信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新探究

秦魏

【摘要】在信息化背景下，企事業(yè)單位文書檔案的形式和內(nèi)容已經(jīng)發(fā)生了重大變化，文書檔案載體也從過去的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化載體，文書檔案管理工作信息化已經(jīng)成為實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作有效開展的重要途徑。文章基于此，試圖就信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新展開探索。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;管理工作;信息化;創(chuàng)新

在信息技術(shù)處于迅猛發(fā)展態(tài)勢(shì)的新時(shí)代背景下，企事業(yè)單位的文書檔案管理人員在文書檔案管理工作過程中如果不更新文書檔案管理理念，拘泥于傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，那么勢(shì)必難以滿足信息化時(shí)代對(duì)于文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)要求。所以對(duì)于企事業(yè)單位的文書檔案管理人員而言，必須充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的不足，積極探索將先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作來，不斷提高文書檔案管理的工作水平與質(zhì)量，不斷提高文書檔案資源的利用率。

一、信息化背景下文書檔案管理工作存在的問題

信息化背景下，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作模式已經(jīng)出現(xiàn)了新的變化，為了更好地滿足當(dāng)前企事業(yè)單位的發(fā)展要求，文書檔案管理人員必須對(duì)過往的文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行進(jìn)一步的總結(jié)，采用現(xiàn)代化的文書檔案管理方式，做好文書檔案管理創(chuàng)新工作。但就目前來說，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作還存在著不少問題，通過歸納總結(jié)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）文書檔案管理理念較為落后。文書檔案在通常情況下是企事業(yè)單位資料管理工作中的重要內(nèi)容，可以為企事業(yè)單位的日常經(jīng)營(yíng)管理提供重要的參考依據(jù)，屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)性但是非常重要的工作。但就企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，許多文書檔案管理人員思想守舊，缺乏創(chuàng)新管理意識(shí)，缺乏信息化管理應(yīng)用意識(shí)，依然沿用傳統(tǒng)的文書檔案管理理念。如此不僅無法提高文書檔案管理工作效率，無法真正提高文書檔案管理工作水平，同時(shí)對(duì)于整個(gè)文書檔案管理工作的開展而言，也會(huì)產(chǎn)生較為不利的影響，容易產(chǎn)生資源浪費(fèi)問題。

（二）文書檔案管理流程較為繁瑣。就當(dāng)前企事業(yè)單位文書檔案管理實(shí)際工作現(xiàn)狀來看，文書檔案管理人員由于綜合素質(zhì)參差不齊，缺乏引進(jìn)先進(jìn)工作方式的意識(shí)，缺乏足夠的專業(yè)管理儲(chǔ)備知識(shí)，在信息化背景下，沒有對(duì)當(dāng)前文書檔案的管理流程進(jìn)行優(yōu)化，導(dǎo)致文書檔案的管理流程始終較為繁瑣。這樣會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理人員在實(shí)際工作開展過程中耗費(fèi)大量的時(shí)間，這無疑是一種極大的資源浪費(fèi)，不利于將管理人員的工作積極性有效調(diào)動(dòng)起來，難以適應(yīng)如今信息化要求。

（三）文書檔案管理存在較大風(fēng)險(xiǎn)。從當(dāng)前企事業(yè)單位文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀來看，由于電子文本和電子檔案不斷出現(xiàn)，雖然為文書檔案管理人員的工作提供了極大的便利，但是也使得文書檔案管理工作面臨著較大的風(fēng)險(xiǎn)性，再加之許多企事業(yè)單位的文書檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的管理模式，這無疑會(huì)進(jìn)一步加大這種風(fēng)險(xiǎn)性。倘若電子文書檔案在管理過程中遭受到不法分子的惡意入侵，使得文書檔案信息發(fā)生泄漏問題，那么勢(shì)必難以有效確保文書檔案信息的完整性和安全性，最終對(duì)文書檔案管理工作的創(chuàng)新形成制約。

二、信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）有利于文書檔案處理變得更加高速便捷。伴隨信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的信息處理能力也因此而獲得極大提升，那么將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作創(chuàng)新中，無疑能夠使得文書檔案處理速度變得更加高速、便捷。相比于傳統(tǒng)的手工文書檔案處理操作，借助計(jì)算機(jī)來進(jìn)行文檔處理無疑可以使得工作時(shí)間大大縮短，文書檔案管理人員僅需要將計(jì)算機(jī)如何處理文書檔案的相關(guān)操作程序予以熟練掌握就可以了，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案處理工作的快速完成。相比于傳統(tǒng)的手工文書檔案處理操作，要借助計(jì)算機(jī)來處理相關(guān)文書檔案，所以發(fā)生錯(cuò)誤的情況非常少。而傳統(tǒng)手工處理往往需要文書檔案管理人員時(shí)刻保持仔細(xì)謹(jǐn)慎的態(tài)度，一旦發(fā)生錯(cuò)誤就得重新返工，這無疑大大延長(zhǎng)了處理時(shí)間。相比于傳統(tǒng)的手工文書檔案處理操作，當(dāng)文書檔案管理人員需要找尋相關(guān)文書檔案的時(shí)候，僅僅需要借助信息技術(shù)的檢索功能，就能夠根據(jù)日期、關(guān)鍵詞等要素快速查找到所需要的文書檔案，從而使得文書檔案的查閱利用效率大大提高。

（二）文書檔案?jìng)鬟f變得更加安全快速。文書檔案的傳遞是企事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。將信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理工作創(chuàng)新中，無疑能夠使得文書檔案?jìng)鬟f變得更加安全快速。因?yàn)榻柚畔⒓夹g(shù)可以為企事業(yè)單位的文書檔案?jìng)鬟f提供一條安全、快速、高效的途徑。企事業(yè)單位僅僅需要建立一個(gè)通暢、安全的內(nèi)部局域網(wǎng)，就能夠使文書檔案在企事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行快速的傳遞，而且借助這種傳遞方式還能夠有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案?jìng)鬟f損壞、丟失問題，從而有效保障文書檔案在傳遞過程中的完整性和安全性。但是需要注意數(shù)字化的文書檔案?jìng)鬟f，面臨的一個(gè)安全風(fēng)險(xiǎn)就是信息泄露。

三、信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新對(duì)策

（一）需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理理念。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，唯有充分認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理工作的重要意義，才能夠?qū)⑽臅鴻n案管理人員的創(chuàng)新積極性有效調(diào)動(dòng)起來，從而以更加積極的態(tài)度去迎接文書檔案管理創(chuàng)新工作。一方面，應(yīng)培養(yǎng)企事業(yè)單位管理層文書檔案信息化管理理念。作為企事業(yè)單位的領(lǐng)航員，管理層直接決定了企事業(yè)單位的發(fā)展方向。所以企事業(yè)單位管理層應(yīng)當(dāng)首先認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理工作的重要意義，樹立文書檔案信息化管理理念，并積極采取實(shí)際行動(dòng)在文書檔案管理工作中落實(shí)新的工作理念，自上而下帶動(dòng)單位全體文書檔案管理人員認(rèn)識(shí)和樹立文書檔案信息化管理理念;另一方面，企事業(yè)單位應(yīng)注意培養(yǎng)文書檔案管理人員的文書檔案信息化管理理念，可以通過展示其他企事業(yè)單位應(yīng)用信息技術(shù)創(chuàng)新文書檔案管理工作所取得的成果等方式，從而讓文書檔案管理人員深刻認(rèn)識(shí)到信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理工作的重要性及必要性，增強(qiáng)他們對(duì)文書檔案信息化管理理念的理解和重視程度，從而為接下來的文書檔案創(chuàng)新工作的開展提供良好的思想保障。

（二）需要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理方式。文書檔案信息化管理的各個(gè)階段對(duì)于管理方式的要求無疑是不一樣的。從文書檔案當(dāng)前階段的信息化管理發(fā)展水平來說，需要著重在幾個(gè)方面把好關(guān)：其一，對(duì)于基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的管理水平要予以進(jìn)一步增強(qiáng)。即便文書檔案管理實(shí)現(xiàn)了較高的信息化水平，但是這不代表基礎(chǔ)業(yè)務(wù)會(huì)因此而過時(shí)或者是完全被廢棄?，F(xiàn)階段來說，完全可以借助信息技術(shù)完成數(shù)字化文書檔案，然后將這些數(shù)字化后的文書檔案精心保存下來，再通過檔案編研使得紙質(zhì)文書檔案變成“記憶工程”。比如單位的扶貧檔案完全可以制作成為系列檔案，將貧困地區(qū)經(jīng)濟(jì)情況、貧困地區(qū)人員構(gòu)成情況、貧困原因等調(diào)研情況、扶貧實(shí)地考察的情形以及扶貧工作取得的成績(jī)等原始地展現(xiàn)出來，將當(dāng)時(shí)開展扶貧工作的原貌予以真實(shí)還原。同時(shí)，在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作方面，需要強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)工作與檔案工作在部署、實(shí)施、檢查、驗(yàn)收上的同步，業(yè)務(wù)工作開展多深，那么文書檔案管理工作就需要開展多深。其二，要做好對(duì)標(biāo)及學(xué)習(xí)。信息時(shí)代行業(yè)之間進(jìn)行跨界合作的情況越來越多，而且這些合作往往取得了令人意想不到的讓雙方共贏的效果。所以在信息化背景下，文書檔案管理人員應(yīng)跳出傳統(tǒng)文書檔案管理的固定范圍，多去看一看、學(xué)一學(xué)其他行業(yè)是怎樣開展文書檔案管理工作的，去看看其他行業(yè)在文書檔案信息化管理中的創(chuàng)意點(diǎn)子是否可以運(yùn)用到自己?jiǎn)挝坏奈臅鴻n案信息化管理實(shí)踐中去，不斷創(chuàng)新文書檔案管理方式，有效提高文書檔案管理效率及質(zhì)量。

（三）需要不斷挖掘文書檔案價(jià)值。信息時(shí)代，隨著信息化水平的不斷提高，文書檔案信息的巨大利用價(jià)值無疑會(huì)更加凸顯。有別于泛化網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，文書檔案信息的真實(shí)可靠性強(qiáng)化了信息分析、預(yù)測(cè)和輔助決策等功能，因而在許多領(lǐng)域都有著尤為重要的應(yīng)用價(jià)值。信息技術(shù)內(nèi)容具有復(fù)雜、寬泛的特點(diǎn)，因此企事業(yè)單位的文書檔案管理工作要想成功融入整個(gè)時(shí)代，就必須突破產(chǎn)業(yè)、專業(yè)、技術(shù)、資金等諸多限制。第一，企事業(yè)單位文書檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高文書檔案使用價(jià)值挖掘的可操作性，確保各項(xiàng)資金、人力、物力投入到位。第二，企事業(yè)單位文書檔案管理部門可以與負(fù)責(zé)軟硬件開發(fā)和維護(hù)的技術(shù)企業(yè)尋求合作，彌補(bǔ)自身文書檔案管理“重硬件輕軟件”的短板，在硬件維護(hù)的基礎(chǔ)上，以用戶需求為導(dǎo)向，加大對(duì)數(shù)據(jù)挖掘、分析和預(yù)測(cè)方面的軟件開發(fā)力度。第三，建立文書檔案信息共享平臺(tái)，既可以實(shí)現(xiàn)高價(jià)值文書檔案信息的公開獲取，促進(jìn)文書檔案信息的二次利用，又可以根據(jù)文書檔案利用頻率過濾出價(jià)值密度較高的文書檔案資料，為高質(zhì)量的內(nèi)容輸出提供來源支持，以便文書檔案管理更有針對(duì)性地滿足企事業(yè)單位的使用需求。但是在挖掘文書檔案使用價(jià)值的過程中，為了不影響原文書檔案的使用價(jià)值，有必要借助數(shù)字水印手段來實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。比如在文書檔案形成階段嵌入數(shù)字水印，以便識(shí)別電子文書檔案原始身份信息;在流轉(zhuǎn)階段嵌入數(shù)字水印，以便標(biāo)識(shí)電子文書檔案的流轉(zhuǎn)過程，形成完整的“水印鏈”。

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