檔案信息化管理探討

李建

摘 要：檔案管理作為相關(guān)單位內(nèi)部工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，在單位運行中發(fā)揮著重要作用。加強檔案信息化管理工作對相關(guān)單位的運行與發(fā)展具有積極促進作用，同時也是單位發(fā)展的有效依據(jù)。由此可見，相關(guān)單位需要加強對檔案管理工作的重視程度，實施創(chuàng)新型管理方法，加強單位檔案信息化建設(shè)，不斷提高管理質(zhì)量與管理效率，實現(xiàn)單位持續(xù)發(fā)展。本篇文章主要通過對檔案信息化管理策略進行探討，指出實施檔案信息化管理的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化管理;實施策略

信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步，為相關(guān)單位發(fā)展帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。在經(jīng)濟全球化的背景下，相關(guān)單位需要具有與時俱進的精神，積極轉(zhuǎn)變新的檔案管理理念，不斷推動檔案管理的信息化建設(shè)，才能幫助企業(yè)在社會競爭日益激烈的今天立于不敗之地[1]。因此，相關(guān)單位需要改進檔案管理方式，加強數(shù)據(jù)化管理模式，實現(xiàn)檔案管理工作的高效運行，從而相關(guān)檔案管理工作人員提供方便。

一、檔案信息化管理工作中存在的問題

（一）檔案信息化管理工作過于分散化

相關(guān)單位在進行信息化檔案管理過程中未做到單位內(nèi)部各個部門之間的信息共享，導(dǎo)致單位內(nèi)部之間信息缺乏共通性，從而導(dǎo)致信息過于分散化，甚至出現(xiàn)重疊現(xiàn)象[2]。檔案信息分散化限制了檔案管理信息化建設(shè)的順利開展，不利于信息管理人員對檔案信息的正確判斷，從而無法實現(xiàn)檔案管理的高質(zhì)與高效。

（二）檔案信息化管理工作出現(xiàn)信息異構(gòu)現(xiàn)象

相關(guān)單位在進行檔案信息化管理時存在信息異構(gòu)現(xiàn)象，檔案信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與文件屬性存在一定關(guān)系，不同的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)導(dǎo)致文件屬性出現(xiàn)相應(yīng)變化，當(dāng)電子檔案中出現(xiàn)一些特殊的文件形式時，會導(dǎo)致其信息兼容模式存在問題，甚至出現(xiàn)打不開的現(xiàn)象，不僅造成了相關(guān)部門人力、財力與物力等多種資源的浪費現(xiàn)象，而且增加了檔案信息管理人員的工作難度，不利于管理效率與管理質(zhì)量的提高。

（三）檔案信息化管理工作出現(xiàn)滯后現(xiàn)象

相關(guān)單位在進行檔案信息化管理過程中，需要借助相關(guān)信息技術(shù)及電子技術(shù)方法將紙質(zhì)版本的檔案信息進行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案信息的有序性。當(dāng)時部分單位在進行檔案信息化管理過程中過度的重視信息技術(shù)的應(yīng)用，從而忽視了對檔案信息化管理方式與體制的改進，對檔案信息化管理人員綜合素質(zhì)及專業(yè)能力的培養(yǎng)不夠重視[3]。目前，很多單位都存在檔案信息更新不及時或信息缺失的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案信息化管理工作出現(xiàn)滯后狀況。由此可見，檔案信息化管理工作滯后不利于檔案信息化建設(shè)的長遠發(fā)展。

二、檔案信息化管理的實踐探索

檔案信息化管理與信息化建設(shè)可以有效節(jié)約檔案管理工作的成本，減少工作中資源浪費現(xiàn)象，可以幫助相關(guān)單位轉(zhuǎn)型為資源節(jié)約型與環(huán)境友好型，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。除此之外，檔案信息化管理可以有效提高檔案管理工作效率，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，有效節(jié)省工作時間，提高信息查找速度，最大程度的提高信息查詢速度，實現(xiàn)高效工作。

（一）完善檔案信息化管理設(shè)施建設(shè)

相關(guān)單位在進行檔案信息化管理工作時應(yīng)該不斷完善檔案管理硬件設(shè)施的完善化，積極引進先進的信息化管理設(shè)備，吸取優(yōu)秀信息化管理經(jīng)驗，從而加快信息化管理進程，順利開展檔案信息化管理工作[4]。由此可見，檔案信息化管理設(shè)施建設(shè)對檔案管理工作具有積極的促進作用。相關(guān)單位需要積極引進各種先進信息化管理設(shè)備，并逐漸加大對信息化設(shè)備的投資，從而實現(xiàn)信息化管理順利進行。例如，相關(guān)單位需要配備完善的打印機以及掃描儀等設(shè)備。除此之外，單位部門應(yīng)該對檔案管理的實際情況進行調(diào)查，并聘請專業(yè)的技術(shù)人員，組織對檔案信息化管理的相關(guān)工作人員進行定期培訓(xùn)，從而建立專業(yè)高效的信檔案息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)質(zhì)分類，實現(xiàn)信息查詢工作的便捷性，推動檔案信息化管理工作的進一步發(fā)展。

（二）解決檔案信息化管理的異構(gòu)性問題，實現(xiàn)信息資源共享

相關(guān)單位需要沖破傳統(tǒng)檔案管理理念的禁錮，積極轉(zhuǎn)變新的管理理念與管理方法，提高檔案管理人員的專業(yè)性與責(zé)任意識，從而有效提高檔案信息化管理質(zhì)量。除此之外，相關(guān)單位需要不斷引進先進的管理方案，加強對檔案信息的科學(xué)化與合理化管理，建立完善的檔案信息管理體制，從而實現(xiàn)檔案信息化管理工作的順利進行。為確保檔案信息的真實性，檔案管理人員需要及時對檔案信息進行更新，并建立信息共享機制，通過信息化技術(shù)建立資源信息共享平臺，從而實現(xiàn)檔案信息的公開性與透明性，為各個部門查閱信息提供便捷，從而避免信息的重復(fù)性，實現(xiàn)信息優(yōu)質(zhì)管理。

（三）建立完善的檔案信息化管理體系

相關(guān)單位在進行檔案信息化管理的過程中需要不斷建立完善的檔案信息化管理體系，實現(xiàn)信息化管理工作的有效性，從而使其促進檔案管理信息化順利開展。檔案管理部門需要對信息化管理的全部過程有深入了解，同時能夠發(fā)現(xiàn)其在管理過程中存在的問題，并找出問題存在的原因，從而制定科學(xué)合理的針對性解決方案，建立完善的檔案信息化管理體系，將其與檔案信息化管理進行有機結(jié)合，從而順利開展信息化管理工作，實現(xiàn)檔案信息化管理的高效運行。例如，相關(guān)單位可以建立考核制度，并結(jié)合信息化管理相關(guān)流程，組織對檔案管理工作人員進行定期考核，將檔案信息化管理作為績效考核的一部分，引導(dǎo)檔案管理人員提高對信息化管理的重視程度，激發(fā)其工作積極性與主動性，從而實現(xiàn)工作人員的規(guī)范化管理，有效避免管理人員工作中的失誤，提高檔案管理工作質(zhì)量。除此之外，相關(guān)部門可以設(shè)立專門的工作崗位，并定期組織對工作人員進行培訓(xùn)，制定明確的崗位工作職責(zé)與工作內(nèi)容，建立完善的責(zé)任管理制度，提高檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與責(zé)任意識，從而實現(xiàn)檔案管理工作的有效開展。

（四）加強信息化管理，提高檔案管理質(zhì)量

相關(guān)單位需要建立完善的規(guī)章制度，要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照單位制度的規(guī)章制度執(zhí)行，從而降低工作失誤情況的發(fā)生機率。當(dāng)在執(zhí)行過程中，檔案管理工作人員需要進行嚴(yán)格檢查，發(fā)現(xiàn)錯誤需要及時進行更改，從而有效提高管理質(zhì)量。除此之外，檔案管理工作人員需要不斷對管理知識進行學(xué)習(xí)，拓展管理知識視野，加強對管理信息化技術(shù)的認(rèn)知，提升信息技術(shù)操作能力，從而提高檔案信息管理效率。相關(guān)單位組要注意對信息管理系統(tǒng)進行安全維護，防止信息外露現(xiàn)象發(fā)生，并對信息病毒及網(wǎng)絡(luò)漏洞問題進行及時處理，從而有效預(yù)防信息受損。由此可見，檔案信息化管理工作人員應(yīng)做好檔案信息的備份工作，并繼續(xù)完善信息管理系統(tǒng)，可以設(shè)置專門的保密系統(tǒng)，從而有效提高管理系統(tǒng)的防御能力，實現(xiàn)管理工作的順利開展。

總結(jié)語

綜上所述，相關(guān)單位完善信息化管理設(shè)施建設(shè)，并建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息化管理的順利開展，為檔案信息查詢提供便利。除此之外，需要加強檔案信息管理工作人員的專業(yè)技能，激發(fā)管理的積極性與主動性，逐漸建立管理人員的責(zé)任意識，實現(xiàn)檔案信息管理的安全性與完整性，提高檔案信息化管理的工作質(zhì)量與工作效率。由此可見，為實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)信息化管理相關(guān)單位必須要對其引起足夠重視，結(jié)合自身實際并積極引進先進管理理念與技術(shù)，從而推動企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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[2] 劉敏.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略[J].蘭臺內(nèi)外，2020（18）：55-56.

[3] 鄒宏偉.基于云計算的檔案信息化管理機制分析[J].黑龍江檔案，2020（03）：64.

[4] 高潔. 借力“互聯(lián)網(wǎng)+” 推進檔案信息化管理[N]. 東方煙草報，2020-06-17（003）.