企業(yè)信息化管理最優(yōu)化途徑分析

李佳

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)得以高速發(fā)展。企業(yè)為了順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代趨勢(shì)和市場(chǎng)要求，也在逐步朝向信息化管理轉(zhuǎn)變。當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)利用信息化、數(shù)字化、智能化管理已經(jīng)成為較為普遍的手段，但在如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化最優(yōu)化的管理，成為當(dāng)下一個(gè)迫切需要解決的課題?；诖耍疚氖紫葘?duì)企業(yè)信息化管理進(jìn)行了簡(jiǎn)要介紹，其次論證了企業(yè)信息化管理最優(yōu)化的必要性;最后，對(duì)當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在利用信息化管理的基礎(chǔ)上如何實(shí)現(xiàn)和企業(yè)資源各方面的最優(yōu)化問(wèn)題從構(gòu)建一體化資源整合平臺(tái)和在技術(shù)層面進(jìn)行創(chuàng)新兩個(gè)層面提出了優(yōu)化建議。

一、引言

得益于信息技術(shù)的高速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。更好地感知市場(chǎng)需求，收集市場(chǎng)數(shù)據(jù)并加以分析，并整理出最適合自身的發(fā)展方向已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的重要途徑。但是企業(yè)的信息化管理并非一帆風(fēng)順，許多企業(yè)在息化管理上仍然沿用傳統(tǒng)的管理辦法，導(dǎo)致跟不上時(shí)代需求，影響企業(yè)效益;同時(shí)還有一些企業(yè)的信息化管理受主客觀因素的影響實(shí)施起來(lái)困難重重。因此，如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)信息化進(jìn)行最優(yōu)管理，是本文論述的重點(diǎn)。

二、企業(yè)信息化管理簡(jiǎn)述

企業(yè)信息化管理，是指利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。管理的內(nèi)容包括企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)作、信息資源控制、信息設(shè)備管理等。在電子信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息化就意味著高質(zhì)量和高效率，是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的核心。因此，如果企業(yè)想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，必須依托大數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)向信息化的轉(zhuǎn)變。

企業(yè)信息化管理的重要性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，信息化管理是一種創(chuàng)新的管理模式，不同于依賴經(jīng)驗(yàn)的傳統(tǒng)管理模式，信息化管理更多的是利用科學(xué)技術(shù)和數(shù)據(jù)分析來(lái)進(jìn)行決策。大數(shù)據(jù)的分析不摻雜人的主觀意愿，更具有客觀性和真實(shí)性。其次，大數(shù)據(jù)對(duì)于行業(yè)分析有著更為精準(zhǔn)的認(rèn)知，海量數(shù)據(jù)庫(kù)包含的不僅僅是行業(yè)歷史，還包含著行業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向。實(shí)行企業(yè)信息化管理，是在行業(yè)風(fēng)向有變時(shí)及時(shí)調(diào)整策略，及時(shí)轉(zhuǎn)型升級(jí)，提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。

三、企業(yè)信息化管理最優(yōu)化的必要性

（一）企業(yè)信息化管理最優(yōu)化能助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展

企業(yè)信息化管理最優(yōu)化，有助于企業(yè)在利用信息化管理的基礎(chǔ)上如何實(shí)現(xiàn)和企業(yè)資源各方面的最優(yōu)化的匹配，改變部分企業(yè)傳統(tǒng)的技術(shù)開(kāi)發(fā)管理模式和市場(chǎng)分析處理模式。企業(yè)信息化管理最優(yōu)化能夠?yàn)槠髽I(yè)提供從產(chǎn)品生產(chǎn)到銷售一系列流程的企業(yè)資源管理服務(wù)。企業(yè)信息化管理最優(yōu)化有助于進(jìn)一步控制生產(chǎn)成本，對(duì)比分析采購(gòu)價(jià)格，合理分配企業(yè)員工，對(duì)企業(yè)的物流、資金流、信息流進(jìn)行綜合管理，使企業(yè)信息實(shí)現(xiàn)共享、實(shí)時(shí)查看，為管理者提供決策依據(jù)。

（二）企業(yè)信息化管理最優(yōu)化能強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全管理

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在業(yè)務(wù)流程和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)重組和優(yōu)化的基礎(chǔ)上，企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)進(jìn)行集成化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部、外部信息共享和信息資源的有效利用，以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。但在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中許多企業(yè)在信息化管理的進(jìn)程中沒(méi)有意識(shí)到，企業(yè)的信息化管理不僅僅包括信息的利用，也同樣包括信息的保護(hù)。而當(dāng)下我國(guó)大多數(shù)企業(yè)重視信息的利用，卻不重視信息的保護(hù)，防范意識(shí)較低，導(dǎo)致許多有用的信息被竊取或流失，抑或有些信息缺乏完整性以至于難以對(duì)其加以利用。這種現(xiàn)象嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的信息化管理道路。大部分企業(yè)在進(jìn)行信息化管理時(shí)，都更注重信息資源的投入，卻忽略了安全方面的風(fēng)險(xiǎn)和維護(hù)，雖然短時(shí)間內(nèi)看上去并無(wú)大礙，但是一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將使企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。既然企業(yè)缺乏對(duì)信息安全的重視，那么也同樣缺乏企業(yè)信息化管理最優(yōu)化相關(guān)機(jī)制來(lái)抵御安全風(fēng)險(xiǎn)。

四、信息化管理最優(yōu)化途徑：一體化整合資源

（一）一體化整合資源的內(nèi)涵

當(dāng)前我國(guó)大部分企業(yè)都擁有自己的信息化管理系統(tǒng)，出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息信息化管理效率低下很大原因在于企業(yè)沒(méi)有對(duì)生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)的整個(gè)流程實(shí)施一體化管理，整合內(nèi)外部資源。信息化管理的一體化要求企業(yè)整合采購(gòu)管理、項(xiàng)目管理、客戶關(guān)系管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面資源。

一是客戶管理上應(yīng)通過(guò)一體化管理平臺(tái)實(shí)時(shí)連接客戶和企業(yè)，整合客戶信息管理、市場(chǎng)營(yíng)銷管理、銷售團(tuán)隊(duì)管理和客戶服務(wù)管理，讓運(yùn)營(yíng)者能夠關(guān)注客戶的需求和商機(jī)的進(jìn)展，提高簽單率和工作效率;二是在項(xiàng)目管理中，企業(yè)應(yīng)通過(guò)一體化管理實(shí)時(shí)地查看最新的項(xiàng)目計(jì)劃、可交付成果的提交、資源、項(xiàng)目活動(dòng)及狀態(tài)等等，提高和保障項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性與及時(shí)性同時(shí);三是在采購(gòu)管理上，應(yīng)通過(guò)一體化管理實(shí)現(xiàn)全方面展示供應(yīng)商概況、所提供產(chǎn)品與服務(wù)信息、相關(guān)溝通記錄、行動(dòng)、商機(jī)信息和交易信息等資料，根據(jù)實(shí)際的市場(chǎng)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整，不會(huì)因?yàn)樾畔⒌臏魧?dǎo)致采購(gòu)方面的失誤和浪費(fèi)。

（二）一體化資源整合工作思路

無(wú)論是管理文檔、提交和審批表單，還是管理會(huì)議內(nèi)容以及與上級(jí)和下級(jí)的實(shí)時(shí)溝通，只要使用了資源整合系統(tǒng)或工作流程，就有一個(gè)完整的實(shí)施流程和模板來(lái)最大限度地簡(jiǎn)化工作中的操作，提高工作效率，是工作的基本思路和基本原則，在此背景下已經(jīng)有OA系統(tǒng)助力企業(yè)的管理效能提升，同時(shí)也真正感受到管理的高效性，因此在此背景下，借用技術(shù)提升管理效能也成為現(xiàn)實(shí)，此外，基于信息化技術(shù)提升工作效能的案例也非常多，如CRM、ERP、辦公自動(dòng)化等，通過(guò)企業(yè)的需求進(jìn)行實(shí)時(shí)化調(diào)整，這樣能實(shí)現(xiàn)低成本和簡(jiǎn)易化的工作拓展，但是這樣來(lái)說(shuō)不同的信息化管理軟件，其必然會(huì)存在一定的工作穿插，如，在進(jìn)行每一項(xiàng)信息化管理的時(shí)候，都需要以錄入員工的基本信息為主導(dǎo)，這樣就產(chǎn)生了一個(gè)工作矛盾，那就是實(shí)際的工作管理流程中，都有錄入系統(tǒng)員工信息這樣的工作交叉，如果出現(xiàn)員工離職等問(wèn)題，那么就需要逐一訂正。所以在信息化管理的時(shí)候，就要加強(qiáng)系統(tǒng)間的協(xié)同，優(yōu)化工作流程，強(qiáng)調(diào)信息化管理的一體化和協(xié)同化。

五、信息化管理最優(yōu)化途徑：技術(shù)層面創(chuàng)新

（一）考勤管理最優(yōu)化途徑：人臉識(shí)別技術(shù)

企業(yè)信息化管理過(guò)程中可靈活將人臉識(shí)別技術(shù)應(yīng)用于各類企業(yè)考勤管理場(chǎng)景，可以滿足企業(yè)身份核驗(yàn)、人臉考勤、閘機(jī)通行等業(yè)務(wù)需求，為企業(yè)帶來(lái)更高效、智能的辦公和管理方式。具體而言，企業(yè)可針對(duì)自身所在行業(yè)的性質(zhì)，將安全防范和智能化服務(wù)作為內(nèi)部考勤管理核心，基于人像識(shí)別技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)，將人像識(shí)別廣泛應(yīng)用于出入人員管控、員工考勤、門禁控制、就餐、訪客管理、會(huì)議簽到等應(yīng)用場(chǎng)景，實(shí)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的考勤管理最優(yōu)化，同時(shí)有助于提升企業(yè)對(duì)移動(dòng)辦公、異地辦公信息化管理水平，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)、便捷、低成本考勤管理途徑。

（二）業(yè)務(wù)管理最優(yōu)化途徑：報(bào)表郵件自動(dòng)匯總技術(shù)

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)在具體業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中已經(jīng)普遍積極使用電子郵件、電子報(bào)表等技術(shù)對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息、人力資源信息、財(cái)務(wù)狀況等信息進(jìn)行轉(zhuǎn)遞、交流和匯總。但在具體的業(yè)務(wù)管理中，通常由負(fù)責(zé)員工定期填好電子表格后，再將填好的電子表格用電子郵件發(fā)回總部，由總公司負(fù)責(zé)人填寫匯總表對(duì)各分部的電子表格進(jìn)行匯總，極大影響了辦公效率。要實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)管理最優(yōu)化，企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)用報(bào)表郵件自動(dòng)匯總技術(shù)。首先企業(yè)總部、各個(gè)部門和分部應(yīng)采用相同標(biāo)準(zhǔn)的電子表格，并將統(tǒng)一的電子分報(bào)表用電子郵件的形式發(fā)送給各個(gè)分部的信息員，當(dāng)各分部信息員定期填好電子表格后，再將填好的電子表格用電子郵件發(fā)回總部，由電子匯總表對(duì)各分部的電子表格進(jìn)行自動(dòng)匯總，并上報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。這種方式的信息自動(dòng)匯總成本較低、通過(guò)普通PC機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)，有助于縮短企業(yè)業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，提升工作效率。

（三）信心安全管理優(yōu)化途徑：開(kāi)發(fā)企業(yè)安全系統(tǒng)模塊

在企業(yè)的信息化管理過(guò)程中，除了資源的投入和利用，企業(yè)信息的安全維護(hù)也是重要的一部分。為確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，就要定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，防止系統(tǒng)遭到黑客攻擊。還要對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)做好備份，如果發(fā)生數(shù)據(jù)丟失可以及時(shí)還原。各個(gè)部門的訪問(wèn)權(quán)限也應(yīng)當(dāng)有所限制，正常情況下，部門員工僅能訪問(wèn)自己所在的部門，不能擁有所有部門的權(quán)限。當(dāng)用戶登錄信息化管理系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)彈出權(quán)限搜索框，用戶只能看到自己的權(quán)限板塊內(nèi)容，防止出現(xiàn)越權(quán)操作，從而提升系統(tǒng)安全性。

六、信息化管理的輔助措施：人員技術(shù)的創(chuàng)新

依托互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析能讓管理更加智能化和科學(xué)化，同時(shí)這樣的管理模式會(huì)令管理更具競(jìng)爭(zhēng)力，但是在進(jìn)行信息化管理的時(shí)候需要做好輔助，并通過(guò)各種人員和技術(shù)的創(chuàng)新提升管理效能。第一，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)和管理，為了能提升管理系統(tǒng)的利用效率，就要不斷優(yōu)化管理效能，并做好人員的培訓(xùn)，堅(jiān)持人員優(yōu)勢(shì)創(chuàng)造更強(qiáng)的管理效能，以人為效應(yīng)提升工作創(chuàng)新，并培養(yǎng)一支適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新模式。第二，加強(qiáng)技術(shù)革新，堅(jiān)持提升企業(yè)的管理效能，加快信息化系統(tǒng)的技術(shù)革新，在通訊技術(shù)革新和核心技術(shù)的提升的帶動(dòng)下，通過(guò)設(shè)計(jì)一個(gè)完善協(xié)同的管理架構(gòu)，讓企業(yè)的信息化管理更有效。此外在選擇技術(shù)的時(shí)候，還要通過(guò)技術(shù)的進(jìn)步和技術(shù)的管理有效優(yōu)化實(shí)現(xiàn)，系統(tǒng)的操作可行性和操作的科學(xué)性，讓信息化管理在企業(yè)管理中如虎添翼。

七、結(jié)語(yǔ)

在時(shí)代化發(fā)展和信息化發(fā)展的大背景下，加強(qiáng)技術(shù)介入和人員管理介入，優(yōu)化管理流程，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的最優(yōu)化管理，當(dāng)前形勢(shì)下，企業(yè)的信息化管理開(kāi)展如火如荼，加強(qiáng)技術(shù)介入和信息化流程優(yōu)化，能夠使得企業(yè)保持良好的運(yùn)行狀態(tài)，規(guī)范企業(yè)流程。通過(guò)信息化管理的最優(yōu)化，能夠支持企業(yè)改善在產(chǎn)品管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、辦公自動(dòng)化與電子文檔管理等工作效率和業(yè)務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)信息化管理水平?；诖?，本文對(duì)企業(yè)信息化管理最優(yōu)化提出了兩大途徑，一是構(gòu)建一體化資源整合平臺(tái)，二是要在技術(shù)層面進(jìn)行創(chuàng)新，包括考勤管理中人臉識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用、業(yè)務(wù)管理中報(bào)表郵件自動(dòng)匯總技術(shù)的應(yīng)用以及信心安全管理優(yōu)中企業(yè)安全系統(tǒng)模塊的開(kāi)發(fā)。這有助于企業(yè)工作效率的提升以及企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高。在此情況下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化發(fā)展，確保企業(yè)能在信息化時(shí)代中脫穎而出，這無(wú)論是對(duì)大型集團(tuán)企業(yè)還是小微企業(yè)，都有必要性和必然性。

（作者單位：長(zhǎng)春房地集團(tuán)有限責(zé)任公司）