文秘工作與文書檔案管理工作的一體化探究

汪曉宏

【摘 要】當(dāng)前階段，很多企事業(yè)單位的文秘工作對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策能力和單位的發(fā)展都有著十分重要的作用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，現(xiàn)代文秘與檔案管理工作順勢(shì)而成。就事業(yè)單位而言，很多檔案管理與文秘工作落實(shí)，均處于單獨(dú)執(zhí)行的階段。本文將探究當(dāng)前事業(yè)單位文秘工作與文書檔案管理工作一體化的相關(guān)問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;文書檔案管理;一體化

文秘工作與文書檔案管理工作，一般是通過(guò)公文作出銜接，事業(yè)單位的檔案來(lái)源，基本上是文秘所處理的資料，文書的最終歸宿便是檔案。事業(yè)單位在管理期間，加快推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化，不僅對(duì)兩者之間的關(guān)系作出客觀性聯(lián)系，還對(duì)文秘工作流程和文書檔案管理流程進(jìn)行整合，提升整體管理效率。

1.文秘工作與檔案管理工作銜接的重要性

事業(yè)單位內(nèi)部的文秘工作性質(zhì)，對(duì)文秘部門強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量有著決定性影響。文檔工作在落實(shí)開(kāi)展期間，不能脫離檔案管理而單獨(dú)存在，文秘工作的性質(zhì)，在具體落實(shí)期間，更是集中體現(xiàn)在檔案信息管理領(lǐng)域。文秘工作內(nèi)容覆蓋文件資料的上下傳遞，催辦各類文職類工作內(nèi)容，對(duì)文件資料進(jìn)行歸檔處理，可見(jiàn)文秘工作質(zhì)量，會(huì)影響到整個(gè)單位工作效率。通過(guò)高質(zhì)量文秘工作，可以將上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作思想和管理理念快速下達(dá)到各個(gè)科室、部門，也為事業(yè)單位內(nèi)部工作人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)提供信息，使得事業(yè)單位工作人員能力提升，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位管理的效益。可以說(shuō)，文秘工作在事業(yè)單位中發(fā)揮著不可小覷的作用，其優(yōu)質(zhì)的服務(wù)更是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位有序運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。

規(guī)范化管理文秘工作，需要以基礎(chǔ)檔案管理工作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)各種運(yùn)作方法進(jìn)行規(guī)范化處理。通過(guò)科學(xué)化的檔案管理工作，能夠確保文秘工作得以全面且合理化落實(shí)。在事業(yè)單位的重大活動(dòng)中，物質(zhì)基礎(chǔ)和信息來(lái)源對(duì)文秘工作的全面性和科學(xué)性都有著直接的影響。強(qiáng)化檔案資料管理的準(zhǔn)確性與安全性，增強(qiáng)檔案的可選性和全面性，更是文秘工作開(kāi)展的基礎(chǔ)和前提。所以，在新形勢(shì)下，建立健全檔案管理體制機(jī)制，是文秘工作落實(shí)的必然要求，也是尤為重要的工作任務(wù)和管理手段。

2.文秘工作與檔案管理銜接存在的問(wèn)題

2.1原資料內(nèi)容有編號(hào)，但資料不完整

事業(yè)單位雖然已經(jīng)具備完整的管理流程，但是在日常的管理運(yùn)作期間，經(jīng)常性的出現(xiàn)原稿件缺失或者是稿件修改的現(xiàn)象。在原稿件上，大多數(shù)有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)意見(jiàn)或者是具體指示，對(duì)于后續(xù)稿件而言，這些原稿件更加具備存檔的現(xiàn)實(shí)意義。另外，部分文件在沒(méi)有進(jìn)行復(fù)印的情況下進(jìn)行將其存檔，或者是外借，造成在后續(xù)使用中，造成原文件內(nèi)容變得模糊不清。

2.2公文格式與附件不規(guī)范，且文種不統(tǒng)一

公文作為一種具有嚴(yán)格規(guī)范性的文本形式，其格式和要求均有要求，同時(shí)也在應(yīng)用中制定出相應(yīng)的規(guī)范，且對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)作出要求和規(guī)定，提升了我國(guó)公文質(zhì)量。但是，仍舊存在著部分問(wèn)題沒(méi)有解決，如沒(méi)有對(duì)公文中的請(qǐng)示和公文中的報(bào)告作出明確的規(guī)范，在很多情況下，工作人員經(jīng)常性的混淆兩種公文，導(dǎo)致公文的作用沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)，甚至對(duì)受理公文產(chǎn)生消極影響。此外，在一些公文附件中，沒(méi)有在公文內(nèi)容中進(jìn)行標(biāo)識(shí)，甚至沒(méi)有編寫附件標(biāo)號(hào)。種種影響因素，都無(wú)形之中造成傳遞與受理公文受到影響，阻礙事業(yè)單位管理。

2.3移交資料不及時(shí)

事業(yè)單位在運(yùn)轉(zhuǎn)期間，由于受到各種事務(wù)的影響，造成文秘沒(méi)有及時(shí)移交公文資料，也沒(méi)有對(duì)公文的移交情況進(jìn)行跟進(jìn)，種種現(xiàn)象對(duì)于事業(yè)單位的方案管理與存檔都造成了不良影響，影響事業(yè)單位運(yùn)行效率。

3.文秘工作與文書檔案管理一體化措施

3.1強(qiáng)化文檔一體化意識(shí)

雖然文書處理工作與檔案管理工作之間存在著工作任務(wù)的差異，具有相對(duì)獨(dú)立性，但是文書是檔案的主要來(lái)源，檔案是文書的最終歸宿，因而在實(shí)施管理的時(shí)候，需要認(rèn)清兩者的聯(lián)系，樹(shù)立系統(tǒng)思維意識(shí)，以檔案管理與文書處理工作一體化發(fā)展為導(dǎo)向，在實(shí)際工作期間，要做好文秘培訓(xùn)工作，切實(shí)將其作為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，深刻了解文秘工作并非是做好領(lǐng)導(dǎo)人員的服務(wù)，更是要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)每一份公文進(jìn)行規(guī)范化辦理，形成今天的文件就是明天的檔案理念。

3.2提升文秘部門對(duì)工作的重視

在文書檔案管理期間，最為重要的工作內(nèi)容是公文文書立卷，其對(duì)整個(gè)檔案文書的管理工作有著極為重要的安全意義，也可以公文管理的體系化和條理化。在具體實(shí)踐期間，相關(guān)公文資料在處理完成以后，要由事業(yè)單位文秘作出梳理，通過(guò)展開(kāi)公文立卷、歸檔以及其他各類整理工作完成資料整理。在文秘工作中以及文書檔案管理工作的銜接過(guò)程中，文書立卷也是最為重要的銜接過(guò)程，也是兩者進(jìn)行聯(lián)系的過(guò)渡環(huán)節(jié)。換言之，在研究文秘工作與文書檔案管理一體化的過(guò)程中，需要通過(guò)兩者之間的通力合作，通過(guò)制定詳細(xì)的工作預(yù)案，基于工作的相關(guān)流程和操作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作流程，切實(shí)保障公文資料的完整性和真實(shí)性，做好前期準(zhǔn)備工作。

3.3構(gòu)建一體化標(biāo)準(zhǔn)

這種模式是基于文秘工作而展開(kāi)的，想要加快推進(jìn)文秘工作和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就必須要融合相關(guān)部門，綜合整合內(nèi)外部各類影響因素，完成標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)構(gòu)建，提升文秘工作與文書檔案管理一體化水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)管理模式優(yōu)化，通過(guò)兩者之間的緊密聯(lián)系，發(fā)揮工作一體化的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)分析與共享各類資源，使得文秘工作和文檔管理工作質(zhì)量和效果得以強(qiáng)化，為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作有序開(kāi)展提供助益。

結(jié)束語(yǔ)

想要全面促進(jìn)文秘工作與文書檔案管理一體化開(kāi)展，就需要詳細(xì)探究?jī)烧咧g的關(guān)系，通過(guò)尋找兩者聯(lián)系的切入點(diǎn)，強(qiáng)化工作人員管理意識(shí)。在具體實(shí)踐期間，需不斷構(gòu)建起完善的制度體系，設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化制度，使其得以整體性發(fā)展。

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