人力資源視閾下的縣級公共圖書館人事檔案管理

張政

摘 要：縣級的公共圖書館如果想要更好的履行職能，離不開專業(yè)人才的支持，對這些專業(yè)人才的人事檔案加強管理，有助于激勵縣級圖書館專業(yè)人才、提高縣級圖書館人力資源管理工作的效率，使縣級公共圖書館更好的去服務(wù)社會。

關(guān)鍵詞：縣級公共圖書館;專業(yè)人才;人事檔案管理;人力資源管理

中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳在《關(guān)于加快構(gòu)建現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的意見》中提出，縣級圖書館是我國公共圖書館系統(tǒng)的重要組成部分，連接著城鄉(xiāng)公共文化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，[1]有著承上啟下的關(guān)鍵作用。因此，加強縣級公共圖書館的建設(shè)與管理尤為重要。合理的人力資源配置是增強縣級公共圖書館實力的重要標(biāo)準(zhǔn)，圖書館開展人力資源管理工作離不開人事檔案管理的支持，怎么把加強人事檔案管理利用起來去輔助人力資源管理工作中的各種職能，值得我們?nèi)ド钊胨伎肌?/p>

1 公共圖書館人力資源管理和人事檔案管理

1.1 公共圖書館人力資源管理理念

對于公共圖書館的人力資源管理和傳統(tǒng)人力資源管理來說，他們的管理理念并不一樣。我們常把人事管理理解為各類企業(yè)的行政工作，具體的工作理念是根據(jù)工作的需要，通過人事組織的程序進行調(diào)配，更加注重管理各種人員，員工基本上是單方向的被動服從。而對于公共圖書館的人力資源管理來說，是對各種稀缺資源進行統(tǒng)籌配置，講究用人。在聘用合同完成后，公共圖書館就可以進行雙向的選擇，員工和管理員具有同樣的選擇權(quán)。[2]人力資源管理和人事組織部門在具體運作中可能會有聯(lián)系，但并非僅僅是組織程序上的調(diào)配。

1.2 公共圖書館人事檔案管理的具體作用

1）人事檔案管理中可以提供管理信息數(shù)據(jù)支持人力資源管理的工作。對人事檔案中員工的所有信息數(shù)據(jù)進行查閱，公共圖書館的相關(guān)管理層可以一定程度上了解圖書館員的相關(guān)情況，決定員工適不適合現(xiàn)在的位置，所以人事檔案為圖書館的人力資源管理提供了有效的信息，這樣可以減少圖書館人力資源管理的一些步驟，提高人力管理工作的效率。根據(jù)人事檔案的分析可以對館員進行相應(yīng)位置的安排，使館員能夠盡情發(fā)揮自己的特長，這樣就縮小流失人才的可能性。2）人事檔案管理能充分支持人力資源管理工作的合理配置。公共圖書館合理、有效地管理人事檔案就可以促進公共圖書館各部門間的信息共享，從而解決了信息不流通的情況，在一定程度上促進了信息的時效性，讓信息在各個部門，各個組織之間以及每個館員之間實現(xiàn)合理的流動，從而避免埋沒人才的情況出現(xiàn)，并且為圖書館的發(fā)展合理的配置人力資源。3）人事檔案管理可以在一定程度上幫助圖書館進行相關(guān)的決策。公共圖書館可以通過對人事檔案的相關(guān)資料進行分析，從而能夠在一定程度上對圖書館的人才需求情況進行探討，以發(fā)現(xiàn)圖書館究竟需要什么樣的人才，隨后就通過制定人力資源計劃等方式來對人才需求做出決策，這樣就能讓圖書館掌握一個真實的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確的預(yù)測企業(yè)人力資源的真正需求。

2 縣級圖書館人事檔案管理理論

2.1 縣級圖書館人事檔案管理的概念

人事檔案是我國各級各類國家機關(guān)、社會團體和企事業(yè)單位在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。[3]縣級公共圖書館人事檔案是一些反映員工個人情況的數(shù)據(jù)，不僅僅是個人用來評職稱、升職的文字材料證明，還是圖書館如何去使用各類人才的信息資源。而縣級公共圖書館人事檔案是縣級公共圖書館員工的工作生活、學(xué)術(shù)能力、專業(yè)技能以及獎懲情況的具體反映，是圖書館人力資源管理的重要部分。

2.2 縣級圖書館人事檔案管理工作的意義

人事檔案是圖書館人才發(fā)展成長至今的詳實材料，是圖書館的人才在職期間各種工作經(jīng)歷的直接證明，也是干部選拔任用人才的主要依據(jù)，具有重要的作用，必須加強管理。當(dāng)前情況下的縣級公共圖書館，人員構(gòu)成具有多樣化的特征，存在著正式館員、勞務(wù)派遣員工以及圖書館志愿者等等。人事檔案的建立，可以凸顯縣級圖書館對工作人員各方面素質(zhì)的重視，引導(dǎo)職工對個人職業(yè)生涯進行合理規(guī)劃，為單位人力資源建設(shè)如崗位設(shè)置、職責(zé)設(shè)定、館員激勵制度的制定提供有效的事實依據(jù)[4]。

3 縣級圖書館存在的問題以及加強人事檔案管理

近年來，縣級公共圖書館在對人事檔案進行管理時，存在著人事檔案管理體制不健全、缺少檔案管理專職人才、管理手段陳舊、人事檔案信息化管理程度低、缺乏規(guī)范管理、準(zhǔn)確性和完整性缺乏保障等很多問題，針對這些問題，本文提出了如下措施。

3.1 建立健全人事檔案管理體制

要形成縣級圖書館人事檔案管理的新體制?？h級公共圖書館事業(yè)編制人員的人事檔案應(yīng)協(xié)調(diào)下放至圖書館本單位進行統(tǒng)一的管理，以避免用人單位需要卻接觸不到檔案等問題發(fā)生;編外用工人員的檔案可以由人事交流中心或勞務(wù)派遣單位進行人事代理，同時，在館內(nèi)建立個人檔案由員工本人填寫個人信息并且收集員工在管內(nèi)的榮譽、懲罰等等，志愿者或者其他學(xué)生群體在館內(nèi)進行長期工作的也應(yīng)該建立簡單的個人檔案，用來作為榮譽獎勵評比、過失懲罰等決定的文字支持。

3.2 設(shè)置專職的人事檔案管理人員

縣級圖書館人事檔案工作人員，不僅要有較扎實的圖書管理知識，而且要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案學(xué)、人力資源管理等專業(yè)理論知識。對于多數(shù)用行政人員兼職檔案管理的人來說，是無法拿出很多時間去對這些專業(yè)知識深入學(xué)習(xí)的，這就需要專職的人事檔案管理人員，才可以在新的形勢下適應(yīng)縣級公共圖書館的改革和發(fā)展。

3.3 大力開展人事檔案信息化建設(shè)

縣級公共圖書館要順應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢，在圖書館的整體信息化管理中把人事檔案信息化管理作為基礎(chǔ)性的工作去對待，檔案管理工作人員可以對檔案信息進行準(zhǔn)確的分析整理，對有問題的人員檔案進行及時補充或修改，并做到及時的更新。同時要建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案資料進行有效整合，提高人事檔案數(shù)據(jù)的利用效率。

3.4 規(guī)范人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細則

要規(guī)范人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和細則，掌握人事檔案管理工作的特性、規(guī)律，對人事檔案的全部材料要準(zhǔn)確無誤的收集，并且及時整理和存檔。對收集的人事檔案資料認真檢查，手續(xù)缺少和內(nèi)容不全的檔案及時補充，另外，要對新增人員的檔案材料加強審查，在人事辦理時候督促個人補齊材料漏缺，總之，積極推進檔案規(guī)范化建設(shè)是縣級公共圖書館必不可少的工作。

4 結(jié)語

人事檔案記錄了縣級公共圖書館每一位員工的工作個人信息，對其從參加工作開始到今天的所有經(jīng)歷進行了記錄，是縣級公共圖書館對人力資源進行合理配置時不可替代的支撐材料，不論人才選拔還是人才培養(yǎng)都離不開人事檔案工作的參與，因此，縣級公共圖書館在開展人力資源管理工作時，要建立健全人事檔案管理體制、設(shè)置專職人事檔案管理人員、大力開展人事檔案信息化建設(shè)和規(guī)范人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)細則，根據(jù)本圖書館現(xiàn)實需求進行人事檔案管理，支持人力資源管理工作的最大限度發(fā)揮，從而更好的服務(wù)社會。

參考文獻

[1]郝曉霞.新形式下縣級圖書館如何服務(wù)社會的幾點思考[J].科技風(fēng)，2016（09）：104.

[2]夏建華.公共圖書館人力資源管理探討[J].改革與開放，2013（21）：90-91.

[3]王文英.地市級公共圖書館人事檔案管理[J].檔案管理，2010（04）：67-68.

[4]唐靜.淺談圖書館人事檔案工作[J].中國西部科技，2010，（1）：76.