數(shù)字化檔案管理工作的實踐與探討

楊思思

摘 要：隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國也進入到了信息時代，檔案信息資源成為了新時期最為重要戰(zhàn)略資源之一。本文在論述檔案數(shù)字化優(yōu)劣勢分析的基礎(chǔ)上，探討了其特點，提出增強檔案數(shù)字化管理工作的相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;優(yōu)劣勢;特點;建議

一、引言

在我國科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的背景下，以往的檔案管理方式已經(jīng)不能再滿足時代發(fā)展要求，在檔案管理工作中必須實現(xiàn)對信息技術(shù)的合理應(yīng)用，促進檔案管理可以面向數(shù)字化的方向不斷發(fā)展，這也是檔案管理滿足時代發(fā)展要求的重要舉措。因此，對于相關(guān)的檔案管理部門而言，在信息時代發(fā)展環(huán)境下迎來了更大的機遇和挑戰(zhàn)，這就需要相關(guān)部門對當(dāng)下所面臨的工作任務(wù)和工作環(huán)境進行全面了解，從而對現(xiàn)有的管理方式進行不斷優(yōu)化和完善，不斷推進檔案管理數(shù)字化進程，最終形成更加科學(xué)先進的檔案管理方式。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)、劣勢

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息技術(shù)已被越來越廣泛的應(yīng)用在人們工作生活中，在此背景下，數(shù)字檔案應(yīng)運而生。檔案數(shù)字化管理是將傳統(tǒng)檔案管理方式與計算機信息管理方式相結(jié)合，充分利用多媒體、通信以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將傳統(tǒng)檔案信息建立成信息數(shù)據(jù)資源庫，并對其進行管理的過程，因此檔案數(shù)字化管理的信息庫具有海量信息資源，能夠在不同時期、不同情況下滿足檔案使用者的各種需求。

總結(jié)來說，檔案數(shù)字化管理工作具有以下優(yōu)勢：第一，與傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)檔案信息不同，數(shù)字檔案的信息都是通過光盤和儲存器的形式進行儲存的，因此檔案的數(shù)字化形式能夠減少大量的資源浪費、減少占地面積，節(jié)約了檔案的制作成本和儲存成本。第二，對檔案實施數(shù)字化管理后，使用者想要查找、閱讀資料十分便捷，只需要在計算機中輸入查找范圍，甚至輸入查找的關(guān)鍵字，就能快速鎖定檔案內(nèi)容，有效獲得所需的檔案資料。第三，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠及時將檔案資料進行上傳，實現(xiàn)檔案資源共享，方便對檔案的管理，減少資源的浪費。

雖然檔案數(shù)字化管理具有眾多的優(yōu)勢，但同時它也存在著很多不可忽視的問題。例如檔案數(shù)字化管理具有的安全隱患，計算機是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的主要載體，計算機軟件卻很容易沾染病毒或者被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，一旦發(fā)生上述事件，整個計算機系統(tǒng)就可能癱瘓，給檔案管理造成巨大的影響，甚至有可能導(dǎo)致珍貴的檔案資料丟失。另外，檔案的數(shù)字管理工作目前還沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，容易在管理程序中出現(xiàn)混亂，且檔案管理工作人員個人素質(zhì)良莠不齊，這樣就會增加操作計算機過程中的人為操作失誤風(fēng)險，給檔案電子化管理工作造成阻礙。

三、數(shù)字化技術(shù)特點分析

數(shù)字化技術(shù)屬于計算機技術(shù)的的范疇，目前，數(shù)字化技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用較為廣泛，數(shù)字化技術(shù)具有較強的優(yōu)點，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）依賴虛擬化載體

數(shù)字化技術(shù)主要利用各類信號進行數(shù)據(jù)和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數(shù)據(jù)的載體需要依賴大容量的計算機內(nèi)存，還包括一些服務(wù)器和光盤、磁盤等，數(shù)字化技術(shù)需要依賴計算機設(shè)備進行查閱和處理，從這個角度上講，數(shù)字化技術(shù)也是一種虛擬化技術(shù)，這也是數(shù)字化技術(shù)的重要特點。

（二）檔案利用率高

傳統(tǒng)的檔案管理方式通常采用紙質(zhì)作為主要載體，并且大多的保管場所多是檔案館和檔案室，由于檔案資料存在儲存量大、集中的特點，如果檔案管理人員沒有做好相應(yīng)的管理，當(dāng)需要查閱相關(guān)資料時，使用者需要花費較大的精力進行查找，給使用者造成了極大的不便。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作上，檔案管理人員會事先將相關(guān)資料傳輸?shù)接嬎銠C系統(tǒng)中，并做好相應(yīng)的分類工作，這可以使查找工作更加省時、省力。通過計算機系統(tǒng)使用者可以快速、精確地查詢到所需的檔案資料。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不僅使檔案的利用效率大幅提升，還提高了檔案管理人員的辦公效率。更為重要的是，使用者可以不受時間和地域的限制，使資料查閱更加快捷。

（三）信息處理快速

數(shù)字化技術(shù)的另一個顯著特點是信息處理速度，數(shù)字化技術(shù)以快速的處理和傳遞信息為優(yōu)勢，在短時間內(nèi)，信息和數(shù)據(jù)的傳輸共享由數(shù)字化技術(shù)來完成，計算機高速處理能力十分明顯，對信息數(shù)據(jù)的處理速率決定了數(shù)字化技術(shù)的強大優(yōu)勢，這也十分符合檔案管理信息化的要求。

（四）安全性高

對檔案的傳輸實行信息化管理，將文件的傳輸方式由紙質(zhì)傳輸轉(zhuǎn)變?yōu)槲募鬏敚坏蟠筇嵘藱n案的傳輸速度，而且有效地確保了信息的安全性。在確保安全性的前提上增強了檔案存儲的穩(wěn)定性，延長了信息的儲存時間，并且最大程度地降低了外界環(huán)境變化帶來的影響。使用文化作為傳輸載體，不但減少了紙張的浪費，而且文件還存在多個方面的優(yōu)勢，首先使用文件作為傳輸載體，增強了傳輸形式的多樣性;其次文件作為傳輸載體，易于隨身攜帶;最后文件形式便于查閱和管理。對已經(jīng)完成的檔案資料進行整理和掃描，并將其錄入到檔案管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)信息資源的進一步開發(fā)，并加快了資源共享的進程，從而為后續(xù)工作的開展提供了便利。利用計算機技術(shù)可以實貫穿每個環(huán)節(jié)，并大大減低了各項工作難度，同時也大幅度縮減了工作時間。如果存在檔案資料需要修改的情況，可以直接使用計算機進行操作處理，迅速地尋找到目標(biāo)文件，立即對其進行修改。同時檔案的查閱和統(tǒng)計均可以在計算機上完成，有效地提高了辦公效率。

四、增強檔案數(shù)字化管理工作的相關(guān)建議

（一）構(gòu)建檔案專題的信息采集與建庫

通過開展檔案專題信息采集與建庫工作，可以對檔案數(shù)字化建設(shè)起到非常重要的完善作用，并且在此基礎(chǔ)上保證檔案數(shù)字化工作具有一定的專業(yè)性，這對于檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展起到了非常重要的推動作用，只有這樣才能保證數(shù)字化檔案建設(shè)工作可以實現(xiàn)更加全面的發(fā)展。加強檔案數(shù)字化建設(shè)工作，有助于檔案管理人員對檔案信息進行更加全面的分析與掌握，最終實現(xiàn)對檔案資料的大量整理，使整個檔案建設(shè)工作體現(xiàn)出一定的數(shù)字化與信息化特點，從而為相關(guān)單位以及使用人員提供大量的信息數(shù)據(jù)，保證整個檔案建設(shè)工作可以更加全面高效的開展。

（二）做好數(shù)字化檔案精準(zhǔn)管理

與傳統(tǒng)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理工作更為簡單、方便、快捷，但是對細節(jié)的重視程度有所提高，若是數(shù)字化檔案文件沒有得到有效處理，就很有可能會導(dǎo)致文件丟失、損壞，影響檔案管理質(zhì)量。因此，在今后事業(yè)單位必須要展開檔案的精準(zhǔn)化管理。一方面，應(yīng)該完善管理制度，對檔案管理的書面化、全面化、同步化、專業(yè)化給出具體的要求，文件從形成、收集、整理、審核、歸檔、移交的各個環(huán)節(jié)，其工作規(guī)范、內(nèi)容都要更為明了;另一方面，要設(shè)立專職檔案員的這一職位，同時，明確崗位的工作原則與職責(zé)范圍，配合責(zé)任追究制度，一旦發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)追究責(zé)任人的工作疏忽，避免到時候出現(xiàn)責(zé)任推諉的情況，同時，能夠促使人員之間形成相互監(jiān)督的工作氛圍，為精準(zhǔn)化管理的實現(xiàn)打好基礎(chǔ)。

（三）完善數(shù)字化檔案掃描工作

數(shù)字化掃描工作就是將紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子影響信息，并傳入計算機設(shè)備進行儲存的過程。在進行信息掃描時候需要對掃描接受內(nèi)容進行反復(fù)核查，不能出現(xiàn)漏掃或者重復(fù)掃描的情況。在完成掃描工作后還需要對檔案信息加以整理，按照信息的時間和類型就行分類歸納，如果在此過程中發(fā)現(xiàn)錯誤，要及時更正和處理。

（四）運用現(xiàn)代化管理手段

現(xiàn)代化管理手段主要是指數(shù)字虛擬技術(shù)、高微縮技術(shù)、智能技術(shù)等，隨著科技的快速發(fā)展，這些現(xiàn)代化技術(shù)在各個行業(yè)中的應(yīng)用日益廣泛。就事業(yè)單位檔案管理工作的特點來看，事業(yè)單位可以引入密碼技術(shù)、面部識別技術(shù)、指紋技術(shù)等，來提高文件管理的安全系數(shù)。第一，可以建立專門的檔案室，用于存儲紙質(zhì)檔案、檔案硬盤，進入查閱的人員必須要通過指紋識別、面部識別以后才能夠進入，避免外人進入檔案室竊取、修改、隨意查閱檔案;第二，數(shù)字化檔案則是可以利用密碼來實現(xiàn)保存，對于需要共享的檔案也應(yīng)該做好加密處理，只有輸入正確的密碼才能夠查閱，最大程度上保證數(shù)字化檔案管理工作的有效性;第三，可以引入智能技術(shù)，配合聲音識別技術(shù)，可以通過聲音來直接調(diào)取檔案，減少中間環(huán)節(jié)可能會出現(xiàn)的差錯，降低檔案管理工作難度，為更好地實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

（五）培養(yǎng)檔案數(shù)字化專業(yè)管理人員

目前，國家已經(jīng)對檔案數(shù)字化建設(shè)工作引起了高度重視，所以很多高校逐漸開設(shè)了檔案管理專業(yè)。檔案數(shù)字化建設(shè)工作必須由專業(yè)的人員來操作，因此，需要全面落實檔案管理人員的培訓(xùn)工作，保證每一個檔案管理人員可以全面了解管理方法、技術(shù)以及數(shù)字化建設(shè)內(nèi)容等。首先，應(yīng)該提升檔案管理人員自身的技能水平，只有這樣才能為檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展提供良好的基礎(chǔ)條件。另外，還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理人員具備一定的管理能力，這樣在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中才能將自身的執(zhí)行作用充分發(fā)揮出來，主動投入到檔案工作中，從而不斷加快檔案數(shù)字化建設(shè)進程。

五、結(jié)語

將檔案數(shù)字化管理代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式，不僅提高了資料信息的安全性，還有效地提高了檔案管理人員的辦公效率。通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)資料的快速查閱，并且使用文件作為傳輸載體，方便攜帶，同時文件還具有較大的流動性。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，有利于實現(xiàn)檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著我國數(shù)字化檔案管理的不斷完善，越來越多的企業(yè)都放棄了傳統(tǒng)的檔案管理模式，開始使用檔案數(shù)字化管理模式進行企業(yè)的內(nèi)部管理。

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