于鳳仙

摘 要：人事檔案管理屬于高校人事工作當(dāng)中的重要組成，隨著近幾年人事改革的實(shí)施，對(duì)高校當(dāng)中實(shí)施的人事檔案管理也有了更高要求。雖然高校對(duì)人事檔案進(jìn)行了比較全面的重整、審理等，并且獲得了一定成績(jī)，但是在管理過(guò)程中，仍然存在一些問(wèn)題，其中缺乏規(guī)范化比較明顯，因此在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，應(yīng)運(yùn)用合理方式促進(jìn)規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：高校人事檔案;規(guī)范化管理;人事工作

高校中的人事檔案能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)個(gè)人能力、德行、成績(jī)等各個(gè)方面的記錄，屬于個(gè)人信息的縮影。人事檔案管理在學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，在社會(huì)信息逐漸擴(kuò)展，人事制度在改革方面逐漸深化背景，人事檔案管理在實(shí)施時(shí)更應(yīng)注重規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

一、高校當(dāng)中進(jìn)行人事檔案管理的重要作用

1.人事檔案是了解人員的重要依據(jù)

高校當(dāng)中的人事檔案，主要記錄教職工的政治面貌、個(gè)人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、思想品德、工作實(shí)績(jī)以及業(yè)務(wù)能力等，屬于原始文件，能夠?qū)⒔處煹某砷L(zhǎng)過(guò)程呈現(xiàn)出來(lái)，時(shí)代痕跡比較明顯。人事部門(mén)在進(jìn)行人才選拔、發(fā)現(xiàn)、任用過(guò)程中，需對(duì)其有全面的認(rèn)識(shí)和了解，然后才能根據(jù)實(shí)際情況將人員安排在適應(yīng)崗位上，進(jìn)而使其能力、潛能在崗位中充分發(fā)揮出來(lái)。由此可見(jiàn)，由于人事檔案在作用上比較獨(dú)特，也正是由于獨(dú)特性，成為了對(duì)人員進(jìn)行考察時(shí)的重要依據(jù)。

人事檔案規(guī)范制度的建立對(duì)梳理高校教職工及學(xué)生的個(gè)人信息有著重要的作用，往往在利用到人事檔案的時(shí)候，有一個(gè)專業(yè)性質(zhì)的機(jī)構(gòu)可以去接收所有人員的檔案，檔案也會(huì)記錄每個(gè)自然人從入學(xué)開(kāi)始至今的所作所為，可以為后續(xù)開(kāi)展的校園工作做充分的理論性指導(dǎo)。

2.能夠維護(hù)教職工權(quán)益

人事檔案作為歷史真實(shí)憑證，法律效用明顯，教師在進(jìn)行職稱評(píng)選、退休、工資晉級(jí)等過(guò)程中，人事檔案發(fā)揮著十分重要的作用，尤其在落實(shí)政策，解決歷史問(wèn)題過(guò)程中，人事檔案能夠提供有效線索以及佐證。

人事檔案一般會(huì)有每個(gè)人的基本個(gè)人信息，在個(gè)人信息加持的基礎(chǔ)上，還會(huì)詳細(xì)明確的標(biāo)注每個(gè)人具體的獎(jiǎng)懲情況，獎(jiǎng)勵(lì)主要包括參加學(xué)校的活動(dòng)比賽或參加某項(xiàng)考試取得了比較驕人的成績(jī)等內(nèi)容，由于學(xué)業(yè)生涯比較漫長(zhǎng)，如果沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的機(jī)構(gòu)去管理人事檔案，容易在畢業(yè)時(shí)很難回憶起自己的大學(xué)時(shí)光，對(duì)就業(yè)不利，另外對(duì)部分行為不端的同學(xué)也起到了一定的約束震懾作用，有些同學(xué)在考試中作弊，或是在課堂上頂撞老師，又或者在寢室里偷東西被別人不齒等，如果把這些不良的失信行為都像社會(huì)對(duì)失信人員的懲罰那樣記錄在案，可以從一定角度減少此類不端行為的發(fā)生，有利于加強(qiáng)校園的整體紀(jì)律。

3.發(fā)揮人才信息庫(kù)的作用

在事業(yè)單位體制改革以及高等教育迅速發(fā)展過(guò)程，對(duì)于優(yōu)秀教師，高校有著越來(lái)越迫切的需求，在此情況下，高校當(dāng)中的人事部門(mén)優(yōu)勢(shì)得到了體現(xiàn)。在其發(fā)展中，需將人才培養(yǎng)、人才重用、人才發(fā)現(xiàn)作為重點(diǎn)，使優(yōu)秀人才進(jìn)入到教育崗位中。在人才招聘、人才培養(yǎng)過(guò)程中，人事檔案能夠?yàn)楦咝Ｌ峁┤藛T基本信息，也能提供信息數(shù)據(jù)。

人才信息庫(kù)的建立過(guò)程，往往需要強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐，如果沒(méi)有一個(gè)功能完善、有一定利用價(jià)值的人才信息庫(kù)，恐怕會(huì)對(duì)全體教職工帶來(lái)一定程度的負(fù)面影響，因此學(xué)生個(gè)體就是記錄人才信息庫(kù)的主要載體，學(xué)生自身也應(yīng)該有加強(qiáng)對(duì)個(gè)人信息收集的意識(shí)，并擁有良好的自我營(yíng)銷推薦能力，讓那些不自信的同學(xué)偶爾翻閱人才信息庫(kù)時(shí)發(fā)現(xiàn)，自己居然無(wú)意之中獲得過(guò)如此多的獎(jiǎng)項(xiàng)，讓他們樹(shù)立自信，為以后的職業(yè)發(fā)展做良好的鋪墊。

二、高校當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀

傳統(tǒng)人事檔案管理模式中，人工錄入比重較大，操作時(shí)效率不高，對(duì)于新資料也難以進(jìn)行及時(shí)收集。同時(shí)在管理方式上，也難以緊跟時(shí)代腳步，信息化水平有待提升，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的運(yùn)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，以致于人事檔案在進(jìn)行管理過(guò)程中出現(xiàn)信息缺乏流暢性，資源難以及時(shí)共享等情況。高校在更名或者是合并之后，會(huì)產(chǎn)生人事信息變更與管理不夠同步的問(wèn)題，進(jìn)而使人事檔案管理存在缺失問(wèn)題。當(dāng)前為了適應(yīng)人事制度改革的具體要求，高校在人事管理模式方面，開(kāi)始運(yùn)用兼職、聘用、代理等形式。

然而利用外包人員，首先就存在很大的隱患，畢竟沒(méi)有和學(xué)校簽訂正式的勞動(dòng)合同，他們所有的勞動(dòng)行為只是由勞務(wù)派遣公司和學(xué)校簽訂的單方面合同，數(shù)據(jù)安全或許得不到充分的保障，由于人事檔案上有一個(gè)人的基本個(gè)人信息和家庭條件背景調(diào)查、健康情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、曾受到過(guò)的獎(jiǎng)懲等很多隱私內(nèi)容，如何防止內(nèi)容只被人事管理部門(mén)了解，且不用做其他途徑就很難保證了，同時(shí)由于我國(guó)目前對(duì)隱私保護(hù)的相關(guān)法律規(guī)章制度仍不完善，且在現(xiàn)實(shí)生活中，每個(gè)人的手機(jī)號(hào)碼等隱私內(nèi)容也極容易被不法分子所利用，往往信息都是被自己通過(guò)某些不得知的途徑無(wú)形泄漏出去的，同時(shí)據(jù)了解，隱私泄露所帶來(lái)的一系列問(wèn)題也是顯而易見(jiàn)的，甚至從竊取個(gè)人信息到用個(gè)人信息被第三方利用而非法給別人獲得利益所帶來(lái)的一系列黑色產(chǎn)業(yè)鏈也在生活中存在，個(gè)人信息的取得成本往往不高，曾經(jīng)有同學(xué)在不知情的情況下，因身份信息被泄露而莫名背上了網(wǎng)貸，給家庭及自身帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)、心理負(fù)擔(dān)，甚至有些人因求助無(wú)門(mén)而走上絕路，帶來(lái)一定的社會(huì)影響。

其次人工化錄入信息本身就不符合當(dāng)下流行的信息學(xué)觀點(diǎn)，畢竟在計(jì)算機(jī)剛剛問(wèn)世之初，就是利用紙質(zhì)文檔收集信息后再由文職人員一個(gè)接一個(gè)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的，這一過(guò)程不僅因錄入員的眼神問(wèn)題容易出錯(cuò)，還容易使整個(gè)錄入過(guò)程效率低下，往往達(dá)不到客戶的需求，因此需要提出一系列的完整的管理模式，來(lái)讓高校的人事檔案管理走向規(guī)范化。

三、高校人事檔案規(guī)范化管理策略

1.加強(qiáng)人事檔案整體宣傳

人事檔案管理屬于高校人事工作中的重要組成，但是高校中往往被忽視。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人事檔案在管理方面的重要性日益凸顯，因此高校中的管理部門(mén)需在此情況下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，提升高校工作人員人事檔案管理意識(shí)。首先，加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)認(rèn)識(shí)檔案的認(rèn)識(shí)，給予人事檔案管理工作充分支持。其次，管理人員需積極適應(yīng)新形式，做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新自身觀念，不斷強(qiáng)化自身責(zé)任心，增強(qiáng)自身管理水平。通過(guò)檔案管理的實(shí)施，為校職工提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。最后，使教職工對(duì)認(rèn)知檔案管理重要性有充分認(rèn)識(shí)。近幾年，在人事關(guān)系發(fā)生變化的影響下，對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)有所淡化。因此人事檔案管理人員需在工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理進(jìn)行大力宣傳，使人們逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理以及開(kāi)發(fā)利用與個(gè)人發(fā)展緊密相關(guān)。

整體宣傳力度可從學(xué)生本身著手，畢竟每個(gè)人的檔案都和自己的未來(lái)前途緊緊掛鉤，如果對(duì)自身的人事檔案不重視，很有可能給自己的求職就業(yè)帶來(lái)一定的不利影響，同時(shí)也會(huì)在自己毫不知情的情況下，也會(huì)因?yàn)樾畔浫氲腻e(cuò)誤而給自己帶來(lái)不必要的損失。

2.保證人事檔案管理流程的規(guī)范性

為了使人事檔案在管理過(guò)程中更具有規(guī)范化，需保證檔案審核、收集、歸檔等各項(xiàng)工作的規(guī)范性，在具體實(shí)施時(shí)，需從這幾方面進(jìn)行。首先，及時(shí)收集人事檔案相關(guān)資料，并保證資料的完整性、真實(shí)性以及規(guī)范性，對(duì)資料的收集渠道進(jìn)行拓展，運(yùn)用定點(diǎn)收集與普遍收集相互結(jié)合的方式，做到定時(shí)、定向、定內(nèi)容，保證收集方法的多樣性，及時(shí)將個(gè)人的能力、德行、社會(huì)活動(dòng)等形成資料的形式。其次，將相關(guān)法律法規(guī)作為依據(jù)，對(duì)材料的用途、內(nèi)容、保存價(jià)值等進(jìn)行嚴(yán)格審核。同時(shí)在選擇材料時(shí)應(yīng)做到精選，文字表達(dá)做到清晰，內(nèi)容需保證真實(shí)，避免出現(xiàn)涂改造假或者是模棱兩可的問(wèn)題。除此之外，對(duì)于材料手續(xù)來(lái)講，應(yīng)保證其規(guī)范性、完備性。在記錄材料與載體方面符合相關(guān)保護(hù)要求。最后。建立相應(yīng)檢查制度。在此過(guò)程中，應(yīng)注重人事檔案管理人員在隊(duì)伍上的強(qiáng)化，將新的檔案進(jìn)行規(guī)范性整理的同時(shí)，對(duì)舊檔案經(jīng)常進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題，并將問(wèn)題解決，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化。

如果人事檔案的規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題，就好比同一學(xué)校的教職工，生活在不同的屋檐下一樣，每個(gè)人有不同的管理模板，在后續(xù)學(xué)生就業(yè)時(shí)，給學(xué)生帶來(lái)不必要的不適感，因此就要從根本上杜絕此類問(wèn)題的發(fā)生，加強(qiáng)管理職能部門(mén)的工作力度，盡最大可能加強(qiáng)規(guī)范性，消除給學(xué)生帶來(lái)的不利影響。

3.確保人事檔案的完整性

檔案整理的規(guī)范性，會(huì)直接對(duì)檔案質(zhì)量產(chǎn)生影響。因此在進(jìn)行檔案整理時(shí)，應(yīng)做到準(zhǔn)確分類、嚴(yán)格審核、目錄清楚、排列有序等，對(duì)于重復(fù)材料，不對(duì)其進(jìn)行歸檔，并且需填寫(xiě)相關(guān)剔除登記表，不能將檔案擅自歸檔或者是擅自銷毀。對(duì)于和歸檔要求不符的材料，或者是手續(xù)不夠齊全的材料，需返回到材料最初形成部門(mén)，在補(bǔ)辦手續(xù)之后再將其歸檔。由于人事檔案需經(jīng)歷長(zhǎng)時(shí)間保存，因此對(duì)于檔案材料來(lái)講，不能使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)印紙等書(shū)寫(xiě)，也不能使用復(fù)印件。檔案材料在進(jìn)行排序、分類、裝釘、裱糊過(guò)程中，需嚴(yán)格遵守相關(guān)要求，進(jìn)而使人事檔案的完整性得到充分保證。人事檔案的完整性也可以從提高管理規(guī)范化的角度入手，畢竟一個(gè)學(xué)校的所有檔案都應(yīng)該是在一個(gè)模板下進(jìn)行的，應(yīng)具有一定的統(tǒng)一性。

4.加快信息化建設(shè)整體進(jìn)程

首先，為了使檔案壽命得以延長(zhǎng)，可以將人事檔案管理相關(guān)經(jīng)費(fèi)納入到財(cái)務(wù)預(yù)算當(dāng)中，促進(jìn)人事檔案管理工作整體條件的改善。在此過(guò)程中，可以為管理人員提供庫(kù)房、辦公室、檔案室等，并配置空調(diào)、防盜設(shè)施、加濕器、防蟲(chóng)藥、消防設(shè)備等，嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理方面的相關(guān)要求，為檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件。其次，為了使檔案資源得到深層次的開(kāi)發(fā)與利用，高校應(yīng)該積極推進(jìn)信息化建設(shè)，突破傳統(tǒng)模式中存在的限制，對(duì)檔案管理手段進(jìn)行改進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)打印機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等的運(yùn)用。在教育資金沒(méi)有缺口的前提下，充分提高對(duì)檔案系統(tǒng)的建立可能需要的所有儀器進(jìn)行需求分析，一定要提高對(duì)檔案管理部門(mén)建立的重視程度，畢竟檔案館事關(guān)每位教職工和同學(xué)的自身實(shí)際利益，馬虎不得，同時(shí)建立電子版檔案，運(yùn)用檔案內(nèi)容輸出和輸入形式，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的動(dòng)態(tài)管理，為人事檔案信息的查詢、檢索、分析、統(tǒng)計(jì)等提供便利。在此過(guò)程中，為了使電子檔案在安全性方面得到保證，需建立對(duì)應(yīng)的安全機(jī)制，這樣才能以較快的狀態(tài)為高校建設(shè)以及人才開(kāi)發(fā)服務(wù)，促進(jìn)檔案管理中信息化的實(shí)現(xiàn)。

5.保證檔案管理質(zhì)量

就檔案管理這一工作來(lái)講，程序上比較復(fù)雜，為了使管理工作得以高質(zhì)量進(jìn)行，需對(duì)相關(guān)管理制度進(jìn)行建立健全，遵循《檔案法》中規(guī)定的內(nèi)容，將人事部頒布的相關(guān)工作要求作為依據(jù)，并且和高校自身實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀結(jié)合在一起，針對(duì)檔案收集、整理、審核、接收、傳遞、查閱等方面制定明確規(guī)定，使檔案在真正歸檔時(shí)做到有所依據(jù)，促進(jìn)人事檔案在管理過(guò)程中的規(guī)范化。在學(xué)校制定相關(guān)的檔案規(guī)則時(shí)，就要充分考慮到制度的完善性和可操作性，使制度具備一定的指導(dǎo)價(jià)值和約束能力，可以進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的整體從業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升管理能力。

6.提升管理人員責(zé)任意識(shí)

為了使人事檔案在管理時(shí)的規(guī)范性得到保證，需針對(duì)檔案管理問(wèn)題形成完整機(jī)制，尤其加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制的建立和制定。因此需注重管理人員責(zé)任心的提高，使其在工作中形成良好職業(yè)道德，將教職工利益的獲取作為自身在工作中的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)，對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行靈活掌握。同時(shí)需針對(duì)檔案管理制定相應(yīng)的審核機(jī)制，定期執(zhí)行審核機(jī)制。在此過(guò)程中，管理人員需定期進(jìn)行審核檢查，進(jìn)而及時(shí)發(fā)現(xiàn)在管理中存在的問(wèn)題，保證檔案管理在實(shí)施時(shí)的完整性。同時(shí)在檔案管理中，需要在制定相關(guān)工作規(guī)則時(shí)明確嚴(yán)格的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰制度，從業(yè)人員必須做到公私分明，以避免因蠅頭小利而竊取教職工及學(xué)生的個(gè)人檔案的不良事件的發(fā)生，來(lái)充分提高檔案工作人員的職業(yè)操守，一旦因個(gè)人利益原因做出違法亂紀(jì)之事的時(shí)候，檔案管理的核心領(lǐng)導(dǎo)需要第一時(shí)間做出行動(dòng)，該辭退就辭退，該移送公安機(jī)關(guān)就移送，絕不以權(quán)謀私。

7.重視檔案知情權(quán)的落實(shí)

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案在政治色彩比較濃郁，多數(shù)人對(duì)人事檔案比較陌生，在時(shí)代不斷發(fā)展背景下，人事檔案得到了比較頻繁的傳遞，人們也逐漸認(rèn)識(shí)到認(rèn)識(shí)檔案的重要性。高校在進(jìn)行人事檔案管理過(guò)程中，應(yīng)注重檔案知情權(quán)的落實(shí)，形成現(xiàn)代管理理念，將人事檔案的神秘感破除，使人事檔案本人具有更多的知情權(quán)。在此情況下，不僅能夠及時(shí)將檔案中的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充、完善，也能保證檔案在填寫(xiě)時(shí)的規(guī)范性。為了使知情權(quán)得以維護(hù)，高校當(dāng)中的人事部門(mén)應(yīng)注重對(duì)查閱監(jiān)督機(jī)制的完善，個(gè)人在查閱檔案時(shí)需保證手續(xù)的完備性，在此過(guò)程中，需由兩個(gè)管理人員進(jìn)行監(jiān)督簽字，并避免出現(xiàn)涂改偽造問(wèn)題。除此之外，需對(duì)本人查看人事檔案的范圍進(jìn)行規(guī)定，注重保密工作的落實(shí)，對(duì)于一些不宜本人查閱的內(nèi)容需禁止查閱。

結(jié)束語(yǔ)

總之，高校人事檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，能夠使檔案在使用時(shí)充分發(fā)揮自身作用與價(jià)值。因此各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需給予相關(guān)管理工作充分重視，同時(shí)管理人員在工作中需不斷進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，嚴(yán)格執(zhí)行管理流程，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

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（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）