辦公室檔案管理工作效率的提升途徑分析

張錫坤

【摘要】本文針對(duì)辦公室檔案管理工作的效率，簡(jiǎn)單介紹提升檔案管理工作效率的必要性，同時(shí)分析辦公室檔案管理工作效率提升的方式方法，希望可以借助本文為相關(guān)工作者提供理論幫助。

【關(guān)鍵詞】辦公室檔案管理;工作效率;提升途徑

辦公室的檔案有序性、完整性是推動(dòng)單位發(fā)展的關(guān)鍵，同時(shí)對(duì)于單位的發(fā)展有一定的促進(jìn)作用。對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持基礎(chǔ)性的科學(xué)原則，并結(jié)合具體工作中的實(shí)踐性特征不斷完善并創(chuàng)新，從而保障辦公室檔案的綜合管理質(zhì)量，從而真正發(fā)揮檔案的管理綜合價(jià)值。辦公室檔案管理從目前來(lái)看，仍然存在許多缺陷與不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。對(duì)此，探討辦公室檔案管理工作效率的提升途徑有重要意義。

一、做好辦公室檔案管理工作的必要性

（一）有利于相關(guān)工作的開展。眾所周知，檔案屬于單位非常重要的記錄性資料內(nèi)容，檔案內(nèi)容雖然各有不同，但是在重要性方面均有相似性。對(duì)于部分事業(yè)單位而言，檔案本身屬于保密性要求較高的機(jī)密文件，會(huì)直接決定企業(yè)、單位的業(yè)務(wù)是否可以順利開展。對(duì)此，對(duì)于辦公室檔案管理工作來(lái)看，只有充分意識(shí)到辦公室檔案管理的重要性并確保其可以順利實(shí)施，才可以更好地推動(dòng)整個(gè)單位正常運(yùn)行。例如，以人事檔案為例，人事檔案涉及每一個(gè)工作人員的發(fā)展歷程以及崗位以往和現(xiàn)狀，只有真正做好檔案管理工作，才可以確保后續(xù)的人事聘用科學(xué)合理。

（二）做好檔案資料管理工作。借助對(duì)重要檔案資料的針對(duì)性管理工作，可以確保單位工作效率得到顯著提升，其主要原因在于辦公室當(dāng)中的資料文件屬于指導(dǎo)性的指令性文件，其對(duì)于不同部門的工作方式以及思路具備一定的指導(dǎo)性價(jià)值。對(duì)此，可以毫不夸張地說(shuō)，辦公室檔案管理也是“領(lǐng)導(dǎo)”，其能夠促使單位工作更有序，及時(shí)杜絕相關(guān)問(wèn)題的發(fā)生。另外，做好辦公室檔案管理還可以為后續(xù)的資料查閱提供幫助，尤其是在信息化時(shí)代，借助信息化檔案可以更好地實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索與模糊性檢索，這些功能的實(shí)現(xiàn)可以直接為資料查閱提供便捷幫助。

（三）提高檔案資料的安全性。在辦公室檔案管理工作中，只有做好了辦公室檔案管理的針對(duì)性、層次性，才可以更好地提高檔案的資料查閱效益，以便于不同等級(jí)檔案需求人員及時(shí)查閱到相關(guān)的資料，并完成分級(jí)化管理。這樣的處理方式不僅可以提高檔案管理的整體工作效率，還可以提高部分重要檔案的保護(hù)性能力，提高檔案的安全性與保密性，推動(dòng)部門長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、辦公室檔案管理工作效率的提升路徑

（一）完善檔案信息化管理系統(tǒng)。伴隨著信息化技術(shù)以及時(shí)代環(huán)境的不斷改變，檔案管理工作不斷發(fā)展創(chuàng)新，此時(shí)檔案管理工作會(huì)逐漸向著信息化的方向發(fā)展。借助先進(jìn)的信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的整體管理工作，可以將不同的檔案數(shù)據(jù)合理分組、合理儲(chǔ)存，從而提高辦公室檔案管理的整體工作效率。在這一基礎(chǔ)上，如何穩(wěn)定并持續(xù)提高檔案管理效率，就必然需要及時(shí)建立、應(yīng)用并不斷完善信息化管理系統(tǒng)，從而提高整個(gè)管理效率。在具體系統(tǒng)建設(shè)期間，需要從下面幾點(diǎn)著手：1.提升信息化管理意識(shí)。辦公室檔案管理工作的建設(shè)需要構(gòu)建一個(gè)全新的管理意識(shí)，及時(shí)突破傳統(tǒng)管理意識(shí)當(dāng)中的各種缺陷，充分意識(shí)到檔案管理的重要性。強(qiáng)化檔案管理的整體水平，加大管理資金的投入，為檔案信息化管理提供保障。檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)期間，需要許多的設(shè)備、資金以及人力資源，此時(shí)需要做好資金方面的供應(yīng)，不同的檔案系統(tǒng)需要做好針對(duì)性的系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)于事業(yè)單位而言，需要做好檔案管理、檔案采集、網(wǎng)上查閱三個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)，并針對(duì)不同的管理需求、職責(zé)，做好材料的收集、鑒別以及整理、儲(chǔ)存，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需求做好業(yè)務(wù)模塊的建設(shè)，如系統(tǒng)維護(hù)與業(yè)務(wù)管理。2.提升管理效率。在提供資金與基礎(chǔ)技術(shù)支持的同時(shí)，需要按照檔案管理的需求做好管理工作的合理落實(shí)。一方面，需要單位領(lǐng)導(dǎo)提高對(duì)于檔案管理的重視度，根據(jù)實(shí)際需求做好人事方面的調(diào)動(dòng)以及資金方面的調(diào)整，從而提高管理的整體效率;另一方面，需要采取更加科學(xué)合理的方式落實(shí)管理工作，例如針對(duì)信息化系統(tǒng)做好管理體系的調(diào)整，從而提高管理的綜合效率。

（二）完善管理制度體系。進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的制度體系是提高管理工作效率的重要途徑。從當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，無(wú)論是文件的內(nèi)容、形式方面，都存在一定程度的不齊全現(xiàn)象，存在相關(guān)的缺陷與不足，尤其是對(duì)于管理時(shí)間不長(zhǎng)的單位，檔案管理工作意識(shí)并不強(qiáng)烈，此時(shí)管理手段的應(yīng)用比較落后，認(rèn)為管理工作只是單純的資料統(tǒng)計(jì)，只需要做好資料的儲(chǔ)存，不需要考慮其他問(wèn)題，在這一環(huán)境之下，必然會(huì)引發(fā)許多問(wèn)題。對(duì)此，按照檔案管理工作的特殊性以及重要性，需要細(xì)化管理制度。首先，需要根據(jù)檔案管理工作人員的管理工作經(jīng)驗(yàn)采集相關(guān)的建議，積極聽取建議以及管理中的實(shí)踐性問(wèn)題，從而針對(duì)性補(bǔ)充與完善管理規(guī)章制度。其次，需要從管理工作中不斷探索與完善，確保管理規(guī)章體系的基礎(chǔ)完整，從而推動(dòng)辦公室的檔案管理效率。最后，建設(shè)意見反饋機(jī)制。檔案管理的完善期間需要進(jìn)一步改進(jìn)與完善管理制度，并構(gòu)建管理工作意見的反饋機(jī)制，按照管理中提出的意見提出改進(jìn)策略，并由管理人員進(jìn)行評(píng)價(jià)，通過(guò)后實(shí)施。這一種反饋機(jī)制的發(fā)揮可以顯著提高檔案管理工作人員的工作積極性，并提高對(duì)于管理人員的個(gè)體尊重意識(shí)，讓檔案管理工作達(dá)到循環(huán)提升質(zhì)量的作用。

（三）不斷創(chuàng)新管理理念。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員需要不斷提高對(duì)于檔案管理工作的重視度，持續(xù)性強(qiáng)化單位對(duì)于檔案綜合性管理工作的重視度，尤其是在工作謀劃和部署實(shí)施等方面，需要不斷改進(jìn)與完善。按照檔案管理工作的實(shí)踐性情況，采取積極主動(dòng)的業(yè)務(wù)考核管理工作。除此之外，還需要針對(duì)獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰需求做好相應(yīng)的完善管理，針對(duì)管理工作者的工作需求提高重視，采取各種激勵(lì)機(jī)制提高其工作的主動(dòng)性，并根據(jù)實(shí)際需求不斷完善與優(yōu)化工作環(huán)境、條件的便利性。在這一基礎(chǔ)上，需要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督管理工作。管理人員本身也需要提高對(duì)于檔案管理工作的重視度，尤其是在信息化發(fā)展背景之下，需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展特征、改變現(xiàn)狀等因素調(diào)整與優(yōu)化自身業(yè)務(wù)水平，從而提高整體工作效率，推動(dòng)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（四）強(qiáng)化管理人員素質(zhì)。導(dǎo)致檔案管理工作效率較低的原因非常多，普遍在于兩個(gè)方面：一方面，是外部環(huán)境、工作人員的素質(zhì)以及設(shè)備工具、監(jiān)督機(jī)制等方面，其中最為突出的便是人員方面的素質(zhì)問(wèn)題，對(duì)于辦公室檔案管理工作而言，因?yàn)楣ぷ鞅旧韺儆谝粋€(gè)高專業(yè)性的工作，再加上信息化設(shè)備的使用，所以辦公室檔案管理工作人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)。一般情況下，需要以固定的計(jì)劃實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，同時(shí)還需要提高對(duì)職業(yè)道德的培訓(xùn)，并適當(dāng)進(jìn)行考核，對(duì)于工作表現(xiàn)突出的工作人員給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)作用;另一方面，需要激發(fā)積極性。針對(duì)辦公室檔案管理工作人員需要做好相應(yīng)的激勵(lì)，在技術(shù)、思想等方面提供培訓(xùn)的同時(shí)，需要高度重視激勵(lì)政策的宣傳與落實(shí)，提高工作人員工作積極性以及能力提升的主動(dòng)性。

（五）構(gòu)建意見反饋機(jī)制。在檔案管理工作不斷改進(jìn)的同時(shí)，反饋機(jī)制的支持非常重要，這也確保檔案管理工作可以向著正確的方向、實(shí)際問(wèn)題與需求之間的關(guān)系進(jìn)行改進(jìn)。檔案管理工作效率提升的同時(shí)，需要進(jìn)一步強(qiáng)化與改善管理制度，同時(shí)落實(shí)管理工作的意見反饋機(jī)制，借助反饋機(jī)制實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作中相關(guān)問(wèn)題的及時(shí)檢查，并按照實(shí)際的問(wèn)題以及現(xiàn)狀問(wèn)題等提出相應(yīng)的管理意見，及時(shí)將意見反饋到管理人員處，管理人員再根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)整改與優(yōu)化。但是，在反饋機(jī)制建設(shè)的同時(shí)，需要得到相應(yīng)的支持與高度重視，辦公室檔案管理人員需要提供積極的支持與配合，及時(shí)將意見進(jìn)行反饋，真正帶動(dòng)辦公室檔案管理工作人員保持相應(yīng)的工作積極性，從而促使檔案管理工作的效率以及工作質(zhì)量水平得到持續(xù)性提升。

三、總結(jié)

綜上所述，伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的持續(xù)性提高以及電子信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的內(nèi)部檔案管理工作模式也在不斷完善和創(chuàng)新。在這一背景之下，辦公室檔案管理工作需要進(jìn)一步提高自身的工作效率，確保檔案可以真正為其他的工作人員服務(wù)，在信息化技術(shù)的支持下，檔案管理工作會(huì)遭遇更多的挑戰(zhàn)、獲得更多的發(fā)展機(jī)遇。對(duì)此，在今后需要進(jìn)一步提高相關(guān)管理工作水平，提高新技術(shù)、新方法的掌握與應(yīng)用，從而保障辦公室檔案管理工作效率持續(xù)提高。

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