住房公積金檔案特點分析及管理探析

張靜

摘 要：住房公積金檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，與普通檔案相比，具有形成主體眾多、管理過程動態(tài)、留存資料規(guī)范、整理時間隨機(jī)、保密要求嚴(yán)格及利用主體有限的特點。為做好住房公積金檔案的管理工作，應(yīng)加強(qiáng)制度建設(shè)、注重人才培養(yǎng)、推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：住房公積金;檔案;公積金檔案

住房公積金檔案是繳存單位和職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等各種活動中形成的，具有保存價值的各種載體和各種形式的原始記錄。住房公積金檔案是國家檔案信息資源的重要組成部分，是公積金管理職能部門做好住房公積金各項工作的重要依據(jù)，也是單位和職工繳納及使用住房公積金的重要憑證，可見，做好住房公積金檔案的管理工作意義重大。近年來，我國住房公積金制度不斷完善，住房公積金管理工作逐步深化與規(guī)范，住房公積金檔案的數(shù)量逐年增長，如何充分發(fā)揮住房公積金檔案的價值，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)值得探究。

一、住房公積金檔案的特點分析

1.形成主體眾多。住房公積金檔案是辦理公積金業(yè)務(wù)過程中形成的具有價值的各種形式和各種載體的原始記錄，公積金業(yè)務(wù)辦理涉及多個主體，有承擔(dān)公積金歸集、運(yùn)營和管理的職能部門即中央和地方的住房公積金管理中心;有包括銀行、擔(dān)保公司在內(nèi)的住房公積金經(jīng)辦機(jī)構(gòu);有承擔(dān)相關(guān)業(yè)務(wù)的單位，還包括辦理住房公積各種業(yè)務(wù)的個人?？梢哉f，參與辦理住房公積金業(yè)務(wù)的單位或個人均會在產(chǎn)生住房公積金檔案，形成主體眾多，內(nèi)容豐富，但實現(xiàn)有效管理具有一定的難度。

2.管理過程動態(tài)。一般而言，普通檔案從第一個階段收集到最后的提供利用，需要經(jīng)過多個流程，以文書檔案為例，從現(xiàn)行文件到最終歸檔，具有一定的時間跨度。而住房公積金檔案的形成和管理是一個動態(tài)的過程，舉例而言，住房公積金貸款檔案分為三個階段，即貸款前、貸款中和貸款后，并且在時間方面相對較長，這就在很大程度上增加了檔案管理的難度，影響住房公積金檔案管理的效果。同時，也在無形中增加了住房公積金檔案從業(yè)人員的工作量。因此，住房公積金檔案的管理不能像普通檔案等到業(yè)務(wù)辦理完結(jié)了才開始組件管理，住房公積金檔案管理是一項動態(tài)管理工作，一旦住房公積金繳存者提出貸款申請，住房公積金貸款檔案就自動形成。而住房公積金貸款檔案的形成并非貸款工作結(jié)束的判定標(biāo)準(zhǔn)，而是要根據(jù)住房公積金貸款繳存者的還款情況、變更情況等不斷更新、增加住房公積金貸款檔案內(nèi)容，直到借款者全部還清住房公積金貸款。由此可以看出，無論從內(nèi)容還是時間的角度，住房公積金貸款檔案都表顯出明顯的動態(tài)性，需對其進(jìn)行動態(tài)管理，以確保住房公積金檔案的完整性。

3.留存資料規(guī)范。隨著我國公積金制度的不斷完善，公積金業(yè)務(wù)也日趨規(guī)范，在辦理住房公積金各種業(yè)務(wù)時，辦理業(yè)務(wù)的單位和個人均需按照住房公積金業(yè)務(wù)相關(guān)規(guī)定，提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的住房公積金申請材料，經(jīng)住房公積金管理機(jī)構(gòu)審核合格后，才能辦理相關(guān)住房公積金業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)辦理過程嚴(yán)格且規(guī)范，辦理業(yè)務(wù)過程中形成的紙質(zhì)載體材料均需留存。盡管有數(shù)道程序，在各程序中相關(guān)材料必然會流轉(zhuǎn)，辦理住房公積金同一類型業(yè)務(wù)時，如支取住房公積金、住房公積金償還貸款等業(yè)務(wù)，留存的相關(guān)材料基本一致。以支取住房公積金為例，當(dāng)個人購房資金不夠需支取住房公積金時，個人則需根據(jù)相關(guān)要求提供必要的資料，如購房合同、身份證明等，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人則需將相關(guān)原始資料進(jìn)行復(fù)印、留存。另外，以住房公積金貸款業(yè)務(wù)為例，所需資料應(yīng)房屋性質(zhì)的差異，其提供審核的材料同樣不同。辦理貸款業(yè)務(wù)，除出具合法的身份證明、購房證明材料外，購買商品房，還需要提供商品房買賣合同、維修基金收據(jù)、預(yù)付房款發(fā)票等材料;而購買二手房，則需提供房地產(chǎn)買賣契約、評估報告、房屋所有權(quán)證、交易契稅完稅發(fā)票等資料。辦理不同的業(yè)務(wù)，其所需資料存在差異，但同一業(yè)務(wù)的資料基本一致，資料相對規(guī)范。

4.整理時間隨機(jī)。在前文的闡述中已經(jīng)明確住房公積金檔案形成主體眾多，且住房公積金業(yè)務(wù)時間跨度長，如等到所有業(yè)務(wù)辦理完畢才來整理檔案，容易造成檔案的遺失、檔案利用十分不便，因此，住房公積金檔案的整理具有隨機(jī)性，分項業(yè)務(wù)辦理完畢后就應(yīng)對相關(guān)的材料進(jìn)行歸類整理，而公積金的業(yè)務(wù)部門則承擔(dān)著初步整理檔案的重任。公積金的各項業(yè)務(wù)一般在前臺業(yè)務(wù)窗口辦理，業(yè)務(wù)辦理人員提交的相關(guān)資料也由業(yè)務(wù)窗口的工作人員接收，不及時處理會造成資料的大量積壓，不方便日后工作的開展，因此公積金檔案整理不能滯后。公積金業(yè)務(wù)辦理類型多樣，且不確定因素較多，每個業(yè)務(wù)窗口每天都會接觸大量的辦理業(yè)務(wù)，為了方便日后工作的開展，當(dāng)天形成的公積金材料一般由辦理具體業(yè)務(wù)的柜員自行粘貼、集中，到月末將其辦理的資料集中一處，組卷裝訂，送往檔案室。

5.保密要求嚴(yán)格。檔案工作本身是一項對保密性要求較高的工作，檔案工作者需具備良好的政治素養(yǎng)，具有高度的保密意識。而對于住房公積金檔案，內(nèi)容均涉及個人隱私，如若管理不當(dāng)容易造成客戶的信息泄露，給客戶造成不必要的損失。因此，公積金檔案管理的每個階段都因強(qiáng)化保密意識。在業(yè)務(wù)辦理階段，注重用戶資料特別是身份證信息的保護(hù)，對業(yè)務(wù)資料進(jìn)行及時的處理，避免資料長期積壓造成的資料丟失或損壞。在檔案保管階段，則應(yīng)注重庫房管理，避免非工作人員進(jìn)入檔案庫房隨意翻閱檔案，此外，還需注意公積金檔案的物理安全，做好“八防”措施。而在檔案利用階段，應(yīng)要求利用者按照規(guī)定提供一定的審批手續(xù)和證明，為確?？蛻魴n案的私密性，檔案工作者應(yīng)堅持原則，堅決不向身份不明的利用者透露相關(guān)信息，如若違背這一原則將追究其法律責(zé)任。

6.利用主體有限。住房公積金檔案基本涉及單位和個人隱私，查閱和利用具有較強(qiáng)的針對性，對于政策性文件可以以信息公開的方式供公眾利用，而涉及單位和個人住房公積金業(yè)務(wù)檔案的，一般只能由上級監(jiān)管部門和本單位業(yè)務(wù)部門查閱和使用，同時也為繳存職工本人提供檔案查閱服務(wù)，其他人員一般沒有權(quán)利翻閱。因此，住房公積金檔案管理機(jī)構(gòu)一般設(shè)置有嚴(yán)格的保密制度，檔案工作人員具有高度的保密意識，檔案利用需遵循一定的審批手續(xù)，檔案利用者需嚴(yán)格遵循住房公積金檔案利用規(guī)定。除上述利用主體外，其他單位和個人不得隨意查閱檔案，所以說，住房公積金檔案的利用具有針對性，可查閱和利用的主體有限。

二、住房公積金檔案的管理分析

1.加強(qiáng)制度建設(shè)。從建設(shè)歷程來看，我國住房公積金的管理歷程相對較短，制度體系尚不完善、基礎(chǔ)設(shè)施也有待進(jìn)一步完善，基于此，強(qiáng)化對住房公積金的重視程度是必然之舉。需要出臺相應(yīng)的政策制度，明確職責(zé)歸屬。住房公積金檔案管理的具有其特點，加強(qiáng)制度建設(shè)能夠為住房公積金檔案的有序管理提供支撐和保障。參照《中華人民共和國檔案法》《住房公積金管理條例》等法律法規(guī)、規(guī)章制度等，結(jié)合各地住房公積金檔案管理工作的實際需求，制定住房公積金管理實施細(xì)則，對住房公積金檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)利和職責(zé)進(jìn)行明確，對住房公積金檔案的收集、整理、鑒定、保管、提供利用等各項工作作出明確的規(guī)定，使住房公積金檔案管理的各個環(huán)節(jié)和各項工作都有章可循，確保住房公積金檔案管理的規(guī)范化和合理化。此外，住房公積金業(yè)務(wù)，特別是貸款業(yè)務(wù)時間跨度長，因此住房公積金貸款檔案管理的跨度也比較長，需要確保相關(guān)制度在較長時間內(nèi)的穩(wěn)定性。如果相關(guān)制度變化快且頻繁，會對檔案的連續(xù)性管理造成危害，導(dǎo)致檔案管理混亂，嚴(yán)重的可能會造成的丟失與損害，造成不良影響。

2.注重人才培養(yǎng)。住房公積金檔案管理是一項專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案人員具有良好的專業(yè)素養(yǎng)，缺乏必要的專業(yè)素養(yǎng)不利于公積金檔案的有效管理，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。注重檔案人才培養(yǎng)十分必要，一方面，在人才招聘階段，注重對人才的專業(yè)素質(zhì)的開展，著力引進(jìn)具有檔案專業(yè)知識背景的人才或者具有住房公積金管理經(jīng)驗的人員。另一方面，注重通過繼續(xù)教育提升檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)，通過相關(guān)的專題培訓(xùn)幫助檔案管理人員掌握新技術(shù)、新方法。

3.推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。當(dāng)前，檔案行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)取得了一定的成效，“存量數(shù)字化，增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略推動檔案管理工作向前發(fā)展。一方面，加快住房公積金紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件，實現(xiàn)檔案的全文檢索將極大地提升住房公積金檔案的利用效率。另一方面，充分發(fā)揮現(xiàn)有住房公積金管理系統(tǒng)的作用，將檔案管理工作向前推移，在業(yè)務(wù)辦理階段就將相關(guān)的原始資料掃描入電腦，雖然在一定程度上減輕了檔案工作者的工作量，但是無形中增加了業(yè)務(wù)人員的工作壓力。如何有效協(xié)調(diào)兩者之間的關(guān)系還需進(jìn)一步探究。此外，可以建立全國聯(lián)網(wǎng)的檔案數(shù)字化平臺，實現(xiàn)住房公積金檔案的異地查詢，提升檔案管理的效率和利用的效率。

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（作者單位：烏魯木齊住房公積金管理中心）