檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理工作的影響及對策研究

夏潤虎

摘 要：數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的重要趨勢，也是檔案管理工作的主要發(fā)展方向。在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷提升數(shù)字化技能，及時(shí)更新檔案管理相關(guān)的軟、硬件設(shè)備，為提升檔案管理效率作足準(zhǔn)備。本文通過探究檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理工作的影響，提出解決檔案管理數(shù)字化問題的對策，以期提升檔案管理工作的整體水平。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;檔案管理;工作體系;人才;資金

一、引言

檔案管理工作的內(nèi)容具有復(fù)雜性，各個(gè)環(huán)節(jié)工作內(nèi)容煩瑣，工作量較大。傳統(tǒng)的檔案管理方式容易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤，如由于管理失當(dāng)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案遺失等，這導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。數(shù)字化檔案管理方式不僅能幫助檔案管理者提升檔案管理效率，而且能減少檔案管理的人工成本。由于檔案數(shù)字化管理具有傳統(tǒng)管理方式不可比擬的優(yōu)勢，其受歡迎程度越來越高，應(yīng)用范圍越來越廣泛。

二、檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理工作的影響

（一）促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化

檔案的數(shù)字化發(fā)展能夠在一定程度上幫助單位構(gòu)建一個(gè)完善的檔案數(shù)據(jù)庫，將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成為具備電子格式的信息化檔案，這樣能夠有效提高檔案的管理及查詢效率。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫不僅能夠儲(chǔ)存電子檔案，還能確保電子檔案的管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，從而形成一個(gè)專業(yè)的電子信息化檔案管理系統(tǒng)，促使各個(gè)部門的相關(guān)工作人員都能夠及時(shí)查找到所需的檔案或者在第一時(shí)間更新檔案。這樣的檔案管理模式能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式下所存在的存儲(chǔ)能力差、查閱速度慢等缺點(diǎn)。

（二）有效提高檔案工作的效率

近年來，隨著我國信息技術(shù)的不斷更新與改革，我國已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，這樣的發(fā)展現(xiàn)狀要求各個(gè)單位應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，不斷去學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息化技術(shù)來提高自身的檔案管理水平。檔案數(shù)字化發(fā)展其實(shí)就是既以計(jì)算機(jī)為傳播媒介，同時(shí)也要以計(jì)算機(jī)作為檔案存儲(chǔ)的主要場所。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人工檔案管理方式不僅工作效率較低，并且非常容易發(fā)生差錯(cuò)，導(dǎo)致大量的工作時(shí)間被浪費(fèi)，并且還嚴(yán)重影響到了檔案管理的工作質(zhì)量。而數(shù)字化檔案管理方式的應(yīng)用有效提高了檔案管理人員的管理水平和分類效率，在大幅度減少了工作人員工作量的同時(shí)提高單位檔案管理的整理效率。另外，數(shù)字化檔案管理具備極強(qiáng)的時(shí)效性，由于在進(jìn)行檔案管理期間，檔案的整理工作是一項(xiàng)非常龐大的工程，如果采用傳統(tǒng)的整理方式則需要花費(fèi)大量人力、物力與財(cái)力。但是檔案的數(shù)字化發(fā)展所帶來的新技術(shù)能直接省略掉中間環(huán)節(jié)，既降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，也縮短了檔案整理的周期。

（三）降低檔案管理成本

隨著數(shù)字化檔案信息管理模式的不斷更新，不僅在很大程度上節(jié)省了檔案儲(chǔ)存的空間，還避免了因人工審查而導(dǎo)致檔案資料遭到破壞，最大限度降低了單位的檔案管理成本。因?yàn)閿?shù)字化的檔案管理技術(shù)是將原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理人員可以利用計(jì)算機(jī)來完成檔案的管理、維護(hù)、查詢等相關(guān)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案極有可能會(huì)因?yàn)楣芾聿划?dāng)而出現(xiàn)資料受潮或者被蟲蛀的現(xiàn)象，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力來進(jìn)行修復(fù)與管理。但是數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用能夠妥善解決這一問題，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)無限期的資源使用，還不需要擔(dān)心檔案信息會(huì)受到損害，為檔案資料的安全性提供了極大的保護(hù)。

三、檔案數(shù)字化發(fā)展中檔案管理工作的對策分析

（一）搭建數(shù)字化工作體系

為推動(dòng)檔案數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)程，首先應(yīng)當(dāng)基于對檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀的考察擬定工作方案，在方案中明確不同階段的檔案數(shù)字化需求與目標(biāo)。為提升檔案數(shù)字化的效率，壓縮開展這一工作所需要的時(shí)間，同時(shí)避免對原始檔案造成破壞，檔案管理者應(yīng)當(dāng)將檔案分成不同批次，有序開展數(shù)字化工作。首先，優(yōu)先錄入意義重大、利用頻率高的檔案，提升利用檔案產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。其次，精確鑒定檔案數(shù)字化的對象，在正式錄入檔案前確定實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案范圍，明確檔案數(shù)字化過程的操作順序，保證錄入過程的規(guī)范化。規(guī)范檔案錄入過程能有效降低檔案數(shù)字化操作中的人力成本，同時(shí)降低錄入過程中出現(xiàn)人為錯(cuò)誤的可能性。

為進(jìn)一步提升檔案管理的效率，可安排檔案管理人員進(jìn)行流水線操作，使不同環(huán)節(jié)的管理人員做到精通自身所負(fù)責(zé)的環(huán)節(jié)，同時(shí)以這種方式落實(shí)管理責(zé)任，實(shí)現(xiàn)有效監(jiān)督。還要不斷完善管理系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)安全。例如在授予審批權(quán)限時(shí)，以小組的形式進(jìn)行操作，當(dāng)錄入人員所在崗位職責(zé)與其職位權(quán)限不一致時(shí)，應(yīng)當(dāng)允許更高級的管理員單獨(dú)操作，實(shí)時(shí)調(diào)整檔案管理工作人員的權(quán)限，以此提升管理系統(tǒng)的靈活性、科學(xué)性。與此同時(shí)，為保證數(shù)字化檔案的真實(shí)性，可采用印鑒簽署技術(shù)、加密技術(shù)、控制訪問等技術(shù)手段維護(hù)檔案管理系統(tǒng)。

（二）挖掘檔案數(shù)字化管理人才

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的過程需要眾多信息化人才作支撐。檔案數(shù)字化管理以電子設(shè)備為載體，不同儲(chǔ)存材料有著差異化的保存方式。電子儲(chǔ)存材料相較紙質(zhì)材料，在保存性能上有明顯提升，但依然存在由于受潮、受損而無法使用的隱患。為保證數(shù)字化檔案的安全性，不同數(shù)字化檔案應(yīng)當(dāng)儲(chǔ)存在多個(gè)不同地方，保證任何一處的電子檔案受到破壞，其它電子設(shè)備中儲(chǔ)存的檔案依然能夠正常使用。

諸如此類的數(shù)字化管理問題還有許多，為應(yīng)對潛在的儲(chǔ)存問題，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與數(shù)字化管理培訓(xùn)，提升管理人員的專業(yè)能力，使之成為推動(dòng)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程的技術(shù)型人才。選擇參與專業(yè)培訓(xùn)的工作人員時(shí)需兼顧新、老員工的學(xué)習(xí)需求，將職業(yè)技能培訓(xùn)與職業(yè)道德培訓(xùn)緊密結(jié)合，使管理人員在參與培訓(xùn)的過程中既能學(xué)到專業(yè)知識，又能全面認(rèn)知自身所在崗位的職責(zé)，增強(qiáng)職業(yè)責(zé)任感。值得注意的是，檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需求決定著管理者應(yīng)當(dāng)挖掘不同專業(yè)人才，組建結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)素質(zhì)過硬的數(shù)字化管理隊(duì)伍，如此才能保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化管理工作。

民政檔案管理工作方式方法的改變也需要配備相應(yīng)能力的管理人員，要求相關(guān)人員能夠熟練進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，具備豐富的信息化檔案管理知識，將信息計(jì)劃技術(shù)與高素質(zhì)人才相結(jié)合，才能真正實(shí)現(xiàn)民政檔案管理工作的信息化建設(shè)。例如，相關(guān)單位可組織檔案管理人員進(jìn)行信息化技術(shù)培訓(xùn)，講授檔案管理系統(tǒng)的使用方法，傳遞基本的計(jì)算機(jī)操作技巧。并加強(qiáng)人員的素質(zhì)教育，提高其保密意識和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防意識，保證檔案管理工作的安全性。人員培訓(xùn)還應(yīng)配以有效的考核機(jī)制，定期對管理人員的信息化工作能力進(jìn)行考察，以促使員工不斷進(jìn)行自我提升，自我建設(shè)，充分利用民政檔案管理信息化技術(shù)，提高工作效率。

（三）加大專業(yè)設(shè)備資金投入

檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展與在這一領(lǐng)域投入的資金數(shù)量、專業(yè)設(shè)備數(shù)量密切相關(guān)。但從現(xiàn)實(shí)狀況看來，我國在相關(guān)領(lǐng)域投入的專業(yè)設(shè)備及資金尚且無法滿足檔案數(shù)字化管理的需求。資金投入不到位，管理檔案所需要的專業(yè)設(shè)備無法及時(shí)更新，檔案數(shù)字化的進(jìn)度因此受阻。為避免由于此類原因阻礙檔案數(shù)字化的進(jìn)程，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大在檔案數(shù)字化管理領(lǐng)域的資金投入，使技術(shù)設(shè)備的更新能夠跟上管理需求的變化。

檔案數(shù)字化管理所需要的專業(yè)設(shè)備可分為軟件與硬件設(shè)備兩類。在軟件方面，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加快技術(shù)研發(fā)的進(jìn)程，從國內(nèi)外搜尋檔案管理技術(shù)人才，盡快研發(fā)出符合應(yīng)用需求的檔案管理軟件，并使之服務(wù)于檔案數(shù)字化管理工作實(shí)際。在硬件設(shè)備方面，不僅要加大資金投入，引入新的技術(shù)設(shè)備，還要做好原有設(shè)備的保養(yǎng)工作，延長已有設(shè)備的使用壽命，最大化提升設(shè)備的利用效率，降低引入硬件的成本。

綜上所述，檔案數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的大趨勢，實(shí)行數(shù)字化管理體系是時(shí)代發(fā)展的要求，有助于提升工作質(zhì)量和效率。然而，我國檔案數(shù)字化管理處于起步階段，在數(shù)字化檔案管理體系的建立中，會(huì)存在許多的問題，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)也注定不會(huì)一帆風(fēng)順的。為解決這些問題，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)增加資金投入，大力開發(fā)與檔案數(shù)字化管理有關(guān)的軟、硬件設(shè)置，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的高速發(fā)展，使檔案資源更好地服務(wù)于社會(huì)。

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