大數(shù)據(jù)時代基于財務(wù)共享模式的電了會計檔案管理思考

摘要：經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代的到來。在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息技術(shù)被應(yīng)用到許多的領(lǐng)域中，本文從大數(shù)據(jù)的視角為切入點分析了電子會計檔案管理的具體方式，特別是大數(shù)據(jù)時代條件下如何做好會計檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時代中的電子會計財務(wù)管理具有一定的優(yōu)勢，不僅契合財務(wù)管理中的共享理念，同時能夠在一定程度上提升企業(yè)的管理價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);財務(wù)共享;電子會計檔案管理

1前言

計算機技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來使多領(lǐng)域開始應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的力量，不僅對經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變有重要的影響，同時改變社會各個領(lǐng)域的發(fā)展。在2018年，財政部發(fā)布了會計檔案管理辦法，在該辦法中明確規(guī)定了電子會計檔案的法律地位和效力。我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，而會計檔案的管理也應(yīng)該發(fā)生改變，實現(xiàn)了從紙質(zhì)媒介向著數(shù)字化管理的方向轉(zhuǎn)變，最為重要的是促進(jìn)了電子會計檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。在信息化的作用下，會計各個環(huán)節(jié)能夠在網(wǎng)上實現(xiàn)共享，該種共享的方式能夠幫助人們及時和準(zhǔn)確的獲取企業(yè)經(jīng)營的實際情況，之后進(jìn)行科學(xué)的分析，為企業(yè)發(fā)展帶來經(jīng)濟(jì)利益。

2大數(shù)據(jù)背景下電子會計檔案管理工作的獨特性

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來為電子會計檔案管理提供了基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案主要包括原始憑證、記賬憑證、財務(wù)報表等資料，同時通過網(wǎng)絡(luò)共享的方式能夠?qū)@些資料實施會計檔案的采集存儲和分析應(yīng)用，通過采集搜索和挖掘相關(guān)的信息資源，從而實現(xiàn)信息共享和成本的降低，為企業(yè)的管理價值實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。在會計工作過程中，會計檔案管理是其中的重要環(huán)節(jié)，該環(huán)節(jié)只能通過人力的方式實現(xiàn)，很可能出現(xiàn)差錯和紕漏的情況。電子檔案管理的初期階段的主要任務(wù)是將紙質(zhì)的信息通過會計軟件的形式將其保存在電腦中儲備，在一定程度上提升了工作的效率，該程序是電子會計檔案管理發(fā)展的初期階段。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來促進(jìn)了電子會計檔案管理工作和管理方式的改變，由傳統(tǒng)的存儲為主發(fā)展為以采集存儲、應(yīng)用為主。總之，在大數(shù)據(jù)時代背景下的電子會計檔案管理的優(yōu)點主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，在工作地點方面，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境條件下，在任何的地區(qū)工作都能隨時隨地的查看整理資料檔案，不需要通過紙質(zhì)的媒介的方式進(jìn)行記載，同時在網(wǎng)絡(luò)中設(shè)計密碼，保證信息不會被泄露，同時還能在同一時間對不同時期的會計內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的比較;第二，在工作內(nèi)容方面，通過大數(shù)據(jù)作用和云計算的技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)的電子檔案管理方式，同時能夠?qū)⒆陨淼墓芾砗推渌茖W(xué)的管理相結(jié)合，不僅不需要大量的人力資源整理，同時提高了工作的效率;第三，在成本費用方面，電子會計檔案的科學(xué)管理不僅能夠降低紙質(zhì)費用，實現(xiàn)資源的節(jié)約，同時還因為電子會計檔案的管理需要依靠電腦來完成，在一定程度上減輕了工作人員的負(fù)擔(dān);第四，在大數(shù)據(jù)時代和技術(shù)的協(xié)助下，大量的會計資源被挖掘和整理，之后篩選關(guān)鍵詞進(jìn)行挖掘，而挖掘出的關(guān)鍵詞可能和企業(yè)的發(fā)展相聯(lián)系，不僅為企業(yè)的管理提供借鑒，同時實現(xiàn)會計檔案管理的健康發(fā)展。

3大數(shù)據(jù)財務(wù)共享模式中電子會計檔案檔案管理的方法

3.1電子會計檔案數(shù)據(jù)的讀入儲存數(shù)據(jù)

在會計信息處理軟件的協(xié)助下能夠準(zhǔn)確的獲取網(wǎng)絡(luò)中的會計檔案，如企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、資金核算系統(tǒng)和安全管理系統(tǒng)等，而在這些系統(tǒng)中實現(xiàn)對電子會計檔案的管理，如錢款憑證的管理、賬單的管理和報表的管理等。通過對這些內(nèi)容的管理實現(xiàn)對收入錢款和支出錢款的計算情況，從而確定信息的準(zhǔn)確性，為下一個環(huán)節(jié)的進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。

3.2數(shù)據(jù)的分析

對電子檔案的分析和處理，對檔案的管理等都需要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和大數(shù)據(jù)云技術(shù)，這些技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對數(shù)據(jù)的自動存儲、處理和使用會計檔案等，在一個環(huán)節(jié)結(jié)束之后進(jìn)行下一個環(huán)節(jié)，之后及時的存儲到網(wǎng)絡(luò)中。在大數(shù)據(jù)處理機械的協(xié)助下，將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，之后快速的尋找、分類和匯總所需要的數(shù)據(jù)，之后進(jìn)行和修正。

3.3使用數(shù)據(jù)

電子會計檔案不僅有讀入儲存數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)的功能，同時能夠科學(xué)的使用會計檔案。使用會計檔案指的是如果財務(wù)信息工作量比較大的話，可以通過管理的要求進(jìn)行搜索，因此可以說電子會計檔案管理工作主要內(nèi)容是搜索和使用。查詢之后獲取需要的信息，之后再應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)中共享的資源數(shù)量比較多，因此能夠運用的會計檔案也比較多?？傊?，在大數(shù)據(jù)時代背景下和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化的今天，電子會計檔案管理的效果大大提升，給企業(yè)的發(fā)展管理提供有用的決策和管理的價值。

4關(guān)于電子會計檔案管理的幾點思考

4.1重視對檔案的整合，促進(jìn)電子會計檔案管理的細(xì)化

在信息化和大數(shù)據(jù)時代的今天，在財務(wù)發(fā)展的各個環(huán)節(jié)中實現(xiàn)共享是重要的發(fā)展方向，為此，做好電子會計檔案管理工作非常的重要，尤其需要對一些檔案進(jìn)行整合。首先，傳統(tǒng)的會計檔案管理工作主要依靠人力進(jìn)行，該種方式不僅花費的時間多，而且工作的效果不能保證。電子會計檔案管理方式可以在計算機信息系統(tǒng)的協(xié)助下進(jìn)行軟件信息的錄入，之后通過系統(tǒng)中的部分功能對檔案進(jìn)行管理，但是需要注意的是為了提升工作的效果，應(yīng)該重視對檔案的整合，依據(jù)檔案不同的類別分門別類，之后在系統(tǒng)中設(shè)置文件夾，將分類好的文件進(jìn)行存儲，同時將文件中的信息按照順序進(jìn)行編碼?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展對設(shè)備的自動錄入奠定基礎(chǔ)。映射技術(shù)在電子檔案管理過程中起著重要的作用，在該技術(shù)的協(xié)助下自動識別和自動分類，從而提升效率，但是需要注意的是工作人員需要進(jìn)行定期的檢查，避免運行的設(shè)備出現(xiàn)問題。其次，財務(wù)在實現(xiàn)共享之后的信息量將增大，其中一些信息是紙質(zhì)記載，如合同和訂單等，為此，通過信息化水平和技術(shù)的協(xié)助能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件打印，同時將該信息同步共享，通過電子會計答案管理工作的方式將數(shù)據(jù)整理和導(dǎo)人。

4.2及時錄入新信息，通過共享的方式提升檔案管理的效果

相關(guān)的工作人員還應(yīng)該檢查共享的內(nèi)容是不是全面。首先，公司的財務(wù)人員應(yīng)該結(jié)合新情況將更新的信息及時的錄入到共享的軟件中，這樣做的目的是為了提升會計檔案管理工作的效果和內(nèi)容的擴(kuò)展。之后相關(guān)的負(fù)責(zé)人通過錄入新信息從事會計檔案的管理工作。其次，將紙質(zhì)的文件和原始的文件進(jìn)行共享，幫助工作人員通過網(wǎng)絡(luò)查看。電子會計管理檔案管理內(nèi)容的拓展為提升管理的效果奠定了基礎(chǔ)。為了提升檔案管理的效果，公司應(yīng)該設(shè)立專門的電子會計檔案管理隊伍，同時重視對管理技術(shù)人員的培訓(xùn)，提升其能力和素質(zhì)，為電子會計檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。此外，企業(yè)還應(yīng)該重視信息建設(shè)工作，不但提升信息化的水平，為電子會計檔案管理工作穩(wěn)定開展助力。科學(xué)的應(yīng)用云處理技術(shù)，保證會計檔案及時的錄入到系統(tǒng)中，提升電子會計檔案管理工作效率的同時減少工作人員的工作量，提升經(jīng)濟(jì)效益。

5結(jié)束語

總而言之，在大數(shù)據(jù)時代的背景下和和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的今天，應(yīng)該改變傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式，促進(jìn)財務(wù)工作向著共享的方向發(fā)展，為此，國家應(yīng)該出臺相關(guān)的法律和政策促進(jìn)會計管理的轉(zhuǎn)型，尤其是推動電子會計檔案管理的發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展和各個行業(yè)的財務(wù)管理提供借鑒，同時不斷推動我國整體財務(wù)工作的發(fā)展。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用、對數(shù)據(jù)的處理和分析等內(nèi)容都能在電子會計檔案管理中發(fā)揮著重要的作用，同時為其提升企業(yè)的管理價值奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張育強，靳敏.論財務(wù)轉(zhuǎn)型過程中會計檔案管理工作的新思路—一基于財務(wù)共享模式的探討[J].中國總會計師，2016，04：120-121.

[2]孔繁杰.創(chuàng)新檔案管理打造綠色賬本——中國電信會計檔案電子化管理試點實踐[J].中國檔案，2017，02：28-29.

作者簡介：張慧蘭（1977，02-），女，籍貫：包頭市達(dá)茂旗，副研究館員，研究方向：檔案。