小議科技查新報告質(zhì)量審核

張煥

摘 要：在從事查新報告質(zhì)量審核工作期間，制定了《科技查新報告質(zhì)量實施細則》《科技查新審核規(guī)范》等內(nèi)部標準，并在實踐過程提出了“三面四步”的方法，從查新報告版面、內(nèi)容、邏輯論證三個方面，通過看檢比思四個步驟審核并提出提升方案，形成發(fā)現(xiàn)問題—總結(jié)經(jīng)驗—學習推廣—促進提升的循環(huán)提高模式。

關鍵詞：科技查新;查新報告;質(zhì)量審核;三面四步

科技查新是基于文獻的情報咨詢服務，可以為科研立項、成果鑒定、申報獎勵等科研活動提供客觀依據(jù)。

1 科技查新與查新報告審核

科技查新以反映查新項目主題內(nèi)容的查新點為依據(jù)，以計算機檢索為主要手段，以獲取密切相關文獻為檢索目標，運用綜合分析和對比方法，對查新項目的新穎性作出文獻評價的情報咨詢服務[1]。科技查新報告查新機構就其處理查新項目的過程以及得出的查新結(jié)論向查新委托人或有關部門所做的正式書面報告[1]。

科技查新報告（以下簡稱查新報告）是一種證明性的文件，具有鑒證性作用，它作為查新機構的產(chǎn)品，在查新機構需要經(jīng)歷生產(chǎn)、檢驗流程，為保證報告質(zhì)量，查新機構依據(jù)《科技查新技術規(guī)范》中“查新質(zhì)量控制”要求設置報告審核作為機構自查/質(zhì)量檢驗的環(huán)節(jié)。

廣義科技查新質(zhì)量控制貫穿整個科技查新活動的全流程，從接受客戶委托、技術要點溝通與確定、策略制定、文獻檢索與篩選、對比分析、報告撰寫等過程均涉及到質(zhì)量控制，在實踐過程中，一方面難以在每個環(huán)節(jié)都做到充分的交流與溝通，另一方面，每個環(huán)節(jié)詳細交互會造成溝通成本大幅上升，而且每個項目時間有限難以做到細致溝通，因此，在查新過程進行溝通與質(zhì)量控制外，對查新的最終產(chǎn)品——查新報告實行質(zhì)量檢查與控制顯得尤為重要。

查新報告審核是科技查新質(zhì)量控制中必要環(huán)節(jié)，是狹義上的科技查新質(zhì)量控制，是對查新機構產(chǎn)品的質(zhì)量控制與檢查，是科技查新機構依照相關法律法規(guī)、《科技查新技術規(guī)范》、查新機構內(nèi)部查新報告質(zhì)量要求等實施的對查新報告版式、規(guī)范、內(nèi)容、結(jié)論等的質(zhì)量性控制程序。

查新報告質(zhì)量審核是科技查新活動一個必不可少的環(huán)節(jié)，是對科技查新活動最終產(chǎn)品的質(zhì)量控制與保證。

2 “三面四步”審核查新報告

為避免查新報告質(zhì)量審核流于形式、浮于表面，提出從版面形式、報告內(nèi)容、論證邏輯三個方面對報告質(zhì)量進行審核。

首先，版面形式，此方面的審核主要集中于報告要素完整、版面形式、字體、文獻著錄格式規(guī)范完整、排版是否協(xié)調(diào)等。

其次，報告內(nèi)容，主要需要查看報告中科學技術要點、查新點是否有查新不宜出現(xiàn)的用詞用語、廣告性宣傳等;是否存在政治性或者政策性失誤;檢索詞是否足以涵蓋項目主題與查新點，檢索策略是否覆蓋項目主題與查新點技術主題;檢索數(shù)據(jù)庫選取是否恰當;列舉文獻數(shù)量是否恰當，是否存在相關文獻偏少，缺少實質(zhì)性內(nèi)容，與查新點無可比性;選取文獻是否偏離項目主題;檢索質(zhì)量是否符合要求，密切文獻是否有遺漏，相關內(nèi)容是否緊扣項目主題與查新點。

最后，論證邏輯，文獻排列是否層次得當、邏輯是否清晰;文獻對比分析歸納總結(jié)是否恰當，是否存在斷章取義、過于牽強的情況;采用的新穎性判斷原則是否恰當，是否存在過度推論的情況;查新結(jié)論是否清晰明確，引用文獻是否充分。

一份好的查新報告需要具備以下幾個特征：要素齊備完整、版面協(xié)調(diào)美觀;文獻（論據(jù)）充分;文獻組織邏輯有序、層次分明;論證邏輯清晰嚴明，把握重點又體現(xiàn)全面性;措辭嚴謹，結(jié)論鮮明準確，不牽強不模糊。

在明確對查新報告的版面形式、報告內(nèi)容、論證邏輯均需進行審核檢查，以好的查新報告標準要求審核的每一份報告，需要從“看”、“檢”、“比”來檢查報告，通過“思”來總結(jié)經(jīng)驗、尋找解決提高方案，通過四個步驟循環(huán)往復，促進優(yōu)秀經(jīng)驗內(nèi)部推廣，查新員水平上升。

“看”即查看，主要針對版面形式進行查看糾錯：報告要素是否完整，比如報告編號是否正確，數(shù)據(jù)庫是否完全并且符合需求，數(shù)據(jù)庫時間是否正確，檢索策略是否齊備，檢出文獻、文獻對比分析、報告結(jié)論是否有缺失，文獻著錄格式是否規(guī)范;報告日期、簽名簽章是否有缺失遺漏;排版是否符合規(guī)范、協(xié)調(diào)美觀，字體、是否符合規(guī)范，等等。

“檢”即檢索，理解項目并進行檢索，審核員在審核查新報告時，不應只是走馬觀花式的對版面形式等檢查，而應該閱讀項目委托人提供的技術方案與查新點，結(jié)合審核員自身知識與經(jīng)驗理解項目內(nèi)部與查新點，形成檢索策略，并且在數(shù)據(jù)庫中進行實際檢索，并對檢出文獻進行閱讀分析，尋找密切文獻。

“比”即對比，審核通過項目閱讀理解，并進行了數(shù)據(jù)庫檢索篩選，對項目相關文獻情況有了認識，是否有密切文獻也有了初步判斷，對比查新員查新報告中項目主題要點提煉是否恰當，檢索詞/主題詞是否恰當，檢索策略是否覆蓋項目主題與查新點，檢索策略是否有邏輯性錯誤，是否存在過寬或者限制過窄的情況;選取的文獻是否得當，密切文獻是否有遺漏;檢索詞、行業(yè)術語等是否規(guī)范;文獻對比分析是否邏輯清晰;結(jié)論引用的文獻是否合理充分;運用的新穎性判斷原則是否適用;結(jié)論是否明確清晰。

“思”即思考，需要從兩個角度理解查新報告審核，一是檢查錯漏缺失，保證查新報告質(zhì)量;二是尋找原因，提出改進方案，在審核過程中會發(fā)現(xiàn)共性問題，也會發(fā)現(xiàn)個性問題，同樣也會發(fā)現(xiàn)不同查新員優(yōu)勢、優(yōu)點。針對問題需要總結(jié)原因，提出針對性的培訓與改進方案;發(fā)現(xiàn)優(yōu)點需要挖掘模式，提取經(jīng)驗，推廣普及;同時需要思考如何從流程控制查新報告質(zhì)量，從技術點提煉、策略確定、文獻篩選、文獻對比分析、撰寫結(jié)論，也需要思考如何提高查新人員素質(zhì)等。

3 問題與思考

在查新報告審核實踐中，由于查新員態(tài)度、工作狀態(tài)、背景知識以及經(jīng)驗水平等原因，在版面形式、報告內(nèi)容、論證邏輯三個方面都有可能出現(xiàn)失誤錯漏，這需要審核員不但要有發(fā)現(xiàn)錯漏的認真態(tài)度，同時也要有發(fā)現(xiàn)失誤因素的敏銳，不但能夠發(fā)現(xiàn)問題，還要找到原因，提出解決方案。

第一類，報告要素缺失遺漏。如報告編號錯誤或者缺失，國內(nèi)外報告的缺失國外數(shù)據(jù)庫或外文檢索策略，項目名稱、日期等缺失遺漏，數(shù)據(jù)庫日期錯誤或缺失，一般是由于在撰寫查新報告過程中不仔細造成，針對這種情況，向查新員強調(diào)報告要素齊備的重要性，查新過程中要有認真負責的工作態(tài)度，要求查新員在完成報告后自我通讀檢查，減少此種低級錯誤。

第二類，報告檢索策略、選取文獻偏離主題，或者密切文獻遺漏。一般由于查新員對項目主題把握不到位，查新員對于項目主題提煉、試檢索以及查新點技術理解不夠;遺漏密切文獻可能因為偏離主題，也有可能是閱讀深度不夠。此種情況除了查新員主觀原因外，還有可能是不擅長此類課題;主觀原因需要加強查新員責任心、加強過程控制、制定恰當?shù)莫剳蜋C制;非主觀原因的需要加強能力培訓、提高知識快速學習能力、重視檢索深度、仔細閱讀委托人提供文獻、重視關聯(lián)文獻挖掘、善用搜索引擎及專業(yè)數(shù)據(jù)庫、強調(diào)文獻原文閱讀與挖掘、多角度解析查新課題、多層次挖掘提煉查新主題并選擇適當數(shù)據(jù)庫。

第三類，邏輯論證不充分、新穎性判定適用原則不當。查新報告具有鑒證性，要求論據(jù)充分，不作過度推論。查新員要有較強的總結(jié)歸納、邏輯推理能力，對查新基本原則有明確認識。文獻依據(jù)原則是對比分析均基于文獻，對于“使用公開”或“以其他方式公開”不納入分析對比范疇;單獨對比原則要求查新點與每一篇文獻進行單獨對比;慣用手段直接置換否定原則要求查新員具備相關基礎知識，能夠分辨采用手段屬于行業(yè)慣用手段或者改進。

查新報告審核不是孤立的，也是與查新員互動過程，審核過程不光要檢查錯漏分析原因提出改進方案，也要虛心向查新員學習，總結(jié)優(yōu)秀經(jīng)驗并予以推廣，如此形成相互學習、互為提升的循環(huán)模式。

參考文獻：

[1]中華人民共和國國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，中國國家標準化管理委員會.科技查新技術規(guī)范：GB/T 32003-2015[S].北京：中國標準出版社，2015：12.

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