文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討

侯蕊

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，事業(yè)單位也取得了不錯(cuò)的工作成就，而文書檔案管理作為單位各項(xiàng)工作要?jiǎng)?wù)的重要組成部分，只有做好文書檔案管理工作才能促進(jìn)事業(yè)單位長久穩(wěn)定發(fā)展。但就目前來看，很多事業(yè)單位都忽視了這項(xiàng)工作，檔案價(jià)值得不到充分的發(fā)揮，而為了改變這一現(xiàn)狀，就需要從文書檔案整理對事業(yè)單位效能角度出發(fā)，提高事業(yè)單位文書檔案利用效率，為事業(yè)單位長久穩(wěn)定發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;事業(yè)單位;效能化

文書檔案始終作為記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程的重要檔案，它是企業(yè)事業(yè)單位取得卓越成就的見證者，里面包含前人總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為企業(yè)事業(yè)單位長久穩(wěn)定發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)保障，對此，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)重視起文書檔案管理工作，并提高其利用效率，從而充分發(fā)揮其價(jià)值功能，以此來促進(jìn)事業(yè)單位長效發(fā)展。

1 文書檔案概況

文書檔案是對機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位歷年來發(fā)展經(jīng)驗(yàn)以及重要信息的總結(jié)、歸納等。檔案種類較多，且比較復(fù)雜，如何能夠合理利用，對企業(yè)各項(xiàng)工作的開展具有一定的指導(dǎo)意義。近年來，我國穩(wěn)住檔案管理工作也逐漸受到重視，企業(yè)事業(yè)單位也加大了文書檔案的利用效率，但還要部分企業(yè)事業(yè)檔案管理人員，忽視了文書檔案在企業(yè)管理中的積極作用，無法發(fā)揮其利用價(jià)值，只有不斷改進(jìn)穩(wěn)住檔案管理方法，提高檔案管理人員的意識，才能促進(jìn)文書檔案朝著向更加、科學(xué)、合理方向前進(jìn)。

2 文書檔案管理日常出現(xiàn)的一些問題

2.1 文書檔案得不到重視

傳統(tǒng)事業(yè)單位多不重視文書檔案管理工作，管理人員也忽視了對檔案的管理，使得企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中無法充分利用有效的價(jià)值信息，不利于企業(yè)單位長久穩(wěn)定發(fā)展。而文檔管理中文檔采集作為其重要的組成部分，對于補(bǔ)充和完善文書檔案內(nèi)容以及提高文書檔案的真實(shí)性方面起著積極作用。如果管理人員日常工作中不注重信息的收集和整理，那么就會(huì)丟失很多有價(jià)值的資源，對于企業(yè)長久穩(wěn)定發(fā)展也會(huì)帶來一定的影響。

2.2 文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施過于陳舊

隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢，特別是計(jì)算機(jī)以及電子設(shè)備的出現(xiàn)，大大提高了文書檔案管理的效率以及檔案信息的利用水平。同時(shí)，現(xiàn)代化文書檔案管理方式可以不受時(shí)間地點(diǎn)限制，特別是對于一些重要的文件來說，具有很好地防護(hù)功能，大大提高文書檔案安全性。但由于很多單位缺少對文書檔案管理的重視，還在沿用傳統(tǒng)的制止管理方式，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失和遺漏的情況，對企業(yè)各項(xiàng)工作開展帶來一定的限制[1]。

2.3 文書檔案制度不健全

文書檔案制度管理對提高檔案管理效率以及保證檔案管理質(zhì)量起著積極作用，但當(dāng)下很多事業(yè)企業(yè)單位開展文書檔案管理的過程中，缺乏有效的制度，使得檔案管理工作出現(xiàn)較為混亂的情況，管理人員管理隨意性，使得檔案利用價(jià)值得不到充分發(fā)揮。

3 文書檔案的管理

3.1 采用科學(xué)合理的方式對文書檔案管理進(jìn)行資源整合優(yōu)化

文檔管理工作對提高檔案采集效率以及保障資料收集質(zhì)量起著積極作用，需要文書檔案管理工作人員做好文檔的歸納與整理，并進(jìn)行合理的劃分，這樣才能夠進(jìn)一步提高檔案的利用效率。隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，文檔管理形式也變得更加先進(jìn)，現(xiàn)代化的文檔管理形式可以大大提高文章查閱管理效率，工作人員只需利用信息網(wǎng)絡(luò)工具就省去了人工檢索的麻煩，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的有效保存，避免一些人為因素而影響文書檔案的完整度，加快了企業(yè)現(xiàn)代化文檔查閱系統(tǒng)管理步伐。此外，文檔管理也是文獻(xiàn)資源開發(fā)必條件，文檔管理應(yīng)建立在科學(xué)、規(guī)范基礎(chǔ)上才能大大提高管理效率，同時(shí)，工作人員還要注重對檔案信息的優(yōu)化，使文檔內(nèi)容更加精準(zhǔn)，利用起來更加高效，對提升檔案管理工作質(zhì)量以及檔案內(nèi)容質(zhì)量有著不可替代的作用[2]。

3.2 創(chuàng)造現(xiàn)代數(shù)字化文書檔案

隨著我國網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，也為各行各業(yè)的發(fā)展提供了新的方向，對于事業(yè)單位文書檔案管理工作來說，也應(yīng)該順利時(shí)代發(fā)展需要，不斷提高檔案管理先進(jìn)化水平，運(yùn)用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)工具，通過電子設(shè)施取代傳統(tǒng)的人工檔案管理，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲方式變?yōu)閿?shù)字存儲，及時(shí)的對檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充和完善，對于一些重要的信息要做好加密保存，為事業(yè)單位文檔管理工作提供新的發(fā)展方向。同時(shí)，還要組織相關(guān)技術(shù)人員建立完善的文檔軟件綜合服務(wù)系統(tǒng)，提高與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的關(guān)聯(lián)度，對促進(jìn)文書檔案的利用效率以及保障文章資源質(zhì)量方便起著積極作用。因此，事業(yè)單位文書檔案管理人員應(yīng)合理的利用現(xiàn)代化檔案管理工作，提高檔案管理效率，為今后企業(yè)各項(xiàng)工作開展奠定重要基礎(chǔ)。同時(shí)，文檔管理工作除了要保證文檔使用功能外，還要做好文檔的防御在對防護(hù)工作，建立一個(gè)有效的文檔安全管理機(jī)制，對保障單位利益有著重要作用[3]。

3.3 完善文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施

文書檔案包含著企事業(yè)單位歷年來的文件公告，重要會(huì)議信息以及文件通知等等，信息種類復(fù)雜，信息形式多樣，在日常管理中也會(huì)加大了管理人員的文書檔案管理難度，而為了進(jìn)一步提高事業(yè)單位文書檔案管理小懶蟲，就需要不斷提高檔案人員的管理意識，并合理的應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理工具，同時(shí)，單位也要重視起文書檔案管理工作的重要作用，并投入大量的資金設(shè)備應(yīng)用于現(xiàn)代化文書檔案管理建設(shè)中來，完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)配件，使文書檔案系統(tǒng)更加先進(jìn)，更加便捷，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)文書檔案管理中的不足，這樣才能更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要，與時(shí)俱進(jìn)，為企業(yè)、事業(yè)單位提供更加便捷的查詢文檔途徑和服務(wù)，使檔案文書價(jià)值得到充分發(fā)揮。

4 結(jié)語

綜上所述，文書檔案完整度以及內(nèi)容質(zhì)量對事業(yè)單位長久穩(wěn)定發(fā)展有著重要意義，它還可以總結(jié)和歸納單位發(fā)展中遇到的問題，整合所有與事業(yè)相關(guān)單位的優(yōu)秀資源，從而形成一個(gè)海量的信息數(shù)據(jù)庫。就目前來看，事業(yè)單位文書檔案管理還存在一些問題，比如管理人員重視程度不夠，檔案信息化建設(shè)不足，這都需要單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起文書檔案管理對單位發(fā)展的積極作用，充分運(yùn)用這現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得文書檔案管理發(fā)展邁上新的臺階。

參考文獻(xiàn)

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