試論縣級紅十字會檔案信息管理工作

李國良

摘 要：紅十字會檔案管理趨向信息化發(fā)展，這是紅十字會檔案工作適應(yīng)社會信息化發(fā)展的必然要求。當下現(xiàn)代辦公呈自動化、無紙化發(fā)展趨勢，加快紅十字會檔案信息電子化數(shù)字化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：縣級紅十字會；檔案管理；信息化

中國紅十字會是中華人民共和國統(tǒng)一的紅十字會組織，是從事人道主義工作的社會救助團體，是國際紅十字運動的重要成員。中國紅十字會以發(fā)揚人道、博愛、奉獻的紅十字精神，保護人的生命和健康，促進人類和平進步事業(yè)為宗旨。紅十字會檔案是紅會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是紅會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)，是紅十字會開展相關(guān)工作具備連續(xù)性和有序性的有力保障。在步入信息化社會和大數(shù)據(jù)時代的今天，紅十字會檔案管理也必須跟隨時代步伐，采用信息化手段和大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，讓信息化、電子化、數(shù)字化甚至大數(shù)據(jù)化變?yōu)榧t十字會檔案管理的突出表現(xiàn)與鮮明特征。

1 紅十字會檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

縣級紅十字會的檔案管理處于手動整理、保存、歸檔、記錄階段，僅有部分紅十字會建立了自己的網(wǎng)站，但內(nèi)容僅限于內(nèi)設(shè)機構(gòu)的職責(zé)、辦事流程及少量的業(yè)務(wù)工作介紹，縣級紅十字會檔案信息化應(yīng)用還處于初步階段。這一現(xiàn)狀與社會信息化發(fā)展大環(huán)境的要求不太適應(yīng)。其主要問題集中表現(xiàn)在：

1、紅十字會的檔案信息管理基礎(chǔ)工作有待規(guī)范。各地區(qū)的檔案業(yè)務(wù)水平發(fā)展不均衡，相關(guān)業(yè)務(wù)案卷質(zhì)量不高，而且紅十字會檔案自動化工作沒有統(tǒng)一標準，制約了紅十字會的檔案信息工作電子化、信息化的應(yīng)用和推廣。

2、紅十字會的檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有待提高。紅十字會的檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，對于縣級紅十字會來說，其檔案信息安全保障體系的建設(shè)距離地市級同行業(yè)部門或縣級其他部門來還不夠完善，其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平也有待提高。

3、紅十字會的檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有具備現(xiàn)代化電子信息知識的人，管理人員要有較高的網(wǎng)絡(luò)信息專業(yè)知識層次和開展電子信息工作的技術(shù)水平，而不能僅僅滿足于一般的日常的計算機操作。從目前看，許多檔案部門尤其是縣級紅十字會缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，大部分檔案管理人員電子信息技術(shù)水平偏低。

2 加強紅十字會檔案管理信息化建設(shè)的措施

1、建立與縣級紅十字會相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)。在紅十字會系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2、對縣級紅十字會實施檔案歸檔與電子文件管理。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

3、解決好縣級紅字會檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存。因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損，也不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證。目前，對于長久保存的電子文件需要定期進行數(shù)據(jù)有效性檢測，以防止信息損壞或者丟失。

4.確?？h級紅十字會檔案信息化建設(shè)的安全問題。

檔案電子信息化應(yīng)用可能會受到來自計算機病毒和網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊、盜取或破壞，因此妥善保管電子信息檔案各種防病毒措施需要進一步完善，針對部分需要提供網(wǎng)絡(luò)共享的檔案信息資源，要提供有效的網(wǎng)絡(luò)安全保障；在紅十字會檔案信息化的同時，也不可忽視紙質(zhì)檔案的保存，要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存，雙管齊下。

3 紅十字會檔案信息電子化數(shù)字化的作用

一是可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前紅十字會多數(shù)檔案對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，僅用于著錄或貯存，造成人力、物力的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

二則縮短紅十字會檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面?？捎脵C讀形式的檔案，完成信息調(diào)閱，提高服務(wù)效率。

總之，針對縣級紅十字會檔案管理工作存在的規(guī)章措施不夠規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)水平不達標、相關(guān)從業(yè)人員綜合素質(zhì)不過關(guān)的現(xiàn)實情況，采用建立與縣級紅十字會相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)、對縣級紅十字會實施檔案歸檔與電子文件管理、解決好縣級紅字會檔案電子文件的保存問題、確?？h級紅十字會檔案信息化建設(shè)的安全問題四大舉措，多管齊下，充分發(fā)揮信息化與大數(shù)據(jù)化在縣級紅十字會檔案管理中的作用，借助網(wǎng)絡(luò)信息化之東風(fēng)，力爭縣級紅十字會檔案管理工作更上一層樓！

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