行政審批檔案信息化建設(shè)對策之研究

侯柳羊

摘要：行政審批檔案指是在行政審批過程中形成的文字，圖表，聲像等形式的原始的檔案記錄，十分具有保存價值，因此對于行政審批檔案進行科學(xué)的儲存管理是十分重要的工作。傳統(tǒng)的檔案信息系統(tǒng)由于工作效率低，業(yè)務(wù)處理模式繁雜，需要耗費大量的人力資源和存儲空間等弊端已經(jīng)逐漸開始不適用于現(xiàn)代的行政審批檔案管理，本文對行政審批檔案信息化建設(shè)進行一定的探討并提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：行政審批檔案;信息化建設(shè);對策

中圖分類號：G270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-9129（2020）08-0144-01

行政審批檔案管理的規(guī)范流程是收集、整理、立卷、歸檔、保管并按照檔案立卷格式完成電子文件管理歸檔和檔案的定期移交。在目前以計算機互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的電子信息時代，傳統(tǒng)的行政審批檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下行政管理的需求，因此對于傳統(tǒng)的行政審批檔案的管理模式急需要更新?lián)Q代，要加快行政審批檔案的信息化建設(shè)。

1 現(xiàn)階段行政審批檔案信息化建設(shè)存在的問題

1.1檔案資料管理分散、落后。傳統(tǒng)的行政審批檔案信息管理是收集、整理、立卷、歸檔和保管，是將相應(yīng)的檔案按照一定的格式保存在相應(yīng)的文檔管理室或檔案室等類似的地方。這種傳統(tǒng)的檔案管理模式是非常直接的對檔案進行物理儲存的方法，對于資料較少的情況比較適用，對行政審批文件而言這個流程的操作需要耗費大量的人力物力資源，也需要大量的空間進行存儲既不利于文檔的調(diào)取，使用和運輸也不利于長期大量的檔案儲存。同時，我國現(xiàn)階段行政審批檔案還有一個很大的問題——檔案資料管理分散，我國不同行政區(qū)域的文件都由各自分散保管，定期移交管理，沒有統(tǒng)一的管理系統(tǒng)和信息存儲區(qū)域，不同文件的對接工作十分繁冗復(fù)雜且會產(chǎn)生很多重復(fù)的低效的文件拆分核對工作。

1.2相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)落后，更新滯后。以計算機為基礎(chǔ)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)變革在我國已經(jīng)開始了很長時間，但在相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)方面我國與西方先進的管理方式仍然有一定的差距。我國在相關(guān)檔案的管理系統(tǒng)方面的資源投入相對較少，在系統(tǒng)的建立、運行、維護方面也沒有統(tǒng)一的規(guī)劃管理。在以上許多因素的交織影響下，目前在我國大多數(shù)地區(qū)的行政審批檔案的管理是傳統(tǒng)的檔案管理模式與電子信息化檔案管理模式并存的狀態(tài)，在電子信息化建設(shè)方面由于管理系統(tǒng)滯后，更新不及時等原因的檔案管理系統(tǒng)還不能達到較為現(xiàn)代化的水平，不能滿足部分政府機關(guān)的需求。

1.3檔案資料對接困難。由于我國目前仍然存在許多行政區(qū)域使用傳統(tǒng)的檔案資料管理模式，且長期以來我國留存的紙質(zhì)檔案較多，所以短時間內(nèi)在我國要完成不同區(qū)域的檔案資料的對接和統(tǒng)一管理是非常困難的。在這方面必須要加快電子信息化建設(shè)，對以往的檔案資料進行電子輸入，留存，在現(xiàn)行行政區(qū)域推廣電子信息化檔案管理模式，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫逐步推進我國行政審批檔案管理的信息化建設(shè)。

2 行政審批檔案信息化建設(shè)對策

2.1規(guī)范行政檔案、資料的管理。現(xiàn)階段我國行政審批檔案信息化建設(shè)仍然有許多問題亟待解決，要加速我國行政審批檔案信息化建設(shè)第一步需要規(guī)范我國的行政檔案和資料的管理。目前我國許多行政單位仍然采用傳統(tǒng)的行政審批檔案管理模式，不能很好的跟上現(xiàn)代化辦公的水平。形成這樣狀況的原因有很多，如許多基層的地方官員對于計算機系統(tǒng)的使用并不熟練，要加強我國的行政審批檔案管理信息化就必須要克服這些困難，從規(guī)范行政檔案和資料的管理開始，逐步推進行政審批檔案信息化建設(shè)。

2.2加速推進我國行電子政審批檔案信息化建設(shè)。目前我國已經(jīng)基本達到了4G互聯(lián)網(wǎng)的全國性普及許多一線城市也逐漸進入了“無紙化”辦公的時代，在這樣的情況下，我國需要加速推進全國性電子信息檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，讓各級行政人員逐步適應(yīng)電子化檔案信息的管理模式。對于加強行政審批檔案信息化建設(shè)，在人員管理方面可能會存在一定的阻礙這就需要國家組織發(fā)展較為落后地區(qū)的基層干部進行電子計算機信息管理的培訓(xùn)，提升基層干部在電子信息管理方面的能力。

2.3改善我國行政審批檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了改善我國行政審批檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，加速推進行政審批檔案信息化管理需要做的非?；A(chǔ)的一項工作是建立和完善我國的行政審批檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是各行各業(yè)進行現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)，在電子信息檔案的管理方面亦是如此。

2.4建立健全我國行政審批檔案現(xiàn)代信息化管理模式。形成目前行政審批檔案管理混亂，工作量大，對接困難等問題的原因是我國的行政審批檔案信息化管理模式不夠完善。在我國，由于地區(qū)發(fā)展不平衡直接導(dǎo)致了我國不同地區(qū)的物質(zhì)資源不均衡和管理方式、管理理念的巨大差距。在經(jīng)濟較為落后的地區(qū)，由于人們的認知水平受環(huán)境的局限，導(dǎo)致我國經(jīng)濟發(fā)展落后地區(qū)的基層組織的行政審批檔案管理模式也有一定的滯后性，與經(jīng)濟較為發(fā)達的地區(qū)相比，在管理模式上有很大的差異。

2.5建立統(tǒng)一歸檔范圍和存儲格式。建立統(tǒng)一歸檔范圍和存儲格式是推進我國行政審批檔案信息化建設(shè)的重中之重，也是行政審批檔案信息化建設(shè)的基石。在進行行政審批電子化檔案歸檔工作的時候，要對每一件事設(shè)置單獨的歸檔文件夾，按照一定的規(guī)則、格式命名方式對該事件的申請、受理、辦理、辦結(jié)、送達等信息在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中進行存儲。

3 結(jié)語

本文對行政審批檔案的信息化建設(shè)做了簡要的分析并根據(jù)目前我國行政審批檔案信息化建設(shè)過程中存在的問題提出來相應(yīng)的策略，希望能夠為我國行政審批檔案信息化建設(shè)盡綿薄之力。

參考文獻：

[1]韓輝.行政審批檔案信息化建設(shè)的思考和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（06）：99.

[2]黃衍潔.加強行政審批檔案管理利用的若干思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，（12）：104-105.