新形勢下做好企業(yè)文書檔案保密管理工作探討

孫艷

摘要：在我國社會快速發(fā)展的背景下，企業(yè)文書檔案管理也進入全新的發(fā)展階段。企業(yè)文書檔案保密管理工作要求對企業(yè)原始資料進行收集整理保存，保密性和原則性非常強，必須嚴格按照文書檔案管理工作特點分析，嚴格遵守保密規(guī)則，確保企業(yè)文書檔案保密管理工作水平全面提高。隨著我國《文書檔案法》的頒布，企業(yè)文書檔案保密工作也進入了全新的發(fā)展階段。

關鍵詞：企業(yè);文書檔案;保密管理工作;信息一體化

引言

由于企業(yè)文書檔案內(nèi)容大多數(shù)都以科學技術文書檔案為主，包括企業(yè)經(jīng)營和密級文件等全部資料，同時還涵蓋著企業(yè)管理資料、生產(chǎn)活動資料、技術資料等，為此必須要根據(jù)不同資料的保密性特點進行深入分析，保證資料的整體利用水平全面提高。通過企業(yè)文書檔案保密管理工作不僅可以推動企業(yè)向前發(fā)展，同時也能夠為企業(yè)管理提供重要的參考基礎條件，成為企業(yè)發(fā)展提高的重要動力。

一、企業(yè)文書檔案在保管的過程中如何做好保密措施

（一）文書檔案封存的地方應當加強保密管理

隨著社會對企業(yè)要求不斷提高，企業(yè)必須要積極加強無形資產(chǎn)的管理。文書檔案能夠成為企業(yè)信息的重要組成部分，促進企業(yè)經(jīng)濟快速發(fā)展。在企業(yè)文書檔案保密管理工作時，庫房保密工作是重點，必須嚴格根據(jù)國家的法律法規(guī)，單獨修建企業(yè)文書檔案庫。庫房不應該設置在辦公樓的最底層，庫房門窗必須要專門加固，避免出現(xiàn)偷竊的情況。制定嚴格的庫房出入管理制度，由專人定期負責，無關人員禁止隨意進出庫房。盡量保證庫房辦公室和借閱室之間相互獨立，避免給不法人員提供可乘之機。采用科學合理的保存方式加強土壤管理，確保文書檔案保密工作順利實現(xiàn)。

（二）文書檔案工作人員的職責

文書檔案工作人員最基本的職責就是保證文書檔案完好無缺，不能出現(xiàn)損壞丟失，雜亂等情況，所以在文書檔案保密工作開展時，必須要求文書檔案管理人員認真履行自己的職責，避免因為粗心大意、疏忽而使得文書檔案遺失或遺棄，確保實體文書檔案內(nèi)容齊全，保證所有文書檔案管理都統(tǒng)一集中，不能因為分散而出現(xiàn)管理困難等情況。所有文書檔案擺放整齊、井然有序，方便隨時查找、借閱。

二、目前企業(yè)文書檔案管理存在的主要問題

（一）缺乏對文書檔案管理工作的重視

目前很多企業(yè)對文書檔案保密工作并沒有清醒的認識，這也與現(xiàn)代化文書檔案管理存在的問題，甚至許多工作人員都認為文書檔案管理并不重要。在開展文書檔案保密工作時經(jīng)常會出現(xiàn)敷衍了事、走流程等情況，缺乏責任意識，使得部分文書檔案在保管過程中出現(xiàn)泄密的情況。對于很多技術型企業(yè)來說，如果這些生產(chǎn)技術一旦泄密，不僅會造成企業(yè)的巨大經(jīng)濟損失，甚至還會導致企業(yè)經(jīng)營困難、破產(chǎn)清算。文書檔案管理人員必須要加強文書檔案保密工作。

（二）缺乏完善的文書檔案管理軟硬件設施

文書檔案管理是企業(yè)管理最重要的組成部分，由于受到技術、人員條件的限制，導致文書檔案管理保密工作始終無法開展。保密程度低，很容易導致文書檔案泄密等情況。有部分企業(yè)專門設置了文書檔案室進行文書檔案管理，但由于文書檔案室空間不足、環(huán)境差、潮濕等問題，造成紙質(zhì)文書檔案材料被嚴重損壞，無法保證文書檔案資料的完整性。

（三）文書檔案管理工作人員專業(yè)性不強

有很多企業(yè)沒有意識到文書檔案管理工作的重要性，所以對于文書檔案管理人員安排，也缺少專業(yè)人才，甚至有部分企業(yè)安排退休老員工兼任。這些人員由于缺乏專業(yè)的文書檔案管理知識，導致文書檔案管理內(nèi)容不夠科學規(guī)范，直接影響文書檔案管理的整體質(zhì)量與水平。還有的文書檔案管理資料裝訂不夠規(guī)范、規(guī)定不夠明確，經(jīng)常為了應付上級檢查而敷衍了事等情況，這樣也會導致文書檔案管理投入力度不足，直接影響文書檔案管理的整體效果。

三、保障文書檔案管理保密性的措施

（一）加強文書檔案管理人員的管理意識和管理水平

目前在企業(yè)文書檔案管理開展工作時，企業(yè)必須要重視對文書檔案管理人才的培養(yǎng)，通過定期開展培訓與教育，積極扭轉工作人員的思想觀念，強化文書檔案管理工作重要性的正確認識。還要提高文書檔案保密工作的整體效率，組織全體員工參與到企業(yè)文書檔案保密工作之中，保護文書檔案，管理工作的質(zhì)量。

（二）加強文書檔案管理工作分工，實行信息一體化

文書檔案保密管理屬于動態(tài)化管理，所以在開展文書檔案管理時，一定要制定相關的制度信息，明確責任與分工，管理部門要根據(jù)員工的具體情況合理安排工作內(nèi)容。確保文書檔案信息收集人員、登記人員、編碼人員各司其職，提高彼此配合的效率。會計部門、征管部門要協(xié)調(diào)文書檔案管理部門做好文書檔案編檔工作，加強對各個部門文書檔案資料的收集與整理，確保文書檔案資料信息真實準確。

企業(yè)最主要的就是重新構建完善的文書檔案管理體系，可以利用計算機建立專門的文書檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫，整合相關的文書檔案信息資源，除了對文書檔案信息進行整合之外，還需要確保文書檔案信息的安全，規(guī)范文書檔案信息資源的使用權限，還需要在此基礎上實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)據(jù)庫信息采集和查詢等功能。建立文書檔案信息化管理服務平臺主要對各種文書檔案信息資源進行收集，然后在此基礎上對文書檔案信息資源進行管理和利用，建立文書檔案信息化管理的服務模塊，可以建立實體的管理模塊，對文書檔案信息進行儲存和查詢，建立相應的元數(shù)據(jù)管理模塊，進而對內(nèi)部的數(shù)據(jù)進行管理，還能夠實現(xiàn)模塊的交換，還可以建立數(shù)據(jù)管理模塊，這樣就可以對數(shù)據(jù)庫中的信息進行修改和刪除等，進而能夠在文書檔案資料管理時，通過利用計算機建立完整的信息文書檔案資料庫對各種文書檔案資料進行整合與歸類，強化文書檔案管理的質(zhì)量與水平，對各種文書檔案信息資源進行搜集。

（三）企業(yè)管理者應加強對文書檔案管理的正確認識，全員參與文書檔案創(chuàng)新管理

在企業(yè)文書檔案管理工作開展時，管理層如果認識不到位，忽視文書檔案管理，保密工作，則很難提高文書檔案管理工作的效率。企業(yè)必須要積極提升管理者對文書檔案管理的正確認識，將文書檔案管理作為推動企業(yè)發(fā)展的重要動力，只有意識上深入分析，才能夠積極完善優(yōu)化文書檔案管理體制。強化責任的落實，提高分工合作的合理性。

（四）積極優(yōu)化與完善文書檔案管理制度，提升規(guī)范化與制度化水平

在企業(yè)文書檔案保密工作開展時必須要不斷發(fā)展創(chuàng)新，共同努力確保文書檔案管理，收集整理，等方面實現(xiàn)標準化，規(guī)范化。文書檔案管理工作的開展離不開完善的制度。所以為了強化文書檔案管理工作的整體質(zhì)量與效率，必須要積極建設文書檔案管理制度，各個部門要各司其職，提升文書檔案管理的制度水平，構建完善的文書檔案管理部門，同時還要設置專業(yè)管理人員合理分工，優(yōu)化規(guī)章制度制定科學的文書檔案劃分原則。根據(jù)企業(yè)實際制定科學的文書檔案保密機制，同時還要合理進行文書檔案保密管理。

結語

文書檔案保密工作是企業(yè)文書檔案管理工作的關鍵，只有加強企業(yè)文書檔案保密的整體水平才能夠激活企業(yè)的發(fā)展，維護企業(yè)利益，使文書檔案資源得到合理利用。為了確保文書檔案資料的完整性，在項目完成之后，需要對文書檔案管理工作進行考核，特別是文書檔案的數(shù)量和質(zhì)量，確保文書檔案具有較強的一致性和完整性。加強對文書檔案保密工作的正確認識，促使全員參與。完善文書檔案管理制度，提高文書檔案保密工作的規(guī)范化水平。

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