關(guān)于做好新形勢下行政事業(yè)單位辦公室管理的幾點思考

龐銀華

摘 要：行政事業(yè)單位辦公室兼顧綜合事務(wù)管理多項職能，是單位的核心和關(guān)鍵部門，本文就如何做好新形勢下行政事業(yè)單位辦公室管理提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;辦公室;綜合管理

從辦公室的職能來看，它主要是發(fā)揮參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督查督導(dǎo)、服務(wù)保障等作用，是行政事業(yè)單位體系中一個關(guān)鍵性的橋梁部門，作用發(fā)揮的好壞，關(guān)系著單位日常運轉(zhuǎn)能否高效、參謀決策能否見效、制度執(zhí)行能否實效、服務(wù)保障能否有成效。在新形勢下，提升行政事業(yè)單位辦公室管理水平，是深化行政體制改革，轉(zhuǎn)變職能、理順關(guān)系、優(yōu)化結(jié)構(gòu)、提高效能的現(xiàn)實需要。

一、行政事業(yè)單位辦公室三大特點

（一）綜合服務(wù)性。主要體現(xiàn)在機關(guān)后勤服務(wù)保障和加強內(nèi)部溝通，如搞好后勤接待工作，做好食堂建設(shè)和公車管理，加強各部門的聯(lián)系與對其日常事務(wù)的管理。

（二）復(fù)雜多樣性。主要是結(jié)合辦公室日常工作，它所涉及的部門、內(nèi)容多而復(fù)雜，如文字材料、文件上傳下達(dá)、制度印發(fā)、綜合協(xié)調(diào)、會務(wù)保障、后勤保障、車輛調(diào)度等等。

（三）困難瑣碎性。辦公室行政事務(wù)管理存在任務(wù)重、工作時間長、突發(fā)性等問題，而這些問題也決定了開展辦公室行政事務(wù)管理的困難和多變性，辦公室人員存在經(jīng)常加班的情況。

二、行政事業(yè)單位辦公室四大職能

一是參謀助手職能。辦公室是行政事業(yè)單位一個重要的輔助決策機構(gòu)，主要是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多前瞻性、創(chuàng)造性的合理化意見，準(zhǔn)確傳達(dá)上級有關(guān)精神，經(jīng)常深入基層調(diào)查研究，把當(dāng)前出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾如實反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值信息。

二是綜合協(xié)調(diào)職能。辦公室行政管理一個最主要的職責(zé)是溝通上下，聯(lián)系各方，協(xié)調(diào)統(tǒng)籌。發(fā)揮辦公室牽頭抓總作用，處理好各單位各部門問題，形成工作合力。同時要敢于協(xié)調(diào)，善于協(xié)調(diào)，當(dāng)好總調(diào)度。通過建立合理化制度，促進(jìn)工作效率提升。

三是督查督導(dǎo)職能。辦公室有一項重要的職責(zé)就是確保工作督導(dǎo)督查到位，保障上級部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)的重要決策得到快速落實，把上級安排的工作和本單位領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)分解落實到具體部門和具體責(zé)任人，同時加強過程督導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)決策實施過程中的各種問題，認(rèn)真分析原因，采取有力舉措，切實把任務(wù)執(zhí)行到位。

四是服務(wù)保障職能。這也是行政事務(wù)管理工作的重點內(nèi)容，辦公室服務(wù)保障工作質(zhì)量的高低直接關(guān)系機關(guān)能否正常高效運轉(zhuǎn)，除了做好領(lǐng)導(dǎo)和機關(guān)內(nèi)部服務(wù)保障外，還要為廣大人民群眾做好服務(wù)保障工作，如對內(nèi)做好食堂、辦公設(shè)備、公車等服務(wù)，對外做好便民服務(wù)等。

三、辦公室行政事務(wù)管理工作存在的三大問題

一是行政管理制度還有待完善。雖然為促進(jìn)經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，政府機構(gòu)進(jìn)行了大量改革，也獲得了部分成效，但是單位辦公室行政管理體制明顯滯后于社會經(jīng)濟體制改革，出現(xiàn)了工作過程中秩序混亂、各個部門崗位職責(zé)劃分不清等現(xiàn)象，都是由于管理制度不夠完善所導(dǎo)致。同時由于管理制度的缺失，使得相關(guān)工作人員在工作過程中，出現(xiàn)自由散漫的工作心態(tài)，從而嚴(yán)重影響了辦公室行政事務(wù)管理的正常運行與開展，進(jìn)而使得行政事務(wù)管理工作的效率與質(zhì)量無法得到有效提升。

二是管理人員素質(zhì)還有待提升。辦公室行政事務(wù)有效開展，很大一部分因素取決于辦公人員的綜合素質(zhì)，但就當(dāng)前現(xiàn)狀來說，還存在管理人員與工作人員對于行政事務(wù)管理工作的重視程度不足、認(rèn)識不夠，辦公室管理人員缺乏較高的行政管理水平和綜合素質(zhì)，在專業(yè)技能方面存在不足。雖然有的行政事業(yè)單位對辦公室人員開展了專項技能知識培訓(xùn)與教育，取得了一定的成效，但有的問題依舊存在。根本原因還是管理人員個人工作能力與綜合素質(zhì)過低，無法適應(yīng)辦公室工作的復(fù)雜性、困難性、服務(wù)性要求。

三是行政管理水平還有待提高。辦公室的行政事務(wù)較為零散，繁瑣，在辦公室行政事務(wù)管理工作過程中，存在辦公人員工作積極性不高，工作處于被動，負(fù)面情緒較多，從而對工作過程中所出現(xiàn)的其他問題表現(xiàn)出一種漠視的態(tài)度。而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因是由于相關(guān)管理者自身管理水平不足，沒有通過科學(xué)的方法將辦公室行政事務(wù)管理的各項工作進(jìn)行協(xié)調(diào)與溝通，進(jìn)而使辦公室行政事務(wù)管理的效率與質(zhì)量不能得到有效提升。

四、新形勢下做好行政事業(yè)單位辦公室管理三點舉措

一是完善行政事務(wù)相關(guān)管理制度。通過科學(xué)合理的手段在辦公室行政事務(wù)管理的過程中構(gòu)建完善的規(guī)章制度，確保行政事務(wù)開展高質(zhì)高效。一方面要精細(xì)崗位職責(zé)，通過明確細(xì)化崗位職責(zé)，杜絕分工模糊現(xiàn)象，做到任務(wù)細(xì)分到人，責(zé)任細(xì)化到崗，即使面對辦公室日常行政管理復(fù)雜、臨時交辦事情突發(fā)的情況也可以從容面對，使得每個管理人員通過定人定崗，充分發(fā)揮崗位價值，從而不斷提升行政事務(wù)辦事效率。另一方面要創(chuàng)新制度管理，從管理學(xué)角度來看，事業(yè)單位的組織結(jié)構(gòu)比較緊密，呈金子塔型，這樣的組織方式導(dǎo)致橫向溝通不足，無法有效互動。因此要加強管理模式創(chuàng)新，建立使用現(xiàn)代化時代發(fā)展需要的扁平式管理模式，加強內(nèi)部人員信息有效傳遞，內(nèi)部機構(gòu)雙向聯(lián)動。

二是提升行政事務(wù)人員素質(zhì)水平。一方面在辦公室人員選拔上嚴(yán)格控制，著重考察人員的專業(yè)能力、政治素養(yǎng)，對于最終進(jìn)入辦公室的人員要加大培訓(xùn)力度，主要側(cè)重在政治理論培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)、文字材料功底等方面的教育。另一方面要加強管理人員思想作風(fēng)建設(shè)，提升服務(wù)水平和大局觀念。無論是在辦公室日常事務(wù)處理或文字材料撰寫方面，都需要發(fā)揮勇于鉆研、埋頭苦干的工作作風(fēng)。

三是加強行政事務(wù)管理模式創(chuàng)新。要不斷推進(jìn)辦公室工作科學(xué)化、精細(xì)化管理。一要提高工作標(biāo)準(zhǔn)，按照局部功能最優(yōu)化，整體功能最大化的要求，將各項管理標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化到每一個崗位上，形成工作規(guī)范;二要優(yōu)化工作流程，按照目標(biāo)明確、環(huán)節(jié)清晰的要求，不斷簡化優(yōu)化工作流程，確保各部門工作銜接有序，互相配合。三要突出智能運用，主動運用新技術(shù)、大數(shù)據(jù)等智能手段，不斷提升辦公效率，促進(jìn)辦公系統(tǒng)改造提升，做到工作內(nèi)容全覆蓋、工作流程全監(jiān)督、目標(biāo)任務(wù)全閉環(huán)。

五、結(jié)束語

通過上文分析，聚焦行政事務(wù)管理重點環(huán)節(jié)，著力解決管理過程中的難點、堵點問題，切實提升行政事務(wù)管理效率，真正發(fā)揮好行政事業(yè)單位辦公室在協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)、部門之間的橋梁紐帶作用。

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