醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策

劉志遠(yuǎn)

摘?要：醫(yī)院是保障人們生命健康安全的重要機(jī)構(gòu)，每天都有許多患者進(jìn)行門診和治療，這就使醫(yī)院的文書、檔案等資料比較多也比較復(fù)雜，因此就需要進(jìn)行有效的辦公室文書與文書檔案的管理工作。然而在當(dāng)前醫(yī)院進(jìn)行辦公室文書與文書檔案管理的工作中，還存在著一些問題，使辦公室文書的管理變得雜亂，降低了文書和文書檔案管理的水平。本文將探討研究醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中存在的問題，分析并提出解決的對策，希望能夠提高醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的水平，保障醫(yī)院文書檔案的完整性和有效性，為研究學(xué)者提供幫助與借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院?辦公室文書?文書檔案管理?存在問題?解決辦法

中圖分類號：G277??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）09-00-01

前言

醫(yī)院的辦公室文書是醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行信息管理和患者信息記錄的重要工作，而文書檔案管理也是醫(yī)院內(nèi)部管理的重要組成部分，因此醫(yī)院辦公室文書和文書檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著醫(yī)院的發(fā)展、醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的好壞和患者能否得到及時(shí)、有效地治療。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，人們對醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)和服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求，這也要求我們必須提高醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的能力和水平。

一、醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的特點(diǎn)

1.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案的重要性

醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理具有重要性的特點(diǎn)。一方面，醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中的信息中包含關(guān)于醫(yī)院發(fā)展，患者基本信息和重大事件、決定等，對于醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展建設(shè)具有十分重要的意義;另一方面，醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中有著患者的病情、治療等信息，并且根據(jù)患者就診的日期，文書資料的撰寫、采集日期等有明確的書寫，對于患者之后的就診、復(fù)診和治療有著重要的作用，因此醫(yī)院進(jìn)行合理、有效的辦公室文書與文書檔案管理十分重要。

2.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的多元化

醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書與文書檔案管理的過程中，具有多元化的特點(diǎn)。首先，根據(jù)對信息收集的方式不同，醫(yī)院的辦公室文書和文書檔案可以分為圖片、錄音、影像、文字等，需要進(jìn)行分門別類的存儲(chǔ);其次，是根據(jù)其中記錄的信息內(nèi)容不同，可以分為協(xié)議書、責(zé)任書、檢查資料和觀察治療記錄等，對不同內(nèi)容的文書與文書檔案進(jìn)行合理、有效地管理能夠提高管理的水平和效果，促進(jìn)資料查找和歸類效率的提升;最后，根據(jù)文書資料載體的不同，醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理還可以分為紙質(zhì)資料結(jié)合電子資料等。這些不同的類別使醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理變得比較復(fù)雜和困難，需要我們進(jìn)行研究分析，找到有效的方法。

二、醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中存在的問題

1.對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理不重視的問題

在進(jìn)行醫(yī)院文書與文書檔案管理工作中，出現(xiàn)的最重要的問題就是重視性不足的問題。首先，是部分醫(yī)院在運(yùn)營的過程中不注重辦公室文書與文書檔案的管理，認(rèn)為是否進(jìn)行合理、有效地辦公室文書與文書檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展和經(jīng)營影響不大，這就導(dǎo)致了醫(yī)院在運(yùn)營過程中檔案混亂，資料查找困難，甚至?xí)霈F(xiàn)文書檔案資料丟失的情況，影響醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，不能對患者進(jìn)行及時(shí)、有效地治療，阻礙了醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展;其次，是部分醫(yī)院在市場經(jīng)營的條件下，過分重視業(yè)務(wù)和服務(wù)，對醫(yī)院辦公室文書和文書資料的管理看輕，導(dǎo)致醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的能力和水平降低，影響了醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展;最后，部分醫(yī)院的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不重要，對醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展不存在影響，導(dǎo)致其在進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書與文書資料的管理過程中更容易出現(xiàn)失誤，使文書與文書檔案出現(xiàn)不完整甚至是丟失，影響醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展。對醫(yī)院和患者的信息安全造成嚴(yán)重的不良影響。

2.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理人才和能力不足的問題

醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書與文書檔案管理的過程中，存在著辦公室文書與文書檔案管理人才、能力素質(zhì)不足的問題。一方面，目前專業(yè)的醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理人才較少，使醫(yī)院不能招聘到專業(yè)的、能力優(yōu)秀的辦公室文書與文書檔案管理人才，同時(shí)部分醫(yī)院為了節(jié)約開支，提高經(jīng)濟(jì)效益，不設(shè)置專業(yè)的人員或者僅使用較少的人員進(jìn)行辦公室文書與文書檔案管理工作，使醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的水平和效率下降，出現(xiàn)差錯(cuò)和失誤風(fēng)險(xiǎn)增加;另一方面，是醫(yī)院進(jìn)行辦公室文書與文書檔案管理工作的人員能力和綜合素質(zhì)不足的問題，部分進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的人員綜合素質(zhì)較低，專業(yè)技能水平較差，使其在進(jìn)行醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作的過程中不能合理、有效地對辦公室文書進(jìn)行分類和存放，降低了工作的效率和質(zhì)量，對醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展建設(shè)造成了阻礙。

3.醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理體制不健全的問題

醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的體制制度不健全是影響管理效果的重要問題之一。一方面，醫(yī)院的辦公室文書與文書檔案管理具有多元化和重要性的特點(diǎn)，管理起來比較復(fù)雜、困難，如果不建立合理、有效的管理制度，就會(huì)使醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理發(fā)生混亂，出現(xiàn)分類不規(guī)范、儲(chǔ)存錯(cuò)誤和文書檔案信息泄露、丟失等問題;另一方面，醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理體制不健全，還會(huì)使醫(yī)院在進(jìn)行辦公室文書與文書檔案的管理工作時(shí)對關(guān)鍵的、重要的文書資料沒有進(jìn)行妥善地保存，加大了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，對醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展、患者基本信息造成威脅，同時(shí)在醫(yī)院對辦公室文書與文書檔案進(jìn)行清理和銷毀中發(fā)生差錯(cuò)，降低辦公室文書與文書檔案管理的效果和水平。

4.醫(yī)院文書與文書檔案管理資金不足的問題

在醫(yī)院的實(shí)際經(jīng)營過程中，資金是制約其發(fā)展的重要原因之一，由于部分醫(yī)院的資金較少，需要容納的患者量較多，使其在進(jìn)行建設(shè)的過程中沒有合適的地方設(shè)置辦公室文書與文書檔案管理的場所，對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案的管理造成了阻礙，降低了醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的質(zhì)量和水平。

三、解決醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理問題的對策

1.加強(qiáng)宣傳教育，提高醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的意識

要解決醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中存在的問題，最重要的就是要提高醫(yī)院對辦公室文書與文書檔案管理的重視程度。首先，醫(yī)院要加強(qiáng)宣傳和教育，通過張貼宣傳畫，發(fā)放知識手冊等方式，促進(jìn)全體工作人員提高對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理的重視程度，加強(qiáng)管理意識;其次，要通過開展教育和學(xué)習(xí)活動(dòng)等方式，促進(jìn)醫(yī)院非工作人員加深對醫(yī)院辦公室文書與文書資料管理的了解和掌握，提高對辦公室文書與文書檔案管理的能力。

2.加強(qiáng)醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平

提高醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和能力是解決問題的重要方法之一。一方面，醫(yī)院可以通過加強(qiáng)對辦公室文書與文書檔案管理人員的教育，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核的方式，提高工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平，加強(qiáng)醫(yī)院進(jìn)行文書與文書檔案管理的能力;另一方面，醫(yī)院可以通過邀請、聘請辦公室文書與文書檔案管理方面的專業(yè)人才和優(yōu)秀人才進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)傳授和教學(xué)，提高醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理人員的能力水平，促進(jìn)他們工作經(jīng)驗(yàn)和工作技巧的提高，為醫(yī)院的正常經(jīng)營和發(fā)展提供保障。

3.優(yōu)化健全醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作的制度

合理、有效的制度是解決醫(yī)院文書與文書檔案管理工作問題的基礎(chǔ)，因此我們必須健全、優(yōu)化醫(yī)院的辦公室文書與文書檔案管理的體制。一方面，醫(yī)院可以向其他優(yōu)秀的單位和行業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，將其有效的辦公室文書與文書檔案管理資料結(jié)合自己的實(shí)際情況進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，促進(jìn)醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理制度完善;另一方面，醫(yī)院要結(jié)合時(shí)代的發(fā)展變化情況，結(jié)合自己的實(shí)際進(jìn)行研究和分析，建立好醫(yī)院辦公室的文書和文書檔案管理制度，保障醫(yī)院的正常經(jīng)營和建設(shè)發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的辦公室和辦公室文書檔案管理對醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的作用，但是在實(shí)際的實(shí)施過程中還存在著一些問題，這就需要我們針對問題進(jìn)行分析和研究，找到有效的解決辦法，使醫(yī)院能夠正常地經(jīng)營與發(fā)展，為患者提供有力的保障。

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