淺談檔案管理“雙套制”

摘 要：“雙套制”是在檔案信息化時(shí)代紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理的方案，這一方案整合了紙質(zhì)檔案電子檔案各自的優(yōu)勢，規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端，同時(shí)也完善了部分電子檔案管理所存在的缺陷。本文就此管理模式進(jìn)行研究，將其與過去檔案管理模式相比較，探索其中的進(jìn)步部分，并提出相應(yīng)措施以推動此模式的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;雙套制

在信息爆炸的時(shí)代，各類資源電子化已成為不可逆的趨勢，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案自然也不可避免。紙質(zhì)檔案由于其天然缺陷，使得長久的保存工作耗費(fèi)大量人力物力，極其不便，而電子化的出現(xiàn)則為此缺陷提供了可替代的方案。然而，盡管檔案電子化極大程度提升了檔案工作的效率，節(jié)約了資源，但一味地將工作付與電子化也不可取，檔案電子化固然有其優(yōu)勢，其中存在的不足也是需要注意的。有鑒于此，紙質(zhì)檔案電子檔案雙套制管理模式便應(yīng)運(yùn)而生，帶來了一種切實(shí)可行的方法，為檔案工作提供助益。

1 “雙套制”的天然優(yōu)勢

1.1 單套制的缺陷

長久以來，人類社會各種檔案都是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存，其后續(xù)各項(xiàng)工作也在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。檔案保存著人類社會各式各樣的信息，對社會的種種工作有著重要的意義，整理保存好檔案是必要的。但是，由于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介存在天然缺陷，比如易遭蟲類噬咬、容易受潮腐朽，而一旦遭受火災(zāi)，就會造成不可挽救的損失。因此，紙質(zhì)檔案的保存極其容易受到天災(zāi)人禍的威脅，這就給紙質(zhì)文檔保存工作帶來了極大的困擾。但隨著人類文明的進(jìn)步，科技水平的的提高，新的檔案載體——電子檔案，逐漸成為檔案工作者的助力。不同于紙質(zhì)檔案，電子檔案以其便捷易保存而行于世，大大提高了檔案工作者的效率，同時(shí)也節(jié)約了過去需要耗費(fèi)的大量用于檢查保存檔案的資源，使得檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的紀(jì)元。然而，電子檔案并非完美無缺，能一勞永逸的解決所有問題。相對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案確實(shí)更為安全，但以目前的技術(shù)，仍然不能保證對存儲設(shè)備、放置環(huán)境要求較高的電子檔案萬無一失，電子檔案同樣會受到威脅，從而造成文件的丟失、變質(zhì)或者毀壞，這也是需要注意的。

1.2 “雙套制”的優(yōu)勢

傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介以及新興電子媒介都存在缺陷，為了充分利用現(xiàn)有的技術(shù)，提升檔案的保護(hù)保存以及利用效率，將紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合利用是目前來說最為可行的方法，也就是所稱的紙質(zhì)檔案電子檔案“雙套制”管理。隨著信息化的不斷發(fā)展，社會對信息的要求也不斷提高，這表現(xiàn)在對信息的時(shí)效性、需求量以及系統(tǒng)性等方面。因此，檔案的數(shù)量日漸增加，規(guī)模日漸龐大，這就給檔案的存儲及處理帶來了極高的要求，漸漸超出工作人員的負(fù)荷。而檔案的雙套制管理可為這些情況提供諸多便宜，其中，電子化的檔案為脆弱的紙質(zhì)檔案加上了一道保障，同時(shí)，也使得信息的傳遞交流更加迅捷，使其時(shí)效性得到保證;但由于電子檔案并未普遍受到法律承認(rèn)，紙質(zhì)檔案的法律地位以及其他獨(dú)有的文化價(jià)值，保證其依舊有存在和被保護(hù)的需要，因此，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存狀態(tài)的檔案雙套制管理結(jié)合了二者的優(yōu)勢，互為補(bǔ)充，是目前檔案管理的最優(yōu)解。

2 “雙套制”實(shí)施方法

2.1 “雙套制”下的分類及存儲方法

檔案種類數(shù)量繁多，在信息化時(shí)代，檔案管理人員要想妥善處理兩種不同載體下的文件，不是一件輕易的事情。為了避免管理不當(dāng)造成的檔案信息紊亂或遺失，檔案管理人員有必要立足于紙質(zhì)電子文檔管理雙套制下建立全新的適宜的文件分類及存儲制度，以滿足當(dāng)下對檔案管理的要求。規(guī)則的制定要結(jié)合實(shí)際，對紙質(zhì)電子檔案的歸類要做到合理，對舊有的制度可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕梃b，這樣一來，新的規(guī)則才容易實(shí)施并取得成效。比如，對于相同內(nèi)容的紙質(zhì)和電子檔案，可以標(biāo)注相同的檢索信息，但分辨其載體，進(jìn)行統(tǒng)一錄入保管，在需要時(shí)進(jìn)行檢索，面對一般的需求，優(yōu)先使用電子檔案，這樣一是提高了資源的利用效率，二是減少了對紙質(zhì)檔案的破壞，充分發(fā)揮了檔案管理雙套制的優(yōu)勢。對于二者的存儲來說，應(yīng)當(dāng)考慮二者的差異性，再進(jìn)行相應(yīng)的處理。紙質(zhì)文檔的存儲可以照以前的方式進(jìn)行，而對于電子檔案，管理人員需要注意到特殊的電子設(shè)備存儲方式，要定時(shí)定期進(jìn)行維護(hù)備份，電子檔案的保存雖然較之紙質(zhì)檔案更為輕松，但也不可缺少日常的維護(hù)。

2.2 “雙套制”下的相互轉(zhuǎn)化

紙質(zhì)檔案信息化是信息化時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，其安全性是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案最重要的因素。一是要保證電子檔案的質(zhì)量，轉(zhuǎn)換為電子檔案后不會影響到其可閱讀性和可辨識性，否則，電子化檔案將無作用可言;二是要在轉(zhuǎn)換過程中及轉(zhuǎn)換之后加強(qiáng)對原有紙質(zhì)檔案的保護(hù)，不可因電子化就忽視紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案有其固有的價(jià)值，例如文化價(jià)值，歷史價(jià)值，這是電子化無法替代與彌補(bǔ)的。盡管將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案是趨勢所在，但是這并不意味著所有的紙質(zhì)檔案都要轉(zhuǎn)換為電子檔案，對于一些使用率低下的檔案來說，將其維持現(xiàn)狀即可，不必進(jìn)行過多干預(yù);而對于那些具有重要價(jià)值的、需要搶救的檔案，則需要盡快將其數(shù)字化保存。除此之外，準(zhǔn)備被長期永久保存的電子檔案同樣有必要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)檔案，這是根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中：“具有長期或永久保存價(jià)值的文本及圖形電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件必須制成紙質(zhì)件或縮微品等?！边@一要求而提出的。所以，紙質(zhì)電子兩類文件的相互轉(zhuǎn)化工作對檔案的保存及利用有重要意義。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)，形成長效機(jī)制

與過去的檔案管理工作相比，基于紙質(zhì)電子雙套制管理下的檔案管理工作會有更大的難度，這給檔案管理工作人員帶來了新的挑戰(zhàn)。管理人員需要學(xué)習(xí)新的職業(yè)技能，盡快熟悉不同于紙質(zhì)檔案處理的電子檔案處理方式，以具備同時(shí)處理紙質(zhì)電子檔案的能力，適應(yīng)信息化時(shí)代檔案處理的要求。對檔案管理人員來說，首先需要主動進(jìn)行思想理念的轉(zhuǎn)變，積極面對新生事物，通過不斷地了解，從而逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化及信息化;其次，加強(qiáng)對于電子化檔案管理的學(xué)習(xí)，熟練掌握電子化操作的技能，例如對于數(shù)字化信息的制作使用以及管理維護(hù);最后，通過大量實(shí)踐操作，總結(jié)規(guī)律，形成一套熟練的完整的數(shù)字信息管理流程，從而以新技術(shù)推動紙質(zhì)電子檔案綜合管理的發(fā)展。對于相關(guān)部門來說，有必要對其從業(yè)人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，新技能的掌握，離不開專業(yè)人員的教育，通過一定的專業(yè)培訓(xùn)，可以將信息化技術(shù)宣傳普及，令相關(guān)從業(yè)人員成為合格的雙套制檔案管理模式下的工作者。同時(shí)，相關(guān)部門可以建立考核制度，用以督促檔案管理人員進(jìn)行新技術(shù)的學(xué)習(xí)，推動管理人員的專業(yè)化發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代，為了紙質(zhì)檔案電子檔案綜合管理的發(fā)展，業(yè)內(nèi)人士提出了紙質(zhì)電子檔案雙套制的管理方案，這一方案在當(dāng)下無疑是適宜這個(gè)時(shí)代的。盡管這一模式也存在著一些不足或者局限，比如為了將檔案電子化加大了人力物力的投入，加重了相關(guān)從業(yè)人員的負(fù)擔(dān)，但是，從大局上著眼，檔案雙套制管理依舊是具有一定的效率以及便捷性的，為檔案的保存也起到了相當(dāng)大的作用。所以，以現(xiàn)在的技術(shù)和思維限制，紙質(zhì)電子檔案雙套制管理模式是眼下最為合適的一個(gè)解決方案。

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作者簡介

陳淑新，淄博市太河水庫管理局辦公室主任、館員。