高校人事檔案管理問(wèn)題及改進(jìn)建議

劉淑靜

[摘 要] 我國(guó)高校進(jìn)入信息化管理時(shí)代，對(duì)人事信息管理的需求便不斷提升。高校人事檔案工作是高校人事工作的重點(diǎn)和基礎(chǔ)，同時(shí)它也是建立和諧校園、提升教學(xué)質(zhì)量和完善學(xué)校建設(shè)工作的必要支持。而高校人事檔案信息化管理也是順應(yīng)社會(huì)發(fā)展以及高校建設(shè)的必然選擇。文章以高校人事檔案管理為中心，探尋目前高校人事檔案管理的不足和問(wèn)題，并對(duì)其造成的影響進(jìn)行分析，從而提出適當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法。

[關(guān)鍵詞] 高校；人事檔案；檔案管理；信息化

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)高校全面自主化經(jīng)營(yíng)以來(lái)，高校人事檔案管理發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，過(guò)去檔案只是單純記載教師職工基礎(chǔ)信息，基本沒(méi)有管理功能，只是發(fā)揮“看管”的作用。而事實(shí)上檔案記錄著教職工的基本信息、學(xué)歷背景、以往經(jīng)歷，通過(guò)信息高?？梢耘卸ń搪毠さ哪芰臀磥?lái)發(fā)展，尤其是在評(píng)比、升職、考級(jí)的時(shí)候，均需要依托這些原始檔案信息[1]。同時(shí)，加強(qiáng)信息的管理，可以對(duì)于學(xué)校的師資水平、分布進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，有利于科學(xué)開(kāi)展戰(zhàn)略規(guī)劃和學(xué)術(shù)研究，集中力量進(jìn)行人才培養(yǎng)和供需調(diào)整。然而事實(shí)上，我國(guó)高校目前人事檔案管理還存在很多不足和問(wèn)題，需要大力加強(qiáng)檔案的管理工作，發(fā)揮檔案信息的實(shí)用價(jià)值，使檔案為高校發(fā)展的助力。

一、高校人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）人事檔案信息不完整，材料真實(shí)度不高

在未開(kāi)始全面自主化經(jīng)營(yíng)的時(shí)候 許多高校的檔案信息收集方式不夠規(guī)范，很多都是檔案管理人員要求教職工自己填寫(xiě)，缺少專(zhuān)業(yè)的信息考核機(jī)制，導(dǎo)致檔案信息會(huì)存在一定的漏報(bào)、錯(cuò)報(bào)、謊報(bào)的可能性，到后來(lái)糾正起來(lái)也十分困難。并且由于早期對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)水平要求不高，以及對(duì)于檔案管理工作不夠重視，態(tài)度散漫，導(dǎo)致很多人事檔案信息歸檔不及時(shí)、不準(zhǔn)確[2]。除了基礎(chǔ)信息以外，教職工的履歷發(fā)生變化時(shí)，也存在信息不更新的問(wèn)題。由于教職工個(gè)人的經(jīng)歷與學(xué)校整體建設(shè)不相關(guān)，所以導(dǎo)致類(lèi)似學(xué)歷、收入、工作時(shí)間等數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)在個(gè)人履歷上更新。而最為常見(jiàn)也是最為惡劣的，是教職工出于利益因素買(mǎi)通檔案管理人員擅自修改資料，像年齡、工齡等信息，都缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，這對(duì)于人事檔案的真實(shí)性和可靠性都會(huì)產(chǎn)生不好的影響，導(dǎo)致檔案無(wú)法作為高校評(píng)優(yōu)的標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)秀人才可能會(huì)因此而埋沒(méi)，勾結(jié)與牟利行為時(shí)有發(fā)生，也會(huì)嚴(yán)重影響校園環(huán)境，影響學(xué)校的口碑。

（二）高校人事檔案管理與其他管理各自為政

一般高校人事檔案管理都會(huì)與教學(xué)教務(wù)相隔離，目的在于專(zhuān)人管專(zhuān)事，而事實(shí)上人事檔案管理與教職工密切相連，信息被過(guò)度拆分，就會(huì)導(dǎo)致職工信息很難被有效地獲取、歸納，就無(wú)法準(zhǔn)確、全面地反映出教職工的整體素質(zhì)。人事檔案與教務(wù)工作分開(kāi)，像是教學(xué)水平、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)任務(wù)完成情況就不能第一時(shí)間反映在檔案中，而這部分信息又和教師的工資水平密切掛鉤。如果不能將工作成績(jī)及時(shí)反映在工資收入上，可能會(huì)影響教師工作的積極性[3]。另外，涉及教師的信息諸如課題研究、審計(jì)信息、人事管理也都分屬各個(gè)部門(mén)管理，不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息共享，而且很大程度上耗費(fèi)人力資源。教師的課題研究成果多數(shù)由學(xué)校的獨(dú)立部門(mén)進(jìn)行保管，主要目的是為科研提供支持。檔案管理對(duì)于檔案僅僅是起到“看管”的作用，不能及時(shí)將檔案信息更新。審計(jì)管理則主要針對(duì)教職工當(dāng)中的干部，而且審計(jì)結(jié)果多數(shù)參照上次結(jié)果，所以對(duì)于教職工的檔案也會(huì)產(chǎn)生過(guò)多的影響。人事管理主要保管的是教職工的初始信息，由于涉及工齡、年齡等與教職工切身利益相關(guān)的信息，因此也是最容易出現(xiàn)私相授受的問(wèn)題。這樣的檔案管理方式目前已為學(xué)術(shù)界詬病，提升了信息管理的難度。

（三）管理漏洞多，“棄檔不顧”現(xiàn)象突出

高校在以往作為事業(yè)單位，早年吸引了大量人才，而近年來(lái)隨著市場(chǎng)機(jī)制的引進(jìn)，很多私營(yíng)高校出現(xiàn)，收入更為優(yōu)渥，職業(yè)上升空間也更大，導(dǎo)致人才的流動(dòng)性擴(kuò)大，出現(xiàn)了公立學(xué)校教職工流失的狀況。有的傳統(tǒng)高校就采用“扣檔”的手段，以檔案脅迫教職工，導(dǎo)致他們無(wú)法離職。而有的私營(yíng)高校為了吸引人才，會(huì)采用重新建檔的方式，很多教職工會(huì)選擇“棄檔不顧”，導(dǎo)致原公立高校有大量的檔案無(wú)人認(rèn)領(lǐng)，學(xué)校既無(wú)權(quán)對(duì)檔案銷(xiāo)毀，又沒(méi)有指定的地方接收檔案，提高了檔案保管成本，對(duì)于學(xué)校檔案管理也造成了很大的影響。檔案與教職工的關(guān)系密不可分，記錄了其教育背景、工作經(jīng)歷等諸多信息，既不應(yīng)該成為高校拖住教師的手段，也不能輕易就可以被任何一所學(xué)校重新建檔，否則不僅人事檔案管理的本質(zhì)名存實(shí)亡，高校的教學(xué)質(zhì)量也會(huì)受到影響[4]。

（四）檔案管理手段落后，開(kāi)發(fā)利用程度較低

目前，高校人事檔案管理普遍采用的是紙質(zhì)化管理模式，信息搜集、獲取、歸納比較復(fù)雜，缺少對(duì)個(gè)人經(jīng)歷軌跡的電子化記載。對(duì)于教職工來(lái)說(shuō)，評(píng)級(jí)、考核、升職、加薪，均需要以個(gè)人檔案為依據(jù)，現(xiàn)有檔案管理方式顯然忽略了這一功能，檔案管理方式不夠科學(xué)，原則上要求學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)建設(shè)工作，都要嚴(yán)格依照檔案信息進(jìn)行操作，然而事實(shí)上很多高校并未執(zhí)行，導(dǎo)致大量的檔案信息沒(méi)有得到有效的利用。即便是學(xué)校建設(shè)發(fā)展需要統(tǒng)計(jì)人事信息的時(shí)候，由于存檔工作不到位，人事檔案也無(wú)法作為依據(jù)，導(dǎo)致學(xué)校根本無(wú)信息可用。在國(guó)內(nèi)一些一流的高等學(xué)校，很多檔案管理人員擁有專(zhuān)業(yè)知識(shí)和學(xué)歷背景，也意識(shí)到檔案的重要性，能夠進(jìn)行有效的檔案管理，但是檔案是否使用的決定權(quán)在于學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)，所以也無(wú)法做到讓人事信息得到充分利用。除了人為因素，檔案管理的技術(shù)落后，也增加了信息的統(tǒng)計(jì)和管理的難度，很多高校為學(xué)生建立電子檔案，但是只為教職工建立紙質(zhì)檔案，說(shuō)明高校無(wú)論是在人事檔案管理的意識(shí)上，還是在現(xiàn)有技術(shù)條件上，都需要提高。

二、高校人事管理問(wèn)題的解決途徑

（一）提升對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

人事檔案是對(duì)個(gè)人學(xué)歷和工作經(jīng)歷予以證明的重要文件，特別是在高校學(xué)術(shù)造假頻頻發(fā)生的今天，各級(jí)高校都要對(duì)人事檔案管理重視起來(lái)。除此之外，人事檔案還與教職工的工資和社會(huì)福利等信息相關(guān)聯(lián)，因此除了人事檔案需要按照流程真實(shí)歸檔之外，還需要能夠及時(shí)調(diào)取信息，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的信息共享。除了部門(mén)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)之外，還需要在全校范圍內(nèi)通過(guò)學(xué)習(xí)、宣傳、培訓(xùn)，從而加強(qiáng)從領(lǐng)導(dǎo)到員工整體對(duì)于人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。

（二）加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的培養(yǎng)

人事檔案管理人員承擔(dān)著人事檔案管理的重要責(zé)任，因此必須對(duì)他們嚴(yán)格要求。他們既要在思想上保持可靠、正派的作風(fēng)，也要具備較強(qiáng)的技術(shù)性，提升專(zhuān)業(yè)的素養(yǎng)。另外，高校還需要保持檔案管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，多培養(yǎng)年輕的人事檔案管理人員，在專(zhuān)職人員出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)、外出的情況下也能保證檔案管理工作得到妥善處置。對(duì)于人事檔案管理人員的績(jī)效考評(píng)也應(yīng)該納入學(xué)校管理的范疇中，對(duì)于那些為人事檔案做出貢獻(xiàn)的同志給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于失職者或者私相授受者，要視情節(jié)輕重給予紀(jì)律處分。

（三）完善人事檔案管理制度規(guī)范化建設(shè)

為了保證人事檔案的真實(shí)性、有效性，務(wù)必規(guī)范高校人事檔案管理制度，當(dāng)前人事檔案信息混亂的根源在于沒(méi)有完善的流程，高校組織和人事部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)基礎(chǔ)信息嚴(yán)格把關(guān)，把收集到的信息進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)地甄別。另外，人事檔案應(yīng)該隨著教職工升職、任免、外出學(xué)習(xí)、獎(jiǎng)勵(lì)而隨時(shí)補(bǔ)充材料，因此需要建立一套定期個(gè)人檔案歸檔機(jī)制。為防止檔案丟失、泄密、被篡改、內(nèi)容不齊等問(wèn)題，人事檔案管理應(yīng)該統(tǒng)一由人事檔案館統(tǒng)一保管，任何人需要借閱、使用，都要遵守檔案管理制度，轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出都需要嚴(yán)格的記錄。

（四）加大檔案管理設(shè)備投入和信息化建設(shè)

“巧婦難為無(wú)米之炊”，想要完善人事檔案管理，首先需要建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，健全檔案管理室的功能，要將檔案室、查閱室、檔案制作室分隔開(kāi)，這樣才能避免發(fā)生意外，造成損失。檔案管理應(yīng)該和其他部門(mén)一樣，建立年度預(yù)算制度，年初將一年的成本花銷(xiāo)計(jì)算清楚，像檔案盒、卷柜、掃描儀和除濕防潮設(shè)備都需要定期的經(jīng)費(fèi)投入，才能保證日常的檔案管理工作正常運(yùn)行。除此之外，還需要大力推進(jìn)信息化建設(shè)，改進(jìn)工作方式，整合信息資源，由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案改革創(chuàng)新為“大數(shù)據(jù)”“互聯(lián)網(wǎng)+人事檔案”的管理模式，不僅可以提高人事檔案管理的效率，方便在線(xiàn)查閱檔案信息和數(shù)字化提取檔案數(shù)據(jù)，而且有利于高校建立科學(xué)校園管理和各部門(mén)之間信息共享。

參考文獻(xiàn)：

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