檔案信息載體變革對檔案工作的影響

孫昭君

【摘 要】隨著我國信息技術(shù)的不斷深入和發(fā)展，我們發(fā)現(xiàn)我國信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到更多的領(lǐng)域中。檔案載體在發(fā)展的過程中，就經(jīng)歷了很多次的變革。檔案的管理從最原始的帛、簡，成為了紙張，促進了整個世界的文化傳播和發(fā)展，直到現(xiàn)在出現(xiàn)了磁帶、磁盤、光盤等信息記錄載體，使得檔案的管理開始由紙張向多媒體形式發(fā)展。檔案載體是組成檔案的重要部分，檔案載體的變革必然會對檔案工作產(chǎn)生重要的影響。本文針對檔案載體的發(fā)展和進步，深入研究其對檔案工作產(chǎn)生的影響，探討檔案工作者應(yīng)對新型載體的對策。

【關(guān)鍵詞】檔案信息載體;載體變革;檔案管理工作;具體影響

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推動和發(fā)展下，數(shù)字化檔案管理體系的建設(shè)也已經(jīng)變得更有了可能，再加上互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字信息服務(wù)平臺的廣泛普及，使得各種形式的數(shù)字化檔案資料信息都能夠及時地整理歸檔，通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的方式對接收、復(fù)制、分類以及存儲等方式進行整理后，可以第一時間將資源集成并上傳到自己的網(wǎng)站上，并且還能夠通過添加目錄、摘要或者說是以一篇全文形式向網(wǎng)站的用戶反饋至自己的網(wǎng)站，進而真正地實現(xiàn)了對于資源的歸檔整理與共享。

在我們的數(shù)字化檔案資料管理服務(wù)平臺系統(tǒng)中，可以輕松地直接實現(xiàn)對檔案資料的無紙化錄入、辦公、查詢，可以減少許多人工操作環(huán)節(jié)，為廣大用戶提供了更為便捷的個性化檔案服務(wù)。進而提高了檔案保存管理工作的開展和效率，減少了由于大量復(fù)雜的工作造成的檔案保存管理的工作失誤。檔案是記錄人類歷史的重要方法，在揭示歷史的同時指導(dǎo)后代。在我們的檔案工作事業(yè)蓬勃發(fā)展的同時，隨著人們生活方式的改變、時代發(fā)展的更迭，檔案工作載體也在不斷地改變。檔案載體主要是經(jīng)歷了紙質(zhì)檔案與新型載體檔案兩次重大的轉(zhuǎn)變，兩次改革均對檔案工作的發(fā)展產(chǎn)生了巨大而深刻的影響。本文將通過理論分析、討論，闡述信息媒介載體的變革及其對于檔案工作事業(yè)的意義與影響。

一、檔案信息載體變革

首先，紙質(zhì)檔案的載體會影響到管理人員工作。東晉時期紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性使得這些檔案的存在數(shù)量空前減少，由于此次改革中新增的是保管與處理檔案以及其它的保存與管理環(huán)節(jié)，所以原有的保存環(huán)節(jié)也必須變得更為細致;對于檔案資料的整理與分類提出了更高、更系統(tǒng)化的要求;檔案資料的搜集渠道與形成的領(lǐng)域已經(jīng)擴展;當(dāng)下的檢索工具很難滿足龐大且復(fù)雜的檢索內(nèi)容，因此亟待進行更為完善的檢索工具編制;檔案的保存維修需要良好的文件保存條件與文檔的保存維修技術(shù)，就會因此而產(chǎn)生許多檔案保存與維修的重點。檔案的認(rèn)證鑒定主要是在因為我們受到了檔案的保管和空間范圍的限制，經(jīng)過認(rèn)證后僅僅保管了有價值的檔案，能夠更好地合理利用這些空間;

其次，是新型的檔案傳播載體對于檔案管理工作的重要性產(chǎn)生影響，新型的檔案傳播載體主要應(yīng)該具備以下的特點：包括數(shù)據(jù)庫信息的安全性和可操作性、信息數(shù)據(jù)存儲的高密度性、多種信息傳播媒介的遺留和可繼承性、系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫信息的依賴和可識讀性等等，上述新型檔案傳播載體的獨特性都為檔案管理工作提供了新的機會。列在資料的利用、保管、鑒別、整理和搜集等各個方面存在的問題：檔案利用無法確保信息來源的安全;出于時間的長期性與保存安全的考慮，是否能夠像紙質(zhì)檔案那么同等處理好。鑒定標(biāo)準(zhǔn)的模糊和鑒定法規(guī)的不完善;由專業(yè)性的檔案館進行搜索收集或者是綜合性的檔案館搜索收集也可以說是一個非常棘手的問題。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理方式

檔案信息數(shù)字化的宗旨在于通過各種方式來實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，最終達到對檔案信息的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化主要是指運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向用戶提供有關(guān)檔案信息的檢索和服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)檔案的利用性服務(wù)，體現(xiàn)了檔案的數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、海量存儲、快捷服務(wù)及信息資源共享等多功能優(yōu)勢。

在當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)的大環(huán)境下，城市建設(shè)檔案需要使用到的各種信息資源從范圍、內(nèi)容、形態(tài)、層次及其手段等多個方面都有著根本上的改變。即服務(wù)的范圍從簡單的內(nèi)向型轉(zhuǎn)變到內(nèi)外相互結(jié)合的轉(zhuǎn)變，服務(wù)的內(nèi)容也從檔案的實體型轉(zhuǎn)變到檔案信息類的實體型，服務(wù)的方式也從被動應(yīng)對轉(zhuǎn)變到主動的開放式轉(zhuǎn)變，服務(wù)水平也從原來以檔案信息提供者為主的中上等級轉(zhuǎn)變到以開發(fā)整合檔案信息資源為主的中上等級轉(zhuǎn)變。

三、檔案信息載體變革對檔案工作的影響

傳統(tǒng)意義上的檔案工作內(nèi)容基本上是簡單的收集、整理等基本的文件處理工作，與數(shù)字時代的檔案管理工作內(nèi)容相比是單調(diào)的。目前，在數(shù)字時代，檔案管理的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的工作內(nèi)容外，還包括利用計算機對檔案進行數(shù)字化，以及在網(wǎng)絡(luò)上接收、收集、處理和開發(fā)信息資源等電子文件。在檔案管理過程中，為了使電子文件的背景、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容具有一定的統(tǒng)一性和完整性，檔案部門應(yīng)在整個處理過程中對電子文件的設(shè)計內(nèi)容進行管理，逐步將檔案管理中心向前推進，并搭建一個集成的文檔設(shè)計和處理平臺，以更好地拓展檔案管理空間。

總之，數(shù)字化時代的來臨，使得檔案管理的具體工作內(nèi)容和其工作任務(wù)重點都發(fā)生了很多巨大的變化，在這個時代的歷史發(fā)展進步過程中，為了能夠保證我國檔案管理的真正實際成效，在我國檔案管理的改革與創(chuàng)新進步過程中，應(yīng)以我國傳統(tǒng)的管理模式和技術(shù)為基礎(chǔ)，充分利用移動互聯(lián)網(wǎng)的特點和優(yōu)勢，將我國傳統(tǒng)的管理模式和現(xiàn)代大數(shù)字化時代下的管理模式有機地結(jié)合起來，在此基信息資源安全的基礎(chǔ)和條件下，

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