淺議公路交通工程檔案的收集、分類和整理

孫寶龍

【摘要】現(xiàn)階段，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平在不斷提高，交通事業(yè)也在不斷發(fā)展。因此，公路交通工程檔案管理變得越來越繁雜，數(shù)量也越來越多。在公路交通工程施工、驗收以及運行管理等各個環(huán)節(jié)都需要對檔案信息進行管理。想使交通事業(yè)走可持續(xù)發(fā)展道路，應(yīng)加強公路交通工程檔案管理工作?；诖?，本文對于公路交通工程檔案管理日常工作程序進行分析研究，希望可以為相關(guān)人士提供參考。

【關(guān)鍵詞】公路交通;檔案;整理規(guī)則

一、科學(xué)界定公路交通工程檔案

第一，原始性、真實性、系統(tǒng)性這三個性質(zhì)屬于公路交通工程檔案的本質(zhì)屬性。原始性主要體現(xiàn)在公路工程日?；顒庸芾碇械囊恍┪募约皵?shù)據(jù)形成原始的文獻等。例如調(diào)查基線數(shù)據(jù)、測試樣本、測試記錄、施工合同及與工程有關(guān)的行政文件。真實性是指公路工程各部分，尤其是原材料、隱蔽工程等要有翔實的檢驗使用施工記錄，如有可能，應(yīng)有圖像數(shù)據(jù)。系統(tǒng)性是指按照原本的項目計劃將審批建設(shè)竣工等后續(xù)的管理工作做好，并且還要按照文件中的相關(guān)信息自然形成不同階段的記錄，并且結(jié)合時間、內(nèi)容、安全程度、數(shù)據(jù)文件范圍、分類體目錄等。第二，公路工程檔案還具有完整性、準(zhǔn)確性特征。即信息完整性和連貫性，如規(guī)劃、項目、審批、研究、各項評價及子項目，此外對于施工項目的記錄要進行連續(xù)性的設(shè)置。對于相關(guān)數(shù)據(jù)的測試以及現(xiàn)在記錄的數(shù)據(jù)一定要準(zhǔn)確，尤其是對于日期的記錄一定要準(zhǔn)確，還有一些數(shù)據(jù)必須要精準(zhǔn)記錄。第三，規(guī)范性特點。首先是施工的設(shè)計要規(guī)范，其次是施工流程還有設(shè)備的使用等都要按照國家技術(shù)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，記錄得清清楚楚。

二、公路工程檔案的收集

進行數(shù)據(jù)存檔的過程，最重要的環(huán)節(jié)是對于數(shù)據(jù)的收集，這是分類首先要做的。如今，可以按照我國相關(guān)的法律法規(guī)對于相關(guān)的工作進行有序開展。因此在進行公路工程資料收集的時候，一定要按照相關(guān)的法律法規(guī)、制定的流程以及措施進行。涉及大型、超大型橋梁、隧道、涵洞、民防工程、備戰(zhàn)公路等國防安全的，還應(yīng)當(dāng)依照保密法和其他有關(guān)法律的規(guī)定報有關(guān)部門批準(zhǔn)。此外，要始終保持及時有序且集中統(tǒng)一的原則進行檔案的整理。如果不按照這一標(biāo)準(zhǔn)進行，長此以往，公路工程的檔案管理就會變得零散并且雜亂，導(dǎo)致出現(xiàn)丟失或者損壞的情況，這些問題都會導(dǎo)致工程在管理以及驗收的過程中受到影響，情況嚴(yán)重的還會影響整體工程。現(xiàn)階段，在工程實際管理的過程中，在隱蔽的工程變更的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等情況。會導(dǎo)致審計部門在抽查審計時找不到原始的記錄，只能依據(jù)一些基本的檢查對于要驗收的項目進行數(shù)據(jù)的整理。還有一些檔案管理人員對于施工的文件既不上交，也不整理，任意處理。實際上，有必要指派專業(yè)人員負(fù)責(zé)收集公路工程檔案，主要目的是預(yù)防重要的文件數(shù)據(jù)不會落入商業(yè)部門，尤其是一些涉及工程核心秘密的文件，更要做好保密工作。

三、公路工程檔案分類要規(guī)范

依據(jù)工程檔案的性質(zhì)、特點及內(nèi)容之間的內(nèi)在聯(lián)系，對于公路工程檔案進行分類，這樣一來，可以將工程檔案中的內(nèi)容及關(guān)鍵的時間點等充分聯(lián)系起來，方便查閱并為審計提供真實的數(shù)據(jù)。此外，公路工程檔案管理的基礎(chǔ)及核心是公路工程檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)。一是對于公路工程的檔案分類要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，每個地區(qū)甚至每個部門都有自己的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是不論各個地區(qū)部門制定的措施什么樣，有一些基本的點比較相似。所有地區(qū)管理部門制定的措施都必須符合專業(yè)的性質(zhì)和特點。二是進行公路建設(shè)時，公路工程的檔案分類一定要統(tǒng)一規(guī)范，而且不能隨意進行改變。三是分類規(guī)則以及標(biāo)準(zhǔn)一定要簡潔，主要防止層次比較多、編目比較復(fù)雜的情況下破壞整個管理。四是根據(jù)公路工程專業(yè)體系的特點，推進規(guī)范化、數(shù)字化。在實踐中，公路工程檔案按照項目建設(shè)過程分為規(guī)劃、審批、工程研究、水質(zhì)評價、環(huán)境影響評價、審批、勘察設(shè)計、初步設(shè)計、總圖等7大類;其中征地拆遷、工程招標(biāo)、合同、施工文件、施工技術(shù)進度文件、資金管理是項目管理的主要工作任務(wù);監(jiān)理合同、監(jiān)理日志、隱蔽工程圖像等是監(jiān)理必須要完成的工作。各類圖紙，如剖面圖、平面圖、驗收確認(rèn)表是項目竣工要完成的工作?？蒲谐晒畔?、新技術(shù)、管理方法等也可單獨推出。

四、工程檔案整理的原則和內(nèi)容

（一）公路工程檔案的整理原則。必須要按照公路工程檔案在形成過程中的規(guī)律進行，將文件資料中的內(nèi)在聯(lián)系作為主線，將文件資料的高效收集作為主要的手段，這樣對于工程檔案的管理才可以規(guī)范，并且發(fā)揮出檔案管理最大的作用。

（二）工程檔案的整理內(nèi)容。以件為基本元素以及單位是進行檔案歸檔整理工作首先要做的，在歸檔的過程中，要進行組合的方法，之后對于檔案進行有效的分類，再進行排列，最后進行編號編目工作，這些措施使得歸檔文件由之前的雜亂無序變得規(guī)整有序。根據(jù)工程項目文件材料所形成的類型以及使用方法的不同來看，整理工作主要包含兩個方面：首先，在文件形成之后立卷歸檔之前，必須由專業(yè)的文件整理人員以及專業(yè)檔案管理人員來合作完成所有資料的整理。主要是根據(jù)文獻資料的完整性、準(zhǔn)確性、價值性、真實性等標(biāo)準(zhǔn)對編目工作進行識別和整理，形成檔案、使編目工作規(guī)范化。以建設(shè)單位、監(jiān)理單位收集歸檔的文件、資料為例，建設(shè)單位收集歸檔的范圍包括建設(shè)單位在施工階段所形成的行政管理原始資料、工程技術(shù)、安全體系措施、分階段施工計劃、重大設(shè)計變更、分階段施工合同、付款清單、驗收單等管理活動，以及施工現(xiàn)場檢查記錄、檢驗報告、質(zhì)量定期評估表、施工日志、竣工圖及相關(guān)圖片、軟件等。監(jiān)理單位文件資料的歸檔范圍包括監(jiān)理抽查記錄、原材料抽查、試驗報告、中間證書、報告、監(jiān)理日志、質(zhì)量檢驗評定表、電子視聽資料等。

五、結(jié)語

道路交通是一項戰(zhàn)略性的基本公益事業(yè)，是國家基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，也是全面建設(shè)小康社會的重要物質(zhì)和技術(shù)支撐。進入21世紀(jì)，隨著改革開放的不斷深入，我國公路運輸?shù)牟季?、?guī)劃、建設(shè)、管理水平和建設(shè)里程都有了質(zhì)的提高。工程檔案管理作為公路運輸工程管理的內(nèi)容之一，面臨著許多新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。交通工程是由檔案專業(yè)人員通過科學(xué)化、規(guī)范化的收集、分類、歸檔和編目而形成的，在公路建設(shè)管理過程中產(chǎn)生了多種信息系統(tǒng)保存價值。運輸工程是工程建設(shè)管理信息的載體和存儲，客觀反映了工程的日常運行機制和管理全貌，是記錄道路交通從業(yè)人員技術(shù)水平和管理能力的基本標(biāo)準(zhǔn)，反映了道路交通從業(yè)人員規(guī)劃、設(shè)計、施工和管理的整體素質(zhì)，評價了道路交通從業(yè)人員的業(yè)績。然而，在現(xiàn)實生活中，人們普遍重視硬件而輕視軟件，造成了工程建設(shè)與行業(yè)管理的脫節(jié)，使公路工程建設(shè)的均衡發(fā)展受到影響。

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