高校檔案數(shù)字化管理中安全風險分析

趙宗明

摘 要：數(shù)字信息時代，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法已經(jīng)無法滿足高校檔案工作實際需要，將數(shù)字信息技術應用到高校檔案管理工作中是時代發(fā)展的必然要求，高校檔案管理人員要緊跟時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，順利落實檔案管理工作。但是在高校檔案數(shù)字化管理過程中也存在各種安全隱患，影響到管理質量。本文分析了高校檔案數(shù)字化管理的安全風險，提出防御措施，提高高校檔案數(shù)字化管理質量。

關鍵詞：高校檔案;數(shù)字化管理;安全風險;管理措施

當前我國已經(jīng)來到信息時代，數(shù)字化和人們的生活和工作具有密切的聯(lián)系。高校檔案數(shù)字化管理順應現(xiàn)代化趨勢，不僅可以提高檔案管理的效率，同時還可以保護檔案原件，節(jié)省成本和空間，為高校管理工資提供優(yōu)質的服務。但是高校檔案數(shù)字化管理也存在安全風險，高校需要在加大力度建設檔案數(shù)字化的同時控制、規(guī)避、應對可能存在的安全風險，以充分發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的價值。

一、概述高校檔案數(shù)字化管理的意義

1.共享高校檔案信息資源

紙質檔案無法滿足當今高校檔案的利用需求，很多高校實現(xiàn)了檔案數(shù)字化，利用數(shù)字形式儲存和管理檔案，高校檔案管理部門不斷加大力度建設檔案數(shù)字化，進一步拓展高校檔案數(shù)字化應用范圍，利用網(wǎng)絡平臺有效共享數(shù)字化檔案資源，提高高校檔案資源的利用率。高校檔案信息資源共享對象有兩大類，一類是高校內部師生，一類是高校外部的校友和用人單位。在高校內部共享檔案資源，可以充實、完善數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，提高管理工作的專業(yè)性，可以打通教學、科研、管理等工作領域的信息通道，實現(xiàn)信息互補，提升高校教學、科研、管理水平。高校數(shù)字檔案信息資源還可以在已經(jīng)離校的校友、社會用人單位之間共享，比如校友可以自助遠程查檔，用人單位可以獲取權限查詢高校培養(yǎng)人才情況，滿足其人才需求，節(jié)省人力成本。

2.提高檔案的利用率

實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，可以更加快速的檢索和傳輸檔案信息，同時可以遠程利用信息，還可以和多人共享檔案信息，因此實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，可以提高檔案的利用率，充分發(fā)揮出檔案的價值。加快發(fā)展高校檔案數(shù)字化，利用數(shù)字型信息，滿足時代發(fā)展的需求，為高校各項工作提供服務，用戶快速獲取需要的檔案信息，提高工作效率。高校檔案數(shù)字化副本的利用可以取代紙質檔案的利用，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理的空間和成本，有利于高效利用檔案資源。

3.有利于保護檔案原件

檔案記錄了原始信息，檔案信息是非常重要的，但是紙質檔案的自然壽命比較短，而且很容易受到損壞，利用數(shù)字化檔案方式可以替換原來的紙質檔案，利用數(shù)字信息技術可以直接利用被替換的紙質檔案內容，可以降低紙質檔案的損傷率，可以永久保存紙質檔案和照片、膠片，避免因為意外事故損傷檔案價值。

4.豐富檔案管理手段

我國不斷發(fā)展網(wǎng)絡信息技術，同時也提升了高校檔案數(shù)字化技術，豐富了檔案管理手段。比如，在收集檔案資源的時候，可以數(shù)字化技術整理和收集檔案信息，全面覆蓋檔案資源;實現(xiàn)數(shù)字化管理，可以遠距離地檢驗各種檔案，提升檔案整理收集的效率。在檔案管理階段，工作人員可以分別收集檔案，利用計算機即可輕松完成工作，無需人工逐個核對和儲存檔案信息，降低了檔案管理人員的工作壓力。

二、高校檔案數(shù)字化管理中的安全風險

高校檔案數(shù)字化管理需要利用各種信息技術，通過數(shù)字化過程復制、提取、生成各種檔案資料數(shù)據(jù)，這一過程中可能會出現(xiàn)人工失誤和病毒入侵等問題，增加了高校檔案數(shù)字化管理的安全風險。

1.操作人員失誤

在集中管理檔案的過程中，針對涉密檔案，需要全程監(jiān)管數(shù)據(jù)加工，避免泄露檔案信息。在實際操作過程中，一些高校的檔案管理人員不重視檔案信息安全性，可能會出現(xiàn)操作失誤的問題，導致卷宗掃描過于模糊，尤其在校對工作和人工去污等工作容易出現(xiàn)問題。一些員工在各種因素的影響下，可能會泄露檔案信息，這些都是高校檔案數(shù)字化管理中的人為風險。

2.加工技術和設備缺乏安全風險評估

檔案管理人員的工作水平關系到高校檔案數(shù)字化管理質量。一些高校利用外包方式管理檔案信息，在招標階段只是考慮外包單位的掃描設備和進度保障等，不夠注重安全管理和信息保密，甚至沒有簽訂保密協(xié)議，也沒有培訓相關人員，一些工作人員不夠了解設備技術參數(shù)。高校檔案系統(tǒng)運行過程中，通常都是依靠軟件開發(fā)企業(yè)遠程指導維護工作，高校缺乏專業(yè)的技術人員，不夠了解高校檔案數(shù)字化管理的安全風險，沒有落實技術風險評估工作。

3.網(wǎng)絡安全隱患

網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，很多網(wǎng)絡黑客可以進入到高校檔案系統(tǒng)，盜取專業(yè)技術和前沿信息，甚至還會販賣相關信息。因為很多高校缺乏安全意識，沒有落實網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全防護工作，很容易泄露檔案數(shù)據(jù)。在高校檔案數(shù)字化建設過程中，硬件設施的投入不足，利用的信息技術存在滯后性，這樣很容易被黑客侵入。高校檔案數(shù)字化利用的軟件通常是和企業(yè)聯(lián)合開發(fā)，如果企業(yè)出現(xiàn)技術問題，就會影響到高校檔案數(shù)字化管理。高校檔案信息資源的共享，需要向不同用戶分配共享資源權限，特別是已經(jīng)離校的校友遠程自助查檔、用人單位了解學校人才培養(yǎng)信息，都存在網(wǎng)絡安全風險。

三、高校檔案數(shù)字化管理措施

1.完善高校檔案數(shù)字化管理基礎設施

完善高校檔案數(shù)字化管理基礎設施，可以提高檔案管理的穩(wěn)定性，建設檔案管理機構的基礎設施，有利于順利開展各項工作。深化建設高校檔案數(shù)字化的硬件設施和信息網(wǎng)絡，配置服務器和交換機等，也可以增加復印機和掃描機等設備。提高管理系統(tǒng)的專業(yè)性，保證系統(tǒng)操作的準確性，提升高校檔案數(shù)字化管理質量，滿足高校檔案數(shù)字化管理的安全性。相關管理人員要熟練應用各種軟件系統(tǒng)，提高操作的安全性。

2.完善管理制度體系