檔案管理信息化發(fā)展途徑

劉亞

摘 要：文章研究以信息化在檔案管理的作用為主要內(nèi)容，探討在這個過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

在我國信息化發(fā)展過程中，電子政務所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發(fā)展奠定了基礎。但是也要看到，檔案管理信息化建設是一項綜合性較強的工作，這個過程是漫長而艱難的，而且需要不斷的創(chuàng)新。

1現(xiàn)階段我國檔案管理信息化發(fā)展中存在的問題

1.1檔案管理的安全意識對其創(chuàng)新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現(xiàn)化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發(fā)展之中，檔案管理事業(yè)則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發(fā)展?？梢钥吹綑n案管理雖然處于信息化發(fā)展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現(xiàn)檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創(chuàng)新與傳統(tǒng)檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統(tǒng)的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現(xiàn)這一目標的難度較大，這對我國現(xiàn)階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2目前在檔案信息化管理方面有待實現(xiàn)標準化和法治化

客觀的看待我國現(xiàn)階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現(xiàn)共享，究其原因主要集中在以下三個方面：①由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統(tǒng)一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規(guī)范化的體系，檔案管理處于分散狀態(tài)，不同部門在管理檔案時所執(zhí)行的政策是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。②從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內(nèi)容也各不相同，有不協(xié)調(diào)的情況存在。③我們所處的時代信息化技術飛速發(fā)展，而且處于動態(tài)變化之中，這對系統(tǒng)建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。

1.3檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰(zhàn)

電子政務建設正處于關鍵時期，從其內(nèi)容來看復雜性較高，具有鮮明的時代性。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務系統(tǒng)并非獨立存在，而是與國際互聯(lián)網(wǎng)接軌，功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統(tǒng)應用目標則是建立在政府專用的網(wǎng)絡之上，服務也只限于自身業(yè)務。而電子政務則以計算機網(wǎng)絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統(tǒng)是由多個系統(tǒng)共同組成的，檔案管理系統(tǒng)是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。由此可知電子政務是檔案管理信息系統(tǒng)的構建的基礎。與傳統(tǒng)檔案管理信息系統(tǒng)相比較后確定了檔案管理信息化系統(tǒng)建設的內(nèi)容，必須要處理好以下兩個方面的問題：①安全系統(tǒng)。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。②建立自動備份系統(tǒng)。為了避免出現(xiàn)信息丟失的情況，包括電子檔案在內(nèi)的所有檔案內(nèi)容都要備份，即使網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)故障，信息也不會丟失。

2加強檔案管理信息化建設的途徑

2.1加強檔案數(shù)字化資源建設

為了把高質(zhì)量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數(shù)字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實現(xiàn)電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數(shù)字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

2.2轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應用達到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強對相關工作人員的培訓，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務態(tài)度，構建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應變能力，形成主動服務的意識。要認識到我們處于信息技術迅速發(fā)展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價值的信息內(nèi)容提供給社會。還要注意的是企業(yè)在進行檔案信息化管理建設時，要把電子軟件應用于其中，對信息內(nèi)容進行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強檔案管理的安全性和使用的有效性。

2.3根據(jù)檔案館職能的變化進行機構改革

由于社會的發(fā)展，檔案館的職能也隨之處于動態(tài)變化之中，很多環(huán)節(jié)需要調(diào)整和更新，這對管理人員提出更高的要求，要順應時代的變化和要求，對機構設置進行調(diào)整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機構管理等服務。在部門機構創(chuàng)新改革過程中，要處理好人員調(diào)整的問題，創(chuàng)造出功能更加完善的工作平臺，使檔案管理工作人員能夠利用平臺為社會公眾提供高質(zhì)量的服務。綜上所述，關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發(fā)揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發(fā)展進步，對檔案信息資源領域的開發(fā)具有積極的帶動作用，從發(fā)展的角度來看，即檔案信息要發(fā)揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現(xiàn)此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數(shù)字化的發(fā)展之路。