大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

楊強(qiáng)

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來，對各個行業(yè)都有新的影響，利弊各有，也使傳統(tǒng)的人事檔案管理模式受到了極大的沖擊。在這種形勢下，人事檔案管理模式必須從根本上創(chuàng)新和完善，適應(yīng)新的市場形勢，如此才能長久發(fā)展。事業(yè)單位人事檔案管理在單位的行政管理及人才管理中占據(jù)了極其重要的地位和極大的比重，它是全面記錄和反映事業(yè)單位個人的品德才能表現(xiàn)和個人信息的原始資料，進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息時代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理的方式和思路已很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理工作的需求，只有創(chuàng)新人事檔案管理的體制、方法和手段，才能適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展對人才需求的要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位;人事檔案工作;工作模式;工作改革

一、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

國家的進(jìn)步和社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使信息技術(shù)不斷加強(qiáng)，給人們的生活和工作帶來了很大影響。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，能有效提升工作效率，也能夠大大地改善工作質(zhì)量。例如使用信息加密加鎖鎖定等先進(jìn)的信息技術(shù)方式，不僅能將人事檔案的數(shù)據(jù)信息安全妥善地管理起來，也能夠防止對人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實(shí)性和完整性，有助于相關(guān)人員在驗(yàn)證數(shù)據(jù)信息真?zhèn)螘r有了可靠的具有公信力的查詢依據(jù)，方便工作人員的查詢。此外，在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，可以完整快速地錄入各種動態(tài)的數(shù)據(jù)信息，在進(jìn)行保存和歸類時能夠一目了然。數(shù)據(jù)分類排列為檔案信息使用者分析整理數(shù)據(jù)時提供了便利，節(jié)約了大量時間。

二、事業(yè)單位傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

（一）忽視人事檔案管理工作

事業(yè)單位是政府建立的具有一定公益性的組織機(jī)構(gòu)，為社會提文化、教育、衛(wèi)生、科技等方面的服務(wù)。事業(yè)單位人事檔案是個人德、能、勤、績、廉等情況的真實(shí)記錄，是正確合理用人選人的依據(jù)。因此，必須保證人事檔案信息的真實(shí)性。然而，有些事業(yè)單位的高層領(lǐng)導(dǎo)和工作人員認(rèn)為人事檔案工作是一項(xiàng)煩瑣的工作，人事檔案是一種固態(tài)的資料，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)和社會價(jià)值，因此對人事檔案信息管理的關(guān)注程度不足，不重視和不支持，使單位人事檔案管理工作比較死板和被動，不能及時更新信息且不能實(shí)現(xiàn)自我的創(chuàng)新。

（二）人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高素質(zhì)的檔案管理人員是順利開展事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的前提。但就目前情況看來，大部分事業(yè)單位的檔案管理人員還不具有全面的技術(shù)應(yīng)用技巧和管理能力，不能把大數(shù)據(jù)技術(shù)和檔案管理有機(jī)結(jié)合起來。所以，通過培訓(xùn)來提升檔案專業(yè)技術(shù)人員綜合素質(zhì)已成為事業(yè)單位急需解決的問題。

（三）硬件設(shè)施及保管利用方式相對陳舊

事業(yè)單位工作人員對檔案管理的不重視，導(dǎo)致一些事業(yè)單位人事檔案管理硬件設(shè)施幾乎沒有，對資金投入不足，檔案室的保管條件也達(dá)不到“十防”要求，特別是檔案利用的方式也比較落后，基本上是靠人工查閱的方式來進(jìn)行的。這樣不僅容易造成人事檔案的損壞，也不利于人事檔案長久安全保管的要求。

（四）信息更新滯后，人檔分離嚴(yán)重

事業(yè)單位人事檔案大多是用紙質(zhì)材料歸檔，資料繁多，且單位對這項(xiàng)工作本來就不重視，人事檔案信息的更新比較慢，比較滯后，難以及時滿足人員調(diào)動時的需要。在事業(yè)單位人員流動等情況下，很多人員因?yàn)闄n案的不及時更新，不能及時傳遞帶走，就出現(xiàn)了“棄檔不用”的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致人檔分離。

三、大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

大數(shù)據(jù)時代下，信息化技術(shù)為事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理帶來了技術(shù)支撐。檔案人員可以利用計(jì)算機(jī)來對人事檔案資源信息進(jìn)行統(tǒng)一的登記、整理，簡化了事業(yè)單位在紙質(zhì)人事檔案管理中的煩瑣工作，節(jié)約時間的同時簡化了信息的規(guī)整工作。同時，這些技術(shù)的支持可以為人事檔案的信息化管理提供一種全新的管理和利用模式，增強(qiáng)了人事檔案管理的保密性、規(guī)范性、科學(xué)性。

四、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的新方式

（一）加大對人事檔案創(chuàng)新管理的重視程度

事業(yè)單位在人事檔案管理中要加強(qiáng)對創(chuàng)新管理的重視。首先，建立一套包涵人事檔案管理各個過程的相關(guān)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作達(dá)到收集整理資料規(guī)范、操作程序過程合規(guī)、利用權(quán)限清晰、符合保密的要求。其次，創(chuàng)建統(tǒng)一、集中的數(shù)據(jù)庫管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理，兩手資料在手。不管紙質(zhì)查閱還是實(shí)現(xiàn)電子信息快速查閱，都能保證信息的全面性，從而實(shí)現(xiàn)新背景下人事檔案管理的一體化和全程化要求。再次，在人事檔案管理上必須注重人事檔案管理的實(shí)時性，確保全部的人事信息準(zhǔn)確且完整。最后，為了保證這項(xiàng)工作的持續(xù)健康發(fā)展，要測評人事檔案管理人員的履行狀況，以此加強(qiáng)工作人員做好人事檔案工作的意識。

（二）提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在人事檔案管理工作中，工作人員的政治素質(zhì)、專業(yè)技術(shù)素質(zhì)起著主導(dǎo)性的重要作用。因此，選拔人事檔案管理人員是一項(xiàng)非常重要的工作。事業(yè)單位在招錄、選調(diào)等形式下，要嚴(yán)格選拔那些政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)本領(lǐng)強(qiáng)的人員從事這項(xiàng)工作。在工作中，為了使人事檔案管理人員更好地勝任這項(xiàng)工作，事業(yè)單位要做好以下工作。一要做好對人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)工作，加大資金投入，可以通過舉辦信息技術(shù)講座、計(jì)算機(jī)技術(shù)講座、人事檔案管理知識講座等形式學(xué)習(xí)相關(guān)知識，也可以通過走出去參加培訓(xùn)的形式來開闊視野提升能力。通過培訓(xùn)，使管理人員的專業(yè)技術(shù)水平和管理技巧得到提升，全方面地提高改善工作人員的綜合素質(zhì)，大大提高其人事檔案管理水平。二要理論聯(lián)系實(shí)際，從實(shí)際出發(fā)。要根據(jù)單位的實(shí)際狀況，把人事檔案管理和績效考核結(jié)合起來，即把人事檔案的管理結(jié)果和工資薪酬、獎金福利以及內(nèi)部崗位人員提升等與員工自身利益息息相關(guān)的項(xiàng)目直接掛鉤，側(cè)面提高檔案管理的工作人員對工作的重視程度。除此之外，平時的管理中要做到“三嚴(yán)”，即嚴(yán)要求、嚴(yán)管理、嚴(yán)監(jiān)督，上下一心，從而真正實(shí)現(xiàn)工作的集中化，提高檔案管理的效率。

（三）加快觀念轉(zhuǎn)變和信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位的人事檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變觀念，樹立正確的觀念，積極主動地適應(yīng)新形勢的要求，變被動為主動，認(rèn)真嚴(yán)格做好人事檔案管理的各項(xiàng)工作，為單位選人用人才提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，離不開軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備和高科技人才的使用。因此，要想提高人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，事業(yè)單位必須適應(yīng)新形勢的需要，投入足夠的資金來配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，即在單位內(nèi)部配置電腦等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)和人事檔案管理工作的結(jié)合打下堅(jiān)實(shí)的設(shè)備基礎(chǔ)。同時，事業(yè)單位的人事檔案保管條件必須得到改善，如通風(fēng)設(shè)備、滅火設(shè)備等。人事檔案管理人員要做好防盜、防火等工作，以確保人事檔案紙質(zhì)資料、電子資料的安全存放和基礎(chǔ)設(shè)施的完好運(yùn)行。并且選拔錄用高素質(zhì)、高水平、高技術(shù)的工作人員，從根本上提高工作的效率與信息的正確準(zhǔn)確性。

（四）創(chuàng)新和完善人事檔案管理制度

在人事檔案創(chuàng)新管理的過程中，首先要制訂完整的人事檔案管理制度，使之遵循有章，規(guī)避“棄檔不用”等不良現(xiàn)象的發(fā)生。其次要把信息化管理人事檔案的制度制定好落實(shí)好。落實(shí)好資料的采集、建檔、轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出，并把好關(guān)口，防止出現(xiàn)信息不完整的現(xiàn)象。要對調(diào)出或調(diào)入的檔案資料進(jìn)行仔細(xì)核對檢查，遵守保密規(guī)定，防止人事檔案的遺失和泄露，保證人事檔案信息真實(shí)、完好。在人事檔案資料的歸檔管理中，也要重視人員考察、黨團(tuán)資料、職務(wù)調(diào)整等信息的及時歸檔，防止人員素質(zhì)低下或是出現(xiàn)牟利的心理。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代的來臨為當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的面貌，為了適應(yīng)新形勢，事業(yè)單位應(yīng)抓住時機(jī)，在信息化轉(zhuǎn)變中加強(qiáng)檔案管理工作人員自身的創(chuàng)新意識，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，以適應(yīng)時代的發(fā)展需求。事業(yè)單位要摒棄傳統(tǒng)陳舊的管理模式，進(jìn)行創(chuàng)新改革，健全管理體制，提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，并利用信息化技術(shù)手段來加強(qiáng)對檔案資源信息的防護(hù)保密，促使我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作得以可持續(xù)健康發(fā)展。

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