水利工程檔案管理問題及措施研究

李蘭華

摘要：科技在快速發(fā)展，社會在不斷進步，水利工程建設(shè)規(guī)模的逐漸擴大以及水利事業(yè)發(fā)展速度的加快，對新時期檔案管理工作提出了更高的要求。為進一步滿足有關(guān)管理工作高效開展的要求和提升檔案管理的潛在應(yīng)用價值，有必要深入探討應(yīng)用過程中這類體系存在的問題，在此基礎(chǔ)上找出符合適用性要求的對策，以保證水利工程建設(shè)時檔案管理的有效性。因此，文章闡述了水利工程檔案的內(nèi)容及其構(gòu)成，從管理職責(zé)、體系、意識等方面解析檔案管理存在的主要問題，為了實現(xiàn)最大化檔案管理利用價值提出主要問題的處理對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;主要問題;對策探析;水利工程

引言

水利工程項目的建設(shè)全過程需要各方單位、各類資源的全局部署和調(diào)配，這使得水利工程項目難免會存在檔案管理弱化的情況，基于此，以水利事業(yè)單位主導(dǎo)的檔案管理建設(shè)現(xiàn)狀需要加速轉(zhuǎn)變。也就是說，水利工程項目的檔案記錄需要保證項目流程的系統(tǒng)記錄、項目各階段的材料收集、項目可研和項目驗收環(huán)節(jié)的重點核查和監(jiān)督，以保證水利工程項目的監(jiān)督管理活動能夠順利開展。

一、水利工程檔案管理中存在問題

（一）檔案管理意識薄弱，沒有引起高度重視

水利工程檔案工作事關(guān)水利工程建設(shè)，因此，做好水利工程檔案管理工作刻不容緩。但水利工程建設(shè)內(nèi)容繁瑣，工作量大，重視程度不夠。在當(dāng)前水利工程檔案管理過程中，缺少專業(yè)的檔案管理人才，部分人員也缺乏做好檔案管理的思想意識，且不具備較強的檔案管理素質(zhì)。此外，項目的資金投入不足使得檔案管理工作效率低下，停滯不前。

（二）主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，不主動

在水利工程建設(shè)管理中，存在主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視不夠的現(xiàn)象。由于檔案管理工作外部關(guān)注度低、失控危害性小，因此在實際工作中，主要領(lǐng)導(dǎo)往往更加關(guān)注那些外界關(guān)注度高，易發(fā)生責(zé)任事故、產(chǎn)生嚴重后果的環(huán)節(jié)。如工程進度控制、投資管理、資金安全、工程質(zhì)量、安全管理等方面工作。水利工程建設(shè)管理中都會成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并由單位主要負責(zé)人擔(dān)任組長，但實際中主要領(lǐng)導(dǎo)很少主動關(guān)心檔案管理工作。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

有的中小型水利工程在建設(shè)期間，沒有及時制定有關(guān)的檔案管理制度，部分參建單位即使制定了有關(guān)的制度，但是制度不具有可行性，無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案管理工作體制不完善，很多的項目部門沒有放置檔案的指定場所，也存在檔案質(zhì)量不符合竣工驗收標(biāo)準(zhǔn)的情況。

二、水利工程檔案管理常規(guī)問題的對策

（一）強化檔案管理意識

檔案工作與檔案意識間存在相互促進、彼此制約的作用管理，檔案工作順利開展的關(guān)鍵與重要前提就是樹立牢固的檔案意識。為有效提升檔案管理水平必須做好檔案管理宣傳工作，通過宣傳教育讓全體職工認識到水利工程檔案管理的重要地位，從思想上提升管理人員的重視程度，由此保證后續(xù)項目的順利實施。建議水利部門將檔案管理納入水利工程建設(shè)管理體系，真正做到工程施工與檔案形成同步、工程進度監(jiān)督與檔案建設(shè)同步、項目立項與檔案收集同步、工程驗收與檔案驗同步的四同步目標(biāo)。從根本上保證檔案管理與項目建設(shè)各個時期的同步實施，在工程建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工和驗收等環(huán)節(jié)始終貫穿檔案管理工作，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性，為項目竣工驗收及檔案再利用提供依據(jù)。此外，按時紀(jì)錄工程建設(shè)情況以保證檔案資源的完整性，注重保護重要資源以防止丟失;針對管理失誤或檔案丟失等問題制定完善的獎懲制度，對有關(guān)人員追究相應(yīng)的責(zé)任;制定職責(zé)體系強化檔案管理意識，落實水利工程檔案管理工作以提升整體管理水平。

（二）進一步優(yōu)化單位檔案管理方式

要提升水利事業(yè)單位檔案管理活動的質(zhì)效水平，單位需要進一步優(yōu)化檔案管理方式：一是加大檔案管理活動的資本投入。也就是說，單位需要保證檔案管理活動的資本密集投入，通過集中采購掃描儀、存儲設(shè)備、檔案處理設(shè)備等設(shè)備，使得程序化、電子化、無紙化的檔案管理方式得到全面應(yīng)用，最終保證水利事業(yè)單位對水利工程項目的積極引導(dǎo)和合理控制。比如，針對檔案歸集環(huán)節(jié)的設(shè)備投入，單位需要增加掃描儀的投入規(guī)模，以保證單位檔案管理服務(wù)的有力供給。二是改善基于水利工程項目的檔案管理方法論。這需要水利事業(yè)單位針對以往檔案管理案例、檔案管理經(jīng)驗，通過標(biāo)準(zhǔn)化處理、理論研討等形式，使得單位水利檔案的歷史遺留問題得到解決、后期規(guī)劃問題得到改善、標(biāo)準(zhǔn)化處置流程得到確立。例如，檔案管理目標(biāo)和檔案應(yīng)用的審核方式和數(shù)字化流程是其方法論主體內(nèi)容之一。

（三）檔案管理職責(zé)劃分到位，并加強各部門合作

水利工程檔案管理的重要性不言而喻，故需要成立專門的管理部門與職責(zé)體系進行管理。通過制定職責(zé)體系，明確總牽頭部門及總負責(zé)人，實施職責(zé)機制，明確懲戒措施，落實任務(wù)保障機制，任務(wù)明確到個人，通過上級部門的科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)助部門的支持配合，所有參與部門及人員都要對自身職責(zé)的全面認識，及時有效、全面客觀的匯報階段性成果和問題，以此形成科學(xué)規(guī)范的管理機制，調(diào)動員工工作積極性，提升水利工程檔案管理水平。

（四）強化過程監(jiān)管，確保及時歸檔

強化對水利工程檔案管理的過程監(jiān)管是提高水利工程檔案管理水平的重要手段。強化水利工程檔案管理過程監(jiān)管，有利于促進文件資料的及時歸檔，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題并落實整改。①階段驗收控制。以工程階段驗收為重要節(jié)點加強對檔案管理工作的監(jiān)管，每一次階段驗收都是對檔案管理工作的檢閱，要充分利用階段驗收的機會，查漏補缺，完善工程檔案資料，為工程檔案專項驗收做好準(zhǔn)備。②督查檢查控制。要以工程督查檢查為重要契機，及時發(fā)現(xiàn)工程檔案管理中存在的問題，有針對性地補充完善相關(guān)資料，提高檔案的完整性。③審核把關(guān)控制。檔案管理相關(guān)責(zé)任單位、責(zé)任人員要切實履行好對檔案資料審核把關(guān)的職責(zé)，強化對檔案管理工作的監(jiān)管，加強對檔案資料的質(zhì)量控制。

（五）完善工作制度以及規(guī)范水利工程建設(shè)檔案管理工作

將檔案管理工作的有關(guān)制度以及體系進行完善，同時在遵從法律法規(guī)的根本上，將檔案工作的條例標(biāo)準(zhǔn)進行完善。及時的建立在歸檔管理工作方面上的有關(guān)條例，與此同時，對水利工程建設(shè)檔案管理工作進行全方面的規(guī)范，從根本上提高管理的水平。例如，可以設(shè)置檔案管理工作機構(gòu)，實施責(zé)任制的模式，充分調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，在實施每一項具體的工作過程中，需要做好相應(yīng)的檢查和總結(jié)，保證工程資料能夠歸檔完整，更加科學(xué)合理的進行檔案管理工作。

結(jié)語

綜上分析，為推動水利事業(yè)的發(fā)展與建設(shè)必須全面落實檔案管理工作，針對管理過程中存在的問題實施一系列的管理對策，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率，并為順利實施管理工作提供專業(yè)技術(shù)支持。為保證檔案管理質(zhì)量就要構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系，高度重視檔案管理工作，強化管理人員思想意識以及明確各部門的管理職責(zé)，通過加強各部門間的交流與合作，為促進我國水利事業(yè)長效發(fā)展以及水利工程檔案管理工作順利實施提供重要保障。

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