淺析人性化管理在高校教學檔案管理中的運用

摘 ? 要： 在教學檔案管理中實行人性化管理，使高校教學檔案管理以“服務”為準則，以滿足檔案用戶的需求為導向，實現(xiàn)教學檔案由“單向流動”向“多向交流”，是優(yōu)化高校教學檔案管理的重要環(huán)節(jié)。構(gòu)建人性化的高校教學檔案管理機制，讓學生作為主體參與檔案管理環(huán)節(jié)，加強教學檔案的編研工作，優(yōu)化教學檔案的利用途徑，能夠有效提升教學檔案的利用價值。

關鍵詞： 人性化 ? 高校教學檔案管理 ? 檔案收集 ? 開發(fā)利用

高校教學檔案管理是高校教學管理的重要組成部分，是反映和評估高校教學質(zhì)量及管理水平的重要依據(jù)。但是長期以來，高校教學檔案管理一直是高校教學管理的薄弱環(huán)節(jié)，教學檔案單向收集、開發(fā)利用率不足等問題尤為突出。筆者認為，在高校教學檔案管理中實行人性化管理，實現(xiàn)高校教學檔案由“單向流動”向“多向交流”，是優(yōu)化高校教學檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

一、教學檔案管理中注重人性化管理的必要性

（一）學分制下，以自主設計、自我選擇為主要特征的教學管理制度的必然要求。

學分制是我國高校目前普遍采用的教學管理制度。作為一種新型的教學管理制度，學分制以學生為主體、尊重學生的個性差異，為學生提供了一個凸顯個性的平臺。在學分制下，學生可以自主選擇課程、自主選擇教師、自主選擇上課時間、自主選擇學習進程[1]。這種以學生自主設計為特征、個性化培養(yǎng)為目標的教學管理系統(tǒng)，要求教學檔案的管理改變傳統(tǒng)“千人一面”的特點，體現(xiàn)學生的個性化發(fā)展。

學生的發(fā)展是一個動態(tài)的成長過程。在高校教學檔案管理中實行人性化管理，其中之一是考慮學生成長的需要，讓學生作為主體參與教學檔案的收集與整理。既是學分制下個性化管理的要求，又可以在很大程度上促使學生主動反思學習過程，調(diào)動學生的主觀能動性，讓學生把個性發(fā)展和專業(yè)目標結(jié)合起來，實現(xiàn)教育質(zhì)量的全面提高。

（二）是教學檔案內(nèi)容的多樣性和來源的分散性的特點的需要。

教學檔案作為高校在教學管理中形成的具有保存價值的文檔材料，是高校教學管理過程的原始記錄，具備其他信息形式無法替代的證據(jù)作用。既是教學工作的客觀性反映和總結(jié)，又是廣大師生個人能力發(fā)展的重要證明，對學校和個人都具有重要意義。

高校教學檔案基于“教”與“學”兩個基點，可分為兩個大的方面：是狹義的教學檔案，一是學生的學籍檔案。這些檔案材料，既來自上級主管行政部門、學校各職能部門、二級學院，又來自教師、學生;既有教學科研材料，又有學生發(fā)展成長材料，內(nèi)容來源復雜，形式多樣，是高校檔案中數(shù)量最多、種類最復雜的一部分。教學檔案的復雜性和多樣性決定了教學檔案的管理需要多個部門、眾多人員的參與，變傳統(tǒng)的“單向流動”為“多向交流”;要求在日常教學檔案管理中調(diào)動各個部門的參與積極性，對教學檔案管理實行人性化管理。

（三）智慧化校園建設，為高校教學檔案的人性化管理提供便捷的途徑和無限化的空間。

智慧化校園將基于計算機網(wǎng)絡的信息服務融入學校的各個應用與服務領域，使教學、科研、管理和校園生活充分融合，為廣大師生提供全面的智能感知環(huán)境和綜合信息服務平臺，為高校教學檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新提供機遇。

首先，信息技術的出現(xiàn)，為檔案工作提供了一個無限大的檔案庫。過去因存儲的空間限制而無法入檔的重要教學信息，如教師的教案講稿、科研成果，學生的作業(yè)、試卷、論文、設計，甚至課堂錄像、課堂教學比賽實錄等，都可以整理分類歸檔[2]。其次，在智慧化校園條件下，可以實現(xiàn)教學檔案管理系統(tǒng)與其他各職能部門辦公系統(tǒng)的有效對接，通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口及時收集和處理有價值的教學檔案信息，改變了傳統(tǒng)檔案收集方式的滯后性，為提高檔案管理的質(zhì)量提供了保障。再次，檔案信息的數(shù)字化為改變高校教學檔案的查詢方式和加工利用提供了便捷的條件，同時為教學檔案的個性化利用提供了數(shù)據(jù)和物質(zhì)保障。

（四）是規(guī)范教學管理、提高教學質(zhì)量、發(fā)揮教學檔案對教學評估支撐作用的需要。

高校教學檔案是在高校教學、實踐等日?；顒又兄苯有纬傻模芸陀^地反映教學成果與不足。在高校教學檔案管理中提高教學檔案的個性化服務水平，注重人性化管理，能夠幫助各職能部門及時了解教學基本情況，把控教學環(huán)節(jié)，對進一步改進教學中的不足、優(yōu)化教學環(huán)節(jié)有積極作用，最大限度地發(fā)揮教學檔案服務教學的功能。

根據(jù)教學發(fā)展的需要，有針對性地對教學檔案進行系統(tǒng)分析和研究，增加教學檔案的“含金量”，不僅能夠滿足高校自身教學改革與發(fā)展的需求，還能夠促進高校之間的資源共享，有利于高校提高教育教學質(zhì)量。

高校教學檔案還是高校教學評估的重要依據(jù)。為進一步提高高校辦學質(zhì)量，教育主管部門對高校辦學水平采取了合格評估、審核評估、專項評估（如師范認證、工程認證等）等評估形式，教學評估指標體系各個觀測點的評分標準所依據(jù)的事實證據(jù)，大多以學校積累的教學檔案作為基礎和依據(jù)。教學檔案管理制度是否健全、管理是否規(guī)范、效果是否良好，直接影響著學校教學評估的結(jié)果[2]。因此，優(yōu)化教學檔案管理，在高校教學檔案管理中注重人性化管理，不僅可以改變教學檔案的面貌，而且為以教學檔案為基本依據(jù)的教學評估工作提供有力的支撐作用。

二、高校教學檔案管理現(xiàn)狀及問題

當前，高校教學檔案管理有兩個方面的缺陷尤為突出，成為制約教學檔案管理發(fā)展的“短板”，也是亟待探討和解決的問題。表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）教學檔案管理缺乏規(guī)范、方式滯后，檔案收集各方參與性不夠。

教學檔案來自于教學工作的各個環(huán)節(jié)，在高校中，除了檔案管理部門外，高校的各個職能部門、二級學院、教師、學生等直接或間接承擔著教學檔案管理工作。但在實際教學檔案管理實踐中，檔案管理參與方缺乏統(tǒng)一的標準，檔案收集、保管、移交的制度和標準并不清晰，導致很多檔案材料留在個人或非檔案部門中，檔案材料缺失、移交不及時、缺乏系統(tǒng)性，檔案管理質(zhì)量難以保證，導致教學檔案利用價值不高。反過來進一步弱化教學檔案的重要性，導致檔案管理各方缺乏參與的積極性。

傳統(tǒng)的教學檔案管理目錄僵化，檔案移交材料固化，只注重檔案管理部門在教學檔案管理中的權(quán)威性，忽視其他檔案管理各方的主觀能動性。這種不注重人性化的管理模式，使其他檔案管理參與方只是被動地收集、報送檔案材料，參與程度和深度都不夠，影響教學檔案質(zhì)量和效果。

（二）高校教學檔案開發(fā)利用亟待強化。

長期以來，高校教學檔案管理以紙質(zhì)檔案為主，日常檔案管理中缺乏規(guī)范的工作流程，檔案管理部門對來自教學部門的材料全盤接受，檔案的甄別、整理、分類做得不夠，使教學檔案之間缺乏關聯(lián)，教學檔案的“含金量”較低，導致教學檔案利用價值不高。

在檔案利用上，傳統(tǒng)教學檔案的利用一般是現(xiàn)場提供查閱、復制、咨詢和開具檔案證明等方式，檔案利用途徑單一，無法滿足不同服務對象的個性化需求。致使一些珍貴的檔案資料失去發(fā)揮作用的有利時機，甚至成為無用的廢紙，造成檔案資源的閑置和浪費。由于高校教學檔案的利用途徑單一，開發(fā)利用不足，檔案管理的用戶反饋信息較少，導致對于檔案管理的優(yōu)劣很難有客觀的評價，從而不利于提高高校教學檔案管理水平。

三、基于人性化管理的高校教學檔案管理機制的構(gòu)建途徑

構(gòu)建人性化的教學檔案管理機制，就是要使教學檔案管理以“人”為中心，以“服務”為準則，以滿足檔案用戶的需求為導向，規(guī)范和優(yōu)化教學檔案管理，實現(xiàn)教學檔案管理價值的最優(yōu)化。

（一）完善檔案收集環(huán)節(jié)，讓學生作為主體參與檔案管理環(huán)節(jié)。

檔案數(shù)據(jù)的收集，是教學檔案歸檔工作的基礎和重點。只有收集及時、鑒選得當、檔案材料完整系統(tǒng)，才能為檔案工作的其他環(huán)節(jié)創(chuàng)造良好的條件。數(shù)據(jù)收集質(zhì)量直接影響檔案工作的其他環(huán)節(jié)。

在傳統(tǒng)的檔案管理中，學生是作為“被動”的角色出現(xiàn)的，學生的學業(yè)成績、在校表現(xiàn)等都是由負責的部門和教師直接收集報送形成的，學生的個性、創(chuàng)造性基本體現(xiàn)不出來，部分檔案內(nèi)容還有遺漏和錯誤。在學分制下，自主性和差異性的教學管理特色要求教學檔案由“相對封閉”向“開放與共享”轉(zhuǎn)變，這就要求學生作為主體參與檔案管理。

學生參與檔案收集表現(xiàn)在以下幾個方面：一是學生在課程學習環(huán)節(jié)的參與。學生通過網(wǎng)絡平臺自主選擇課程，形成個性化的課程修讀列表和成績。二是學業(yè)成長材料積累的參與。這一環(huán)節(jié)是教學檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)，在學生檔案中體現(xiàn)較少。學生在學習和實踐環(huán)節(jié)中有代表性的成果，例如論文、專利、實踐報告、組織活動等，都可以通過信息平臺上傳到檔案收集系統(tǒng)中，形成學生的專業(yè)特色材料。三是學生在獎懲材料環(huán)節(jié)的參與。榮譽既是對成績的肯定和表彰，又是學生能力的重要證明。但傳統(tǒng)的檔案管理由于收集不及時等原因，部分學生的獎懲記錄不全甚至出現(xiàn)錯誤。在檔案收集環(huán)節(jié)，可以讓學生自己申報榮譽和相關成果，有關主管部門加大審核力度，做好甄選和鑒別。

讓學生作為主體參與教學檔案管理，變“旁觀者”為“參與者”，一是可以確保收集的學生檔案材料完整，從而全面反映學生的個性特長;二是從檔案生成源頭上把好關，保證檔案資料的質(zhì)量和價值;三是通過這一收集過程，讓學生主動反思成長過程，調(diào)動其學業(yè)成長的積極性。

（二）加強教學檔案的編研工作，有效提升教學檔案的利用價值。

教學檔案的生命及價值在于利用。加強教學檔案的編研工作，首先要注重對收集的散亂的教學檔案進行整理，組成條理化的體系，這是有效提升教學檔案的利用價值的前提條件，是整個教學檔案建設中重要的一環(huán)。

在對教學檔案系統(tǒng)整理的基礎上，還需要對其進行研究加工，這就是教學檔案的編研工作。編研工作是積極提供檔案服務的一種有效方式。突出之點表現(xiàn)在工作成果的研究性、提供方式的主動性、材料的系統(tǒng)性及作用的廣泛性。通過對教學檔案進行編研，使其轉(zhuǎn)化成不同形式的成果資料，把“死檔案”變成“活信息”，充分發(fā)揮教學檔案的價值。

例如：每年進行優(yōu)秀教案、課堂實錄匯編，可以及時讓老師充分利用這些檔案材料，各取所需，增強課堂教學效果;每年對畢業(yè)生優(yōu)秀論文進行匯編，可以讓以后學生了解論文的選題、寫作、老師的指導評價等，成為他們學習的“活教材”。

總之，挖掘不同教學檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系和價值，對教學檔案進行編研，可以快速滿足不同用戶的需求，發(fā)揮教學檔案在高校教學管理中的輔助功能。

（三）優(yōu)化教學檔案的利用途徑，促進教學檔案的資源共享。

檔案作為一種信息資源，具有“生命周期”，即活躍期、休眠期、死亡期等生命階段。在生命周期的活躍期范圍內(nèi)，如果得不到有效的開發(fā)利用，許多文件和檔案就會失去發(fā)揮作用的時機，甚至成為無用的“故紙堆”[3]（307）。因此，要積極開發(fā)教學檔案的利用途徑，提升教學檔案的利用價值。

傳統(tǒng)教學檔案的利用途徑一般是現(xiàn)場提供查閱，利用率較低，無法滿足不同服務對象的個性化需求。優(yōu)化教學檔案的利用途徑，提高教學檔案的利用率，要注意以下幾個方面：

首先，要求檔案工作者發(fā)揚主動服務的精神，積極了解教學檔案的需求方向，把握不同檔案利用者的需求特點，做好教學檔案的開發(fā)利用，提高檔案服務的針對性。

其次，充分利用智慧化校園建設契機，進一步規(guī)范和完善現(xiàn)場服務方式，簡化查詢手續(xù)，建立便捷的檢索服務工作流程，最大限度地滿足教學檔案用戶的需求。

再次，根據(jù)不同的需要，按照一定的主題，及時舉辦各種類型的檔案展覽會，如每年新生入校時的校史展覽、師資力量展覽等。由于檔案的原始性、真實性、形象鮮明性，能起到生動的宣傳教育作用，進一步提升教學檔案的利用價值。

最后，借助信息化手段，開放教學檔案，使“死信息”活起來。在信息化條件下，各職能部門可隨時查詢和使用相關的檔案材料，如學校每年的科研成果、科研項目、教學成果等，也可以隨時統(tǒng)計單個二級學院的各項成果;學生可以自主查詢和打印自己的學籍、學習成績、實踐成果、獎懲、畢業(yè)等檔案信息;教師可以隨時查閱自己的教研項目、教學成果、課程安排、個人獎勵、學生評價等，也可隨時借鑒學校的優(yōu)秀成果等。教學檔案的個性化應用，極大地方便了不同檔案用戶的需求，促進了教學檔案的資源共享，從而有效提升了教學檔案的利用價值。

參考文獻：

[1]王敬敏.學分制下高校學籍檔案管理的規(guī)范和優(yōu)化探討[J].文教資料，2016（9）.

[2]李敏，薛玉章.高等學校教學檔案管理的實踐與探討[J].蘭臺世界，2016（03）.

[3]陳兆祦，和寶榮，王英瑋.檔案管理學基礎（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2005.

本文系泰山學院教改課題“大數(shù)據(jù)背景下的教學檔案管理與創(chuàng)新研究”（項目編號：201853）的階段性成果。