鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的有效策略

孫 燕

(中鐵十八局第一工程有限公司，河北 保定 072750)

1 工程概況

某鐵建項(xiàng)目起點(diǎn)標(biāo)段為DK230+789.63～DK275+695.83，該項(xiàng)目線路總長(zhǎng)為44.906 km。工程中主要包含了1座站場(chǎng)旅客通道、4座框架涵、1座框架小橋、1座框架中橋、2座橋梁共計(jì)42.729 km、區(qū)間路基為0.627 59 km、內(nèi)黃站站場(chǎng)路基共計(jì)1.550 km。2座橋梁分別長(zhǎng)26.886 km及15.842 km，無(wú)砟道床為89.26 km，制架梁共計(jì)1 281孔，2處雙線箱梁制存梁場(chǎng)。由于該工程中所包含內(nèi)容較多，為了增強(qiáng)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收效果，本文將對(duì)鐵建項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作進(jìn)行分析探討。

2 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收流程

1)明確鐵建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)流程。

2)準(zhǔn)備好迎檢材料。參與匯報(bào)材料準(zhǔn)備的單位有建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位，不管是哪個(gè)單位所提供的材料，務(wù)必保證材料數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容全面。

3)明確現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收程序：①以充分了解項(xiàng)目實(shí)際概況為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理工作中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析；②驗(yàn)收工作的組長(zhǎng)負(fù)責(zé)安排具體的驗(yàn)收工作內(nèi)容；③驗(yàn)收組長(zhǎng)提出驗(yàn)收工作要求，成員討論具體分工。

4)對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查看，以便更好地掌握項(xiàng)目的管理、建設(shè)情況，對(duì)施工過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格控制。

5)案卷抽查。一般來(lái)說(shuō)案卷抽查數(shù)量方案有兩種。一種是少于等于100卷，另一種為大于100卷的。驗(yàn)收時(shí)依照項(xiàng)目的批復(fù)文件對(duì)施工過(guò)程中的各個(gè)階段進(jìn)行抽查。重點(diǎn)的抽查項(xiàng)目為主體工程形成的文件、質(zhì)量評(píng)定文件、隱蔽工程文件、重要的協(xié)議及合同等，并根據(jù)抽查結(jié)果來(lái)判定檔案是否規(guī)范、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。

3 鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案在驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

3.1 項(xiàng)目檔案工作組織管理問(wèn)題

國(guó)內(nèi)鐵建單位對(duì)于項(xiàng)目檔案管理普遍存在著不重視的現(xiàn)象，或者為了應(yīng)付相關(guān)部門的檢查，鐵建單位口頭上很重視，實(shí)施起來(lái)卻列在其他工作之后。特別是建設(shè)單位在簽訂合同或者協(xié)議中，沒(méi)有對(duì)檔案工作的開(kāi)展提出相應(yīng)的要求，或者合同文件中針對(duì)檔案管理工作的要求雖然比較詳細(xì)，但實(shí)施的時(shí)候并沒(méi)有嚴(yán)格遵守合同約定，使得檔案管理工作成為一紙空談。

3.2 項(xiàng)目檔案完整性問(wèn)題

項(xiàng)目檔案的完整性較差，具體表現(xiàn)為類目設(shè)置不合理；沒(méi)有設(shè)置設(shè)備檔案；沒(méi)有設(shè)置科研檔案類目；照片等特殊形式的檔案缺失；甚至有些部門根本沒(méi)有針對(duì)特殊形式的檔案立卷歸檔；沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告附件進(jìn)行歸檔；分項(xiàng)目工程的數(shù)量不全，部分工程資料明顯缺失。

3.3 項(xiàng)目檔案準(zhǔn)確性問(wèn)題

在對(duì)鐵建項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收的時(shí)候，準(zhǔn)確性較差一直是比較突出的問(wèn)題，另外還有些分項(xiàng)目文件資料沒(méi)有按照規(guī)定進(jìn)行簽字和蓋章[1]；質(zhì)量檢查、工程檢查以及驗(yàn)收檢查等標(biāo)識(shí)項(xiàng)為空白狀態(tài)；竣工時(shí)間和預(yù)期時(shí)間不統(tǒng)一、質(zhì)量驗(yàn)收記錄和竣工報(bào)告不統(tǒng)一等問(wèn)題。項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確性如果得不到切實(shí)的保證，那么就不能對(duì)工序施工的合規(guī)性提供證明，更無(wú)法為整個(gè)項(xiàng)目質(zhì)量提供保證。

3.4 項(xiàng)目檔案系統(tǒng)性問(wèn)題

項(xiàng)目檔案缺乏系統(tǒng)性，最為明顯的就是檢索工具編制問(wèn)題。

1)案卷撰寫規(guī)范性較差，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的編目存在嚴(yán)重的不準(zhǔn)確問(wèn)題。

2)針對(duì)檔案管理的情況統(tǒng)計(jì)不夠準(zhǔn)確和全面，甚至有很多單位針對(duì)項(xiàng)目檔案都沒(méi)有建立相應(yīng)的臺(tái)賬，針對(duì)項(xiàng)目檔案的數(shù)量、管理人員和管理機(jī)構(gòu)等也沒(méi)有進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)。

3)項(xiàng)目密級(jí)問(wèn)題，有些單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范理解的不夠透徹，沒(méi)有按照規(guī)定劃定密級(jí)，或者檔案定密后沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的解密方法，對(duì)沒(méi)有密級(jí)的文件隨意設(shè)置定密行為，使得后續(xù)的檔案管理工作難度大增，同時(shí)也給檔案應(yīng)用工作造成了阻礙。

3.5 項(xiàng)目檔案安全性問(wèn)題

部分項(xiàng)目建設(shè)單位內(nèi)部沒(méi)有設(shè)置專門的檔案管理庫(kù)房，或者已經(jīng)設(shè)置檔案管理庫(kù)房，庫(kù)房面積達(dá)不到檔案存放需求，管控措施不夠到位，檔案裝具沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的要求，檔案庫(kù)房、辦公用地和檔案閱覽室沒(méi)有相互獨(dú)立開(kāi)來(lái)。還有些建設(shè)單位，在管理檔案的時(shí)候沒(méi)有設(shè)置專門的庫(kù)房，項(xiàng)目檔案也分散保存在各個(gè)部門，針對(duì)分散的檔案沒(méi)有建立相應(yīng)的臺(tái)賬進(jìn)行管理，大大降低了項(xiàng)目檔案的安全性。

4 加強(qiáng)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的幾點(diǎn)建議

4.1 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提升管理水平

國(guó)家針對(duì)鐵路項(xiàng)目檔案管理工作下發(fā)了相應(yīng)的文件，文件明確規(guī)定了鐵建項(xiàng)目開(kāi)展中的各方責(zé)任，同時(shí)還提出必須加強(qiáng)檔案組織管理，及時(shí)建立項(xiàng)目檔案工作制度體系、文件材料控制體系以及檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系等，要求相關(guān)部門必須綜合考慮檔案項(xiàng)目管理工作的實(shí)際特點(diǎn)、工作技能要求、專業(yè)學(xué)歷等多方因素，配齊相應(yīng)的工作人員，完善檔案管理部門的結(jié)構(gòu)，同時(shí)提高檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，從企業(yè)內(nèi)部形成領(lǐng)導(dǎo)重視、制度完善、工作認(rèn)真的局面，確保檔案管理工作順利有序完成[2]。

4.2 重視收集，強(qiáng)化資源建設(shè)

作為和鐵建項(xiàng)目檔案管理工作相關(guān)的各類單位，必須嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，按照檔案歸檔范圍收集檔案，提高項(xiàng)目檔案文件資料的完整性。另外，為了提高鐵建項(xiàng)目檔案資料管理的有效性，將完整的項(xiàng)目檔案交付給檔案維管部門或者檔案使用部門，作為建設(shè)單位即使對(duì)檔案進(jìn)行了移交，也需要保留檔案案卷目錄，并且保存移交手續(xù)和清冊(cè)，切實(shí)提高鐵建項(xiàng)目檔案的完整性，方便通車運(yùn)營(yíng)后更好地對(duì)鐵建項(xiàng)目進(jìn)行維管，同時(shí)為鐵建項(xiàng)目后續(xù)的養(yǎng)護(hù)提供科學(xué)的依據(jù)。

4.3 充分發(fā)揮檔案考察的實(shí)效作用

正式開(kāi)工前需要進(jìn)行技術(shù)交底工作，通常來(lái)說(shuō)，技術(shù)文件材料的交底和技術(shù)交底工作同時(shí)進(jìn)行。作為建設(shè)單位不僅要制定各項(xiàng)規(guī)章制度，還要制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范，理清各個(gè)部門的工作職責(zé)，明確所有工作人員的工作任務(wù)，做好相關(guān)材料的收集，準(zhǔn)確填寫相應(yīng)的表格，特別是監(jiān)理單位必須擔(dān)負(fù)起檔案管理工作的審核職能，對(duì)所有的材料都必須進(jìn)行簽字和蓋章，保證材料文件的有效性，杜絕代簽、漏簽現(xiàn)象，將檔案最原始的依據(jù)作用充分發(fā)揮出來(lái)。

4.4 提高檔案管理規(guī)范化程度

建設(shè)單位應(yīng)該嚴(yán)格按行業(yè)要求對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行整理，檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮自身專業(yè)性，提前介入，嚴(yán)格進(jìn)行把關(guān)，并且為其提供專業(yè)的指導(dǎo)，進(jìn)一步提高檔案管理工作的水平。所有的文件必須按順序排序，所有的文件信息必須準(zhǔn)確分級(jí)，所有的檔案案卷題名必須清晰擬寫，只有這樣才能將檔案應(yīng)有的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。

4.5 加大投入，提高檔案安全性

首先建立并完善檔案管理制度，同時(shí)還要制定檔案借閱和檔案應(yīng)急預(yù)案制度，選擇專門的用房作為檔案管理庫(kù)房，檔案管理庫(kù)房、檔案閱覽室和辦公用地必須相互獨(dú)立，合理設(shè)計(jì)庫(kù)房面積，確保庫(kù)房面積可以滿足未來(lái)10年檔案數(shù)量增長(zhǎng)，檔案借閱制度如圖1所示。如果因?yàn)闂l件有限不能做到檔案管理庫(kù)房、檔案閱覽室和辦公用地相互分開(kāi)，檔案管理庫(kù)房和檔案借閱地點(diǎn)也要盡量隔離開(kāi)，提高檔案管理的安全性。加大人力和物力的投入，并且配置必要的設(shè)備，完善庫(kù)房方管控措施，定期對(duì)相應(yīng)的運(yùn)行設(shè)備進(jìn)行檢查，并且做好詳細(xì)的記錄，確實(shí)提高鐵建項(xiàng)目檔案資料的安全性。

圖1 檔案借閱制度流程

5 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在鐵建項(xiàng)目施工中檔案驗(yàn)收是非常重要的工作。項(xiàng)目檔案工作的建立和項(xiàng)目建設(shè)施工同時(shí)進(jìn)行，為了保證鐵建項(xiàng)目檔案資料的準(zhǔn)確性和全面性，建設(shè)施工單位應(yīng)該將檔案工作納入到日常管理工作中來(lái)，同時(shí)完善檔案管理人才結(jié)構(gòu)，明確工作人員責(zé)任，確保鐵建項(xiàng)目的檔案管理工作有序推進(jìn)和開(kāi)展。

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