關于推行無接觸辦公的思考

賈晨

摘 要：高校是國家高等教育發(fā)展的重要陣地，高校財務處是輔助教師搞好科研、解決教師財務問題的主要行政部門。高校財務工作者應當積極響應政府號召，服務廣大師生，做好財務工作，推進國家教育事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。為了促進高校財務事業(yè)的發(fā)展，減少教職工在財務相關業(yè)務方面的障礙，財務工作者應當優(yōu)化工作流程，大膽采用新的工作方式，提高工作效率。基于此，針對高校現(xiàn)有的報賬流程中人員接觸頻繁、效率不高的步驟進行優(yōu)化調整，主張推行無接觸辦公，為今后高校財務工作的創(chuàng)新發(fā)展提供思路。

關鍵詞：高校? 無接觸辦公? 報賬流程

中圖分類號：F235 文獻標識碼：A 文章編號：2096-0298（2020）10（a）--02

高等院校是國家高等教育的重要基地，責任重大。高校財務工作內容繁雜，財務規(guī)章制度嚴格，對教師報銷、遞交資料的審批要求很高。為了穩(wěn)定教育事業(yè)發(fā)展、滿足高校教職工對報賬等財務相關業(yè)務的需求，高校財務處應當在現(xiàn)有基礎上加強業(yè)務整合，提高業(yè)務執(zhí)行效率，尤其是涉及教師數(shù)量較多的報賬環(huán)節(jié)需要重點關注。財務報賬大廳人員密集，相互之間接觸頻繁，容易發(fā)生爭吵現(xiàn)象。如果采取措施避免人員過分聚集，減少直接接觸頻率可大幅度提高財務工作效率。因此，對財務報銷業(yè)務進行合理調整優(yōu)化是目前大環(huán)境的要求，對今后財務工作的轉型升級具有重要意義。

1 財務處現(xiàn)有報賬流程

各地高校事業(yè)發(fā)展水平不同，學校財務處所需處理的業(yè)務量存在差異，在具體的報賬流程上并不完全相同。在一般報銷流程中，教師或者學生（下文統(tǒng)稱為經(jīng)辦人）首先在財務處網(wǎng)站上預約報賬系統(tǒng)，按照業(yè)務實際發(fā)生情況填寫預約信息，做好網(wǎng)上預約報賬登記，并且將報賬所需要提供的材料全部按要求準備齊全，裝訂、粘貼好。在填寫好預約信息之后，經(jīng)辦人將預約信息按照要求打印出來，根據(jù)經(jīng)費賬戶管理的要求請賬戶負責人簽字審核。經(jīng)費賬戶負責人審核完畢簽字后，經(jīng)辦人將預約單、發(fā)票、合同原件等報銷材料送至財務報銷大廳，交給預約單初審工作人員審核。工作人員確認材料無誤后便會收下預約單及報銷材料。經(jīng)過一段時間之后，工作人員統(tǒng)一將所有經(jīng)辦人送交的預約單及報銷材料歸集整理，按照業(yè)務處理難度、材料數(shù)量及其他標準將預約單等分派給各個經(jīng)辦報銷業(yè)務的報銷人員處理。如果報銷人員賬務處理、審核成功，則報銷流程全部結束;如果處理不成功，如發(fā)生缺少文件、審批簽字錯誤等問題，財務處工作人員會聯(lián)系經(jīng)辦人說明情況，退還報銷材料，要求經(jīng)辦人修改或補齊材料等。

目前財務處的報銷流程已十分成熟，在應對大規(guī)模預約報賬方面取得了不錯的成效。隨著教師科研項目不斷增加，教師對財務報賬的需求也越來越高，很多規(guī)模較大的高校財務處每月的賬務處理從一個月不到10000筆分錄增長到現(xiàn)在每月將近20000筆分錄。因此，在財務工作規(guī)模急劇擴大的背景下，為了保證業(yè)務的正常辦理，高校財務處需要對現(xiàn)有的報銷業(yè)務流程進行改革，避免財務大廳人員過于聚集，維持工作秩序，提高工作效率。

2 對現(xiàn)有流程優(yōu)化的建議

從上文可以看出，在整個業(yè)務處理中有多個程序會發(fā)生人與人之間的密切接觸，包括負責人審批、報銷材料傳遞、財務人員審批、報銷材料出現(xiàn)問題需要退單、對經(jīng)辦人咨詢的問題解釋說明環(huán)節(jié)等。如果這幾個方面得到改善，可以方便經(jīng)辦人辦理業(yè)務，同時有效提高業(yè)務處理效率。

（1）對所需報賬材料做詳細說明，減少經(jīng)辦人因材料少送、材料內容錯誤而往返財務處的次數(shù)。在財務報賬業(yè)務中，報銷材料是財務處報銷業(yè)務辦理人員審核、做賬的依據(jù)，報銷人員需要確認經(jīng)辦人提交的報銷材料是否齊全、材料內容是否正確。為了減少人員接觸，推動報銷業(yè)務的開展，財務處工作人員可以在財務處網(wǎng)站上就專門報銷類別的報賬程序做詳細說明，對涉及的材料附上照片說明或具體的材料抬頭、名稱等信息。如果涉及特殊業(yè)務，可以發(fā)布報銷人員的咨詢電話，請經(jīng)辦人電話咨詢。

對于報銷材料的審批，有條件的單位可以設置電子簽字系統(tǒng)，進行網(wǎng)上授權簽字。如果由于資金、技術等條件的限制，暫時無法實現(xiàn)網(wǎng)絡電子簽批，財務處工作人員在確認業(yè)務的發(fā)生是真實合理的情況下，可以要求經(jīng)辦人提供有負責人簽字審批的照片，照片內容必須能夠證明負責人的簽字是對上述業(yè)務的審批確認，內容包括預約單號、報銷事項、負責人簽字、簽字時間、簡要事由等，這樣既可以減輕經(jīng)辦人的風險，也能確保審批流程順利進行，最終促成業(yè)務完成。

（2）退單的處理應當高效從簡。退單不僅要保證退單信息通知到具體經(jīng)辦人，更要對經(jīng)辦人的疑惑進行詳細解釋。退單業(yè)務是財務報銷工作中相對復雜的部分，這一復雜性表現(xiàn)在以下幾方面。

首先，經(jīng)辦人辦理一項報銷業(yè)務需要經(jīng)歷很多步驟，費時費力，如果報銷材料出現(xiàn)問題，經(jīng)辦人在來回折騰幾次后會十分疲憊。在這種情況下通知經(jīng)辦人需要退單重新辦理業(yè)務，經(jīng)辦人很有可能出現(xiàn)情緒不穩(wěn)定的情況，不僅使退單業(yè)務不能完成，還會使經(jīng)辦人對財務處的工作形成負面印象。

其次，不同的退單業(yè)務處理方式會造成不同的影響。有些高校財務處的退單是由報銷人員直接退單，在給經(jīng)辦人解釋說明時能夠很明白地解釋退單原因，但是這樣做會影響到報銷人員的工作效率，報銷人員手頭上的報銷單據(jù)堆積會耽誤其他人的報銷進度;另有一些高校財務處則采取集中退單的方式，將各個報銷人員需要退的報銷材料統(tǒng)一歸集到退單處，由專人通知經(jīng)辦人取回材料，這樣可以提高報銷人員的工作效率，但是由于退單處的工作人員沒有經(jīng)手報銷業(yè)務，其對退單原因的了解僅僅是報銷人員的簡要敘述。因此，當經(jīng)辦人深入詢問幾個問題后，退單處的工作人員可能無法回答，需要經(jīng)辦人再去詢問報銷人員。這樣不僅會影響報銷人員的工作，也會因為增加了經(jīng)辦人的負擔而引起經(jīng)辦人的不滿。

最后，退單業(yè)務處理不好不僅會對外造成負面影響，對內也會引發(fā)財務處內部員工相互之間的不滿情緒，指責對方工作存在問題，激化財務處的內部矛盾，使財務處工作開展受到限制。

退單工作需要謹慎處理。在現(xiàn)有情況下，無接觸退單可能會引起比見面退單時更多的問題，工作人員應當優(yōu)化業(yè)務環(huán)節(jié)，例如制定標準格式的退單表，將所有必要信息填寫完整，例如退單的單號、退單時間、退單的原因、財務處的聯(lián)系電話等，確保經(jīng)辦人能夠獲悉相關通知，并且有渠道進行咨詢。同時，工作人員可以在財務處網(wǎng)站上公布最新的退單信息，對常見問題作統(tǒng)一回答。因為很多退單原因具有相似性，工作人員可以采取對具體問題編號的方式，在網(wǎng)站上開辟專欄，以編號為序，每一個編號對應一個具體問題作詳細回答。例如，針對差旅費費用超額的問題，退單工作人員可以發(fā)送短信給經(jīng)辦人，在短信中標注問題編號為A01，提醒經(jīng)辦人上網(wǎng)查看對應問題的解答，如果仍有問題需要咨詢，可以來電或通過其他方式咨詢。

（3）經(jīng)辦人對報銷業(yè)務的咨詢貫穿于報銷全流程，財務處工作人員應當充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術，采取網(wǎng)絡解答的方式及時、快速解答問題。當前業(yè)務流程中，經(jīng)辦人如果要對經(jīng)辦業(yè)務進行咨詢，一般通過電話或者現(xiàn)場咨詢的方式，大部分經(jīng)辦人會通過較為方便的電話方式咨詢，這種咨詢方式主要存在以下幾個問題：

首先，經(jīng)辦人通過打電話咨詢業(yè)務，雖然這種方式相對簡易，但是因為財務處每天的咨詢量很大，財務人員有限，需要處理的工作很多，不能隨時接聽電話，因此經(jīng)辦人撥打電話咨詢時，電話占線的情況頻繁發(fā)生，導致經(jīng)辦人的問題可能無法及時得到解答。

其次，由于經(jīng)辦人并不一定是財務工作者，其對實際的財務工作并不熟悉，對專門財務術語也不了解，因此通過電話溝通時會存在經(jīng)辦人不了解、不明白，導致了一些不可避免的錯誤，從而加劇了經(jīng)辦人與財務處工作人員之間的矛盾。

最后，一項報銷業(yè)務通常會涉及很多不同的部門，例如總務部的工程建設項目，在送達財務處之前需要其他相關部門的審批。在現(xiàn)實情況中，經(jīng)辦人會直接打電話給財務處，詢問工作人員辦理相關業(yè)務需要哪些文件說明、由誰審批等問題。因為高校財務處一般并不具備協(xié)調學校各部門的能力，對各部門內部管理流程不清楚，所以財務人員無法對這類咨詢作詳細回復。經(jīng)辦人在詢問無果后可能會對財務處的工作有意見，認為財務人員沒有盡到職責，從而對財務處整個部門形成不良印象。

因此，財務處必須采取新的方式，與經(jīng)辦人有效溝通，解決問題。例如，加設財務處網(wǎng)站問答窗口，派專人做實時網(wǎng)絡解答。但是很多高校的財務處網(wǎng)站屬于內部網(wǎng)站，需要連接內網(wǎng)，如果沒有連接內網(wǎng)，則無法登錄財務處網(wǎng)站查詢信息、留言詢問。財務處工作人員需要利用好移動互聯(lián)網(wǎng)等新的途徑解決目前工作中存在的問題。包括利用好財務處公眾號平臺，對后臺留言做好歸集匯總，形成解答。有條件的單位，還可以利用微信小程序，編寫一套專屬答詢小程序，這樣經(jīng)辦人可以方便快捷地咨詢業(yè)務，并且能夠及時得到滿意答復。

（4）為了實現(xiàn)無接觸辦公，同時保證經(jīng)辦人員送交材料的安全性，財務處可以設置專門的文件箱來收集經(jīng)辦人員送交的紙質材料，文件箱附帶密碼鎖，經(jīng)辦人在規(guī)定時間內將文件送至文件箱之后即可離開。工作人員每日定時解開密碼鎖，對文件箱做消毒處理后取出文件，再按照規(guī)定做賬務處理等。在退單環(huán)節(jié)，工作人員可以通知經(jīng)辦人在規(guī)定時間去往某地點按照編號等標簽領取自己的退單。應盡量確保人員錯峰送交或取回材料，避免人員聚集。

3 結語

在國家經(jīng)濟不斷發(fā)展的形勢下，積極探索新的工作方式，提高工作效率，保證國家各項事業(yè)有序發(fā)展，是全體社會公民的責任。在當前環(huán)境下，高校財務工作者作為國家教育事業(yè)中的重要支撐力量，一定要盡己所能，研究優(yōu)化現(xiàn)有工作流程，為推進財務工作的無紙化辦公、網(wǎng)絡辦公，“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓人少跑腿”的目標早日實現(xiàn)作出自己的貢獻。

參考文獻

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