企業(yè)檔案收集歸檔工作分析

陶亞梅

摘 要：檔案是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的重要資料，因此，必須要做好檔案的收集與歸檔工作，以充分發(fā)揮出檔案資料的實(shí)際價(jià)值，以求為企業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航。檔案資料收集與歸檔是檔案工作實(shí)施的重要基礎(chǔ)和起點(diǎn)，其是優(yōu)化與豐富檔案典藏系統(tǒng)的重要途徑，且檔案收集歸檔的質(zhì)量會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行效率產(chǎn)生很大的影響。對(duì)此，本文就企業(yè)檔案收集歸檔工作展開(kāi)了相關(guān)的分析與研究。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;收集;歸檔

如今，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力變得愈發(fā)激烈，致使企業(yè)間的實(shí)際競(jìng)爭(zhēng)程度逐步加劇，因此，應(yīng)不斷提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而讓企業(yè)在整個(gè)市場(chǎng)環(huán)境獲取一定的市場(chǎng)份額。對(duì)于企業(yè)而言，開(kāi)展日常的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)工作會(huì)需要大量的檔案資料，因此，必須實(shí)現(xiàn)檔案工作的高效性，從而推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在整理檔案時(shí)，檔案收集工作是開(kāi)展檔案工作的重要前提，是確保信息資源的重要途徑。因此，在檔案管理過(guò)程中，工作人員需要重視檔案收集工作，不斷豐富檔案信息的多元化，充分凸顯檔案管理的基本特色，可為企業(yè)經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)提供重要的保證。

1 企業(yè)檔案收集歸檔工作實(shí)施的重要性

檔案收集與歸檔是企業(yè)積累與貯存檔案信息的關(guān)鍵工作，其是檔案業(yè)務(wù)實(shí)施的重要前提，且收集與歸檔工作的實(shí)施質(zhì)量直接影響著檔案工作效率，也會(huì)對(duì)檔案的利用情況產(chǎn)生影響[1]。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案資料的收集與歸檔，確保各項(xiàng)資料保持完整，能夠充分反映出企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)與歷史面貌，進(jìn)而從源頭上把控好檔案質(zhì)量，以實(shí)現(xiàn)最終的檔案管理目標(biāo)。檔案的收集與歸檔是推進(jìn)檔案集中化與統(tǒng)一化管理的重要措施，是推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，科學(xué)而合理的開(kāi)展檔案收集歸檔工作，能大大提高檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量，從而形成統(tǒng)一而系統(tǒng)化的檔案資料保管基地，以求發(fā)揮出檔案資料的實(shí)際作用。收集歸檔是保證檔案精準(zhǔn)度、完整度、安全性與系統(tǒng)性的重要條件，這和企業(yè)資源的合理化利用具有直接性的關(guān)系。檔案信息的實(shí)際存儲(chǔ)能力以及室藏量的不斷優(yōu)化，可從不同層面滿足檔案使用者的基本需求。只有確保歸檔文件材料的精準(zhǔn)性、齊全性與完整度，才能提高檔案資料的實(shí)際質(zhì)量，可為檔案信息資源利用與開(kāi)發(fā)提供良好基礎(chǔ)，以求為企業(yè)發(fā)展建設(shè)與相關(guān)的工作服務(wù)提供重要保障[2]。

2 企業(yè)檔案收集歸檔工作的實(shí)施現(xiàn)狀

目前，檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)程中的核心內(nèi)容，其對(duì)于企業(yè)發(fā)展而言意義重大，然而，諸多企業(yè)在檔案收集歸檔方面還存在著諸多的不足，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：

1）歸檔門(mén)類(lèi)不夠齊全。伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，生產(chǎn)技術(shù)也在逐步提高，使得生產(chǎn)工藝也實(shí)現(xiàn)不斷的創(chuàng)新。檔案管理部門(mén)對(duì)于企業(yè)而言非常重要，因此，在檔案信息內(nèi)容層面需要不斷的革新和創(chuàng)新。然而目前，諸多企業(yè)在檔案管理層面還不是很完善，歸檔類(lèi)別也相對(duì)單一，僅僅單純的收集科技檔案與文書(shū)檔案，其他類(lèi)型的檔案相對(duì)較少。而檔案收集則相對(duì)落后，關(guān)于先進(jìn)的檔案載體應(yīng)用的不是很多，創(chuàng)新度不夠，無(wú)法更好的讓企業(yè)利用檔案資料。

2）歸檔文件不完整。檔案管理人員需要對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的各類(lèi)文件實(shí)施收集與整理，主要是為后續(xù)工作的開(kāi)展提供重要的參考。然而，由于一些企業(yè)不能及時(shí)收集文件信息，導(dǎo)致檔案資料嚴(yán)重缺失，對(duì)竣工決算文件、招投標(biāo)文件以及合同文件等的收集不是很齊全，會(huì)對(duì)后續(xù)工作實(shí)施產(chǎn)生不利的影響。

3）檔案資料的收集范圍比較窄。除了要收集正常范圍內(nèi)的檔案資料意外，需要對(duì)以下幾種類(lèi)型的檔案資料：（1）實(shí)物檔案資料的收集，即錦旗、字畫(huà)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、題詞等等[3];（2）印章檔案資料的收集，即作廢印章需要進(jìn)行歸檔處理;（3）電子檔案信息的收集，即光盤(pán)檔案，在歸檔時(shí)，要在移交紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上移交一定的電子文件;（4）注重對(duì)照片檔案的合理化收集，例如，記錄該單位的工作成果照片與職能活動(dòng)。

4）科技檔案收集不夠齊全?？萍紮n案收集對(duì)檔案資料信息的利用率具有重要意義，其可為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供一定的參考依據(jù)。然而，企業(yè)的科技人員、管理人員未意識(shí)到科技檔案的重要價(jià)值，對(duì)于崗位已然完成的檔案資料不愿交到檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致檔案資料嚴(yán)重流失，當(dāng)急需檔案資料時(shí)卻查不到，會(huì)影響工作的高效開(kāi)展。

3 企業(yè)檔案收集歸檔工作的實(shí)施措施

2013年，國(guó)家檔案局頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)10號(hào)令），充分了解了文件材料就是指企業(yè)在設(shè)計(jì)、研發(fā)、服務(wù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與管理過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)資料與記錄，還要提示其外延的廣泛度。先是企業(yè)活動(dòng)過(guò)程的不斷外延，也就是檔案資料來(lái)源于各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程;而后是檔案材料內(nèi)容的外延，主要包括文書(shū)、生產(chǎn)、專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)、科技與管理等內(nèi)容的有效記錄;最后，載體的外延。

1）完善歸檔制度。完善與健全歸檔制度是做好檔案信息收集工作的基本前提，也是保證檔案資料完整、齊全的基本前提。歸檔制度主要表現(xiàn)為三個(gè)層面，即歸檔范圍、歸檔時(shí)間與歸檔要求。歸檔時(shí)，需要注意的是：（1）歸檔范圍應(yīng)完整而明確，避免出現(xiàn)檔案資料漏收與少收的現(xiàn)象，確保歸檔范圍完整就是要求立檔單位所設(shè)立的各門(mén)類(lèi)檔案均納入檔案收集范圍之內(nèi)，實(shí)現(xiàn)全部收集，確保信息完整無(wú)缺。（2）重視文件管理。為了避免檔案資料的逐步散失，需要制定更為完善的公文登記機(jī)制，主要是從上級(jí)部門(mén)下發(fā)至每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案資料，要求文書(shū)部門(mén)進(jìn)行登記，明確各部門(mén)需要?dú)w檔文件的類(lèi)型，以上相關(guān)內(nèi)容檔案管理部門(mén)必須要了如指掌。（3）檔案部門(mén)應(yīng)與其他部門(mén)進(jìn)行密切的聯(lián)系，各部門(mén)間做到互相配合，保證歸檔材料的完整度、精確性與齊全性。

2）加大對(duì)檔案收集與歸檔的監(jiān)管力度。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)做到主動(dòng)收集檔案，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)接受檔案的模式，以形成收集各類(lèi)檔案資料的思維習(xí)慣，要思考怎樣圍繞著企業(yè)開(kāi)展相關(guān)的收集與歸檔工作，全面了解與把握每個(gè)部門(mén)的活動(dòng)情況與業(yè)務(wù)部署，全面把握檔案資料的基本特點(diǎn)與形成規(guī)律，強(qiáng)調(diào)和各業(yè)務(wù)部門(mén)間的有效協(xié)調(diào)和溝通。檔案管理人員應(yīng)在實(shí)際工作過(guò)程中全面分析檔案收集歸檔制度，全面了解企業(yè)的實(shí)際歸檔要求、歸檔范圍以及保管期限，深度辨析企業(yè)檔案資料，把握好不歸檔范圍與歸檔范圍，防止檔案收集與歸檔重復(fù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)收集歸檔質(zhì)量的把控。

3）科學(xué)整合企業(yè)資料，拓展收集歸檔深度。信息化時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行整合，積極拓展檔案收集的深度。新時(shí)期，伴隨著信息化技術(shù)的不斷革新，會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件。因此，應(yīng)加強(qiáng)各部門(mén)的溝通、交流與協(xié)調(diào)，對(duì)企業(yè)的內(nèi)部管理流程進(jìn)行不斷的優(yōu)化。同時(shí)，積極開(kāi)展電子檔案在線歸檔工作的研討與論證，充分研究與處理各個(gè)系統(tǒng)歸檔接口問(wèn)題。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效對(duì)接，讓電子文件系統(tǒng)可以通過(guò)接口來(lái)將實(shí)時(shí)化數(shù)據(jù)歸檔至檔案系統(tǒng)內(nèi)，可大大提高歸檔效率，以求更大程度上減少檔案部門(mén)的相關(guān)工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案收集歸檔工作是開(kāi)展檔案工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理部門(mén)需要立足于企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展，不斷的探索與創(chuàng)新檔案收集和歸檔的方法，保證檔案收集質(zhì)量，以保證檔案資料的利用價(jià)值，大大提高檔案利用的可靠性與準(zhǔn)確性，以求更好的發(fā)揮出檔案資料的參考、憑證與依據(jù)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]王巍.關(guān)于企業(yè)檔案收集工作中若干問(wèn)題的思考[J].辦公自動(dòng)化，2017，22（04）：49-53+22.

[2]吳永紅.淺析企業(yè)文件材料收集歸檔質(zhì)量控制策略[J].機(jī)電兵船檔案，2017（01）：30-32.

[3]韓秋蓮.數(shù)字化背景下企業(yè)如何搞好檔案收集歸檔工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（15）：77.