大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院人事檔案電子信息化管理分析

王志強(qiáng)

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)也成為大勢所趨。對(duì)此，醫(yī)院管理層應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思想，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化建設(shè)對(duì)人事管理工作開展的極大助力，并通過健全信息化管理機(jī)制、加大建設(shè)資金投入力度、重視專業(yè)人才培養(yǎng)等方式，使人事檔案管理效率得到顯著提升，推動(dòng)醫(yī)院的良性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;醫(yī)院人事檔案;電子信息化管理

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）建設(shè)投入不足

由于醫(yī)院管理層因思想認(rèn)識(shí)不足，在檔案信息化建設(shè)方面的投入自然不足，進(jìn)一步阻礙了電子檔案的發(fā)展發(fā)布。調(diào)查研究表明，阻礙人事檔案信息化的主要因素之一便是建設(shè)資金短缺。在日常工作中，部分管理者未樹立長遠(yuǎn)眼光，將工作重心放在日常醫(yī)護(hù)工作中，認(rèn)為檔案管理工作輕松、可有可無，忽視人事檔案信息化建設(shè)，使其難以跟上時(shí)代發(fā)展步伐，缺乏信息技術(shù)的支撐，管理工作也很難取得實(shí)質(zhì)進(jìn)展，進(jìn)而影響整體檔案管理水平。

（二）專業(yè)人才缺失

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案信息化建設(shè)單純依靠軟硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，還需要具備專業(yè)人才的支持。但是，從當(dāng)前現(xiàn)狀可知，一些醫(yī)院因重視程度不足，沒有安排充足的人員從事該項(xiàng)工作，檔案管理工作大多由其他崗位人員兼職負(fù)責(zé)，人員專業(yè)素質(zhì)普遍較低。在實(shí)際管理中，以紙質(zhì)檔案為主，在專業(yè)信息研究方面能力較弱，未能充分發(fā)揮檔案管理軟件功能，單純發(fā)揮信息存儲(chǔ)與記錄等作用，管理工作質(zhì)量難以得到充分發(fā)揮。

（三）人事檔案利用率較低

人事檔案對(duì)人資部門日常工作開展，乃至整個(gè)醫(yī)院管理水平的提升具有重要意義。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理類型眾多，內(nèi)容多樣，數(shù)據(jù)信息處于動(dòng)態(tài)變化狀態(tài)，在無形中加大了人事檔案管理難度，急需構(gòu)建科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫確保數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化管理。但是，當(dāng)前部分醫(yī)院由于受到思想認(rèn)識(shí)、資金投入、技術(shù)等因素影響，檔案管理系統(tǒng)較為落后，仍以人工采集信息模式為主，紙質(zhì)檔案較多，電子數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后，缺乏先進(jìn)的檔案信息管理體系，導(dǎo)致檔案管理與查詢十分困難，檔案信息的利用率較低，造成較大的資源浪費(fèi)。同時(shí)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的更新?lián)Q代，檔案管理數(shù)據(jù)功能日益豐富，不但具有查詢與存儲(chǔ)功能，還可對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)進(jìn)行橫縱對(duì)比，使數(shù)據(jù)整合與利用價(jià)值不斷提升。但因醫(yī)院缺乏對(duì)檔案信息化方面的研究，導(dǎo)致檔案管理仍然浮于表面，沒有對(duì)檔案的深層價(jià)值進(jìn)行挖掘，極大的抑制了檔案資源優(yōu)勢的充足發(fā)揮。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理有效措施

（一）加大建設(shè)資金投入力度

在醫(yī)院人事管理工作中，人事檔案資料可為其提供切實(shí)參考。在大數(shù)據(jù)背景下，要想提高人事檔案管理效率，醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照國家對(duì)檔案系統(tǒng)管理建設(shè)方面的相關(guān)要求，加大檔案管理工作的資金投入。結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化需求，配置所需的軟硬件設(shè)備，為電子檔案建設(shè)與發(fā)展提供切實(shí)保障。在檔案應(yīng)用方面，對(duì)真實(shí)性、完整性提出嚴(yán)格要求，應(yīng)充分利用檔案數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)院經(jīng)營中的人事信息記錄下來，使檔案信息得到動(dòng)態(tài)更新，內(nèi)容更加全面且完整，以此提高檔案的可用性，為相關(guān)人員的信息查詢提供切實(shí)依據(jù)，同時(shí)也為人事調(diào)動(dòng)與人才培養(yǎng)提供更多幫助。

（二）健全信息化管理機(jī)制

1構(gòu)建檔案管理平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院還應(yīng)充分利用信息技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理與安全防護(hù)平臺(tái)，安裝先進(jìn)的殺毒軟件，避免檔案信息被違法盜取。同時(shí)，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，可通過自動(dòng)檢索與更新的方式調(diào)閱所需信息，使檔案信息更新與應(yīng)用效率得到顯著提升。借助檔案管理平臺(tái)，對(duì)人力資源信息進(jìn)行優(yōu)化和完善，針對(duì)單位內(nèi)部“有檔無人，有人無檔”現(xiàn)象進(jìn)行全面篩查，使人力信息更加標(biāo)準(zhǔn)且全面，為人事檔案數(shù)據(jù)庫的精簡優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2完善檔案管理機(jī)制

針對(duì)檔案管理者的意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，還應(yīng)構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)人事檔案管理者的工作積極性，使其全心全意的投入到管理工作中。在檔案信息化過程中，還應(yīng)與現(xiàn)有的信息資源相結(jié)合，探究當(dāng)前醫(yī)療體制改革的新政策與主流趨勢，確保制度實(shí)施對(duì)檔案管理具有推動(dòng)作用，以免出現(xiàn)檔案內(nèi)容被篡改等情況發(fā)生，使檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和安全性得到切實(shí)保障。

（三）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)背景下，要想切實(shí)提高人事檔案管理水平，勢必離不開專業(yè)人才的支持。新時(shí)期對(duì)人才培養(yǎng)提出更高要求，不但要掌握豐富的理論知識(shí)與嫻熟的檔案管理技能，還要具備較高的信息素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)操作能力。此外，還應(yīng)重視管理者專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其能夠與當(dāng)前檔案管理崗位需求充分符合。

1檔案部門應(yīng)重視人才職業(yè)道德素養(yǎng)的鍛煉與培養(yǎng)，通過開展多樣化培訓(xùn)活動(dòng)，強(qiáng)化管理者的專業(yè)知識(shí)與技能，使其對(duì)電子檔案管理有更加清楚的了解，深刻認(rèn)識(shí)到加密檔案的重要性，并樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)與敬業(yè)精神，在確保信息安全的同時(shí)，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，使其在當(dāng)前醫(yī)院人事管理工作中得到充分發(fā)揮，促進(jìn)醫(yī)院良性發(fā)展。

2面向在崗人員開展系統(tǒng)化的教育和培訓(xùn)，使全體人員均可熟練掌握軟件的操作技巧，并靈活的運(yùn)用到日常工作中。在專業(yè)隊(duì)伍培養(yǎng)時(shí)，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理組織架構(gòu)，使從業(yè)者的工作熱情得以調(diào)動(dòng)，主觀能動(dòng)性得到充分發(fā)揮，自身的業(yè)務(wù)技能不斷提升，與大數(shù)據(jù)的時(shí)代要求充分符合。

（四）完善人事檔案管理系統(tǒng)

為了提高人事檔案信息的利用率，應(yīng)積極建立和完善檔案管理系統(tǒng)，并對(duì)其進(jìn)行持續(xù)開發(fā)與利用。在檔案開發(fā)方面，引入多功能軟件建立檔案數(shù)據(jù)庫，補(bǔ)充和更新員工的各類信息，建立員工電子檔案，包括個(gè)人信息、薪資、執(zhí)業(yè)資格、培訓(xùn)教育等等，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案信息關(guān)聯(lián)起來，利用現(xiàn)代化掃描形成形式多樣、內(nèi)容完善的紙質(zhì)檔案;當(dāng)前部分醫(yī)院的人事檔案開發(fā)不到位，過于注重員工歷史資料的獲取，忽視員工實(shí)際發(fā)展情況與個(gè)人特點(diǎn)。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)對(duì)員工提出多種需求，不但對(duì)其專業(yè)能力進(jìn)行關(guān)注，還重視其思想品質(zhì)與綜合素質(zhì)。因此，在員工信息收集時(shí)應(yīng)擴(kuò)大范圍，將其個(gè)人特點(diǎn)、綜合特征等融入其中，如職業(yè)技能、工作業(yè)績、個(gè)人缺陷等等，真實(shí)全面的人事檔案更可為企業(yè)招聘提供重要參考，在較短時(shí)間內(nèi)判斷該員工是否與企業(yè)需求相符。同時(shí)，完整的檔案還可對(duì)員工工作行為進(jìn)行約束，在醫(yī)院內(nèi)營造健康良好的工作環(huán)境。在檔案利用方面，應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到檔案開發(fā)與管理的目的便是高效利用，因此應(yīng)定期對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、整合，編制全面真實(shí)的檔案管理報(bào)告，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，使檔案開發(fā)與利用價(jià)值得到顯著提升。

結(jié)束語

綜上述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，先進(jìn)的信息技術(shù)逐漸滲透到醫(yī)院管理工作中，為人事管理提供先進(jìn)技術(shù)支持。但是，部分管理者思想落后，加強(qiáng)管理體系缺失、建設(shè)投入不足、缺乏專業(yè)人才等因素影響，導(dǎo)致人事檔案信息化管理現(xiàn)狀不容樂觀。對(duì)此，醫(yī)院管理層應(yīng)積極采取針對(duì)性措施，提高信息化管理水平，使人事檔案管理效率得到顯著提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]分析大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的思考[J].秦楊.? 經(jīng)濟(jì)師. 2020（06）

[2]探討大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院人事檔案特點(diǎn)及管理素質(zhì)探討[J].侯仰鋒.? 科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊. 2019（01）