內(nèi)控視角下城市公共服務(wù)性質(zhì)企業(yè)合同管理及風(fēng)險(xiǎn)防范研究

趙娟娟

[摘 要]合同是企業(yè)行使自主經(jīng)營(yíng)權(quán)，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化的直接載體和必經(jīng)途徑。城市公共服務(wù)性質(zhì)企業(yè)（以下簡(jiǎn)稱城市公服企業(yè)）亦是市場(chǎng)主體，必然也要選擇以合同模式來(lái)推動(dòng)整體經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，對(duì)相關(guān)法律的認(rèn)識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，對(duì)合同管理較以往有了長(zhǎng)足的重視，但由于歷史慣性、人員素質(zhì)、機(jī)制制度等不確定因素影響，不能很好地發(fā)揮合同管理的作用，不能很好地防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。文章以合同管理概述入手，著重指出了存在的問(wèn)題，并針對(duì)性地提出了控制措施，以最大程度地在推進(jìn)合同管理中為企業(yè)發(fā)展帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)利益。

[關(guān)鍵詞]內(nèi)控視角;城市公共服務(wù)企業(yè);合同管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.24.035

1 城市公共服務(wù)性質(zhì)企業(yè)合同管理概述

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，開(kāi)展每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，每一個(gè)環(huán)節(jié)，幾乎都離不開(kāi)合同管理。合同管理已然成為企業(yè)管理的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)，在企業(yè)內(nèi)控管理和外部市場(chǎng)中起到了承前啟后的銜接作用，其水平的高低也決定了管理的成敗、經(jīng)營(yíng)的成敗。簽署大量的合同，用來(lái)規(guī)范雙方各自的權(quán)利義務(wù)，保障彼此的利益共贏，是當(dāng)前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中經(jīng)營(yíng)主體的首選，也是成本最低最可靠的社會(huì)治理選擇。企業(yè)合同管理是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中制定的在一定范圍內(nèi)適用的規(guī)范和約束的條件。城市公服企業(yè)作為企業(yè)組織，雖然是帶有壟斷性質(zhì)，企業(yè)經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)確有保障，但依然離不開(kāi)合同管理。一般地，合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。城市公服企業(yè)運(yùn)營(yíng)離不開(kāi)合同管理，更因涉及產(chǎn)品公益專(zhuān)業(yè)、安全保障難度較大等特點(diǎn)，在用合同行為參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中還存在較多風(fēng)險(xiǎn)。如何有效有力地通過(guò)城市公服公司的合同管理，達(dá)到良好的經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)和平穩(wěn)的社會(huì)服務(wù)，是擺在城市公服企業(yè)面前的一道必做題。因此，評(píng)析與加強(qiáng)城市公服企業(yè)的合同管理與風(fēng)險(xiǎn)防范，是踐行科學(xué)發(fā)展、防范重大風(fēng)險(xiǎn)、推進(jìn)企業(yè)精細(xì)化發(fā)展的必由之路。

2 城市公共服務(wù)性質(zhì)企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)

城市公服企業(yè)的合同管理，主要存在以下四個(gè)風(fēng)險(xiǎn)。

（1）前期立項(xiàng)材料收集不齊整。合同的簽訂，需要真實(shí)合法有據(jù)的相關(guān)資料支撐，在有關(guān)立項(xiàng)論證過(guò)程中，匆忙審定，使得一些資料未收集整齊，未經(jīng)透徹調(diào)研考察，草率通過(guò)立項(xiàng)，造成資金浪費(fèi)和資源流失。前期對(duì)合同主體的法人資格、資質(zhì)證明等審查不嚴(yán);對(duì)合同主體的財(cái)務(wù)報(bào)告、交易記錄等能證明其獲利與償債的能力分析不足;對(duì)主體對(duì)象的現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，尤其是技能水平、施工能力、經(jīng)濟(jì)實(shí)力等材料收集欠缺。對(duì)不同項(xiàng)目的有關(guān)情況、政策法規(guī)、服務(wù)價(jià)格等以及與合同談判的相關(guān)的內(nèi)容條款依據(jù)收集不充分，前瞻性調(diào)研不足。

（2）預(yù)算的剛性控制不充分。在有關(guān)物資采購(gòu)等合同中，經(jīng)費(fèi)的使用隨意，采購(gòu)預(yù)算金額控制不嚴(yán)謹(jǐn)，存在串用其他專(zhuān)項(xiàng)資金、調(diào)整不同的預(yù)算問(wèn)題。造成財(cái)務(wù)控制成本增加，難度變大。在有關(guān)簽訂的用戶銷(xiāo)售合同中，未充分考量用戶的實(shí)際情況，先簽訂統(tǒng)一定價(jià)合同，在客戶使用后又有差別對(duì)待，導(dǎo)致銷(xiāo)售價(jià)格混亂，無(wú)法精準(zhǔn)確認(rèn)財(cái)務(wù)收入。領(lǐng)導(dǎo)決策層面，對(duì)預(yù)算的更改較為隨意，財(cái)務(wù)部門(mén)則不能給出既符合規(guī)范又有利推動(dòng)合同運(yùn)行的方法，致使預(yù)算在年度工作中不能起到相應(yīng)的作用。

（3）合同簽訂履行監(jiān)控不到位。合同的簽訂和履行，企業(yè)都處于利益與風(fēng)險(xiǎn)并存的狀態(tài)。對(duì)合同對(duì)象主體資格審查不嚴(yán)，與越權(quán)代理或沒(méi)有代理權(quán)的主體簽訂合同;對(duì)主體的資信狀況調(diào)查不到位，判斷錯(cuò)誤，履行中不關(guān)注對(duì)方的資信發(fā)生變化;不同的部門(mén)，在簽訂有關(guān)合同時(shí)，格式差異過(guò)大，用印程序不規(guī)范，對(duì)收付款時(shí)間控制過(guò)于寬松，對(duì)合同的履行跟蹤不及時(shí)提醒，未能做到各部門(mén)協(xié)同辦理，導(dǎo)致合同資金應(yīng)收未收、應(yīng)付未付，增加資金回籠和違約責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。在一些重要合同的簽訂履行中，未按照企業(yè)規(guī)章制度履行審批程序，未選擇具備相應(yīng)資質(zhì)的供應(yīng)商，對(duì)合同內(nèi)容的約定不夠完善，關(guān)鍵性條款缺失或不明確、有意回避城市公服企業(yè)應(yīng)承擔(dān)的社會(huì)責(zé)任和義務(wù)等。

（4）現(xiàn)代科技創(chuàng)新運(yùn)用不充分。當(dāng)前，合同的管理還依靠各部門(mén)人員的主觀能動(dòng)性，依靠人腦記錄、催辦、跟蹤等，工作強(qiáng)度增大，對(duì)合同的節(jié)點(diǎn)管理存在不可避免的疏漏。而且，合同的管理主管一般系辦公室或法務(wù)部門(mén)，其他部門(mén)配合管理，但部門(mén)之間的管理對(duì)接尚靠部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)之間的面對(duì)面、口對(duì)口地互通有無(wú)，沒(méi)有形成無(wú)縫對(duì)接。對(duì)合同的簽訂、履行、變更、終止等的審批流程，還依賴傳統(tǒng)會(huì)議及等待領(lǐng)導(dǎo)簽署，未能應(yīng)用視頻會(huì)議、辦公軟件進(jìn)行智能辦公，導(dǎo)致合同流轉(zhuǎn)效率偏低，市場(chǎng)商機(jī)抓取及調(diào)整應(yīng)變不足。

3 城市公共服務(wù)性質(zhì)企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

任何合同的管理、風(fēng)險(xiǎn)的防控都要著眼于上述合同管理的全過(guò)程，主要從“人、事、技”三個(gè)方面，控制不僅包括合同本身存在或可引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)，也包括客觀或外部因素帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3.1 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高員工能力

合同業(yè)務(wù)素質(zhì)的強(qiáng)弱、能力水平的高低，對(duì)企業(yè)能否做好合同管理全程、能否通過(guò)合同管理提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)安全及效益產(chǎn)出，是一項(xiàng)考驗(yàn)企業(yè)管理的重中之重的工作。管理工作需要人來(lái)主動(dòng)完成，而且需要具備相關(guān)的基本知識(shí)儲(chǔ)備，尤其是法律知識(shí)、財(cái)經(jīng)法規(guī)等，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)合同管理的人員自然要提出更高的要求。一方面，公服企業(yè)應(yīng)著重加強(qiáng)合同管理人員的法律知識(shí)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)民法總則、合同法、財(cái)經(jīng)法律法規(guī)等，強(qiáng)化法律意識(shí)、廉潔意識(shí)和依法辦事依法服務(wù)的能力水平，以高水平的合同管理人員提高合同管理的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益;另一方面，鼓勵(lì)全員樹(shù)立合同觀念，了解市場(chǎng)行情及業(yè)務(wù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，明確各環(huán)節(jié)的簽約注意點(diǎn)和談判技巧。

3.2 突出管理重點(diǎn)，提高管理成效

合同的簽訂與合同的履行是公服企業(yè)的合同管理重點(diǎn)與難點(diǎn)，是合同管理的兩個(gè)重要階段。在合同訂立前，針對(duì)不同門(mén)類(lèi)的合同要選擇相應(yīng)的不同標(biāo)準(zhǔn)合同，比如工程類(lèi)合同、服務(wù)類(lèi)合同、采購(gòu)類(lèi)合同都一一對(duì)應(yīng)建立合同文本庫(kù)。在標(biāo)準(zhǔn)文本的基礎(chǔ)上，再根據(jù)具體合作商及業(yè)務(wù)的協(xié)商過(guò)程進(jìn)行相應(yīng)補(bǔ)充，對(duì)談判記錄要詳細(xì)記錄重點(diǎn)要素，審核確定人員身份和法人授權(quán)情況。在合同簽訂過(guò)程中，做到合同文本條例清晰分明，內(nèi)容與企業(yè)利益統(tǒng)一，建立合同會(huì)審制，對(duì)會(huì)審意見(jiàn)進(jìn)行著重研究，必須加強(qiáng)對(duì)合同條款的仔細(xì)審核，對(duì)雙方的權(quán)利義務(wù)是否明確、條款是否具有實(shí)際執(zhí)行性、合同內(nèi)容是否存在重大分歧、違約條款的設(shè)計(jì)與選定有無(wú)重大疏漏等要加以明確說(shuō)明。在合同履行前，充分做好合同交底解釋工作，使全體管理人員和具體工作人員能全面、完整地認(rèn)識(shí)合同，理解合同的含義，對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理分析，最大限度地把握好有力條款。在合同履行過(guò)程中，按照分類(lèi)分別建立管理臺(tái)賬，根據(jù)項(xiàng)目具體安排制訂詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，組織落實(shí)，重點(diǎn)要充分注意合同的法定期限和約定期限的管理，交付地點(diǎn)及接收人員的指定落實(shí)，妥善保管好履行合同中雙方往來(lái)的全部書(shū)面和電子記錄，對(duì)需要變更合同或補(bǔ)充合同的，尤其要慎重研究，加強(qiáng)內(nèi)部審批流程。還要定期對(duì)相對(duì)方進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，對(duì)合同交易對(duì)手的資質(zhì)變化、財(cái)務(wù)變動(dòng)等可摸底的情況進(jìn)行調(diào)查測(cè)評(píng)，避免因市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致合同交易對(duì)手不良因素帶來(lái)的相關(guān)經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，做好及時(shí)地中止履行合同。

3.3 嚴(yán)格控制預(yù)算，控制財(cái)務(wù)成本

財(cái)務(wù)預(yù)算是企業(yè)發(fā)展的計(jì)劃和任務(wù)編制的年度財(cái)務(wù)收支計(jì)劃，是企業(yè)發(fā)展和各項(xiàng)工作目標(biāo)的瑕疵，用語(yǔ)有無(wú)矛盾模糊。合同在其執(zhí)行過(guò)程中，必須注意與預(yù)算的控制密切相關(guān)性，建立健全財(cái)務(wù)部門(mén)與合同歸口管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，嚴(yán)格按照有關(guān)收入類(lèi)合同的約定，及時(shí)提醒并協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)做好應(yīng)付款的催收工作，另外，對(duì)支出類(lèi)合同的履行，注意嚴(yán)格按照合同的付款時(shí)間、付款比例等約定，嚴(yán)格審批，在合同的預(yù)算經(jīng)費(fèi)范圍內(nèi)予以開(kāi)支，加強(qiáng)監(jiān)管，杜絕無(wú)預(yù)算、超預(yù)算的情況經(jīng)常發(fā)生。

3.4 引入數(shù)字概念，創(chuàng)新管理水平

當(dāng)前，一般企業(yè)還是采用傳統(tǒng)的人工管理合同，方式陳舊，且耗時(shí)耗力，尤其是合同履行證據(jù)固定及合同全部材料的歸檔存在較大風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)代社會(huì)信息化、數(shù)字化技術(shù)發(fā)展迅猛，很有必要在控制必要成本的基礎(chǔ)上將數(shù)字化技術(shù)等應(yīng)用于合同管理領(lǐng)域，提升合同管理的效率，避免人工管理存在的易疏漏、易短缺、易主觀等問(wèn)題。在數(shù)字化技術(shù)引入后，一是有利于合同全程的周期反應(yīng)得到智能化管理，從預(yù)算到付款能進(jìn)行有效對(duì)接銜接;二是有利于部門(mén)力量的有效整合，部門(mén)之間可以根據(jù)職能提醒調(diào)整工作戰(zhàn)略策略，有效避免因部門(mén)溝通不暢導(dǎo)致合同違約;三是有利于提升財(cái)務(wù)管理便利度和有效度，通過(guò)財(cái)務(wù)控制倒逼其他部門(mén)調(diào)整合同履行方式方法，盡量降低合同履行成本，追蹤收入支付流程，做到財(cái)務(wù)收支全程留痕，經(jīng)得起歷史和時(shí)間檢驗(yàn)，也有利于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)進(jìn)行隨時(shí)調(diào)取，以便根據(jù)財(cái)務(wù)實(shí)際調(diào)整經(jīng)營(yíng)管理方向。信息時(shí)代的到來(lái)，城市公服企業(yè)合同管理更應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，做出相應(yīng)的改變。改變傳統(tǒng)人工，提倡數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，提高合同管理的效率。

4 結(jié)論

合同管理體現(xiàn)著企業(yè)對(duì)社會(huì)對(duì)市場(chǎng)的莊重承諾，是現(xiàn)代企業(yè)管理的核心，能起到領(lǐng)導(dǎo)和組織企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的作用。只有重視合同管理，規(guī)范地管理合同，才能確保在復(fù)雜多變的交易環(huán)境中，為企業(yè)穩(wěn)定的創(chuàng)收提供有利條件，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。企業(yè)高管和合同管理專(zhuān)員必須全面提升風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，制定完善的合同管理制度，避免企業(yè)深陷合同陷阱，讓公服企業(yè)的受眾對(duì)象對(duì)服務(wù)質(zhì)量好評(píng)，使企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，并能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)利益。

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