淺析現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接

孫麗麗

摘 要：一個(gè)企業(yè)的檔案管理工作在很大程度上對(duì)企業(yè)的發(fā)展以及企業(yè)內(nèi)部的管理有著非常重要的作用。有條理的、規(guī)范的、科學(xué)的檔案管理能夠進(jìn)一步提高工作效率。在新時(shí)期背景下，企業(yè)的檔案管理工作發(fā)生了很大變化，高水平的檔案管理工作必須是建立在完善的檔案管理規(guī)范基礎(chǔ)之上的。文秘工作與檔案管理的主要銜接載體是檔案公文，特別是在現(xiàn)當(dāng)代信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，很多企業(yè)的檔案管理工作都已經(jīng)用電子歸檔，所以這就為文秘工作與檔案管理工作的有效銜接提供了更多可能性，將文秘工作與檔案工作進(jìn)行有機(jī)融合能夠減少檔案管理的復(fù)雜程序。所以本篇文章主要針對(duì)現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接進(jìn)行相應(yīng)探究，通過(guò)兩者的有效銜接，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的有效開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：文秘工作;檔案管理;工作銜接;銜接措施

現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的融合載體主要是相關(guān)的檔案和公文，傳統(tǒng)的檔案管理都需要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，并且有專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行檔案的收納整理和保管。但是隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前也提出了文檔一體化的管理模式，立足于文秘和檔案管理工作的全局出發(fā)，在企業(yè)公文生成到歸檔的過(guò)程，使用信息技術(shù)將文檔進(jìn)行電子錄入。通過(guò)這樣的方式方法使公文的管理以及文檔的調(diào)取更加方便快捷，也實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的共享，使兩個(gè)工作能夠做到有效銜接。

一、當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作銜接存在的問(wèn)題分析

由于文秘工作和檔案管理工作有著較長(zhǎng)“各自為政”的歷史，因此在短時(shí)間內(nèi)要想使兩個(gè)工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范銜接，不可避免的會(huì)存在一些問(wèn)題，包括文秘工作和檔案工作的本質(zhì)差距以及相關(guān)人員的職業(yè)素養(yǎng)、意識(shí)等等，都會(huì)導(dǎo)致二者在銜接過(guò)程當(dāng)中會(huì)存在一些阻礙。

（一）版記欠缺，附件不規(guī)范

文書(shū)部門(mén)和檔案部門(mén)的重要銜接紐帶就是版記，版記也是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期文檔一體化的重要標(biāo)志。但是在文秘工作工作過(guò)程當(dāng)中版記往往會(huì)被忽略，特別是對(duì)一些主題詞的選用不準(zhǔn)確，這為文件的歸檔和調(diào)閱造成了極大困難，增加了文檔管理的難度。除此之外，由于《格式》對(duì)公文的附件也有明確的標(biāo)準(zhǔn)，但是在當(dāng)前現(xiàn)行的公文執(zhí)法中，有的公文附件標(biāo)志，從而導(dǎo)致附件和正文的序號(hào)名稱(chēng)有出入，這就會(huì)使得當(dāng)附件單獨(dú)裝訂的時(shí)候沒(méi)有標(biāo)注正文的排列序號(hào)。而有的只有正文不存在附件，這又會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)工種在銜接過(guò)程當(dāng)中非?；靵y，也嚴(yán)重的影響著公文的規(guī)范和文檔歸檔[1]。

（二）缺乏規(guī)范的編號(hào)以及完整的原稿

眾所周知，公文的原稿是公文處理的重要依據(jù)，即便是相關(guān)大文的過(guò)程很規(guī)范科學(xué)，但如果缺乏完整的原稿也會(huì)導(dǎo)致分類(lèi)不準(zhǔn)確，而且缺乏原稿還會(huì)使得公文的編號(hào)不規(guī)范，造成漏號(hào)、重號(hào)的現(xiàn)象，不僅嚴(yán)重影響了功能的質(zhì)量，而且也不符合現(xiàn)當(dāng)代立卷歸檔的要求。所以缺乏規(guī)范的編號(hào)以及完整的原稿，都是當(dāng)前文秘工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的負(fù)面影響因素。

二、現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接措施

要了解到當(dāng)前文檔管理存在的問(wèn)題之后，相關(guān)工作人員就必須要制定有效的措施，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接，通過(guò)兩個(gè)工種的有效銜接共同對(duì)文檔實(shí)施更加科學(xué)和合理的管理，促成文檔一體化的管理局面。

（一）加強(qiáng)相關(guān)員工的文檔一體化意識(shí)

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，所謂的文檔一體化就是將文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體的工作流程真正的實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合。通過(guò)文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的控制，從而保證檔案的質(zhì)量，也讓檔案部門(mén)繁雜的工作程序簡(jiǎn)潔化，提高工作效率，保證文檔工作的合理化和科學(xué)化。所以必須要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員文檔一體化意識(shí)的培養(yǎng)，讓每一個(gè)文秘工作具有較高的檔案意識(shí)，要有“今日事今日畢”的工作態(tài)度和理念，充分理解文秘工作除了要為當(dāng)前的工作服務(wù)，還要對(duì)歷史工作負(fù)責(zé)，對(duì)未來(lái)工作提出要求，這是做好文檔一體化的基礎(chǔ)和必要前提，也是規(guī)范每一份公文的有效條件[2]。

（二）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代文秘隊(duì)伍

由于文秘工作和檔案管理工作都具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，因此從業(yè)人員必須要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)能力。因此打造一支業(yè)務(wù)能力高素質(zhì)強(qiáng)的文檔管理隊(duì)伍就顯得至關(guān)重要。比如對(duì)當(dāng)前的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，注重文檔管理人員的晉升和專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)，立足于現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)，讓相關(guān)管理人員能夠具備較高的信息素養(yǎng)，用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的規(guī)范銜接，滿(mǎn)足新時(shí)期背景下現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的需要，做到文檔管理的現(xiàn)代化。只有在相關(guān)管理人員具備較高的工作能力之后，才能夠根據(jù)實(shí)際的文檔管理需求，采取針對(duì)性的措施，并通過(guò)性能優(yōu)良的設(shè)備和自身較高的職業(yè)素養(yǎng)實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的規(guī)范銜接。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接是一個(gè)非常重要的課題，相關(guān)人員必須要針對(duì)當(dāng)前文檔管理中存在的問(wèn)題，對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行深入的分析，立足于文檔管理一體化的要求，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員文檔一體化意識(shí)的培養(yǎng)，構(gòu)建專(zhuān)業(yè)的現(xiàn)代文秘隊(duì)伍，從而保證文秘工作和檔案工作的規(guī)范文件。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇娟.規(guī)范與統(tǒng)一——文秘工作與檔案管理的銜接[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：106-107.

[2]張春有.淺談現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].檔案學(xué)研究，2001（04）：26-28.