以檔案管理信息化促進(jìn)人力資源管理高效化研究

周春蘭

【摘要】隨著電子政務(wù)的建設(shè)，檔案管理信息化進(jìn)一步推進(jìn)，各級(jí)人力資源和社會(huì)保障部門應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，促使人事檔案管理更加科學(xué)有序，以此提升人力資源管理工作的效率。本文對(duì)檔案管理信息化促進(jìn)人力資源管理高效化進(jìn)行研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化;人力資源管理;高效管理

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)快速普及，信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣。檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為新時(shí)代發(fā)展的基礎(chǔ)。我國(guó)積極推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)，人社是國(guó)家重要政務(wù)部門之一。人事數(shù)據(jù)是社會(huì)重要數(shù)據(jù)之一，各級(jí)人社管理部門都在積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，提升檔案服務(wù)的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化和便民化，提高人社部門的社會(huì)服務(wù)水平。本文對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重要性、建設(shè)原則、建設(shè)策略以及保障措施進(jìn)行研究。

一、人力資源檔案管理信息化的重要性

電子政務(wù)時(shí)代，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行，要推進(jìn)人力檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當(dāng)前，我國(guó)實(shí)行“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略，人才是國(guó)家重要競(jìng)爭(zhēng)力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠?qū)崿F(xiàn)快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)。檔案管理信息化建設(shè)能夠有效提升檔案服務(wù)水平，檔案信息化管理將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版的數(shù)據(jù)和信息，存儲(chǔ)在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進(jìn)行存儲(chǔ)、查詢等，有利于開展便民服務(wù)。檔案管理信息化是新時(shí)代人力戰(zhàn)略的基礎(chǔ)。當(dāng)前，國(guó)家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才的需求量提升，信息化技術(shù)極大地便利了人事檔案的存儲(chǔ)和調(diào)用，能夠綜合人才的背景、資質(zhì)經(jīng)歷以及業(yè)務(wù)能力等來(lái)選拔和任用人才。

二、檔案管理信息化的原則

檔案管理信息化建設(shè)有利于促進(jìn)人力資源管理工作朝著規(guī)范化、高效化方向發(fā)展。當(dāng)前，省際人力流動(dòng)速率提升，人力檔案管理信息化建設(shè)中要堅(jiān)持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一原則，為之后全國(guó)聯(lián)網(wǎng)奠定基礎(chǔ)。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)是人力資源工作的重要一環(huán)，當(dāng)前人力流動(dòng)的速率提升，為此，省級(jí)政府應(yīng)該發(fā)揮其引領(lǐng)作用，統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌推進(jìn)。按照人力資源社會(huì)保障信息系統(tǒng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系和相關(guān)工作要求，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開放性、互融性。各級(jí)人力資源服務(wù)中心要結(jié)合省級(jí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求結(jié)合地區(qū)的人力資源特色，來(lái)梳理、細(xì)化檔案服務(wù)經(jīng)辦流程，從而實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)同一事項(xiàng)同一流程，以此提升人力資源管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）業(yè)務(wù)協(xié)同，信息共享。電子政務(wù)時(shí)代，各級(jí)政府要加強(qiáng)共享，減少信息孤島，將人力資源信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，優(yōu)化檔案管理服務(wù)的流程。為此，人事檔案信息采集要統(tǒng)一采集項(xiàng)目、統(tǒng)一指標(biāo)體系、統(tǒng)一代碼，開展檔案基礎(chǔ)信息采集工作。

（三）分類指導(dǎo)，安全有效。信息化時(shí)代，檔案信息化管理簡(jiǎn)化了工作流程，提升了工作效率，但是信息的不安全性也進(jìn)一步提升。為此，人事檔案信息化管理過程中，要結(jié)合各地信息水平和檔案管理工作水平，優(yōu)化升級(jí)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。另外，檔案信息管理過程中要加強(qiáng)對(duì)人事信息的分類管理，注重信息安全和個(gè)人隱私的保護(hù)。

三、檔案管理信息化建設(shè)策略

檔案管理信息化依托于系統(tǒng)和軟件，檔案管理信息化建設(shè)重點(diǎn)在于基礎(chǔ)信息資源庫(kù)的建設(shè)以及檔案管理服務(wù)運(yùn)動(dòng)平臺(tái)的建設(shè)，要加強(qiáng)軟件的設(shè)計(jì)和開放，優(yōu)化功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)人力檔案的二次開發(fā)和利用，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（一）加強(qiáng)人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。電子檔案管理系統(tǒng)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。為此，各省人社部門要發(fā)揮其引領(lǐng)作用，在嚴(yán)格遵守國(guó)家檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)和開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。人力資源與社會(huì)保障電子檔案管理系統(tǒng)從屬于社保服務(wù)平臺(tái)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)該包含數(shù)據(jù)搜集、整理、管理、利用、監(jiān)督等功能。當(dāng)前我國(guó)政府實(shí)行便民服務(wù)，系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開發(fā)時(shí)應(yīng)該提升民眾的體驗(yàn)滿意度。一是電子數(shù)據(jù)的采集和整理，基于國(guó)家相關(guān)要求，通過服務(wù)總線模式對(duì)人社服務(wù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化，結(jié)合統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，實(shí)現(xiàn)電子檔案存檔、歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二是人事檔案的結(jié)構(gòu)管理，應(yīng)建立科學(xué)有序的檔案目錄結(jié)構(gòu)，方便于用戶檢索查詢電子檔案，并準(zhǔn)確地定位紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)位置。三是檔案業(yè)務(wù)關(guān)系管理，當(dāng)前人事信息流動(dòng)的比率上升，該系統(tǒng)應(yīng)該集成掃描、打印等功能于一體，能夠自動(dòng)收集工作產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息，將其歸檔于系統(tǒng)中，對(duì)回收數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行利用和開發(fā)，開展專項(xiàng)特色人力資源服務(wù)，從而加強(qiáng)對(duì)人事工作的管理，以此提升人事工作的質(zhì)量和效率。

（二）建立人事檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)。檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，各級(jí)人力服務(wù)中心應(yīng)該基于現(xiàn)有檔案類型，整合各類人力檔案信息資源，建立專門的人事檔案基礎(chǔ)信息資源庫(kù)，省級(jí)中心應(yīng)該統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求。各級(jí)中心在省級(jí)中心標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)上能夠通過自定義模式，靈活設(shè)置檔案類目，提升檔案管理工作的效率。

（三）開發(fā)檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)。電子政務(wù)時(shí)代背景下，信息傳遞的速度提升，信息傳遞方式發(fā)生改變，檔案信息化管理需要開發(fā)檔案管理服務(wù)運(yùn)行平臺(tái)，平臺(tái)開發(fā)過程中需要注意以下幾點(diǎn)問題：一是檔案信息的保密性，人事檔案信息關(guān)乎國(guó)家、集體和個(gè)人的合法權(quán)益，檔案信息化管理過程中必須平衡檔案開發(fā)利用和保密之間的關(guān)系。二是檔案管理服務(wù)平臺(tái)的適用性和拓展性，當(dāng)前人事檔案數(shù)量激增，隨著人才流動(dòng)增速，人才跨省流動(dòng)常態(tài)化，省際檔案調(diào)動(dòng)越來(lái)越頻繁，檔案管理服務(wù)運(yùn)動(dòng)平臺(tái)必須具備適用性強(qiáng)以及拓展空間大等優(yōu)點(diǎn)，全國(guó)流動(dòng)人員檔案管理聯(lián)網(wǎng)勢(shì)在必行。為此，各級(jí)人力資源服務(wù)中心在進(jìn)行平臺(tái)開發(fā)時(shí)，應(yīng)該確保平臺(tái)的易操作性、可拓展空間大等要求，為之后的全國(guó)聯(lián)網(wǎng)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。三是網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行安全，信息化時(shí)代必須加強(qiáng)安全信息管理，人事檔案管理過程中要制定相關(guān)制度體系，規(guī)范平臺(tái)的管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化，從而確保檔案管理的安全性。

四、檔案管理信息化建設(shè)保障措施

（一）強(qiáng)化技術(shù)支持，規(guī)范安全管理。檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環(huán)境等多種因素，為此，需要對(duì)各個(gè)方面加強(qiáng)管理和控制，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯(lián)網(wǎng)的特性，互聯(lián)網(wǎng)的開放性與檔案管理的保密性嚴(yán)重相悖，為此，檔案管理人員要加強(qiáng)檔案的內(nèi)部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒都處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案管理人員要密切關(guān)注信息技術(shù)的變化和計(jì)算機(jī)病毒的新變化，制定針對(duì)性的措施，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。各級(jí)人力資源社會(huì)保障部門要加強(qiáng)技術(shù)支持，積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+”模式，不斷優(yōu)化檔案信息化管理的平臺(tái)和系統(tǒng)，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以提升檔案信息化管理的安全性和規(guī)范性。三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限管理，檔案管理人員需要依據(jù)檔案的機(jī)密程度以及人員的級(jí)別設(shè)定多個(gè)不同層次訪問者的取用權(quán)限，基于國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)制度要求，加強(qiáng)制度建設(shè)，進(jìn)行業(yè)務(wù)專網(wǎng)和信息儲(chǔ)蓄的安全隔離，嚴(yán)防人事檔案信息泄露和偷盜，確保檔案的安全性。

（二）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提供有效保障。當(dāng)前各級(jí)人社部門加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在信息化檔案管理建設(shè)過程中，省級(jí)人社部門要為地方各級(jí)人社部門檔案管理信息化建設(shè)提供組織支持，包括資金支持和人力支持等。首先，應(yīng)加強(qiáng)資金保障，為檔案管理信息化建設(shè)提供充足的經(jīng)費(fèi)，包括系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)和維護(hù)經(jīng)費(fèi)等。其次，要加強(qiáng)檔案管理信息化的人員支持，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)和管理，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。為加快推進(jìn)人社部門檔案管理信息化建設(shè)，人社部門應(yīng)該創(chuàng)新人才引入制度，以高素質(zhì)的專業(yè)人才確保檔案管理信息化建設(shè)效率，人力管理工作質(zhì)量等，從而更好地為廣大群眾服務(wù)。

（三）強(qiáng)化督促檢查，指導(dǎo)工作到位。信息化時(shí)代，海量數(shù)據(jù)成為時(shí)代特征，同時(shí)信息的不安全性上升，增加了檔案管理的難度。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要強(qiáng)化督促檢測(cè)，確保檔案管理信息化建設(shè)工作具體到位。要加強(qiáng)對(duì)管理系統(tǒng)的監(jiān)測(cè)和檢查，著重對(duì)系統(tǒng)的安全性和功能進(jìn)行檢查，檔案管理系統(tǒng)必須具備綜合管理功能，人事檔案涉及面較廣、數(shù)量較多，信息系統(tǒng)必須以完備的功能來(lái)提升人力資源管理工作的效率，系統(tǒng)必須具備原始性保證、界面友好便捷、查詢高效快速等特點(diǎn)，要結(jié)合地區(qū)人力資源管理特點(diǎn)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善，簡(jiǎn)化工作人員的工作流程，促進(jìn)人力資源管理的高效化，系統(tǒng)功能應(yīng)該包括信息收集、統(tǒng)計(jì)、編研，檔案業(yè)務(wù)管理、立檔歸檔、統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房管理等，滿足人力資源管理工作的需求，切實(shí)提升人力工作的效率。

五、總結(jié)

電子政務(wù)為人事檔案管理信息化提供了機(jī)遇，各級(jí)人力資源服務(wù)中心應(yīng)緊抓機(jī)遇，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)中，要加強(qiáng)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)以及運(yùn)行平臺(tái)建設(shè)，提升人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，制定完備的檔案信息化管理規(guī)章制度，發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，確保人事檔案信息的完整性，從而提升人力資源管理工作效率，更好地開展便民服務(wù)。

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