張冠英(北京市城市規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院 北京 100045)
2017年10月財(cái)政部發(fā)布《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》(以下簡(jiǎn)稱“新制度”),要求自2019年1月1日起,所有行政事業(yè)單位開始執(zhí)行。新制度要求單位會(huì)計(jì)核算應(yīng)當(dāng)具備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)雙重功能,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)適度分離并相互銜接,全面、清晰地反映單位財(cái)務(wù)信息和預(yù)算執(zhí)行信息。新制度的發(fā)布實(shí)施,有利于提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平,但對(duì)于長(zhǎng)期執(zhí)行以預(yù)算會(huì)計(jì)為主的行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作也提出了新的要求。本文對(duì)差額撥款的事業(yè)單位B設(shè)計(jì)院實(shí)施新制度過(guò)程中遇到的問題及難點(diǎn)進(jìn)行了分析,并提出了相關(guān)建議。
為了確保2019年1月1日新制度能夠順利實(shí)施,2018年 8月,B設(shè)計(jì)院成立了新制度實(shí)施工作小組,主管財(cái)務(wù)院長(zhǎng)為組長(zhǎng),財(cái)務(wù)處長(zhǎng)、全體財(cái)務(wù)人員為組員。工作小組多次對(duì)新制度進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)和探討,在全面掌握新制度基本內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上,對(duì)各自的工作做出部署和安排,分工明確,責(zé)任到人。
新制度實(shí)行以權(quán)責(zé)發(fā)生制與收付實(shí)現(xiàn)制相結(jié)合的雙重會(huì)計(jì)核算模式,對(duì)納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支進(jìn)行雙重核算,做“雙分錄”。B設(shè)計(jì)院原先使用的會(huì)計(jì)核算軟件難以滿足新制度的要求,通過(guò)與軟件維護(hù)人員溝通,最后決定升級(jí)軟件版本,新的版本支持平行記賬模式,同時(shí)錄入財(cái)務(wù)憑證和預(yù)算憑證,各自獨(dú)立產(chǎn)生憑證編號(hào)并關(guān)聯(lián),一套原始憑證同時(shí)對(duì)應(yīng)一張財(cái)務(wù)憑證和預(yù)算憑證,方便以后查詢,同時(shí)審計(jì)工作也更加便捷。
新制度包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要素和預(yù)算會(huì)計(jì)要素,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)要素包括資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入和費(fèi)用,預(yù)算會(huì)計(jì)要素包括預(yù)算收入、預(yù)算支出和預(yù)算結(jié)余。新制度同時(shí)對(duì)總賬科目的名稱和編號(hào)做出了設(shè)定,并對(duì)科目的使用做出了詳細(xì)說(shuō)明,但是對(duì)于明細(xì)科目沒有做出具體規(guī)定。B設(shè)計(jì)院的業(yè)務(wù)活動(dòng)主要分為三類,一是城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計(jì)服務(wù),二是期刊業(yè)務(wù),三是承擔(dān)一部分科研項(xiàng)目專項(xiàng)工作。收入主要包括財(cái)政撥款、規(guī)劃設(shè)計(jì)費(fèi)、期刊收入和科研項(xiàng)目款項(xiàng)。支出主要用于B設(shè)計(jì)院的正常運(yùn)營(yíng)支出,包含工資、三公經(jīng)費(fèi)、離退休費(fèi)等,為了符合財(cái)政部門政府收支分類的要求,將業(yè)務(wù)活動(dòng)費(fèi)用細(xì)分為基本支出、項(xiàng)目支出和非財(cái)政專項(xiàng)支出。為了避免重復(fù)設(shè)置科目,簡(jiǎn)化記賬程序,在預(yù)算會(huì)計(jì)科目設(shè)置中,收入、支出、結(jié)余類科目都只設(shè)2級(jí)明細(xì)科目。
新制度引入了固定資產(chǎn)折舊概念,并規(guī)定了折舊方法和折舊年限,因此B設(shè)計(jì)院賬上有4 000多項(xiàng)固定資產(chǎn)面臨著如何計(jì)提折舊的問題。(1)確定固定資產(chǎn)折舊年限?!墩畷?huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)——固定資產(chǎn)》應(yīng)用指南中只對(duì)固定資產(chǎn)按照房屋及建筑物、通用設(shè)備、家具用具及裝具大類規(guī)定最低折舊年限或者折舊年限區(qū)間。由于B設(shè)計(jì)院固定資產(chǎn)種類繁多,使用狀況也不盡相同,因此只按照大類規(guī)定相同的折舊年限不能真實(shí)反映固定資產(chǎn)使用情況和凈值。通過(guò)梳理和分析,將B設(shè)計(jì)院固定資產(chǎn)分為房屋及建筑物、通用設(shè)備、家具用具及裝具,通用設(shè)備又分為計(jì)算機(jī)設(shè)備、辦公設(shè)備、車輛等,然后根據(jù)使用壽命和使用頻率對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行細(xì)分,對(duì)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等制定了不同的折舊年限。(2)確定固定資產(chǎn)折舊方法。新制度規(guī)定,政府會(huì)計(jì)主體一般應(yīng)當(dāng)按照年限平均法或工作量法計(jì)提固定資產(chǎn)折舊。為了減輕財(cái)務(wù)人員工作量,便于固定資產(chǎn)日常管理,同時(shí)考慮B設(shè)計(jì)院的運(yùn)營(yíng)情況,決定采用年限平均法計(jì)提折舊。(3)補(bǔ)提2019年度以前折舊。新制度實(shí)施以后,需要對(duì)現(xiàn)有固定資產(chǎn)進(jìn)行補(bǔ)提折舊,然后再開始正常的折舊計(jì)提。為了便于固定資產(chǎn)的日常管理及計(jì)提折舊,B設(shè)計(jì)院決定增加固定資產(chǎn)模塊。在導(dǎo)入固定資產(chǎn)編碼、名稱、分類、原值、折舊年限、已使用年限等初始數(shù)據(jù)后,對(duì)現(xiàn)有的固定資產(chǎn)補(bǔ)提折舊。
對(duì)于納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù),新制度要求采用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算的同時(shí)也進(jìn)行預(yù)算會(huì)計(jì)核算,也就是所謂的“平行記賬”。那么,如何辨別“納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)”、如何界定平行記賬的范圍,就成為事業(yè)單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算首先需要面對(duì)的問題。
解決思路:判斷一項(xiàng)業(yè)務(wù)是否應(yīng)該進(jìn)行平行記賬需要同時(shí)滿足以下兩個(gè)條件:一是該項(xiàng)業(yè)務(wù)必須有現(xiàn)金流發(fā)生,二是納入部門預(yù)算管理。沒有現(xiàn)金流或者有現(xiàn)金流但沒有納入部門預(yù)算管理的業(yè)務(wù)都只做財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證。比如計(jì)提固定資產(chǎn)折舊,由于沒有現(xiàn)金流入或流出不做平行記賬,收到客戶轉(zhuǎn)來(lái)的質(zhì)量保證金雖然有現(xiàn)金流入,但該筆現(xiàn)金所有權(quán)最終屬于客戶,單位只是暫時(shí)代管,不屬于納入部門預(yù)算管理的業(yè)務(wù),因此也不做平行記賬。一項(xiàng)業(yè)務(wù)是否有現(xiàn)金流發(fā)生比較容易辨別,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的“零余額賬戶用款額度”“庫(kù)存現(xiàn)金”“銀行存款”“其他貨幣資金”的增減變動(dòng)都屬于有現(xiàn)金流發(fā)生,但是否屬于納入部門預(yù)算的業(yè)務(wù)還需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際情況具體分析。一般情況下,受托代理資產(chǎn)負(fù)債、應(yīng)繳國(guó)庫(kù)款項(xiàng)、暫收暫付的押金保證金、代收的水電費(fèi)、代墊的單位或職工款項(xiàng)、員工借款等不屬于納入部門預(yù)算的業(yè)務(wù)。另外,還需注意一些特殊的業(yè)務(wù),如取現(xiàn)、存現(xiàn)業(yè)務(wù)有現(xiàn)金流發(fā)生卻只做財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證;期末或年末結(jié)轉(zhuǎn)收入和費(fèi)用類科目,從本年度經(jīng)營(yíng)結(jié)余、非財(cái)政撥款結(jié)余中提取專用基金,雖然沒有現(xiàn)金流發(fā)生但需要進(jìn)行平行記賬。
財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)適度分離又相互銜接,雖然分別設(shè)置了科目,但是部分科目之間存在一定的關(guān)聯(lián)關(guān)系。比如財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的收入費(fèi)用類科目與預(yù)算會(huì)計(jì)的預(yù)算收入費(fèi)用類科目、貨幣資金類科目與資金結(jié)存類科目存在關(guān)聯(lián)關(guān)系。理清這些科目之間的關(guān)系,既是重點(diǎn)又是難點(diǎn)。
解決思路:科學(xué)設(shè)置科目,對(duì)科目明細(xì)進(jìn)行分類,建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科目與預(yù)算會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系,在進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記賬的同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成預(yù)算會(huì)計(jì)憑證。具體對(duì)應(yīng)關(guān)系見表1。
由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)和范圍不同,年末財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的本年盈余和預(yù)算會(huì)計(jì)的預(yù)算結(jié)余必然出現(xiàn)差異。因此需要在年末編制本年盈余與預(yù)算結(jié)余差異表,對(duì)造成二者差異的業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分析,并根據(jù)影響進(jìn)行加減,最終使調(diào)整后的本年預(yù)算結(jié)余等于本年盈余。這項(xiàng)工作看似簡(jiǎn)單,但是對(duì)于產(chǎn)生本年預(yù)算結(jié)余與本年盈余之間差異的業(yè)務(wù),比如暫收暫付、借款及償還借款、折舊與攤銷等較多的單位,正確編制該表的難度比較大。
解決思路:加強(qiáng)合同管理,減少應(yīng)收、應(yīng)付期末余額。新制度以權(quán)責(zé)發(fā)生制為核算基礎(chǔ),收入和成本的確認(rèn)時(shí)點(diǎn)與合同的簽訂息息相關(guān)。為此,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各類合同的規(guī)范管理,明確合同簽訂流程,加強(qiáng)對(duì)合同簽訂、執(zhí)行的監(jiān)督。對(duì)于收入應(yīng)明確收款時(shí)點(diǎn),并加強(qiáng)對(duì)到期款項(xiàng)的催收工作,分期收款的收入應(yīng)盡量做到收款時(shí)間與合同進(jìn)度相一致,這樣才能保證財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制確認(rèn)收入與預(yù)算會(huì)計(jì)按照收付實(shí)現(xiàn)制確認(rèn)收入的時(shí)間相一致,盡量減少差異。對(duì)于支出類的合同,也應(yīng)盡量做到付款進(jìn)度與合同履行進(jìn)度相一致。
表1 財(cái)務(wù)、預(yù)算會(huì)計(jì)科目對(duì)應(yīng)表
由于采取雙重模式核算,期末財(cái)務(wù)人員不僅需要進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)賬,還需要進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)之間的對(duì)賬。由于新制度實(shí)施時(shí)間較短,財(cái)務(wù)人員相關(guān)經(jīng)驗(yàn)較少,期末往來(lái)科目較多、較復(fù)雜的實(shí)際情況給對(duì)賬工作增加了難度。
解決思路:建立定期對(duì)賬機(jī)制并建立備查臺(tái)賬。為提高會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和可靠性,月末財(cái)務(wù)人員會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)賬進(jìn)行賬證、賬賬、賬實(shí)核對(duì),進(jìn)行平行記賬后,還需要將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算會(huì)計(jì)的相關(guān)科目進(jìn)行核對(duì)。為防止由于間隔時(shí)間太久、業(yè)務(wù)量太大,增加核對(duì)工作的難度,應(yīng)建立定期對(duì)賬機(jī)制,每月末進(jìn)行核對(duì)。由于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的權(quán)責(zé)發(fā)生制和預(yù)算會(huì)計(jì)的收付實(shí)現(xiàn)制的差異,導(dǎo)致一些特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)只有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分錄,沒有預(yù)算會(huì)計(jì)分錄,對(duì)于這樣的業(yè)務(wù)應(yīng)該建立備查臺(tái)賬,以備月末查找差異原因。期末對(duì)賬需要財(cái)務(wù)人員保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度,要把財(cái)務(wù)日常工作做到位,尤其是對(duì)于特殊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)要做到有跡可循、有賬可查,從而保證期末對(duì)賬的順利進(jìn)行。
新制度要求行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)至少按照年度編制財(cái)務(wù)報(bào)表和預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表,并且于2018年進(jìn)行了政府財(cái)務(wù)報(bào)告試編工作。由于當(dāng)時(shí)仍然以收付實(shí)現(xiàn)制核算為基礎(chǔ)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,而且對(duì)于報(bào)告需要的一些數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行基礎(chǔ)信息記錄,導(dǎo)致編制報(bào)告時(shí)出現(xiàn)了不少問題,其中最主要的是合并報(bào)表抵銷問題。B設(shè)計(jì)院日常會(huì)計(jì)核算只對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行了輔助核算,但是與上級(jí)政府部門之間、與其他政府部門之間、與下屬單位之間及各下屬單位之間的收入、支出信息記錄不完整,導(dǎo)致合并抵銷工作無(wú)法順利進(jìn)行。
解決思路:利用合同管理系統(tǒng),建立關(guān)聯(lián)單位基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于需要進(jìn)行抵銷內(nèi)部交易的相關(guān)單位,從簽訂合同開始建立基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù),跟蹤記錄合同執(zhí)行和收付款情況。在編制報(bào)表時(shí),利用基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中自動(dòng)生成合并抵銷事項(xiàng)。
新制度規(guī)范了行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度,構(gòu)建了政府財(cái)務(wù)報(bào)告體系,并要求編制真實(shí)、完整的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表和預(yù)算會(huì)計(jì)報(bào)表。這就要求單位的財(cái)務(wù)內(nèi)控制度能保證提供真實(shí)、可信的會(huì)計(jì)信息。B設(shè)計(jì)院目前的內(nèi)控體系不夠系統(tǒng)、完善,流程設(shè)計(jì)不夠細(xì)化、科學(xué),而且新制度的執(zhí)行對(duì)事業(yè)單位的內(nèi)部控制提出了更高的要求。因此,B設(shè)計(jì)院需要重新審視和梳理現(xiàn)行的各項(xiàng)管理制度,提高及時(shí)發(fā)現(xiàn)和有效處置風(fēng)險(xiǎn)的能力,破解存在的內(nèi)部監(jiān)管薄弱問題,為新制度的有效實(shí)施提供重要保證。在完善內(nèi)控制度的過(guò)程中,B設(shè)計(jì)院應(yīng)該深入、細(xì)致地分析預(yù)算、收支、采購(gòu)、資產(chǎn)、基建、合同等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的業(yè)務(wù)流程,按照新制度的要求,分別建立業(yè)務(wù)流程的監(jiān)管機(jī)制,使得各項(xiàng)活動(dòng)的管理控制更加優(yōu)化和精細(xì)化。
B設(shè)計(jì)院所有資產(chǎn)中貨幣資金和固定資產(chǎn)占據(jù)了很大比重,對(duì)于貨幣資金的管理,嚴(yán)格執(zhí)行了不相容崗位分離制度,日清月結(jié)。對(duì)于固定資產(chǎn)管理,B設(shè)計(jì)院的資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)將資產(chǎn)錄入資產(chǎn)管理系統(tǒng)以及后續(xù)的資產(chǎn)管理、報(bào)廢,財(cái)務(wù)部門只根據(jù)相關(guān)信息進(jìn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)的入賬和后續(xù)處理,這就導(dǎo)致資產(chǎn)系統(tǒng)的入賬時(shí)間和財(cái)務(wù)系統(tǒng)可能不一致,從而影響計(jì)提折舊等問題。同時(shí)資產(chǎn)管理部門對(duì)資產(chǎn)的日常管理是否規(guī)范、處置是否符合要求都會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)告的編制。因此財(cái)務(wù)部門應(yīng)聯(lián)合資產(chǎn)管理部門定期對(duì)單位的固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)、清理,確保賬實(shí)相符。同時(shí),對(duì)于各類資產(chǎn)的賬面價(jià)值、使用年限、折舊與攤銷等信息進(jìn)行核實(shí),為準(zhǔn)確計(jì)量資產(chǎn)的價(jià)值提供可靠依據(jù),方便財(cái)務(wù)人員及時(shí)對(duì)資產(chǎn)的價(jià)值變動(dòng)進(jìn)行處理。
目前B設(shè)計(jì)院主要依托上級(jí)行政部門委托社會(huì)中介機(jī)構(gòu)開展監(jiān)督和評(píng)價(jià)活動(dòng),單位內(nèi)部沒有設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門,也沒有專職的審計(jì)人員。為此,應(yīng)該成立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)部門,同時(shí)開展內(nèi)外部監(jiān)督工作。為保障內(nèi)部審計(jì)工作獨(dú)立性,內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)由最高決策層直接管理,招聘專業(yè)的審計(jì)人員,定期或不定期對(duì)單位的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行檢查審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)控中存在的問題并提出改進(jìn)建議。
B設(shè)計(jì)院由于體制原因財(cái)務(wù)人員穩(wěn)定性強(qiáng),知識(shí)體系固化,專業(yè)技術(shù)水平不高,財(cái)務(wù)人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新制度的積極性也不高。通過(guò)短期集中培訓(xùn),財(cái)務(wù)人員對(duì)于新制度的要求和特點(diǎn)有了初步的了解,但是在實(shí)際工作中還不能做到完全理解并運(yùn)用。因此,單位領(lǐng)導(dǎo)層和管理部門應(yīng)該在單位內(nèi)部加強(qiáng)新制度的宣傳推廣,營(yíng)造積極學(xué)習(xí)新制度的氛圍,引導(dǎo)全體員工學(xué)習(xí)新制度。同時(shí)定期組織財(cái)務(wù)人員參加外部的交流和培訓(xùn),熟悉新制度的相關(guān)政策和要求,及時(shí)更新知識(shí)體系和提升軟件操作水平。
1.積極推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)使用。新制度實(shí)施以后,對(duì)于納入部門預(yù)算管理的現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)要求既錄入財(cái)務(wù)憑證又錄入預(yù)算憑證,同時(shí)編制財(cái)務(wù)報(bào)告和預(yù)算報(bào)告。為了減輕財(cái)務(wù)人員工作量,提高工作效率,同時(shí)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化,單位應(yīng)該積極推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的使用。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)直接對(duì)接預(yù)算管理系統(tǒng)、出納管理系統(tǒng)、賬務(wù)處理系統(tǒng)。對(duì)接預(yù)算管理系統(tǒng)可以與預(yù)算指標(biāo)聯(lián)用,對(duì)預(yù)算進(jìn)行控制;對(duì)接出納管理系統(tǒng),可以直接生成付款單進(jìn)行結(jié)算;對(duì)接賬務(wù)處理系統(tǒng)可以直接生成憑證。財(cái)務(wù)人員不再需要手工錄入大量憑證,工作效率將會(huì)大大提高。
2.整合合同管理系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)。目前B設(shè)計(jì)院合同管理系統(tǒng)由計(jì)劃處管理,財(cái)務(wù)部門不參與合同的簽訂和執(zhí)行。合同約定的收款時(shí)間和銷售發(fā)票的時(shí)間以及實(shí)際的收款時(shí)間之間不一致,這為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)的收入確認(rèn)帶來(lái)很大的不便。同時(shí)財(cái)務(wù)人員對(duì)于應(yīng)收賬款也無(wú)法及時(shí)進(jìn)行催收,無(wú)法及時(shí)清理往來(lái)款項(xiàng),導(dǎo)致月末和年末往來(lái)款項(xiàng)掛賬較多,加大了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)和預(yù)算會(huì)計(jì)的差異。整合合同管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),有利于對(duì)合同的簽訂、執(zhí)行和監(jiān)督進(jìn)行全過(guò)程管理。