統(tǒng)固化思想。首先，定期開展專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，利用講座等方式引導(dǎo)檔案管理工作人員不斷進(jìn)行自我提高與完善，讓檔案管理人員熟悉電子檔案的管理流程，建立一支高素質(zhì)、高業(yè)務(wù)水平的檔案管理人員。其次，定期對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)考核，并推行獎懲機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的自主提升意識。再次，我們還需要為檔案管理工作注入新的血液，招賢納士來實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，選拔出優(yōu)秀的檔案管理領(lǐng)域的專業(yè)型人才。最后，一定要暢通新老檔案管理人員之間的交流，使老人的管理經(jīng)驗(yàn)與新人的先進(jìn)技術(shù)相結(jié)合，提高檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)效性。

五、結(jié)語

在信息化社會背景下，紙質(zhì)和電子兩種檔案形式都不可或缺，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用給電子檔案的發(fā)展帶來了機(jī)遇，紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案記載方式也并沒有因?yàn)闀r間久遠(yuǎn)而蒙塵失色。紙質(zhì)檔案的原真性、持久性是電子檔案所不及的，電子檔案的便捷性和實(shí)用性是紙質(zhì)檔案所不及的。我們應(yīng)探索使兩者應(yīng)相互配合，優(yōu)勢互補(bǔ)的檔案管理模式。在這條不斷探索的道路上，檔案管理相關(guān)部門應(yīng)該不斷調(diào)整方向與目標(biāo)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，不斷完善檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[5]沙仁圖那拉.新時代背景下我國高校檔案工作的思考[J].數(shù)字化用戶，2018（12）：173.