房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的運用探討

肖笙

摘要：數(shù)字化的檔案管理工作模式逐漸成為現(xiàn)代化檔案管理建設的有利條件，從傳統(tǒng)的檔案處理演化過程當中，出現(xiàn)形式多樣的數(shù)字化管理需求，來實現(xiàn)標準化的檔案管理數(shù)字化建設。利用數(shù)字技術與互聯(lián)網(wǎng)技術積極構建數(shù)據(jù)庫，將只是檔案轉化為電子檔案，從而更加系統(tǒng)化的結合起來。利用現(xiàn)代化的科學處理方法和統(tǒng)計分析，可以讓檔案的存取和查詢更加符合工作開展的實際需要。

關鍵詞：數(shù)字化技術手段;檔案管理工作;信息資源

一、房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀與弊端概述

目前各個房地產(chǎn)企業(yè)開展檔案管理工作過程中，需要建立完善的檔案管理工作體系，檔案由各個部門進行初步整理之后轉交到檔案管理室中。檔案管理室需要對各個部門不同的檔案資料進行排序分類，對項目資料文件進行有效匯總。項目建設結束之后制成卷宗，然后進行管理存放。檔案室還要錄入卷宗，為相關員工查詢檔案資料提供輔助性服務，以及日常維護管理工作。

在檔案管理工作中要全面遵循以人為本的理念，房地產(chǎn)檔案要對房屋建筑各項資料進行收集與整理，掌握客戶相關信息以及房地產(chǎn)信息等，多項檔案信息對保密性以及安全性要求較高。在過去房地產(chǎn)檔案管理中主要是通過人工手動填表補充各項信息，然后提交紙質材料，集中存放在檔案室中進行管理。檔案在制作階段要消耗較多資源，在后續(xù)檔案資料查找應用過程中存在較多限制性因素。通過人工對各項復雜操作進行控制，各項事務錯誤幾率會不斷增加，諸多資料發(fā)生錯誤之后難以更改。加上傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理大多都是通過紙筆記錄，資源浪費現(xiàn)象嚴重[1]。

二、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術應用的基本原則

在房地產(chǎn)檔案信息管理過程中應用數(shù)字化技術首先要全面實現(xiàn)安全性原則。安全原則就是避免硬件與軟件受到人為方面以及自然方面的危害，就是避免房地產(chǎn)檔案損失，或是發(fā)生遺漏。所以當前房地產(chǎn)檔案管理人員需要完善各項管理制度，應用不同管理技術，全面提升檔案管理安全性，合理設置用戶基本權限，對各項數(shù)據(jù)進行備份，定期對應用軟件及時進行更新，使得檔案能安全長久保存。其次，在各類檔案管理中，真實性是基本原則，對于不同虛假信息需要及時進行完善，避免對后續(xù)檔案應用產(chǎn)生較大限制作用。真實性不僅是管理觀念，也是基本管理要求，需要通過不同技術與制度來控制[2]。

傳統(tǒng)手工檔案管理到現(xiàn)階段計算機系統(tǒng)數(shù)字化檔案管理，此類管理轉變的主要原因就是因為數(shù)字化檔案管理具有便捷性特征，便于信息查詢管理。房地產(chǎn)檔案處理工作全面完成之后，不會受到時間以及地點限制作用，用戶可以快速瀏覽多項信息，并且相同檔案能通過多人進行查詢，查詢過程中不存在較大干擾性。最后房地產(chǎn)檔案管理中還具有可讀性特點，就是檔案通過存儲、傳遞、壓縮、加密、媒體轉化、信息遷移之后依然能通過可理解方式進行傳輸，各項內(nèi)容完整度與真實性較高?？勺x性是房地產(chǎn)檔案有效保存與應用的基礎，發(fā)揮檔案本身的可利用價值。

三、強化房地產(chǎn)檔案管理的對策

（一） 檔案索引與查找時數(shù)字化技術精確應用

比如在檔案信息查找過程中，有部分業(yè)主在辦理各項業(yè)務過程中需要應用到房地產(chǎn)買賣合同以及多項資料復印件，如果沒有應用到數(shù)字化技術，檔案管理人員需要進入到庫房進行檔案查找與提取。在檔案查找過程中有時難以找到檔案，導致此類問題發(fā)生的主要原因如下：業(yè)主未能對房屋進行權屬登記，其中主要有房屋移交、變更、質押、注銷以及補登等。在檔案分類放置過程中未能放對具體存放位置。最后，有部分檔案管理人員由于個人主觀原因將多項檔案混合放置，這樣會產(chǎn)生檔案“偽丟失”現(xiàn)狀。 當前通過合理應用數(shù)字化技術，能建立電子檔案，在檔案管理中有明確的數(shù)字化索引，在相應欄目中輸入關鍵字進行搜索，便能快速找到滿足要求的文件檔案。通過高效化、精確性檢索，能降低人為操作產(chǎn)生的失誤問題。數(shù)字化方式查詢檔案，能節(jié)約檔案查找時間，節(jié)約工作量，簡化查找程序[3]。

（二） 檔案統(tǒng)計工作數(shù)字化技術應用

將數(shù)字化技術應用到房地產(chǎn)檔案管理工作中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)統(tǒng)計應用價值能全面提升檔案管理工作實效性。隨著社會多領域與多項技術全面發(fā)展，在房地產(chǎn)檔案管理過程中不能單方面將各項業(yè)務作為自身財產(chǎn)管理的重要依據(jù)，也需要為社會發(fā)展以及多個部門決策活動提供基本參照依據(jù)。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化技術就是通過互聯(lián)網(wǎng)技術與各類信息共同組成的檔案統(tǒng)計模塊，在此模塊中，檔案能進行不同類別劃分。但是有效存儲原始檔案憑證也至關重要，要對原始依據(jù)進行保存。但是房地產(chǎn)檔案管理工作中涉及較多數(shù)據(jù)匯總以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計，通過數(shù)字化技術合理應用，能提升數(shù)據(jù)整合統(tǒng)計效率。

（三） 系統(tǒng)權限設置安全性中數(shù)字化技術應用

數(shù)字化技術在較多應用軟件中具有較大應用權限，此類權限也能應用到數(shù)字化檔案管理軟件中。檔案登記人員主要工作職責是做好各項登記記錄工作，審核階段做好資料審核工作。不同部門管理人員不僅是獨立個體也是統(tǒng)一的整體。在房地產(chǎn)檔案管理中涉及較多個人隱私以及多項業(yè)務管理，所以對業(yè)主信息完整性以及保密性進行控制至關重要。通過數(shù)字化技術在管理系統(tǒng)中能將房地產(chǎn)檔案管理區(qū)域進行有效分隔，比如戶籍管理系統(tǒng)等，各個程序在連接過程中需要強化權限設置。在完整的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)中，相關管理人員要在檔案管理中要合理應用數(shù)字化技術，在提升檔案管理安全性基礎上，對檔案管理進行層次性劃分。

四、房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的運用探析

（一）建立穩(wěn)定性較強的大數(shù)據(jù)庫

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門匯集了較多項目工程、客戶資料、施工項目等，所以在檔案管理過程中要全面提升此類信息安全性，由于涉及的管理資料較多，所以要全面提升數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定性，完善內(nèi)存要求?？梢院侠響貌煌臄?shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如Oracle數(shù)據(jù)庫，屬于綜合效率與穩(wěn)定性較高的數(shù)據(jù)庫。

（二） 提升檔案管理人員綜合素質

在房地產(chǎn)檔案管理過程中對管理人員展開專業(yè)化技能培訓具有重要意義，相關管理部門要開展集中培訓。可以定期組織專業(yè)化的管理人員展開知識講座以及交流學習，整合工作學習過程中的重難點問題。通過專業(yè)化培訓深入掌握房地產(chǎn)檔案管理理論與專業(yè)化管理技術，通過充足的理論知識對實踐活動進行指導，為檔案管理工作提供充足動力。

（三）明確檔案管理細則

房地產(chǎn)檔案大多可以分為資料與文書檔案，要建立文書檔案分類管理表，依照檔案管理部門以及相關行業(yè)規(guī)范編制檔案文本分類期限表，確定不同材料歸檔之后的保管時間。正常情況下，各類會議記錄、重要合同文件、人員調動、花名冊等資料需要永久保存。業(yè)務往來文件資料、項目立項批復、常見的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三個不同期限能劃分為三個目錄，對不同目錄配置對應的目錄號。

（四）優(yōu)化房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)化設計

在不同目錄下的各個項目需要配置對應的文件夾，然后對各類文件進行分類保存。其次要對各類信息進行統(tǒng)計篩選，做好多項信息有效規(guī)劃。系統(tǒng)在設計過程中要實現(xiàn)網(wǎng)絡模塊化發(fā)展，系統(tǒng)基于簡單化設計，對系統(tǒng)整體布局與相關內(nèi)容進行設定。在指引界面中記錄聯(lián)系電話，對系統(tǒng)多方面優(yōu)化設計，提升整體設計成效。還要完善相應傳播平臺建立，要保障其核心價值能有效實現(xiàn)，全面發(fā)揮房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫應用價值，提升信息數(shù)據(jù)傳遞穩(wěn)定性。

五、結 語

數(shù)字化技術應用能實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案科學化管理，便于各項信息有效傳遞，還能降低人為管理多項失誤問題。近些年隨著房地產(chǎn)信息文件管理量不斷增多，要全面優(yōu)化傳統(tǒng)管理模式，匯集更多管理技術，從實踐中發(fā)揮出數(shù)字化管理技術應用價值。

參考文獻：

[1]劉蓉.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的運用[J].辦公室業(yè)務，2014（21）：154-155.

[2]王素花.論房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的運用[J].房地產(chǎn)導刊，2018（8）：21.

[3]黃曉屏.房地產(chǎn)檔案管理中數(shù)字化技術的運用[J].企業(yè)改革與管理，2015（14）：39.

作者單位：天津市市區(qū)不動產(chǎn)登記事務中心