國際工程項(xiàng)目管理中的合同管理研究

李豫紅

摘要：基于“走出去”戰(zhàn)略的大背景，許多中國承包商雖然走出了國門，在國際工程方面得到了發(fā)展，但是卻忽略了對合同的管理，在對合同進(jìn)行編制、履行的過程中都存在許多的缺陷和管理不善。合同的編制及簽署是業(yè)主以及總包商及其各分包商執(zhí)行工程項(xiàng)目的基礎(chǔ)，在工程開始前完善合同管理機(jī)制，是工程順利執(zhí)行的前提，本文對國際工程中合同管理進(jìn)行了研究，希望可以對合同管理制度有所幫助。

關(guān)鍵詞：國際工程;項(xiàng)目管理;合同管理研究

一、前言

合同管理指工程項(xiàng)目所涉及的合同評審、簽訂、履行、變更、解除、索賠、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中，簽訂、履行、變更、解除、索賠、終止是合同管理的內(nèi)容;審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。國際工程中的合同管理是整個工程項(xiàng)目管理中的主要內(nèi)容，是工程管理的關(guān)鍵內(nèi)容，是整個國際工程的核心，也是控制資金投入的關(guān)鍵。合同管理內(nèi)容主要包括合同談判、評審、簽訂后所進(jìn)行的履行、變更與解除、索賠、爭議處理、保險與理賠、付款與結(jié)算、檔案管理、終止與結(jié)束以及合同管理評價的全部活動。要對國際工程管理中的合同管理進(jìn)行研究，首先應(yīng)該分析問題，就是明確目前國際工程項(xiàng)目管理中合同管理的現(xiàn)狀，從而根據(jù)現(xiàn)狀分析原因，找出不足，進(jìn)而完善管理制度，促進(jìn)我國國際工程發(fā)展，幫助我國對外承包工程業(yè)務(wù)穩(wěn)步前進(jìn)。合同的管理貫穿整個國際工程的全過程，涉及工程的前期準(zhǔn)備、招標(biāo)投標(biāo)、談判、合同簽訂、履行、工程的索賠以及反索賠，涉及整個國際工程的質(zhì)量以及缺陷管理等。因此，有一個良好的工程項(xiàng)目合同管理體制，才能保證國際工程項(xiàng)目的順利實(shí)施。

二、國際工程項(xiàng)目管理中的合同管理現(xiàn)狀

（一）合同管理在國際工程項(xiàng)目管理中的地位

合同管理是整個國際工程的關(guān)鍵，抓住合同管理才算是抓住了國際工程中問題的本質(zhì)，才能從根本上解決問題，推進(jìn)我國國際工程承包行業(yè)發(fā)展。對于國際工程中的工程企業(yè)來說，合同管理的完善既可以使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場良好的聯(lián)系與接軌，提高企業(yè)的市場競爭力從而良好的適應(yīng)市場，又可以讓企業(yè)在國際工程的合作中掌握主動權(quán)，主動維護(hù)自身的合法權(quán)益，保證企業(yè)安全合作、穩(wěn)步發(fā)展實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)國際工程的合作目的。對于大多數(shù)的國際工程項(xiàng)目來說，據(jù)統(tǒng)計(jì)，合同管理對于整個國際工程項(xiàng)目成敗的影響比例占到20%，雖然所占比例如此大，但目前我國對國際工程項(xiàng)目管理中的合同管理研究卻并不多，這大大阻礙了國際工程的發(fā)展。

（二）國際工程項(xiàng)目管理中合同管理現(xiàn)狀

在所有的項(xiàng)目管理中，美國項(xiàng)目管理協(xié)會規(guī)定的管理體系主要包括：以進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、費(fèi)用管理為核心的目標(biāo)管理，以人才資源管理、采購管理、溝通管理組成的資源管理，以范圍管理、風(fēng)險管理、集成管理組成的綜合管理。合同管理之所以沒有被列在這九大項(xiàng)目管理中，并不是因?yàn)楹贤芾頉]其他項(xiàng)目管理重要，而恰恰相反，合同管理已經(jīng)成為發(fā)達(dá)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，有嚴(yán)格的合同管理體系（如圖1所示）。在發(fā)達(dá)國家的制度中，F(xiàn)IDIC中的每一項(xiàng)條款都要白紙黑字落實(shí)在合同中，已經(jīng)成為工作習(xí)慣。但是我國的經(jīng)濟(jì)體制因?yàn)殚L期受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，無法盡快地投入到法制項(xiàng)目執(zhí)行的體制，這就阻礙了我國合同管理的發(fā)展，合同的權(quán)威性受到威脅，從而合同管理的完善更無法提上日程。

三、工程合同管理的主要內(nèi)容

我們把國際咨詢工程師聯(lián)合會作為例子，工程承包不僅是指合同協(xié)議書，它所包含的主要部分是：合同協(xié)議書、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同條款、圖紙、技術(shù)規(guī)范條例、工程量清單、合同價款、工程保修、其他協(xié)議和相關(guān)文件。因此，合同的管理工作根據(jù)以上的內(nèi)容，可以分為兩部分：

（一）要制定管理措施對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行詳細(xì)的檢查和嚴(yán)格的監(jiān)督[1]

包含對合同法和相關(guān)的法律法規(guī)執(zhí)行情況的檢查、實(shí)時檢查和監(jiān)控合同的簽訂和履行程度，并且要建立健全工程合同的管理制度。具體可以分為：合同的歸口管理制度、合同管理的考核程序、合同歸檔管理制度、合同用章程序等幾個部分。在工程項(xiàng)目施工過程中要嚴(yán)格和認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)的制度，保證工程項(xiàng)目的安全和質(zhì)量。

（二）定時對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行嚴(yán)格統(tǒng)計(jì)和詳細(xì)分析

主要內(nèi)容包括合同造價、履約效率、出現(xiàn)問題的次數(shù)、合同變更次數(shù)、產(chǎn)生變更原因分析、出現(xiàn)糾紛次數(shù)等。

四、工程總承包項(xiàng)目中合同管理的特點(diǎn)

當(dāng)代的工程都是一些大工程，其結(jié)構(gòu)相對較復(fù)雜，參加工程設(shè)計(jì)、建設(shè)的單位和分包商比較多，對參與工程項(xiàng)目的人員，技術(shù)要求比較高，對工程質(zhì)量的要求也更加嚴(yán)格。因此，工程總承包項(xiàng)目中的合同管理，也會因?yàn)檫@些原因具有一定的特殊性，主要體現(xiàn)以下幾點(diǎn)：

（一）工程總承包項(xiàng)目的總金額較高

每個合同金額也因此比較高，所以，合同管理的經(jīng)濟(jì)效益會更顯著。

（二）在工程總承包項(xiàng)目執(zhí)行過程中，所面對的干擾因素相當(dāng)多

這也相應(yīng)將使得合同變更的次數(shù)逐漸增多，一些大工程在執(zhí)行過程中，有可能遇到幾百次甚至更多的合同變更，這就需要我們根據(jù)情況的變更進(jìn)行多次調(diào)整和調(diào)節(jié)，所以說，合同管理是一個動態(tài)的過程。

五、工程項(xiàng)目合同的管理措施

（一）合同的前期管理方法

合同的前期管理主要是為了防范早期風(fēng)險、減少承包商被索賠的機(jī)會、力爭做到防患于未然。

1. 要做好工程的勘測設(shè)計(jì)，盡可能減少工程的變更次數(shù)

工程勘測工作的正確性和充分性對于工程的設(shè)計(jì)和預(yù)防工程索賠是具有一定影響的。合同中會明確約定，業(yè)主要對提供的水文地質(zhì)和一些原始資料準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。假如原始資料出現(xiàn)錯誤，那么必然會對工程的施工造成困難，甚至導(dǎo)致延期，給分包商索賠的機(jī)會。因此，在進(jìn)行設(shè)計(jì)工作時，先是要認(rèn)真審查項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方案、工程的順序和數(shù)量、時間的安排，盡量不再進(jìn)行大的變更。

2. 要編制好招標(biāo)文件

招標(biāo)文件是一個合同成功簽訂的基礎(chǔ)，也是簽訂一個好合同的前提條件。在編制招標(biāo)文件時，要做到合同中的各個文件內(nèi)容保持一致，避免產(chǎn)生矛盾。文件用語要做到嚴(yán)謹(jǐn)，反復(fù)推敲。引用資料要做到可靠和詳細(xì)，最好是能反映真實(shí)情況。公正的處理承包商和業(yè)主之間的利益、合理承擔(dān)風(fēng)險。若是工程的價值較高，可要求分包商在投標(biāo)時，提交單價分析表，作為評標(biāo)和索賠時的依據(jù)使用。

3. 要做好評標(biāo)和簽訂合同工作

評標(biāo)環(huán)節(jié)時做好對于“特低標(biāo)”的處理。在合同簽訂前的談判中，要盡量拒絕分包商修改合同條款的要求。當(dāng)分包商在投標(biāo)時發(fā)現(xiàn)招標(biāo)文件存在問題時，會在合同談判時提出修改合同的要求，這時一定要從索賠的角度進(jìn)行仔細(xì)分析，對于合理的措施和建議也可適當(dāng)?shù)牟杉{。若允許分包商以多種貨幣進(jìn)行支付時，要嚴(yán)格按照價格調(diào)整公式，在評標(biāo)時要認(rèn)真審核和比較（如表1所示）。

（二）合同執(zhí)行期間的管理

此期間的管理主要由四部分組成，即合同解析、合同檔案數(shù)據(jù)的形成、合同信息系統(tǒng)以及合同索賠管理。

1. 合同解析

就是指對項(xiàng)目工程的承包、法律條款以及雙方共同承擔(dān)相應(yīng)風(fēng)險的條約進(jìn)行詳細(xì)地解釋分析，同時還要對合同條例的更換、證書發(fā)放、成本補(bǔ)償、延期說明、成本變化等進(jìn)行詳細(xì)說明[2]。合同解析是標(biāo)明雙方責(zé)任的根據(jù)。

2. 合同檔案數(shù)據(jù)的形成

就是指將所有合同進(jìn)行分類然后匯總，存儲于相應(yīng)位置以便后期檢索。

3. 合同信息系統(tǒng)

則是指將合同的內(nèi)容、時間以及所用成本通過媒體數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)出來。

4. 合同的索賠管理

是合同管理中的關(guān)鍵部分，它包括反索賠和索賠兩個部分，合同管理工作中的前幾大部分均是索賠管理的基礎(chǔ)，只有積極地采取相應(yīng)的措施才能減少或避免發(fā)生索賠事件[3-4]。在索賠事件發(fā)生之后要及時進(jìn)行分析對比（如圖2所示），找出主要問題并采取措施解決問題，通過對合同條款、工程成本、工程進(jìn)度以及索賠事件的分析將索賠損失降到最低。

上述幾個部分相輔相成，只有將每一步都做到盡善盡美，才能將合同管理工作做到完美。需要注意的是，涉及一些重要問題，比如支付、變更以及工期延長等，需要由業(yè)主確定。

（三）實(shí)時監(jiān)督管理調(diào)整、讓合同管理以動態(tài)化形式進(jìn)行

在工程項(xiàng)目施工過程中，由于受到各種外界因素或潛在因素的影響，難免會使合同偏離預(yù)期目標(biāo)，所以這就要求我們采用動態(tài)化方法，以現(xiàn)場工程進(jìn)度為基礎(chǔ)，實(shí)時監(jiān)控調(diào)整合同管理目標(biāo)，在每次合同有所變更或者有所調(diào)整的時候，都應(yīng)該及時做好原始數(shù)據(jù)的整理工作以及匯總工作，期間要嚴(yán)格按照合同中所提要求，對整個項(xiàng)目工程進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)周密的計(jì)劃以及詳細(xì)準(zhǔn)確的現(xiàn)場記錄，這些都可以為后期合同的變更管理提供有效證據(jù)[5]。比如以月為單位設(shè)計(jì)施工計(jì)劃、工程施工記錄組織每周會簽。這些記錄都會成為合同管理的重要數(shù)據(jù)，同時還是處理施工索賠合同的原始數(shù)據(jù)，以此基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為前提，可以更精確的分析出施工進(jìn)度快慢、合同偏差所在以及偏差出現(xiàn)的原因，進(jìn)而找到解決問題的方法并及時做出調(diào)整。

（四）分解合同目標(biāo)及合同事件

在工程項(xiàng)目開始的前期，項(xiàng)目管理組織應(yīng)該要求相關(guān)人員快速熟悉各項(xiàng)合同條款，明確合同內(nèi)容，了解項(xiàng)目總包商及分包商的職責(zé)以及大致工程范圍。繼而明確項(xiàng)目的總體目標(biāo)，同時將每個項(xiàng)目的任務(wù)落實(shí)分配到各個相關(guān)專業(yè)和時間段。如此一來，項(xiàng)目的總目標(biāo)就被分解成了各小項(xiàng)、各階段，對這些小目標(biāo)進(jìn)行分工分段管理然后確保質(zhì)量、技術(shù)過關(guān)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)整體目標(biāo)[6-7]。

（五）對合同要進(jìn)行專業(yè)化和科學(xué)化管理

除了要對項(xiàng)目管理人員實(shí)行必要的項(xiàng)目條款訓(xùn)練，以便全員參與之外，最重要的還是給所有的總承包合同都配備上專業(yè)的合同管理技術(shù)人員，這些人不僅需要知法懂法還需要有一定的工程經(jīng)驗(yàn)，他們的任務(wù)就是對工程資料以及合同資料進(jìn)行調(diào)查跟蹤、匯總整理以及及時存檔等[8]。根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的編號程序及合同管理程序，成立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫對合同實(shí)行統(tǒng)一管理，確保資料的完整性[9-10]。除此之外，隨著工程項(xiàng)目的持續(xù)進(jìn)行，項(xiàng)目資料以及分包合同的不斷積累，需要進(jìn)行管理的數(shù)據(jù)越來越多，如果單純借助人工已經(jīng)無法快速準(zhǔn)確的查閱資料，不能依靠回憶來維系各資料之間的關(guān)系。所以，我們還需要借助媒體計(jì)算機(jī)等相關(guān)信息技術(shù)，促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開發(fā)，建立信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將項(xiàng)目數(shù)據(jù)做好整合處理。

六、結(jié)語

綜上所述，我國的合同管理體制是我國國際工程發(fā)展的薄弱環(huán)節(jié)，也是我國承包工程進(jìn)一步走向國際市場的一大障礙，阻礙了國際工程承包的發(fā)展道路。本文通過分析了我國目前的國際工程中合同管理的現(xiàn)狀，了解了目前存在的問題，對我國國際工程項(xiàng)目管理中合同管理進(jìn)行了探究，希望可以完善我國國際工程的合同管理體制，推動我國國際工程發(fā)展，從而推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升我國國際地位。

參考文獻(xiàn)：

[1]胡承鳴.FIDIC合同索賠在國際工程管理中的應(yīng)用分析[J].中國設(shè)備工程， 2019（18）：34-35.

[2]張水波.國際工程合同管理：中國國際工程企業(yè)的必修課[J].國際工程與勞務(wù)， 2019（09）：30-32.

[3]董嬌嬌.如何提升國際工程項(xiàng)目中的合同管理[J].國際工程與勞務(wù)， 2019（09）：36-38.

[4]王瑤瑤.國際工程項(xiàng)目的合同風(fēng)險淺析[J].現(xiàn)代商業(yè)， 2019（23）：96-97.

[5]何永艷.國際工程承包合同管理風(fēng)險及對策分析[J].國際公關(guān)， 2019（07）：155-156.

[6]尹遠(yuǎn)鐘，康延領(lǐng)，唐文哲，張旭騰.國際工程EPC項(xiàng)目合同管理案例研究[J].項(xiàng)目管理技術(shù)， 2019，17（07）：83-88.

[7]梁慶.國際工程承包合同管理需要注意的幾點(diǎn)事項(xiàng)[J].工程建設(shè)與設(shè)計(jì)， 2019（13）：283-285.

[8]朱升華.淺析基于PPP模式的國際工程項(xiàng)目造價管理和控制策略[J].價值工程， 2019，38（19）：51-53.

[9]張興旺，穆詩煜.國際工程不同項(xiàng)目管理模式的合同體系[J].工程造價管理， 2017（06）：80-86.

[10]王麗，曹勇飛.淺議國際工程項(xiàng)目管理中的合同管理[J].化工管理， 2017（27）：74.