人事檔案管理的做法之我見

李奎

【摘要】本文就當前人事檔案管理提出更高的工作要求，要求創(chuàng)新管理模式，常規(guī)管理與信息技術的綜合運用，現今管理工作不能適應這種要求，在思想認識、管理制度、管理人員素質等方面存在不足和弊端。為了提高人事檔案管理水平，需要采取相應的方案，完善檔案管理制度，提高管理人員的素質，從而有效的完成人事檔案管理工作。

【關鍵詞】人事檔案管理? 整改方案? 登記備案? 模式轉變

一、掌握人檔管理概念 理解運用有效執(zhí)行

（一）理解概念把握內涵 掌握運用規(guī)章制度

人事檔案管理就概念來說，就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等項目的活動。人事檔案是在人事管理活動中逐漸形成的，記錄和反映個人經歷和德才表現的綜合素質，以個人為單位，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況等方面的原始記錄。在當今社會經濟市場形勢參與下，人事檔案由于社會治理及單位管理內容和要求的變化，人事檔案的內容也發(fā)生了相應的變化，需要在新形勢下加以升級和更新，才能適應社會發(fā)展的需要。

（二）掌握人檔管理內容 按著制度加以落實

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管措施的關鍵。其基本內容：材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度。根據這些內容，按步驟有條不紊的加以落實，無差錯的準確進行。

1.檔案材料鑒別歸檔 確定位置登記備案

新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先按照材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。第二，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。第三，在目錄上補充填寫材料名稱及有關內容。第四，將新材料放入檔案庫中。通過層層落實，準確管理檔案材料。

2.檔案材料檢查核對 妥善保管以防丟失

檢查與核對是保證人事檔案完整性、安全性的重要手段。檢查的內容，既包括對人事檔案材料本身進行檢查。例如，查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行篩查，例如，查看庫房門窗是否完好，玻璃有無損壞，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要適時定期進行。但在不同的特殊情況下，第一，突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或火災等之后。第二，對有些檔案發(fā)生質疑之后，如不能確定某份材料是否丟失。第三，發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲蛀等，都要進行認真檢查逐一核對。

3.檔案材料做好轉遞 合理轉移準確投遞

轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由于工作調動等原因引起的，在具體操作過程中，根據證明材料、有效證件，按章辦理轉移手續(xù)，體現出高效的工作效率。

4.檔案材料嚴格保密 采取措施加以保衛(wèi)

檔案材料具有保密性，具體要求：①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應備齊必要的存檔設備。②檔案庫房備有必要的防火、防潮器材。③檔案庫房、檔案專柜保持清潔，不準存放無關物品，以免影響保存檔案材料的質量。

5.建立檔案統(tǒng)計制度 有條不紊井然有序

人事檔案統(tǒng)計的內容主要有：①人事檔案的數量。②人事檔案材料收集補充情況。③檔案整理情況。④檔案保管情況等方面。這些項目要做到胸中有數，了如指掌，有的放矢。

二、人檔管理存在弊端 原因多種有待改善

（一）人檔管理重視不夠 改變觀念增強責任

人事檔案管理中，由于受我國傳統(tǒng)觀念的影響，我國以前的人事檔案管理工作比較片面，僅僅注重收集個人的家庭出身、政治面貌、社會關系以及受教育程度等基本材料，這些項目及內容都已經很難跟上現在社會發(fā)展的步伐，更無法適應社會經濟發(fā)展的需要。一些單位對于人事檔案管理工作的重視度不夠，普遍認為檔案管理工作只是簡單的資料歸檔和收集工作，對于信息化的建設的重視程度更低，這些想法都嚴重影響到了我國人事改革的進度，無法適應現代化管理的需要，只有更新觀念，開拓創(chuàng)新，才能適應社會的發(fā)展。

（二）檔案材料利用繁瑣 檢索困難神秘性高

日前，我國人事檔案管理工作長期以來體現的是內向型的封閉式管理模式，過分強調檔案管理的政治性和保密性，忽視了檔案管理的社會化開放性作用。社會檔案管理意識淡薄，人事檔案管理工作思想保守，呆滯死板，缺乏檔案管理的服務宣傳，無法給人們提供高效優(yōu)質的服務。在實際工作中會出現檔案查閱困難的問題，廣大群眾對人事檔案充滿神秘感，無法便捷地接觸到個人的人事檔案，從而影響檔案工作的順利開展。

（三）網絡數據建設落后 信息共享亟待解決

當前，我國在人事檔案管理的信息化建設方面還存在投入不足的現象，在數據庫建設過程中還存在著數據錄入不完整，數據更新及補充不及時，數據檢查不到位等問題。另外還受到網絡安全性不穩(wěn)定因素的影響，一些計算機網絡犯罪、病毒、信息保存載體壽命還威脅著人事檔案數據庫的安全性。人事檔案信息和網絡建設的形式還有不統(tǒng)一的存在，人事檔案信息管理的建設缺乏規(guī)范性和標準性，嚴重制約了人事檔案的共享性，造成了檔案信息資源建設發(fā)展滯后的原因。

（四）管理人員素質偏低 急需培訓提高技能

在我國現代化信息技術飛速發(fā)展的時代，人事檔案管理逐步走向了信息化處理環(huán)境中，這對于檔案管理人員的素質要求也變得越來越高。從總體上來看，我國人事檔案信息化管理人員隊伍整體素質偏低，工作人員專業(yè)素質和實踐操作等能力的培養(yǎng)還有待加強。由于缺乏大量的檔案管理復合型人才，加之檔案管理人員培訓力度不大，造成了我國兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識和計算機網絡通信技術技能的人才大量匱乏，遠遠不能夠滿足現階段人事檔案信息化管理的需要。

三、找出管理存在弊端 整理改革工作方案

（一）更新觀念改革創(chuàng)新 管理理念模式轉變

當前，我國正處在全面改革開放和發(fā)展的階段，傳統(tǒng)的以保密性為管理手段的檔案管理模式已經不能適應檔案管理工作的發(fā)展。因此，檔案管理工作人員要切實轉變思想觀念，樹立開放性主動的服務意識，加強對檔案管理工作的創(chuàng)新性和多樣性，從簡單的收集歸檔觀念轉變成主動開放和利用檔案材料的觀念。在人事檔案管理工作的實施中，要堅持以人為本的先進理念，發(fā)揮檔案管理人員的主動性和積極性，不斷改革檔案管理發(fā)展模式，使人事檔案管理工作同人事工作得到同步協(xié)調發(fā)展，開創(chuàng)人事工作發(fā)展的新途徑。

（二）改革陳舊管理方式 掌握運用先進手段

當前，人事檔案管理工作方式和手段的落后，嚴重制約了人事檔案管理工作的發(fā)展，因此要逐步改革落后的管理模式，實現人事檔案管理工作的科學化和現代化。例如，可以通過添置必要的復印設備和計算機設備來加強人事檔案管理的信息化建設，建立有效的人事檔案管理的網絡系統(tǒng)，使人事檔案資料能夠及時有效地進行存檔和查詢，可以通過系統(tǒng)進行及時輸入和輸出，提高檔案的準確檢索效率，快速地為人才開發(fā)和經濟建設服務。另外還要加強人事檔案管理的分類化，做到從手工管理向智能化管理轉變，注重工作人員對于人事檔案信息化管理方法的掌握和自身素質的提高，使人事檔案管理向著標準化、合理化邁進。

（三）加強人檔管理安全 建立完善保障體系

增強人事檔案信息化管理的安全性需要從以下三個方面入手。第一，要建立完善人事檔案管理信息的安全性法規(guī)，嚴格規(guī)范人事檔案管理制度和安全標準，不斷完善信息安全的保障體系。第二，，要加強人事檔案管理人員的安全性教育培訓，從思想上加強人事檔案管理人員的安全意識。最后，要加強人事檔案管理操作的規(guī)范化管理，制定嚴格的操作規(guī)則和標準，并且不斷完善人事檔案信息化操作系統(tǒng)，對人事檔案管理人員加強系統(tǒng)的定期維護和更新，使其掌握一定的基本技能。

（四）加強領導重視培訓 提高自身整體素質

人事檔案管理工作是我國一項政策性和技術性比較強的工作，工作任務重大，它集服務與保密性綜合一體。因此，領導要高度重視人事檔案管理工作，把檔案管理隊伍建設作為工作的重點來抓。要建立檔案管理領導小組責任制，加強對檔案管理人員的檢查和監(jiān)督，不斷提高其思想覺悟，從制度上規(guī)范檔案管理人員的工作。同時還要對人事檔案管理人員的技能培訓，提高人事檔案管理人員的自身素質，通過開展一系列活動來增強檔案管理人員隊伍技能水平，用科學的思想來武裝檔案管理人員的頭腦，使其樹立正確的人生觀和價值觀，恪守檔案管理的工作紀律，嚴格執(zhí)行《檔案法》的規(guī)定。通過不斷地研修學習和大膽實踐來提高檔案管理人員的整體素質，發(fā)揮人事檔案管理人員應有的才能。

總之，隨著現代管理理念和實踐的不斷發(fā)展和進步，對于當前人事檔案管理工作的要求也在不斷嚴格，要求的水平不斷提高。因此，從人事檔案信息適度公開的角度探討整改方案，新突破、新措施、新體制，加強和改善人事檔案管理工作，促進人事檔案的制度化、法制化和科學化，更好地服務于民眾，為和諧社會發(fā)展建設服務，從新的角度和領域延伸及拓展人事檔案的內涵，豐富檔案管理研究的內容，進而以開闊的視野認識人事檔案的社會功能，提升人事檔案的社會價值，讓人事檔案管理工作在社會經濟發(fā)展中發(fā)揮應有的作用。

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