航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)

?冀思明

摘要：航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院要重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，根據(jù)航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院的實(shí)際情況開展建設(shè)工作，保證檔案信息資源能夠得到有效利用。本文就航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)行研究，以期能夠進(jìn)一步促進(jìn)航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院發(fā)展。

關(guān)鍵詞：航務(wù)勘察設(shè)計(jì);檔案;數(shù)字化

社會(huì)發(fā)展水平的提升，提高了航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院對(duì)檔案建設(shè)工作的要求。因此，領(lǐng)導(dǎo)部門要重視航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，明確檔案數(shù)字化建設(shè)工作的要點(diǎn)，嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作，轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的檔案管理工作當(dāng)時(shí)，以期能夠滿足航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院對(duì)檔案信息資源的需求。

一、航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)是形勢(shì)發(fā)展的需要

在信息化時(shí)代，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院要得到進(jìn)一步發(fā)展，就要重視檔案數(shù)字化建設(shè)工作，做好檔案信息資源保管工作，根據(jù)時(shí)代發(fā)展需求更換檔案信息資源的載體，真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，現(xiàn)在我國(guó)很多檔案館存在檔案保存、利用等嚴(yán)重不符合時(shí)代發(fā)展需求，采用檔案保管載體仍舊為紙質(zhì)檔案，這一情況給檔案利用、收集和檢索工作開展造成較大阻礙，甚至部分檔案資源出現(xiàn)丟失、清洗等一系列現(xiàn)象，給航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院造成不可挽回的損失。

（二）航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化可以改善檔案管理工作

航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，就要打破檔案管理工作中的局限性，重視檔案信息資源利用工作，轉(zhuǎn)變檔案管理人員職能，優(yōu)化檔案信息資源配置，保證檔案信息資源都能得到合理利用。除此之外，還要做好檔案信息資源開發(fā)工作，采用科學(xué)的管理方式，保證航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案信息資源能夠發(fā)揮出自身價(jià)值。

（三）航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)是社會(huì)強(qiáng)烈需求

現(xiàn)在人們的時(shí)間觀念非常強(qiáng)。因此，為了更好的使用社會(huì)發(fā)展需求，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院開展檔案建設(shè)工作區(qū)期間，要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理方式，采用科學(xué)的檔案信息資源檢索手段，采用現(xiàn)代化的檔案管理方法，保證檔案信息資源能夠快速、及時(shí)傳輸出去，滿足人們對(duì)檔案信息資源的實(shí)時(shí)需求。

二、航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)策略

（一）提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)

航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作期間，要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，將檔案數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)做政治任務(wù)，開展檔案日常管理管理工作期間，要堅(jiān)守原則、遵守制度，始終保持這高速的責(zé)任性，并鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)素質(zhì)。一是各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn);二是檔案管理各環(huán)節(jié)的實(shí)際操作技能培訓(xùn)。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求;三是引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)結(jié)合工作需要，不惜成本，吸引具有現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的高層次人才，規(guī)范檔案管理工作;四是對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，提高檔案人員的數(shù)字化檔案管理意識(shí)和管理水平;五是培養(yǎng)一批檔案資源加工與管理、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)、數(shù)字化檔案管理等方面的專業(yè)人才。

（二）提升檔案使用者綜合素養(yǎng)

在電子化大環(huán)境下，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院開展檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，保證檔案信息資源能夠?yàn)楹絼?wù)勘察設(shè)計(jì)院進(jìn)一步發(fā)展提供數(shù)據(jù)信息資源，以用戶為中心開展檔案信息資源管理工作，并樹立”以人為本“的思想，豐富檔案信息資源，強(qiáng)化檔案信息資源的檢索能力，縮短檔案信息資源檢索時(shí)間，以便為航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院工作開展提供依據(jù)。同時(shí)，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院檔案管理部門要通過多種途徑，如舉辦講座、開設(shè)信息檢索培訓(xùn)班、咨詢?nèi)藛T現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等提高和增強(qiáng)使用者的查找能力。

（三）優(yōu)化數(shù)字化文件歸檔制度

開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作期間，管理人員結(jié)合航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院發(fā)展的實(shí)際情況，優(yōu)化數(shù)字化文件歸檔制度，增強(qiáng)檔案管理人員的歸檔意識(shí)，重視電子文檔管理工作，避免電子文檔儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中出現(xiàn)遺失等一系列問題，降低檔案數(shù)字化建設(shè)的成本。另外，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院還要要求檔案管理人員加強(qiáng)對(duì)電子文檔收集、分類工作等的重視度，建立和完善文件歸檔制度。隨著計(jì)算機(jī)的普及以及信息化的加快，航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院每天處理的數(shù)字化文件不斷增多，如果航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院檔案管理部門不對(duì)文件格式、文件質(zhì)量等方面提出要求，將影響到數(shù)字化檔案信息資源的質(zhì)量，甚至造成不必要或難以彌補(bǔ)的損失，為檔案數(shù)字化建設(shè)帶來負(fù)面的影響;三是加大網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的開發(fā)和整合。檔案網(wǎng)站建設(shè)是數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，是數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的加速器，檔案數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然要求，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使得信息的傳播超越了時(shí)空的限制，因此，為了使開發(fā)出來的檔案信息能及時(shí)滿足社會(huì)的廣泛需求，應(yīng)積極進(jìn)行檔案網(wǎng)站建設(shè)，把開發(fā)出來的檔案信息及時(shí)上網(wǎng)傳輸。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子文件大量產(chǎn)生，面對(duì)如此龐大的數(shù)字化信息資源，就需要對(duì)其進(jìn)行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網(wǎng)發(fā)布，僅靠單個(gè)檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此不同航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院的檔案部門應(yīng)搞好合作，在數(shù)字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協(xié)調(diào)，注重?cái)?shù)字化信息資源建設(shè)的質(zhì)量，避免重復(fù)建設(shè)，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

（四）做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作

航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院要重視數(shù)字庫建設(shè)工作，優(yōu)化檔案數(shù)字化系統(tǒng)，并做好檔案數(shù)據(jù)信息處理工作，合理應(yīng)用縣今年的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，采取科學(xué)的方式管理檔案系想你資源，以便為航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)用檔案信息資源提供便利。另外，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程，經(jīng)過實(shí)踐我們認(rèn)為建設(shè)數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合;面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”;突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，以提升檔案檢索自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行效率。

三、總結(jié)

航務(wù)勘察設(shè)計(jì)院要想得到更加快速的發(fā)展，就要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案信息化建設(shè)工作中，更新現(xiàn)有的檔案管理理念，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，制定完善的數(shù)字化文件歸檔制度，制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，以期能夠提升航務(wù)勘察設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化水平。

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