淺談教育系統(tǒng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

裘宏斐

關(guān)鍵詞：費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)? 原始憑證附件? 標(biāo)準(zhǔn)化

原始憑證及附件是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)或人員取得或填制的，用于記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的憑證。準(zhǔn)確、真實(shí)地填制和審核原始憑證，是會(huì)計(jì)核算工作的基礎(chǔ)，是確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的前提條件。近年來(lái)，由于事前監(jiān)督的不力，利用虛假票據(jù)套取資金，拆分工程規(guī)避必要工作流程，舞弊等不法行為時(shí)有發(fā)生，而這部分經(jīng)濟(jì)案件中大部分都與原始憑證及附件的不規(guī)范有關(guān)，因此規(guī)范原始憑證附件顯得尤為重要。

一、原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的必要性

原始憑證附件的質(zhì)量直接影響財(cái)務(wù)信息的真實(shí)完整。對(duì)原始憑證附件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使其模板化，有助于規(guī)范學(xué)校單位財(cái)務(wù)人員以及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)人員的行為，實(shí)現(xiàn)全區(qū)教育系統(tǒng)“同質(zhì)化”管理的財(cái)務(wù)管理目標(biāo)，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保學(xué)校內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，為創(chuàng)造健康穩(wěn)定的教學(xué)環(huán)境提供有力的保障。

（一）基于“同質(zhì)化”財(cái)務(wù)管理的需求

本區(qū)教育系統(tǒng)共有21所直屬學(xué)校和77所鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道所屬學(xué)校，各學(xué)校各自為陣，各自解讀政策文件中的精神要髓，因?qū)W校的財(cái)務(wù)人員職業(yè)道德修養(yǎng)、專(zhuān)業(yè)勝任能力參差不齊，導(dǎo)致部分學(xué)校財(cái)務(wù)人員對(duì)政策文件內(nèi)容的解讀不到位，以致存在原始憑證附件不規(guī)范、不全面的現(xiàn)象。為響應(yīng)教育局黨委提出的全區(qū)教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)“同質(zhì)化”管理的要求，全面實(shí)施會(huì)計(jì)原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，并定期更新，使學(xué)校財(cái)務(wù)人員報(bào)賬時(shí)能有章可循，有據(jù)可依，從而實(shí)現(xiàn)“標(biāo)準(zhǔn)一致，財(cái)務(wù)信息質(zhì)量一致”的財(cái)務(wù)管理要求。

（二）基于內(nèi)部控制的需求

首先，學(xué)校單位的內(nèi)部控制最基本的目標(biāo)是保證學(xué)校單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的合法合規(guī)，使其在法律允許的范圍內(nèi)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng);其次，保證學(xué)校單位資產(chǎn)的安全，使其資產(chǎn)不被挪用、貪污等，加強(qiáng)資產(chǎn)的有效使用，使其資產(chǎn)配置合理，不被損失浪費(fèi);再次，學(xué)校單位內(nèi)部控制的重要目標(biāo)是有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，使其有效保障社會(huì)公共利益。為實(shí)現(xiàn)上述內(nèi)部控制目標(biāo)，以規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程，制定原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)為手段，最終對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。

（三）基于財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整的需求

財(cái)務(wù)信息是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的客觀反映，提供真實(shí)完整的財(cái)務(wù)信息是單位的義務(wù)。為使財(cái)務(wù)信息客觀真實(shí)地反映各經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，原始憑證的質(zhì)量尤為重要。在實(shí)務(wù)操作中，對(duì)重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸納和整理，編制可以查閱的附件標(biāo)準(zhǔn)化管理手冊(cè)，以方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員查閱使用，從而不會(huì)因?yàn)閷徍瞬灰?guī)范造成原始憑證失真，以致影響財(cái)務(wù)信息的真實(shí)完整性。

二、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的具體措施

教育系統(tǒng)分為兩個(gè)片區(qū)：直屬片區(qū)和鎮(zhèn)街道片區(qū)。區(qū)教育局財(cái)務(wù)核算中心（以下簡(jiǎn)稱(chēng)核算中心）是教育局直屬片區(qū)會(huì)計(jì)集中核算的機(jī)構(gòu)，是全區(qū)教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)工作的領(lǐng)頭羊。此次原始憑證附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)就是由核算中心發(fā)起并制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)鎮(zhèn)街道與直屬學(xué)校財(cái)務(wù)管理的同質(zhì)化?，F(xiàn)將此次標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的過(guò)程、經(jīng)驗(yàn)、具體措施介紹如下。

（一）系統(tǒng)工程，團(tuán)隊(duì)合作

核算中心共有10位財(cái)務(wù)人員，每位財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)2至3項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。首先，每位成員梳理各學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)和歸納，從各個(gè)業(yè)務(wù)所面臨的內(nèi)外部環(huán)境入手，對(duì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，從而找出可能造成學(xué)校經(jīng)濟(jì)利益流出的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施和整體策略，以此來(lái)設(shè)計(jì)各經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所需的原始憑證附件。其次，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)匯總上述資料，并召開(kāi)內(nèi)部研討會(huì)，對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程，以及重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行論證，優(yōu)化業(yè)務(wù)活動(dòng)流程，使標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證附件既能起到防范風(fēng)險(xiǎn)的作用又不影響學(xué)校的正常運(yùn)行。最后，對(duì)每個(gè)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)所需的原始憑證附件進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，形成模板化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并匯編成冊(cè)，供學(xué)校單位領(lǐng)導(dǎo)以及財(cái)務(wù)人員在平時(shí)工作中查閱使用。附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，此次任務(wù)地圓滿(mǎn)完成離不開(kāi)核算中心的每一位財(cái)務(wù)人員的辛勤努力，很好地體現(xiàn)了中心團(tuán)隊(duì)合作的精神。

（二）改革費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程

在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程改革之前，經(jīng)辦人員拿到原始憑證后，先送交單位領(lǐng)導(dǎo)審批，然后再到財(cái)務(wù)室報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，這種方式的弊端是當(dāng)財(cái)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)原始憑證存在問(wèn)題或發(fā)現(xiàn)附件不足無(wú)法體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)流程時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)簽字審批，使得財(cái)務(wù)人員拒絕支付或要求其補(bǔ)充附件時(shí)會(huì)很被動(dòng)，不利于財(cái)務(wù)人員維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律。因此，在此次附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中對(duì)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程進(jìn)行了改革。具體做法是：經(jīng)辦人員取得原始憑證時(shí)先送交學(xué)校財(cái)務(wù)部門(mén)審核，在確定原始憑證附件符合財(cái)務(wù)規(guī)定后，學(xué)校財(cái)務(wù)人員在票據(jù)背面加蓋簽字流程章，用以表明財(cái)務(wù)人員已對(duì)原始憑證的真實(shí)性、完整性進(jìn)行了審核，并交由經(jīng)辦人、證明人簽字，然后再由學(xué)校負(fù)責(zé)人審批簽字，最后由財(cái)務(wù)部門(mén)支付相關(guān)費(fèi)用。財(cái)務(wù)人員在審核原始憑證附件時(shí)，要注意以下幾個(gè)要點(diǎn)：（1）審核費(fèi)用支出是否有預(yù)算，是否存在無(wú)預(yù)算、超預(yù)算支出;（2）審核貨物、服務(wù)、工程的采購(gòu)是否在政府采購(gòu)集中目錄以?xún)?nèi)或在采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上，是否需要經(jīng)過(guò)政府采購(gòu)方式進(jìn)行采購(gòu);（3）審核票據(jù)的要素是否合規(guī)齊全，重點(diǎn)審核票據(jù)的付款人、內(nèi)容、數(shù)量單價(jià)、印章等;（4）審核附件是否齊全，附件的存在是否能很好地反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程;（5）審核簽字是否齊全，每筆費(fèi)用支出都需3人及以上簽字;（6）審核票據(jù)是否真實(shí)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程改革之后，既增加了財(cái)務(wù)人員的責(zé)任感、使命感，有利于確保原始憑證附件的真實(shí)完整性，降低了貪污舞弊的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);又減輕了學(xué)負(fù)責(zé)人的審核負(fù)擔(dān)，大大提高了工作效率。

（三）統(tǒng)一原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)

本次原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是以重要的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)為基礎(chǔ)，所涵蓋的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)包括：公務(wù)接待、培訓(xùn)、出差、福利發(fā)放、公務(wù)用車(chē)、租車(chē)、學(xué)校零星維修工程、勞務(wù)派遣、服務(wù)外包、零星購(gòu)買(mǎi)、固定資產(chǎn)、助學(xué)、代辦服務(wù)、銀行代扣代繳服務(wù)、外賓接待、學(xué)生活動(dòng)共16項(xiàng)。再對(duì)每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)所涉及的不同情況進(jìn)行細(xì)分，根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程以及法律法規(guī)，政策文件精神，統(tǒng)一費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)所需的原始憑證附件。如：公務(wù)接待活動(dòng)分為外出接待、食堂接待和零星工作餐。外出接待報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供：（1）發(fā)票;（2）公務(wù)卡刷卡小票;（3）菜單（注明菜品、單價(jià)、總價(jià)、加蓋飯店公章）;（4）公務(wù)接待審批單;（5）被接待單位公函或來(lái)電記錄單。食堂接待報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供：（1）浙江省行政事業(yè)單位非經(jīng)營(yíng)服務(wù)性收入收款收據(jù);（2）菜單（注明菜品、單價(jià)、總價(jià)、加蓋食堂財(cái)務(wù)專(zhuān)用章）;（3）公務(wù)接待審批單;（4）被接待單位公函或來(lái)電記錄單。零星工作餐原則上由學(xué)校食堂安排，報(bào)銷(xiāo)時(shí)需提供：（1）浙江省行政事業(yè)單位非經(jīng)營(yíng)服務(wù)性收入收款收據(jù);（2）就餐記錄單（注明接待標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、對(duì)象、事由）。固定資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)購(gòu)置、報(bào)廢、調(diào)入、調(diào)出等活動(dòng)。購(gòu)置時(shí)需提供：（1）發(fā)票;（2）驗(yàn)收單;（3）合同;（4）會(huì)議記錄（達(dá)到大額資金使用額度）;（5）入庫(kù)清單（注明固定資產(chǎn)類(lèi)別）;（6）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中增加的固定資產(chǎn)卡片打印件。報(bào)廢時(shí)需提供：（1）固定資產(chǎn)報(bào)廢審批表;（2）按固定資產(chǎn)類(lèi)別報(bào)廢的匯總清單;（3）會(huì)議記錄;（4）奉化區(qū)報(bào)廢資產(chǎn)回收交接表。調(diào)入時(shí)需提供：（1）國(guó)有資產(chǎn)調(diào)撥申報(bào)表;（2）入庫(kù)清單（注明固定資產(chǎn)類(lèi)別）;（3）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中增加的固定資產(chǎn)卡片打印件。調(diào)出時(shí)需提供：（1）國(guó)有資產(chǎn)調(diào)撥申報(bào)表;（2）出庫(kù)清單（注明固定資產(chǎn)類(lèi)別）;（3）會(huì)議記錄。通過(guò)上述方法，統(tǒng)一在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)中原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)

首先，核算中心自編適合現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的資料，開(kāi)設(shè)模擬業(yè)務(wù)環(huán)境的培訓(xùn)班，通過(guò)基礎(chǔ)培訓(xùn)，提高學(xué)校單位財(cái)務(wù)人員處理日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的能力;其次，核算中心建立日常業(yè)務(wù)典型案例庫(kù)，對(duì)財(cái)務(wù)核算中比較常見(jiàn)及重要的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)進(jìn)行附件標(biāo)準(zhǔn)的歸類(lèi)，并開(kāi)設(shè)以“實(shí)務(wù)操作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)下蘊(yùn)含的財(cái)務(wù)政策原理”為主題的培訓(xùn)班，系統(tǒng)講解各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的原因以及其蘊(yùn)含的財(cái)務(wù)政策原理;最后，核算中心實(shí)行帶徒實(shí)訓(xùn)模式，中心財(cái)務(wù)人員結(jié)對(duì)指導(dǎo)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱的鎮(zhèn)街道學(xué)校財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)監(jiān)督工作。最終實(shí)現(xiàn)全區(qū)教育系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化。

（五）建立長(zhǎng)效機(jī)制，確保附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有效執(zhí)行

附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的工程。在實(shí)踐應(yīng)用中，由于業(yè)務(wù)五花八門(mén)，原始憑證附件種類(lèi)繁多，政策文件時(shí)有變動(dòng)，導(dǎo)致附件標(biāo)準(zhǔn)化的管理帶來(lái)較大的難度。在工作實(shí)踐中，核算中心采取中心內(nèi)部?jī)蓛苫ゲ?，以及中心人員分片區(qū)檢查鎮(zhèn)街道學(xué)校的財(cái)務(wù)資料，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并不斷規(guī)范和改進(jìn)原始憑證附件的標(biāo)準(zhǔn)，以確保附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的有效執(zhí)行。

附件標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且艱巨的任務(wù)，自第一版匯編資料頒布以來(lái)，受到教育局直屬學(xué)校和鎮(zhèn)街道學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員的一致好評(píng)。核算中心在前期制定標(biāo)準(zhǔn)后，會(huì)在后期實(shí)踐應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，改進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，并定期更新，為規(guī)范財(cái)務(wù)人員的行為，有效防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，確保學(xué)校單位內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)

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