水利工程檔案管理信息化建設(shè)思考

王耀麗

摘 要： 信息化為水利工程項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)造創(chuàng)新和進(jìn)步的有利條件，在很大程度上有助于提高管理水平。但是，目前我國(guó)在信息管理、水利工程技術(shù)創(chuàng)新方面仍存在許多不足。因此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，水利工程單位需要跟上時(shí)代，建立科學(xué)的檔案信息化管理系統(tǒng)，不斷尋求研究新的檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理效率，真正利用檔案資源，不斷推動(dòng)水利工程事業(yè)更好更快地發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 水利工程檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;有效對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.279

1 水利工程檔案管理信息化的重要性及意義

1.1 重要性

水利工程檔案資源是中國(guó)資源數(shù)據(jù)的重要組成部分，是社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步的驅(qū)動(dòng)因素之一。信息技術(shù)的快速發(fā)展將成為水利工程檔案管理的主要手段，協(xié)調(diào)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行。數(shù)字化檔案是新時(shí)期節(jié)約空間、提高效率、實(shí)現(xiàn)資源共享最大化的有效方式，有效保障了檔案資源的完整性、系統(tǒng)性和安全性。在信息時(shí)代背景下，檔案管理者應(yīng)充分結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，科學(xué)建設(shè)、開發(fā)、共享信息化檔案管理平臺(tái)和服務(wù)體系，為中國(guó)水利工程更快、更健康地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

1.2 意義

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，通過信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅提高了檔案分類和歸檔的效率，簡(jiǎn)化了工作流程，有效地節(jié)省了檔案管理的時(shí)間，提高了檔案管理的規(guī)范化，而且可以快速實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的共享，有效地改善檔案資源利用率。

2 水利工程檔案管理信息化現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理混亂，數(shù)據(jù)化進(jìn)程緩慢

水利工程建設(shè)涉及單位多、專業(yè)科目多、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，且工程復(fù)雜、難度大，因此，檔案數(shù)據(jù)的分類、歸檔存在許多問題，尤其是一些小的工程設(shè)計(jì)單位，很多還采用手工檔案管理模式，沒有專業(yè)的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理混亂，問題比較嚴(yán)重。水利工程檔案管理的現(xiàn)狀，使檔案管理發(fā)展雖具有十分廣闊的前景，但現(xiàn)階段依然無法滿足需求。

2.2 對(duì)檔案管理重視不夠

水利工程檔案本身涉及內(nèi)容廣泛，信息量大，需要一些先進(jìn)的電子化、信息化的管理服務(wù)，解決手工管理模式效率低下的問題。但是，由于檔案管理部門沒有充分認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)建設(shè)的重要性，沒有開展檔案管理專門調(diào)查，工作人員沒有對(duì)國(guó)家政策和相關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入研究，缺乏資金投入，無法建立先進(jìn)的科學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致實(shí)際工作不能完全達(dá)到信息管理的目的。

2.3 檔案信息化管理制度不完善

水利工程建設(shè)項(xiàng)目具有施工流動(dòng)性、各單位工作進(jìn)度不同、項(xiàng)目分布廣泛、現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境變化較大等特點(diǎn)，造成檔案分散、歸檔困難，導(dǎo)致檔案資料收集不全。目前，一些水利工程建設(shè)管理單位沒有完善的檔案信息化管理制度，檔案收集、整理、歸檔等程序性規(guī)章制度沒有建立完善，更沒有配置檔案管理系統(tǒng)，已成為中國(guó)水利工程檔案數(shù)據(jù)難以全面形成信息化管理的一個(gè)重要因素。

3 水利工程檔案信息化建設(shè)的思考

3.1 建立科學(xué)的水利工程檔案信息化管理制度

檔案管理需要一種良好、完整的管理機(jī)制來建立其基礎(chǔ)，制度建設(shè)始終是第一位的，沒有科學(xué)高效的管理體系，就不可能取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展和進(jìn)步。短期內(nèi)，由于管理混亂和效率低下，很容易造成檔案管理危機(jī)。因此，水利工程檔案要有效地提高檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)化、高效化管理，就必須首先建立科學(xué)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。

檔案部門要充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)有行業(yè)特點(diǎn)，結(jié)合國(guó)家政策和產(chǎn)業(yè)發(fā)展要求，認(rèn)真分析研究檔案管理需要和當(dāng)前存在的問題，逐步建立穩(wěn)健的檔案管理制度。在水利工程建設(shè)過程中，我們按照檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確收集、整理和歸檔，成立檔案管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)檔案資源各個(gè)階段的信息進(jìn)行監(jiān)控和收集，促進(jìn)檔案在管理實(shí)踐中的標(biāo)準(zhǔn)化。此外，檔案管理部門應(yīng)充分學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外先進(jìn)的思想、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)條件，以更好地指導(dǎo)自身管理制度，不斷改進(jìn)。但是，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)的過程中，檔案部門更需要結(jié)合自身特點(diǎn)，突出自身實(shí)際優(yōu)勢(shì)，對(duì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和管理工作內(nèi)容（歸檔、存儲(chǔ)、處理、檢索、訪問）做出響應(yīng)，充分發(fā)揮在管理系統(tǒng)中的應(yīng)有的主導(dǎo)作用。

3.2 完善水利工程檔案數(shù)據(jù)管理的軟硬件設(shè)施

檔案信息管理離不開檔案數(shù)據(jù)管理的軟硬件和平臺(tái)。在水利工程檔案數(shù)據(jù)管理項(xiàng)目中，要想有效開發(fā)信息、數(shù)字化檔案、科學(xué)歸檔水利工程的數(shù)據(jù)，就要做好頂層設(shè)計(jì)，在檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)上投入精力建設(shè)，完善管理流程和內(nèi)容。同時(shí)，科技和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步以及水利工程的不斷發(fā)展，特別是在大規(guī)模、復(fù)雜的檔案信息管理平臺(tái)的不斷拓展中，要舍得在檔案數(shù)據(jù)的管理和項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)相關(guān)軟硬件設(shè)施上加大投入，以更好地為水利工程檔案信息化管理提供設(shè)備支持，同時(shí)注意選擇時(shí)要避免平臺(tái)擴(kuò)展性、兼容性差的情況。因此，目前推進(jìn)信息化檔案管理，首先在于購(gòu)買水利工程檔案信息化管理軟硬件服務(wù)，應(yīng)在做好檔案信息化管理系統(tǒng)的頂層總體規(guī)劃、精心布置、科學(xué)安排上下功夫，避免盲目投資和重復(fù)建設(shè)，在明確目標(biāo)、任務(wù)和對(duì)策的同時(shí)，在不同階段做好總體部署和規(guī)劃，有條不紊地促進(jìn)信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在軟硬件平臺(tái)上進(jìn)行資本投資，不僅可以滿足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)管理的需要，而且可以為以后進(jìn)行擴(kuò)展、變更等進(jìn)行空間預(yù)留，以全面提高不同階段檔案信息化管理所需硬件的完整配置，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的價(jià)值最大化。

3.3 提高水利工程檔案數(shù)據(jù)管理人員的綜合素質(zhì)

雖然檔案中的數(shù)據(jù)管理越來越依賴于系統(tǒng)，但最終還是要靠人的管理。因此，檔案部門應(yīng)考慮一切因素，聯(lián)系實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)人員合理應(yīng)加大人員激勵(lì)，為在檔案數(shù)據(jù)管理方面成績(jī)優(yōu)異和具備創(chuàng)新能力的人才提供適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，以績(jī)效評(píng)估調(diào)動(dòng)人員積極性和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從理論知識(shí)、技術(shù)改進(jìn)、經(jīng)驗(yàn)共享等方面提高檔案數(shù)據(jù)管理人員的綜合素質(zhì)。此外，檔案局和有關(guān)部門還可以定期舉辦業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和組織檔案管理技術(shù)競(jìng)賽，一方面通過交流經(jīng)驗(yàn)、相互學(xué)習(xí)，促進(jìn)了管理水平的提高;另一方面為水利工程提高檔案信息管理的重要性提供展示舞臺(tái)，對(duì)培養(yǎng)檔案管理人員、提升整體隊(duì)伍素質(zhì)起到了積極的推動(dòng)作用。

結(jié)束語：水利工程檔案涉及很多內(nèi)容，如果能適應(yīng)發(fā)展時(shí)代，不斷創(chuàng)新，提高認(rèn)識(shí)，加快步伐，就能使檔案管理現(xiàn)代化更加全面。檔案部門需不斷創(chuàng)新思路、方法和技術(shù)，使檔案信息的實(shí)用性盡可能得到提高，從而對(duì)未來水利工程的發(fā)展做出顯著貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)更有效的資源配置，對(duì)促進(jìn)水利工程企業(yè)的快速發(fā)展具有重要作用。

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