人力資源檔案信息化建設(shè)研究

摘 要：推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)是人力資源檔案高效、統(tǒng)一管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是人力資源開(kāi)發(fā)、發(fā)揮人力資源價(jià)值的必然要求。本文在分析了人力資源檔案信息化建設(shè)意義及原則的基礎(chǔ)上，提出了人力資源信息化建設(shè)的對(duì)策建議，對(duì)提升人力資源檔案信息化建設(shè)水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案;檔案信息化;信息化建設(shè)

人力資源是指在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各個(gè)地區(qū)、行業(yè)具有勞動(dòng)能力、創(chuàng)造價(jià)值行為的人口資源總稱。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，人力資源管理部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)和專門(mén)的人力資源檔案管理系統(tǒng)，對(duì)人力資源檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。推進(jìn)人力資源檔案信息化建設(shè)是人力資源檔案高效、統(tǒng)一管理的現(xiàn)實(shí)需要，也是人力資源開(kāi)發(fā)、發(fā)揮人力資源價(jià)值的必然要求。因此，加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)具有積極的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的社會(huì)價(jià)值。

1 人力資源檔案信息化建設(shè)意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)、信息技術(shù)的發(fā)展，以及人力資源檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)是做好人力資源評(píng)價(jià)、實(shí)現(xiàn)信息資源共享、保護(hù)人力資源檔案原件和提升檔案管理水平的現(xiàn)實(shí)需要。

1）做好人力資源評(píng)價(jià)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人力資源評(píng)價(jià)的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、方式都發(fā)生了深刻地變化，傳統(tǒng)的由用人單位及其人力資源管理部門(mén)的人力資源評(píng)價(jià)模式效率低下，且不夠全面。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)人力資源檔案信息化建設(shè)，建立人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高效的數(shù)據(jù)計(jì)算、綜合分析和信息傳輸?shù)?，為用人單位人才評(píng)價(jià)、選聘、任用等提供現(xiàn)實(shí)參考。

2）實(shí)現(xiàn)信息資源共享。人力資源檔案信息化，是利用計(jì)算機(jī)及技術(shù)應(yīng)用為載體，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息共享。傳統(tǒng)人力資源檔案紙質(zhì)、人工管理模式下，人力資源檔案信息受到了時(shí)空、地域的限制，信息資源共享性較差。利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的數(shù)據(jù)信息共享。

3）有效保護(hù)檔案原件。人力資源檔案包括了人力資源評(píng)價(jià)、使用等內(nèi)容，是人力資源招錄、調(diào)整的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，實(shí)際應(yīng)用較為頻繁。通過(guò)人力資源檔案信息化管理，查閱、借調(diào)、統(tǒng)計(jì)等不需要查閱相關(guān)的紙質(zhì)檔案原件，此外，“單軌制”的實(shí)行，也極大地提升了人力資源檔案信息化水平，有效保存了人力資源檔案原件，確保人力資源檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。

4）提高檔案管理水平。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在人力資源檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，通過(guò)人力資源檔案信息化建設(shè)，能夠有效降低人力、物力的投入，避免后期重復(fù)管理，提升人力資源信息借閱、查詢、利用的效率。此外，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，能夠顯著提升人力資源檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化水平。

2 人力資源檔案信息化建設(shè)原則

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及人力資源檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)迫在眉睫，要立足人力資源檔案管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，注重人力資源檔案信息化技術(shù)的應(yīng)用，立足當(dāng)前，適度超前的思想，堅(jiān)持如下原則：

1）立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)兼顧。無(wú)論是人力資源檔案管理的內(nèi)容，還是信息化管理的手段都在不斷的發(fā)展變化之中。加強(qiáng)人力資源檔案信息化建設(shè)要始終堅(jiān)持立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)兼顧的原則。既要立足當(dāng)前的現(xiàn)實(shí)需要，保障用人單位對(duì)人才管理及評(píng)價(jià)時(shí)，發(fā)揮出人力資源價(jià)值;也要兼顧長(zhǎng)遠(yuǎn)，為人力資源檔案信息化建設(shè)預(yù)留發(fā)展空間，如數(shù)據(jù)庫(kù)中要預(yù)留板塊，或信息管理中心預(yù)留相關(guān)功能，以滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)人力資源檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

2）實(shí)體積累，信息集成并重。人力資源檔案管理既要注重實(shí)體檔案資料的日積月累，也要發(fā)揮大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的應(yīng)用，兼顧人力資源檔案信息的集成，提升人力資源檔案管理效率。具體來(lái)說(shuō)，就是要在做好人力資源實(shí)體檔案管理的基礎(chǔ)上，更加注重人力資源檔案信息采集、分類(lèi)、整理，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的高度集成，利用人力資源檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息的全面采集和管理，確保實(shí)體檔案與檔案信息集成的一致性、全面性和完整性。

3）技術(shù)應(yīng)用，強(qiáng)化管理結(jié)合。人力資源檔案信息化建設(shè)是借助現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案信息進(jìn)行編碼處理，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化查閱，統(tǒng)籌做好人力資源實(shí)體檔案內(nèi)容、內(nèi)在關(guān)系，提升人力資源檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此，注重人力資源檔案信息化技術(shù)應(yīng)用的同時(shí)，要根據(jù)技術(shù)指標(biāo)、內(nèi)容特點(diǎn)和安全要求，統(tǒng)籌做好人力資源檔案信息化管理，不斷提升人力資源檔案信息化管理水平，為人力資源價(jià)值的發(fā)揮提供有力支持和保障。

3 人力資源檔案信息化建設(shè)對(duì)策

1）建立信息管理系統(tǒng)。人力資源檔案信息化建設(shè)的載體或落腳點(diǎn)是要積極構(gòu)建適應(yīng)新形勢(shì)下人力資源管理現(xiàn)實(shí)需要的、符合企事業(yè)單位或部門(mén)需要的人事檔案信息管理系統(tǒng)。要做好系統(tǒng)功能的設(shè)置和權(quán)限分配。如，人力資源檔案管理信息系統(tǒng)配置應(yīng)包括：個(gè)人管理界面、人員信息導(dǎo)入、崗位管理、年度考核情況等，然后將館藏的人力資源檔案進(jìn)行數(shù)字化采集，將現(xiàn)有人力資源檔案信息錄入至數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期做好信息管理系統(tǒng)升級(jí)。

2）完善信息系統(tǒng)條目。針對(duì)人力資源管理的現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，通常，人力資源檔案管理信息系統(tǒng)所包含的條目包括：人員基本信息管理、員工檔案維護(hù)、工作履歷信息管理、證書(shū)及獎(jiǎng)懲記錄管理等等?？傊?，信息系統(tǒng)中的條目設(shè)置要與人力資源管理的現(xiàn)實(shí)相匹配，確保信息系統(tǒng)功能的完善和實(shí)際應(yīng)用。如，以基本信息為例，應(yīng)包括個(gè)人姓名、年齡、性別、學(xué)歷、職稱、政治面貌、入職時(shí)間、離職緣由等等。

3）加大信息技術(shù)投入。人力資源檔案信息化建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)、人力資源檔案管理軟件等軟硬件支持和保障。因此，要加大人力資源檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性投入，根據(jù)人力資源檔案信息化建設(shè)和管理的現(xiàn)實(shí)需要，添置計(jì)算機(jī)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)，以及專門(mén)的人力資源檔案管理軟件。此外，要加大人力資源檔案信息化建設(shè)人才支持和保障，通過(guò)招聘等形式，增加人力檔案管理人員，并做好從業(yè)人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，不斷提升從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)素能。通過(guò)人、財(cái)、物的持續(xù)投入，夯實(shí)人力資源檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)。

4）保障信息資源安全。人力資源檔案中涉及諸多個(gè)人隱私，以及涉密類(lèi)檔案，因此，做好人力資源檔案信息安全，提升人力資源檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，事關(guān)人力資源檔案信息化建設(shè)進(jìn)程及保障后期應(yīng)用效果的關(guān)鍵。因此，要積極采用數(shù)據(jù)備份、密鑰、登錄身份認(rèn)證、升級(jí)軟件系統(tǒng)，定期采用正版“殺毒”軟件進(jìn)行系統(tǒng)檢測(cè)等，防止人力資源檔案信息安全。此外，要根據(jù)人力資源檔案管理現(xiàn)狀，出臺(tái)企事業(yè)單位《人力資源檔案信息化安全保密規(guī)定》等制度，加強(qiáng)人力資源檔案安全管理。

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作者簡(jiǎn)介

劉紅（1981-），女，湖南寧鄉(xiāng)人，本科，研究方向：房產(chǎn)部門(mén)財(cái)務(wù)檔案管理。